Zeitplanung in der Technischen Dokumentation: Laokoon und das Kalenderblatt

Ein unter Dienst­leis­tern in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on sehr häu­fig anzu­tref­fen­des Pro­blem ist der stän­di­ge Kampf um Ter­mi­ne und mit Ter­mi­nen. Dabei zählt die Ter­min­treue zu den Grund­an­for­de­run­gen an den Tech­ni­schen Redak­teur. Aber nicht nur ihn: eine gan­ze Bran­che hat sich das Den­ken zu eigen gemacht, lie­ber ter­min­ge­treu ein halb fer­ti­ges Pro­dukt zu lie­fern als mit einem per­fek­ten Pro­dukt zu spät zu kom­men. Das geht in der Tech­ni­schen Doku­men­ti­on aber meist nicht, denn eine hal­be Betriebs­an­lei­tung ist gar kei­ne Betriebs­an­lei­tung. War­um aber ist es dann so schwie­rig für den Tech­ni­schen Redak­teur, zu einem bestimm­ten Ter­min zu lie­fern? Ganz ein­fach: er kann nicht.

Der Lauf im Kreis

Nicht weil er inkom­pe­tent wäre, weil er sich per­ma­nent über­schätzt oder kei­ne Ahnung von Zeit­ma­nage­ment hat – nein, er kann nicht ter­min­treu sein, weil er nicht darf. Das betrifft sowohl fest­an­ge­stell­te Redak­teu­re wie auch selbst­stän­di­ge, die meist nicht nur einen Kun­den betreu­en. Um das zu betrach­ten, muss man etwas wei­ter in das Umfeld des Unter­neh­mens bzw. Kun­den schau­en: Die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on ist nicht nur Bestand­teil des Pro­dukts, sie ist auch orga­ni­sa­to­risch und ver­wal­tungs­tech­nisch ein Teil des gesam­ten Pro­duk­ti­ons­pro­zes­ses.

Unab­hän­gig vom Zeit­fens­ter lässt sich ein klas­si­scher Pro­duk­ti­ons­pro­zess in einen vier­ge­teil­ten Zyklus ein­tei­len:

• Kon­zep­ti­on
• Pla­nung
• Pro­duk­ti­on
• Ver­trieb

Nun wird jeder Tech­ni­sche Redak­teur bestä­ti­gen kön­nen, dass er und sei­ne Dienst­leis­tung (das ist sie ja auch bei fest­an­ge­stell­ten Redak­teu­ren) meist in der Pha­se hin­zu­ge­ru­fen wird, wenn die Zeich­nun­gen das vir­tu­el­le Reiß­brett ver­las­sen haben, wenn das Pro­dukt aus der Pla­nungs­pha­se in die Pro­duk­ti­ons­pha­se (die Mon­ta­ge und Fer­ti­gung) tritt. Ist ja klar, vor­her gibt es wenig zu sehen und meist erge­ben sich immer noch klei­ne Ände­run­gen wäh­rend der Pro­duk­ti­on (oder auch Pro­gram­mie­rung).

Die Tat­sa­che, dass der Redak­teur erst recht spät hin­zu­ge­ru­fen wird, hat aber nicht nur Aus­wir­kun­gen auf sei­nen eige­nen Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess, son­dern auf den Gesamt­pro­zess. Er kann näm­lich – sofern man Doku­men­ta­ti­on als Pro­dukt begreift und nicht nur als sei­ten­fül­len­de klei­ne schwar­ze Punk­te auf Papier – mit sei­ner eige­nen Pro­zess­pla­nung erst dann anfan­gen. Er durch­eilt die Kon­zep­ti­ons- und Pla­nungs­pha­se sei­ner Doku­men­ta­ti­on im Eil­tem­po, um ver­meint­lich ver­lo­re­nen Boden wie­der gut­ma­chen zu kön­nen. Bei Selbst­stän­di­gen kommt dann noch dazu, dass sie ja auch eine Kapa­zi­täts­pla­nung durch­füh­ren müs­sen – sie wer­den ja nicht für Anwe­sen­heit und Ver­füg­bar­keit bezahlt.

Das Zeit­fens­ter schrumpft

Für den Redak­teur bedeu­tet dies natür­lich zunächst Qua­li­täts­ver­lust, denn gera­de bei nicht stan­dar­di­sier­ten Pro­duk­ten kommt der Kon­zep­ti­ons­pha­se der Doku­men­ta­ti­on gro­ße Bedeu­tung zu. Sie for­dert einen hohen zeit­li­chen Tri­but, denn der Her­stel­lungs­pro­zess bei Maschi­nen oder Soft­ware ist nie 1:1 auf eine Doku­men­ta­ti­on über­trag­bar (was den meis­ten Pro­dukt­ma­na­gern gar nicht bekannt ist). Der Redak­teur muss vom Anwen­der her den­ken, muss aus kryp­ti­schen Kom­men­ta­ren der Pro­gram­mie­rer oder aus über­di­men­sio­na­len Mon­ta­ge­zeich­nun­gen nutz­ba­re Infor­ma­tio­nen machen. Wenn sich dann wäh­rend der Pro­duk­ti­ons­pha­se des Pro­dukts Ände­run­gen erge­ben, wird die Zeit noch enger.

