Von Kanonen und Spatzen: Effizienz in der Dokumentation

Über eine Anfor­de­rung an die Doku­men­ta­ti­on stol­pert fast jeder, der in die­sem Berufs­um­feld bei stei­gen­dem Ter­min- und Kos­ten­druck unter zuneh­men­dem Per­so­nal­man­gel lei­det: Effi­zi­enz. Bit­te nicht!, den­ken Sie? Zu teu­er? Kei­ne Zeit?

Kommt drauf an. Leid­ge­prüf­te Tech­ni­k­re­dak­teu­re ken­nen den schwär­me­ri­schen Aus­druck in den Gesich­tern von Kol­le­gen, die sie auf Mes­sen oder ähn­li­chen Ver­an­stal­tun­gen tref­fen, wenn vom enor­men Ein­spa­rungs­po­ten­zi­al durch das Redak­ti­ons­sys­te­me X, Y oder Z die Rede ist: „Wir haben mit Sys­tem X min­des­tens 90% ein­ge­spart!“ -„Seit wir das Sys­tem Z benut­zen, schaf­fen wir es end­lich, unse­ren engen Ter­min­plan zu hal­ten!“ – „Wenn wir Y nicht hät­ten, wür­den wir mit dem alten Pro­gramm Frame­Word [Name von der Redak­ti­on geän­dert] unse­ren Ter­mi­nen min­des­tens zwei Mona­te hin­ter­her­lau­fen!“

Sobald jedoch die Fra­ge nach dem Preis und der auf­ge­wen­de­ten Vor- und Nach­ar­beit auf­kommt: Gril­len­zir­pen…

Mit der Anschaf­fung einer kom­ple­xen Soft­ware ist es ja nicht getan: das Per­so­nal muss geschult und die Aus­ga­be muss ange­passt wer­den, bestehen­de Doku­men­ta­ti­on muss migriert, Über­set­zungs­läu­fe und Lay­outs ange­passt, Daten­ban­ken ein­ge­rich­tet und die Infor­ma­ti­on muss struk­tu­riert und modu­la­ri­siert wer­den. Das kos­tet nicht nur Geld, son­dern auch Zeit. Das geht oft ans Ein­ge­mach­te, muss aber sein, weil sonst das gan­ze Sys­tem nicht funk­tio­niert. Vor allem nicht mit der ver­spro­che­nen Effi­zi­enz.

Spä­tes­tens an die­ser Stel­le stei­gen die klei­ne­ren Unter­neh­men aus, denn oft ist Ihnen gar nicht bewusst, wie­viel Geld sie an wel­cher Stel­le im bereits bestehen­den Pro­zess aus­ge­ben – und wo dem­zu­fol­ge über­haupt Ein­spar­po­ten­zi­al liegt. Ein Redak­ti­ons­sys­te­me ist näm­lich nur die Spit­ze des Eis­bergs, qua­si die tech­ni­sche Umset­zung von Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­sen, der größ­te Teil des Poten­zi­als liegt aber unter­halb der Was­ser­ober­flä­che.

Es ist natür­lich nie ver­kehrt, die Inves­ti­ti­on in ein Redak­ti­ons­sys­tem als Anlass zu neh­men, tat­säch­lich alle eta­blier­ten Pro­zes­se auf ihr Ver­bes­se­rungs­po­ten­zi­al (Zeit, Per­so­nal und Kos­ten) abzu­klop­fen, aber der Anlass ist damit nicht auch das Ziel. Manch­mal las­sen sich Pro­zes­se näm­lich viel ein­fa­cher und damit kos­ten­güns­ti­ger umstel­len, ohne dabei mit Kano­nen auf Spat­zen zu schie­ßen. Im Gegen­teil, die Ein­füh­rung und damit ver­bun­de­nen Anpas­sun­gen an ein „durch­mo­du­la­ri­sier­tes“ Sys­tem mit hoch­gra­dig auto­ma­ti­sier­tem Out­put kann den gesam­ten erstreb­ten Gewinn bei Kos­ten, Zeit und Ner­ven ad absur­dum füh­ren.

Nicht zu opti­mie­ren kos­tet – ein Zuviel davon aber auch.

