JIRA: Das Monster der Aufgabenverwaltung

Fun Fact: Der Name des Pro­gramms lei­tet sich tat­säch­lich von der japa­ni­schen Schreib­wei­se „Goji­ra“ für God­zil­la ab. Das ist aber nicht die ein­zi­ge Ähn­lich­keit: Das Pro­gramm ist näm­lich zu allem fähig.

Tech­ni­sche Redak­tio­nen ähneln der berüch­tig­ten Stra­ßen­kreu­zung in Shi­bu­ya, Tokyo: es herrscht Betrieb­sam­keit, stän­dig kom­men neue Auf­ga­ben her­ein, Ter­mi­ne wer­den von „sport­lich“ auf „unhalt­bar“ ver­scho­ben, Cha­os und Feh­ler sind vor­pro­gram­miert, die Soft­ware zickt, Kol­le­gen fal­len aus, Mitarbeiter:innen müs­sen müh­sam hin­ter dem Pro­dukt­wis­sen her­lau­fen, Pro­duk­te wer­den ange­kün­digt und dann doch wie­der abge­sagt – es gibt kei­ne Ord­nung, alles rennt kopf­los durch­ein­an­der. Die Pro­duk­ti­vi­tät fällt ins Boden­lo­se…

Das führt dann meist dazu, dass die Betei­lig­ten einen Silob­lick bekom­men und nur noch ihren eige­nen Auf­ga­ben­be­reich sehen, weil sie schon Mühe haben, allei­ne damit zurecht zu kom­men. Der Blick für das gan­ze Doku­men­ta­ti­ons­pro­dukt geht ver­lo­ren. Das wird zusätz­lich dadurch ver­schärft, dass tech­ni­sche Redakteur:innen dafür berüch­tigt sind, lie­ber zwei­mal zu tip­pen als ein­mal zu pla­nen. Und ein wach­sen­der Ter­min­druck wirkt da eher kon­tra­pro­duk­tiv. 🙁

In die­sem Blog habe ich bereits meh­re­re „Werk­zeu­ge“ vor­ge­stellt, die bei der Struk­tu­rie­rung der Arbeit hel­fen kön­nen, ohne dass dabei die eigent­li­che Tätig­keit auf der Stre­cke bleibt. ¹ Zu die­sen Tools gehört das „GTD-Kon­zept“, aber auch Ver­wal­tungs­tools für das Auf­ga­ben­ma­nage­ment wie „Omni­Fo­cus“ und „Taskworld“. Im fol­gen­den Text stel­le ich nun das Mons­ter des Task­ma­nage­ments vor: JIRA.

Die grö­ße Schwie­rig­keit bei jedem Auf­ga­ben­ma­nage­ment besteht dar­in, ihm zu ver­trau­en. Klingt komisch, aber vie­le Kolleg:innen ver­su­chen sich im men­ta­len Spa­gat, ihr Gehirn gleich­zei­tig als Ham­mer und als Nagel zu ver­wen­den: das Gehirn ist in der Lage, kom­ple­xe Zusam­men­hän­ge schnell zu erfas­sen und vor­an­zu­trei­ben (Ham­mer) und wird par­al­lel benutzt, um die Din­ge zu spei­chern, fest­zu­hal­ten (Nagel). Sie ver­su­chen, eine ver­ständ­li­che Anlei­tung zum Keil­rie­men­wech­sel (nur ein Bei­spiel) aus Text, Bild, Sicher­heits­hin­wei­sen und Tabel­len auf­zu­set­zen und wol­len gleich­zei­tig den Abla­ge­ort des Bil­des, den Bespre­chungs­ter­min und die danach fol­gen­den Schrit­te im Kopf behal­ten.

Das ist der direk­te Weg vor die Wand.

Epi­cs, Tasks und Issues

In einem Pro­gramm wie JIRA gibt es für jede Tätig­keit oder jeden Pro­zess – also für alles, was bei GTD die „Din­ge“ sind – so genann­te „Issues“. Ein Issue ist ein­fach etwas, das getan wer­den muss.

Soft­ware as a Ser­vice

Es ist natür­lich wenig ziel­füh­rend, die­se Orga­ni­sa­ti­on der Auf­ga­ben in einem loka­len Excel- oder Word-Doku­ment unter­zu­brin­gen, da dar­auf meist nicht alle Betei­lig­ten Zugriff haben und sich der Pro­zess auch nicht gut ver­fol­gen und aus­wer­ten lässt. ² JIRA wird daher als web­ba­sier­te Lösung ange­bo­ten: ent­we­der als Cloud-basier­te Lösung (DSGVO-kom­pa­ti­bel) oder „On pre­mi­se“, d.h. auf den Ser­vern des Unter­neh­mens. Letz­te­res ist eher etwas für die gro­ßen Play­er, die das Tool inter­na­tio­nal ein­set­zen und über eine IT-Land­schaft ver­fü­gen, die das auch ver­wal­ten kann.