Nor­ma­ler­wei­se reagiert die Redak­ti­on dann mit Panik oder zumin­dest hek­ti­scher Betrieb­sam­keit – bei­des Fak­to­ren, die die Situa­ti­on noch ver­schär­fen. Denn nun steigt die Feh­ler­quo­te, es wer­den bestimm­te Fea­tures über­se­hen oder bewusst ver­nach­läs­sigt. Schnell wer­den Infor­ma­tio­nen „irgend­wo“ in der Doku­men­ta­ti­on ver­gra­ben („Liest sowie­so kei­ner!“) oder an meh­re­ren Stel­len wider­sprüch­lich beschrie­ben. Die inne­re Logik und die Kohä­renz der Infor­ma­tio­nen löst sich auf, die Doku­men­ta­ti­on ähnelt mehr und mehr einem Fli­cken­tep­pich eines inter­na­tio­na­len schwe­di­schen Ein­rich­tungs­kon­zerns denn einem ech­ten Tep­pich. Die Fol­gen sind abseh­bar: Cha­os und Demo­ti­va­ti­on.

Rück­wärts den­ken

Meist beginnt das Pro­blem mit dem Pla­nungs­feh­ler, dass die Doku­men­ta­ti­on ana­log zu sons­ti­gen Pro­duk­ti­ons­pro­zess „von vor­ne“ geplant wird: Nach der Kon­zep­ti­ons­pha­se beginnt die Pla­nungs­pha­se, dann die Frei­ga­be, dann die Fer­ti­gung usw.

In der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on ist das aber anders her­um: Es wird vom Lie­fer­da­tum aus „rück­wärts“ geplant: Wie vie­le Wochen benö­tigt die Über­set­zung? Wann muss dann die inhalt­li­che Frei­ga­be erfol­gen? Wie lan­ge dau­ern Kor­rek­tu­ren? Wann muss dann der ers­te Ent­wurf ste­hen?

Wenn man die bei­den Zeit­schie­nen von Pro­dukt und Doku­men­ta­ti­on neben­ein­an­der stellt, ent­puppt sich der all­zu for­sche Pro­duk­ti­ons­ab­schnitt als rei­ne Fik­ti­on: das Pro­dukt kann nicht gelie­fert wer­den, weil die Doku­men­ta­ti­on noch gar nicht fer­tig sein kann. Mit ande­ren Wor­ten: der von der Pla­nung vor­ge­ge­be­ne Ter­min ist nicht zu hal­ten. Und war es auch nie. Das ist aber nur zum Teil die Schuld des Pro­dukt­ma­na­gers.

Was tun?

Es pas­siert oft. Lei­der. Denn es soll­te nur ein­mal pas­sie­ren – wenn alle Betei­lig­ten dar­aus ler­nen wür­den. Nun lässt sich als Redak­teur nur in den sel­tens­ten Fäl­len ein Ein­fluss auf die Gesamt­pla­nung neh­men, denn da wür­de ja der Schwanz mit dem Hund wackeln: Wer als Redak­teur (fest­an­ge­stellt oder als exter­ner Dienst­leis­ter) um Auf­schub bit­tet, weil die Doku­men­ta­ti­on nicht fer­tig ist, macht sich unglaub­wür­dig und zu Recht den Ein­druck, er habe sei­ne Arbeit nicht im Griff.

Wie wäre es aber, einen eige­nen Plan ent­ge­gen zu set­zen? Es ist näm­lich durch­aus mög­lich, die ein­zel­nen Pha­sen sei­nes Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­ses abzu­schät­zen – und zwar ganz ein­fach: man benö­tigt eine Tabel­le mit zwei Spal­ten. In die lin­ken Spal­te kom­men die Tätig­kei­ten („Recher­che vor Ort“, Kon­zep­ti­on“, „Lay­out“, „Über­set­zung“, die Rei­hen­fol­ge kann belie­big sein), in die rech­te Spal­te kom­men die geschätz­ten Auf­wän­de (nicht Dau­er!). Und wenn es sich nicht schät­zen lässt, muss die lin­ke Spal­te detail­lier­ter unter­teilt wer­den (statt „Draft“ dann eben „Funk­ti­ons­be­schrei­bung“, „War­tung“, „Ein­rich­tung“). Wer die­se Zah­len dann addiert, kommt auf einen Wert, mit dem sich schon ein­mal gut han­tie­ren lässt.

Wenn man mit die­sem Auf­wands­wert und einem Blick in den Kalen­der auch die vor­aus­sicht­li­che Dau­er abse­hen kann, muss man die­se nur noch gegen den Lie­fer­ter­min für das Pro­dukt hal­ten – und weiß sofort, ob die Doku­men­ta­ti­on recht­zei­tig fer­tig wer­den kann. Bei meh­re­ren Pro­jek­ten muss man die Zah­len für den Auf­wand eben „stre­cken“ – aber das geht dann schon in die „ech­te“ Pro­jekt­pla­nung …

Wer mit die­sem „Plän­chen“ dann zu sei­nem Auf­trag­ge­ber oder Pro­jekt­lei­ter geht, hat sehr gute kar­ten, von die­sem auch Ernst genom­men zu wer­den. Und viel­leicht beim nächs­ten Mal recht­zei­tig gefragt zu wer­den.

Bild oben: Die Lao­ko­on-Grup­pe im Vati­ka­ni­schen Muse­um (Feli­ce de Fre­dis, 1508). Der Sage nach erkann­te Lao­ko­on als ein­zi­ger Tro­ja­ner den Betrug der Grie­chen, wor­auf ihm die Göt­tern zwei Schlan­gen schick­ten, die sei­ne Söh­ne töte­ten.