Produktiver als jeder Montag: Aufgabenverwaltung mit monday.com

Beim Thema Aufgabenverwaltung oder -management geht es eigentlich nicht um etwas besonders Disruptives, auf das die Menschheit schon lange gewartet hat und von dem sie bislang nichts wusste. Aufgabenverwaltung ist so alt wie jede Art von Tätigkeit, die über das bloße Zerschmettern von Kokosnüssen hinausgeht – alleine die Organisation einer Mammutjagd oder das Pflücken von Obst und Gemüse ist bereits Aufgabenmanagement. Umso erstaunlicher ist, wie vielen Berufstätigen das immer noch sehr schwer fällt…

Auch in diesem Blog habe ich mich schon vor vielen Jahren diesem Thema gewidmet und von es der theoretischen und praktischen Seite beleuchtet und bewertet: die Ideen, die Gründe und die Tools. An dieser Stelle widme ich mich einem weiteren Tool, das für mich irgendwo zwischen der Komplexität von JIRA und der Individualität von OmniFocus liegt: Diesmal geht es um monday.com.

Der Bewertung und Besprechung möchte ich vorausschicken, dass jedes Werkzeug immer nur so effektiv und effizient sein kann wie der Nutzungskontext: So wie ein Soloselbstständiger keine Software benötigt, die mehrbenutzerfähig ist, kommt ein Team nicht mit einem Tool aus, dass sich jedes Teammitglied selbst zusammenschrauben kann, das aber nicht für den teaminternen Informationsaustausch ausreicht. Für die erste Nutzergruppe genügt hypothetisch auch ein Stapel Schmierpapier, für Letztere ist das Angebot vergleichsweise groß und an die Bedürfnisse des Teams anpassbar. Zu diesen Tools zählt monday.com.

Workspaces, Boards, Groups, Updates, Items und darunter

Jedes Tool hat seine eigene Nomenklatur und Begrifflichkeiten, an die man sich als Benutzer gewöhnen muss. Da ist monday.com nicht anders:

• Ein Workspace stellt die Gesamtheit einer Aufgabensammlung dar, beispielweise ein Kunde oder eine Abteilung.
• Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, lassen sich darunter beliebig viele Boards anlegen und verwalten, beispielsweise Produktgruppen oder Teams.
• Jedes Board wiederum enthält die eigentlichen Tätigkeiten als Items (die bei JIRA „Issues“ genannt werden).
• Um innerhalb eines Boards die Übersichtlichkeit zu ermöglichen, können die Items zu Gruppen zusammengefasst werden.
• Ein Item kann eine einzelne Aufgabe sein oder ein Aufgabenpaket, das aus einer Sammlung von Subitems besteht, womit sich der Bearbeitungsstatus genauer erfassen lässt als mit bloßen Etiketten wie „in Bearbeitung“.
• Ein Update dagegen ist nicht – wie der Name suggeriert – eine Aktualisierung, sondern eine Nachricht, die an ein Item oder Subitem angehängt werden kann und entweder weitere Informationen enthält oder aber die Informationsfluss im Team aufrecht erhält, das dadurch nicht auf ein zusätzliches Kommunikationstool wie Outlook oder Slack angewiesen ist. Damit bleibt der Bezug zur Aufgabe erhalten – ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei einer hohen Aufgabenlast.¹

Items und ihre Subitems ähneln den Arbeitsblättern einer Excel-Tabelle und lassen sich auch entsprechend verwalten: ein neues Kriterium (z.B. „Produktverantwortlicher“) ist eine neue Spalte, eine neue Tätigkeit ist eine neue Reihe – als singuläre Tätigkeit ein Item, bei Zughörigkeit zu einer vorhandenen Tätigkeit als Subitem.

Jede Spalte eignet sich als Sortierkriterium, das sich als Reiter (Tab) auf dem Board speichern lässt, so dass der Klick auf einen Reiter genügt, um die vorgefertigte Ansicht abzurufen. Das Ziel ist dabei immer, über alle angelegten Tätigkeiten jederzeit den vollen Überblick zu erhalten.

Auswertung per Dashboard

Aber selbst wenn man seine Aufgaben sortiert und katalogisiert hat, ab einer gewissen Anzahl von Boards leidet die Übersicht. Dann müsste man sich durch jedes einzelne Board klicken, dort den gewünschten Reiter öffnen, um sich dabei zu merken, wie der Status eines Workspace insgesamt aussieht.

Muss man nicht, denn dazu gibt es Dashboards. Mittlerweile kommt keine Software zur Verwaltung von Informationen ohne eine Schnellansicht aus – da ist monday.com glücklicherweise keine Ausnahme. Im Dashboard können „Widgets“ angelegt werden, die die Informationen aller oder nur ausgewählter Boards grafisch oder als Zahlenwert darstellen. Beispielweise wie hoch die Auslastung einzelner Teammitglieder ist, wie viele Aufgaben insgesamt zu bewältigen sind, wie der Erfüllungsgrad eines Boards ist, etc.

Auch wenn es auf manche wie Spielerei wirkt, ist diese Auswertung die Schnittstelle zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement.²

Conclusio

Der optisch sehr ansprechende und auch eingängige Aufbau erleichtert es allen Teilnehmer:innen, am Aufgabenprozess teilzunehmen und ihren Status zu aktualisieren. Dies mag zwar trivial klingen, ist aber für Teammitglieder, die nicht als Projektleiter:innen beschäftigt werden sollen (oder wollen), ein wichtiges Kriterium ihrer Mitarbeit.

Denn machen wir uns nichts vor: jedes Team ist nur so gut wie die Bereitschaft zur Zusammenarbeit. Die muss man deswegen nicht unnötig komplizierter machen als es der Alltag oft sowieso schon ist.

PostScriptum

Eine sehr gute und extrem hilfreiche Zusammenstellung zu den Features und der Benutzung von monday.com findet sich bei Patrick Kool auf Youtube.

1. Es gibt bei der effizienten Bearbeitung von Aufgaben kaum etwas, das ich mehr hasse, als die unterschiedlichen Kommunikationskanäle zusammenzufassen und ständig Gefahr zu laufen, eine wichtige Information in einer Mail oder in einem Kommentar zu übersehen. ↩︎
2. Da monday.com ein Webtool ist, können die einzelnen Seiten – insbesondere Dashboards – als Weblink in andere Tools eingebunden werden, um so die Projektplanung zu unterstützen. ↩︎