Die Cloud-Lösung ist für klei­ne Unter­neh­men oder Abtei­lun­gen sinn­vol­ler und rela­tiv güns­tig: für 12,50€ pro Monat bekommt man eine Men­ge Funk­tio­nen, die den gesam­ten Ver­wal­tungs­pro­zess abde­cken.

Berech­ti­gun­gen

Prin­zi­pi­ell gibt es zwei unter­schied­li­che Berech­ti­gungs­stu­fen: die User, die ihre Auf­ga­ben auf­ru­fen, anle­gen und abha­ken, sobald sie erle­digt sind, und die Administrator:innen, die die User ver­wal­ten und Auf­ga­ben zutei­len.

Arbei­ten mit JIRA

"Ich habe keine Zeit für sowas, ich muss arbeiten."

Jedes Issue besitzt eine ein­deu­ti­ge Kenn­zif­fer, die fort­lau­fend ver­ge­ben wird, sobald ein Issue ange­legt wird. Die­se Issue-Num­mer ist mit dem Epic oder dem Task bzw. Sub­task ver­knüpft, so dass ein Klick dar­auf die gesam­te Infor­ma­ti­on zur gewähl­ten Auf­ga­be anzeigt.

Der Sinn der Auf­ga­ben­ver­wal­tung ist es nicht, die User mit noch mehr Jobs zuzu­schüt­ten, son­dern ihnen einen schnel­len Über­blick zu geben, wel­che Auf­ga­ben wann für sie anste­hen und was sie dazu wis­sen müs­sen. Zu die­sem Zweck las­sen sich in Jira benut­zer­spe­zi­fi­sche „Dash­boards“ mit belie­big vie­len Infor­ma­ti­ons­ka­cheln ein­rich­ten, die an die Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den kön­nen.

Sobald die Auf­ga­be über­nom­men wird, muss sie vom User auf „In Pro­gress“ gestellt wer­den. Dadurch wird sie auch im Dash­board in der ent­spre­chen­den Kachel ange­zeigt. Ist die Auf­ga­be erle­digt, muss sie vom User auf „Erle­digt“ gesetzt wer­den und die benö­tig­te Zeit wird ein­ge­tra­gen. Mehr gibt es dazu nicht zu tun. Das Issue wird aus der Lis­te der anste­hen­den Auf­ga­ben her­aus­ge­nom­men (aber nicht gelöscht), und der Pro­jekt­sta­tus und ‑fort­schritt wird ange­passt.

Das Sah­ne­häub­chen: die Suche

Es mag sehr schnell sehr voll wer­den in die­ser Ver­wal­tung: meh­re­re 1000 Issues kom­men da in einem Jahr mit­un­ter zusam­men. Das darf aber nicht scho­cken, denn JIRA ver­fügt über eine exzel­len­te Such­funk­ti­on, mit der sich der gesam­te Bestand anhand der ein­zel­nen Daten­bau­stei­nen durch­su­chen lässt: Ob Label, Num­mer, User, Sta­tus etc. – auch mit­ein­an­der kom­bi­niert („Wel­che Pro­jek­te hat User X hat im Dezem­ber fer­tig­ge­stellt?“) kann der gesam­te Bestand „on the fly“ durch­kämmt wer­den.

Fazit

Auch wenn die Ein­rich­tung einer Auf­ga­ben­ver­wal­tung am Anfang etwas Hirn­schmalz ein­for­dert, ist sie für die User sehr ein­fach zu ver­wen­den und hält nicht vom Arbei­ten ab, son­dern ergänzt die indi­vi­du­el­len Tätig­kei­ten, damit auch eine Team­ar­beit mög­lich ist, ohne sich stän­dig gegen­sei­tig am Schreib­tisch zu bela­gern.

Für Admins: beim Ein­rich­ten ist es sehr hilf­reich, sich die tat­säch­li­chen Pro­zes­se und benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen struk­tu­riert zurecht zu legen. Dann ist JIRA auch schnell ein­ge­rich­tet..

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1. Ich fin­de es immer wie­der erstaun­lich, dass Redakteur:innen, die sehr gut ihre Pro­duk­te doku­men­tie­ren kön­nen, gleich­zei­tig so schlecht in der Arbeits­or­ga­ni­sa­ton sind: ent­we­der man ver­sucht jedes Pro­blem mit Zet­teln zu lösen oder mit Office-Doku­men­ten. Bei­de Wege enden meist nach weni­gen Mona­ten im Dickicht, weil sie kei­nen nach­hal­ti­gen Über­blick her­stel­len, son­dern nur die Text­men­ge ver­meh­ren. ↩︎
2. Gera­de die Aus­wer­tung ist eines der wesent­li­chen Bestand­tei­le eines Pro­jekt­ma­nage­ments: um nicht den glei­chen Auf­wand immer wie­der trei­ben zu müs­sen oder gar nicht zu wis­sen, wel­cher Auf­wand getrie­ben wur­de – womit die Pla­nung zum Rate­spiel wird – kön­nen in JIRA die ein­zel­nen Fel­der aus­ge­wer­tet wer­den. ↩︎