In diesem Blog habe ich mich schon mehrmals mit Tools für die Aufgabenplanung und berufliche Kommunikation befasst. Den meisten dieser Tools ist eigen, dass sie für Software-affine Benutzer:innen gedacht sind.
Trotz der klebenden Wirkung von Smartphones und Social Media sind das aber nicht viele Menschen, um die diese Produkte buhlen. Im Gegenteil, die meisten Menschen hätten zwar gerne Ordnung in der Organisation ihres beruflichen Alltags, haben aber keine Veranlassung, sich in eine agile Projektmanagement-Denke hineinzuversetzen.
Das ist auch in der technischen Redaktion nicht anders:
Wir brauchen einen Dokumentationsauftrag, dem dem die Art der Dokumentation beschrieben ist und das Lieferdatum, also beispielsweise „Wir benötigen eine Betriebsanleitung für Produkt A bis zum x-ten.“ – Ab hier beginnt nicht nur die Recherche, sondern auch die Planung. Dazu gehört auch die Festlegung des Produktverantwortlichen und der Review-/Freigabe-Prozesse und möglicherweise auch die anschließende Übersetzung.
Dieser Prozess ist bei fast jedem Produkt und Auftrag fast deckungsgleich – und bei weitem unkomplizierter als eine Softwareentwicklung mit Use-Cases, Test-Cases, Feedback-Schleifen, Bugfixing etc.
Warum aber sind die Tools dafür dann so kompliziert?
Enter the Haystack
Traditionell vermeiden die meisten Kollegen die Verwaltungsaufgaben, die um eine redaktionelle Tätigkeit herumliegen, oft nicht, weil sie sie nicht könnten, sondern weil ihnen das Rüstzeug dazu fehlt. Um organisatorische Herausforderungen (und Aufgabenverwaltung gehört dazu) in den Griff zu bekommen, greifen auch technische Redakteur:innen auf die Techniken und die Technik zurück, die sie kennen. Daher endet auch die technische Redaktion oft mit den Standard-Produkten, die die IT-Abteilung auf jedem Rechner installiert. Nur sind diese nicht unbedingt dazu geeignet, von „Nebenbei-Projektleitern“ bedient zu werden. Daher enden die Versuche, mit Bordmitteln zurecht zu kommen, oft sehr kläglich in einem wüsten Durcheinander aus Notizen auf Papierzetteln, E-Mails im überquellenden Outlook-Postfach und in irgendwelchen Ordnern abgelegten Office-Dokumenten, an deren Name sich in drei Tagen niemand mehr erinnern kann.
Kommunikation und Verwaltung
In diese Lücke stößt seit ein paar Jahren die Münchner Firma Stackfield mit dem gleichnamigen Produkt, dass sich als Aufgabenverwaltung für Teams empfiehlt, die zwar dezentral arbeiten wie Software-Unternehmen – ohne jedoch über deren Software-Affinität zu verfügen und sich am liebsten nur mit der Verwaltung ihrer eigentlichen Aufgaben und nicht mit der Verwaltung der Aufgabenverwaltung beschäftigen wollen. Dabei übernimmt Stackfield sowohl die Rolle eines Kommunikationstools wie Teams (einschließlich Audio-/Videokonferenzen und Screensharing), als auch die Rolle der Management-Tools wie monday.com oder JIRA. Allerdings ist es leichter zu bedienen als Letztere – wenn auch mit geringerem Funktionsumfang – und sicherer als Erstere.
Vor allem der Aspekt der Datensicherheit wird von Stackfield betont: die Server unterliegen der DSGVO und stehen in Deutschland. Damit gehören eine Zweifaktor-Authentifizierung ebenso dazu wie die SSL-Verschlüsselung und redundante Server in Deutschland. Die App ist damit sicherer als die meisten anderen Lösungen, die im Alltag oft eingesetzt werden.
Soweit die Beruhigung der IT-Abteilung.
Für Benutzer:innen ist es aber wichtiger, was die App bietet und wie einfach sie zu benutzen ist. Je weniger „mental load“ benötigt wird, desto besser…
Features
Natürlich gehört zu einem Aufgabenmanagement ein Kanban, das die Aufgaben und Prozesse übersichtlich abbildet. Ein Klick auf die Arbeitskarte öffnet die Details des Auftrags, einschließlich der dazu gehörenden Kommunikation, der Zeiterfassung und der angehängten Dateien.