Für Außen­ste­hen­de ist die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on ein Buch mit sie­ben Sie­geln, eine „Black Box“: Ein Kon­vo­lut aus un- oder miss­ver­ständ­li­chen Tex­ten, Tabel­len, Über­schrif­ten und Bil­dern, mit einem Titel und ein paar Tele­fon- und Seri­en­num­mern. Die­ses Sam­mel­su­ri­um „zusam­men­zu­na­geln“ hat min­des­tens einen Mit­ar­bei­ter viel Arbeit gekos­tet – nicht nur beim Schrei­ben, son­dern vor allem beim Sam­meln, Recher­chie­ren, Kon­trol­lie­ren und Kom­mu­ni­zie­ren. Tat­säch­lich ist es näm­lich so, dass eben genau jene Zusam­men­stel­lung der Infor­ma­tio­nen (die oft stark einer „Schnit­zel­jagd“ bei Kin­der­ge­burts­ta­gen ähnelt) sogar mehr Zeit in Anspruch nimmt als die „eigent­li­che“ redak­tio­nel­le Tätig­keit des Schrei­bens, For­mu­lie­rens und viel­leicht auch noch der Gra­fik­be­ar­bei­tung.

Und genau hier steckt oft auch das Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al, das ohne gro­ße finan­zi­el­le Anstren­gung genutzt wer­den kann. Die Fra­ge ist daher, ob sich mit weni­gen kos­ten­güns­ti­gen Maß­nah­men nicht auch bereits bes­ser – sprich: effi­zi­en­ter – arbei­ten lässt, ohne dabei in Schu­he zu schlüp­fen, die min­des­tens eine Num­mer zu groß sind.

Bevor man ans Umstel­len geht, soll­te man sich natür­lich zunächst die Pro­zes­se anschau­en, die den meis­ten Auf­wand ver­ur­sa­chen. In der Tech­ni­k­re­dak­ti­on gibt es davon gar nicht so vie­le:

• Recher­che und Kom­mu­ni­ka­ti­on
• Ände­run­gen und Nach­ar­beit

Das Sam­meln der benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen ist tat­säch­lich ein Fak­tor, der meist schon auf­grund der Dau­er und nicht defi­nier­ter Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zes­se (E‑Mail, Papier, Flur­funk, Tele­fon) zu einem Berg teil­wei­se wider­sprüch­li­cher Infor­ma­tio­nen führt, der irgend­wie ein­ge­eb­net wer­den muss, um die Über­sicht zu behal­ten.¹

