Aufgabenverwaltung: Work smarter, not harder

Aufgabenmanagement ist super: alleine das gute Gefühl, die Aufgaben und anstehenden Tätigkeiten im Griff zu haben, seinen beruflichen Alltag unter Kontrolle zu haben – und nicht ständig herumgeschoben und überfordert zu werden, ist Lebensqualität. Abgesehen, davon, dass man dadurch auch ausgeglichener ist, verschafft die Kontrolle über den (zumindest) beruflichen Alltag auch Raum für Neues, für die mentalen Ressourcen, die zur kreativen Lösung von Problemen notwendig ist und nebenbei auch noch die Produktivität steigert ohne zu stressen.

Zusätzlich leiden in einer durchorganisierten Arbeitswelt manche Mitmenschen nicht nur unter dem Erwartungs- und Leistungsdruck ihres Arbeitsumfelds, sondern auch unter den eigenen Erwartungen und Ansprüchen. Das verbessert naheliegenderweise weder die Effizienz, noch die persönliche Ausgeglichenheit.

Organisation ist die Mutter aller Lösungen

Nun ist unter technikaffinen Menschen die Neigung groß, Probleme so lange mit technischen Lösungen (beispielsweise Apps) zu bewerfen, bis sie aus der Wahrnehmung verschwinden – auch auf die Gefahr hin, dass die Ursachen nicht nur bestehen bleiben, sondern sich verstärken. Ein schnellerer Rechner, ein größerer Bildschirm, ein teureres Programm: das hilft sicher ungemein, die Verantwortung für mangelnde Produktivität oder fehlende Übersicht auf eine seelenlose Maschine abzuwälzen, der man einfach mit mehr Schulungen oder Geld oder Programmierkenntnissen irgendwann beikommen kann.

Been there, done that.

Oft hilft es, einen Schritt zurück zu machen und sich zu überlegen, wie Aufgaben eigentlich bewältigt werden sollten und warum es in der Realität dann doch nicht klappt. Eine recht praktikable Möglichkeit ist die Methode des „Getting Things Done“ (GTD), die ich vor vielen Jahren bereits beschrieben hatte (Buchtipp: Getting Things Done – Und nun verabschieden wir uns von den Nichtschwimmern …). Diese Methode funktioniert zwar hervorragend auch mit einer App (sobald man sich die Arbeit entsprechend organisiert hat) wie Omnifocus, allerdings nur auf einer individuellen Ebene: Man kann sich die eigenen Aufgaben mehr oder weniger komplex organisieren und verwalten. Aber eben nur die eigenen Aufgaben. Bei Teamarbeit wird es schwieriger, da sich weder mit „Todo“ noch mit OmniFocus oder den ganzen Tools und Apps (einschließlich Papier) die anstehenden Aufgaben anderen Personen zuweisen lassen.

Auf der anderen Seite der Aufgabenverwaltung stehen Tools wie JIRA, die an Komplexität und Raffinessen kaum noch zu übertreffen sind. Sie können zwar auch feinstgranular die umfangreichsten Projekte und ihre Aufgabenschritte umfassen, es fehlt ihnen aber an Benutzerfreundlichkeit, so dass sie sich hervorragend für Projekte und Aufgaben eignen, die extrem team-orientierte und software-fokussierte Benutzer:innen voraussetzen.

Technische Redakteur:innen gehören nicht dazu.

Nebenbei verwalten

Im redaktionellen Alltag braucht es Tools, die folgende Anforderngen erfüllen müssen:

• Erreichbarkeit bei räumlich getrennten Teams: größere Dokumentationsaufgaben, die über die Bearbeitung einer singulären Anleitung hinausgehen, brauchen Teams, die nicht nur unterschiedliche Schwerpunkte besitzen, sondern auch häufig räumlich getrennt sind. Sie müssen alle den gleichen aktuellen Bearbeitungsstand sehen und anpassen können.
• Übersichtlichkeit: trotz einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumentationsarten wie Ersatzteilkataloge, Risikoanalysen, Betriebsanleitungen und Softwaredokumentation, die zu einem einzigen Produkt gehören, müssen Statusänderungen sehr einfach erreichbar und durchführbar sein, um nicht von der Bearbeitung der Produktdokumentation abzulenken.
• Erschwinglichkeit: die technische Dokumentation ist im Gegensatz zu den meisten anderen Abteilungen eines Unternehmens kein unmittelbarer Umsatztreiber, sie erfüllt die normative Aufgaben der Produktdokumentation – sie verkauft nichts, sie kostet. Alle Tools der technischen Dokumentation unterliegen daher einer straffen Kosten-Nutzen-Abwägung, bei der sich der Nutzen nicht nur schlecht beziffern lässt, er tendiert unter finanziellen Erwägungen sogar gegen Null: Doku frisst Marge.
• Skalierbarkeit: Dokumentationsteams müssen flexibel sein, da die Dokumentationsaufgaben nicht sequentiell, sondern parallel abgearbeitet werden (Was macht denn der so den ganzen Tag?). Dazu braucht es Teams, die innerhalb kürzester Zeit wachsen und schrumpfen können. Das muss ein Tool abfangen können.
• Verwaltbarbeit in der IT-Landschaft: die IT der meisten Unternehmen ist nicht auf die Ansprüche der technischen Dokumentation eingerichtet. Die können PIM, ERP, Office – aber nicht Produktdokumentation. Daher wird die IT immer darauf abzielen, auch in der Technischen Redaktion die Tools und Prozesse vorzuschlagen, die für den Rest des Unternehmens auch (angeblich) funktonieren – in den meisten Fällen Microsoft Office. ¹An MS Office ist nichts an sich verkehrt, sein Name allerdings verweist bereits auf das Leistungsspektrum: für die Komplexität eine Technischen Dokumentationsumgebung ist es bei weitem zu untermotorisiert.

Cliffhanger

In einem der kommenden Beiträge geht es um die Balance zwischen den oben genannten Anforderungen, und welche Tools sich dafür eignen können.

Stay tuned.

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  An MS Office ist nichts an sich verkehrt, sein Name allerdings verweist bereits auf das Leistungsspektrum: für die Komplexität eine Technischen Dokumentationsumgebung ist es bei weitem zu untermotorisiert.