Um sich aber nicht durch alle Aufgaben durchwühlen zu müssen auf der Suche nach einem bestimmten Dokument, gibt es Filter und automatisierte Zusammenfassungen („Berichte“), die den Überblick vereinfachen.
Im Gegensatz zu der doch sehr rudimentären Aufgabenverwaltung in Teams gibt es hier die Möglichkeit, zu jeder Aufgabe mehrere Checklisten anzulegen, in denen jeder Eintrag einer oder mehreren Personen zugewiesen werden und ein Fälligkeitsdatum erhalten kann. Für diese Personen wird dann jeweils ein Eintrag in einem Kalender angelegt, der die anstehenden Aufgaben der kommenden Woche anzeigt.
Eine Besonderheit dieser App aber ist die Möglichkeit, nicht nur Chats direkt aus dem Programm heraus zu führen, um die schriftliche Projektkommunikation zu bündeln, sondern auch Videokonferenzen und Screensharing direkt aus der App heraus zu starten.
Damit entfällt eine der wichtigsten Daseinsberechtigungen für Teams, das aus genau diesem Grund (vor allem seit COVID) in Deutschland viral gegangen ist.
Nebenbei bietet Stackfield die Notizenfunktion, in der sehr einfach Einträge und Texte angelegt werden können. Damit können auch längere Ideen und Konzepte festgehalten werde – und sogar versioniert, denn Stackfield protokolliert die Änderungen mit.
Gegen einen zusätzlichen Obulus gibt es auch die Option, in der App direkt Office-Dokumente (Word/Excel/PowerPoint) anzulegen und entsprechend zu verknüpfen.
Für die Personen, die nicht nur in Buchstaben, sondern in Bilder und Linien denken, gibt es auch die Option „Whiteboard“ mit einer Trello-ähnlichen Arbeitsweise. Insbesondere in der Kompbination mit Screensharing werden dadurch die Besprechungen und die Konzeptionalisierung erheblich produktiver. Denn die Whiteboards lassen sich auch gemeinsam bearbeiten und für Außenstehende auch exportieren – ohne dass man zusätzliche Programme wie Visio benötigt.
Gerade die Visualisierung ist – oft aufgrund geringer Softwarekenntnisse – ein Stiefkind der technischen Dokumentation, wo man mit Tabellen und Listen vertraut ist, um Gedanken und auch Anleitungen zu strukturieren, aber sich nicht an Bilder herantraut, obwohl man weiß, dass sie wesentlich aussagekräftiger sind.
Downsides
Stackfield gibt es als Web-App, also im Browser, was das lästige Hickhack mit den Adminrechten bei Installation und Aktualisierung erspart. Im Browser und auch in der lokalen App für MacOS und Windows ist der volle Funktionsumfang vorhanden. – Leider aber nicht in den Apps für iPad und iPhones. Um die Möglichkeiten eines iPads mit Stift zu nutzen, muss man deshalb auf den Browser ausweichen. Das ist nicht unbedingt intuitiv.
Entsprechend stehen auch die umfangreichen Formatierungsoptionen bei der Erstellung von Seiten nicht in den Apps zur Verfügung.
Um hier Abhilfe zu schaffen, kann man auf iPhone und iPad die Seiten im Browser als Web-App anlegen („zum Homescreen hinzufügen“). Das macht zunächst optisch keinen Unterschied, setzt aber eine stabile Internetverbindung voraus…
One more thing…
Es gibt da noch einen Punkt, der je nach persönlicher Überzeugung zu den Positiva oder den Negativa bilanziert wird: diese Software kommt ohne KI aus.
Sie haben richtig gelesen.
Im Gegensatz zu JIRA, monday.com und anderen Tools zur Planung gibt es keine vorlauten Assistenten, die mit bräsiger Besserwisserei die User davon überzeugen wollen, als hirntote Zombies nicht dem eigenen Denkapparat vertrauen zu können. Auch wenn diese Annahme in seltenen Fällen zutreffen mag, hier gilt: „This machine has no brain. Use your own!“