Hier kom­men jetzt die Tipps

• Zum Sam­meln aller Infor­ma­tio­nen – auch denen, die per Mail auf­ge­lau­fen sind – soll­te man sich ange­wöh­nen, eine digi­ta­le Klad­de anzu­le­gen: OneN­ote, Ever­no­te, … (sie­he auch hier: Ever­no­te – der Über­all­no­tiz­block) Nur dann gibt es bei der Suche nicht meh­re­re Quel­len, son­dern nur eine. Vor allem, wenn meh­re­re Medi­en zu einem The­ma ver­wen­det wer­den („Ich beant­wor­te Ihre Mail am bes­ten am Tele­fon…“). Da sich die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le kaum ein­schrän­ken las­sen, muss die Infor­ma­ti­on an einer Stel­le gebün­delt wer­den. Sonst ist sie weg.
• Die Pfle­ge eines rea­lis­ti­schen Zeit­plans: Ob man nach GTD vor­geht oder einem ande­ren Sys­tem, spielt kei­ne Rol­le, solan­ge man nur skla­visch dabei bleibt (sie­he auch hier: Buch­tipp: Get­ting Things Done – Und nun ver­ab­schie­den wir uns von den Nicht­schwim­mern …) . Auf­ga­ben und Ter­mi­ne irgend­wie per Kalen­der, Fron­tal­kor­tex und Zet­tel zu ver­wal­ten und Tätig­kei­ten zuzu­ord­nen, geht nicht lan­ge gut, denn nach spä­tes­tens einer Woche ist der Zet­tel weg, auf dem die Auf­ga­be und die Ter­mi­nie­rung stand. – Jeder Zet­tel, jede Notiz muss an einer ein­zi­gen Stel­le mit Ter­mi­nen und Tätig­kei­ten ste­hen. Und min­des­tens ein­mal täg­lich kon­trol­liert wer­den.
• Die Auf­ga­ben „vom Ende her“ den­ken: wie muss ich die Daten benen­nen und able­gen, damit ich sie leicht ändern kann, ohne wie­der ganz von vor­ne mit der Erstel­lung anfan­gen zu müs­sen. Sprach­ab­hän­gi­ge Screen­shots oder Bil­der ent­spre­chend benen­nen und sor­tie­ren. Gra­fi­ken und Tex­te so anle­gen, dass sie mög­lichst wenig Pfle­ge­auf­wand erfor­dern – selbst wenn es nur zwei Tabel­len oder Gra­fi­ken sind.
• Daten­aus­tausch­ka­nä­le defi­nie­ren: es kos­tet unglaub­lich viel Zeit und Ner­ven, wenn nicht alle Teil­neh­mer auf dem glei­chen Stand sind. E‑Mails mit Anhang sind bequem, WeTrans­fer ist sicher, aber sobald die Kol­le­gin oder der Kol­le­ge ein paar Tage abwe­send ist, stockt der Aus­tausch. Selbst das alte FTP ist immer noch bes­ser als ein schnel­les Drag&Drop in Out­look.²
• An die Über­set­zung den­ken: die meis­ten Doku­men­ta­tio­nen müs­sen über­setzt wer­den. Das bedeu­tet auch, dass die Kos­ten schon allei­ne dadurch sin­ken, dass man auf all­zu prä­zi­se Anga­ben im Text ver­zich­tet und statt­des­sen eine Gra­fik ein­setzt oder einen Querverweis/​Hyperlink auf eine Datei setzt, die sowie­so immer wie­der ange­passt wer­den muss.³
• Vor­la­gen ver­wen­den. Dazu muss man jetzt nichts sagen, denn wer als Tech­ni­k­re­dak­teur kei­ne Vor­la­gen ver­wen­det, gehört nicht an den Com­pu­ter, son­dern an eine alte Schreib­ma­schi­ne.
• An die Aus­ga­be den­ken: alle Spra­chen in einem Doku­ment unter­zu­brin­gen macht viel­leicht den Chef vom Mar­ke­ting glück­lich, weil er dann kei­ne Sprach­ver­sio­nen suchen muss, ver­ur­sacht aber erheb­li­chen Auf­wand bei der Lay­outie­rung auf­grund der unter­schied­li­chen Lauf­län­ge der Tex­te und führt bei Nach­über­set­zun­gen zu Ver­schie­bun­gen, denn es kann selbst die Quell­spra­che nicht gelie­fert wer­den, bevor nicht die letz­te Spra­che über­setzt ist – sie müs­sen ja alle in das glei­che Doku­ment.
• Zeit­fens­ter staf­feln: ent­schei­dend ist nicht der Abga­be­ter­min, son­dern die Mei­len­stei­ne dazwi­schen. Man muss es nicht gleich mit einer „Mei­len­stein-Trend-Ana­ly­se“ ange­hen, aber wenn sich schon der Kor­rek­tur­lauf ver­spä­tet, kann der gan­ze Zeit­plan kip­pen, denn auch Tech­ni­k­re­dak­teu­re haben nicht nur eine Doku­men­ta­ti­on zu betreu­en. Und auch der Über­set­zer war­tet nicht…

Die­se Maß­nah­men mögen uner­heb­lich erschei­nen und sind es – ver­gli­chen mit einem Redak­ti­ons­sys­tem – auch, aber dafür sind sie wesent­lich bil­li­ger zu haben. Und für ein Redak­ti­ons­sys­tem kann man sie spä­ter auch her­an­zie­hen.

Die armen Spat­zen…

1. „Das steht doch in der Mail vom letz­ten Herbst!“ ist so ein Bei­spiel, bei dem deut­lich wird, wie unaus­ge­reift der Pro­zess sein kann. Immer­hin waren im letz­ten Herbst meh­re­re hun­dert E‑Mails mit unge­kürz­ten Ant­wor­ten und unkla­rem Betreff („Doku­ab­tei­lung“) auf­ge­lau­fen, so dass die Suche nach die­ser „einen“ Mail eini­ge Zeit in Anspruch nimmt. Hoch­ge­rech­net auf ein Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt kom­men da schnell ein paar Such­stun­den zusam­men. ↩

2. Es ist ja nicht ver­bo­ten, eine Datei auf einen erreich­ba­ren Ord­ner zu kopie­ren und nur den Link dazu zu ver­schi­cken. ↩

3. Wer­te zu Anzugs­mo­men­ten oder Sys­tem­vor­aus­set­zun­gen sind sol­che Kan­di­da­ten. Sind sie im Text ver­streut, muss der gan­ze Text über­setzt wer­den… ↩