Adobe FrameMaker ist ein Werkzeug für lange und umfangreiche Dokumente und steuert die Ausgabe über Vorlagendateien, Variablen und Texteinschübe. In aktuelleren Versionen kann man darüber hinaus auch einzelne Dokumente innerhalb eines Buchs „ausschalten“, so dass sie zwar im Buch verbleiben, aber bei der automatischen Generierung von Inhaltsverzeichnissen und Seitenzahlen nicht berücksichtigt werden.
Soweit, so praktisch.
Kurzanleitungen aber sind meist das Terrain der InDesigner oder ähnlicher layoutorientierter Menschen, die sich Dokument für Dokument durcharbeiten und vielleicht auch die Funktion der „Texteinschübe“ benutzen, wenn es um Varianten geht (wie das geht, finden Sie im Beitrag InDesign CC: Modulares Arbeiten).
Was aber, wenn bereits Inhalte in FrameMaker vorliegen und an Kurzanleitungen angepasst werden müssen? Kopieren und alles nochmal? Doppelte Informationshaltung? Nein. Die Kurzanleitungen müssen eben auch in FrameMaker verwaltet werden – mit den gleichen Texteinschüben wie beim großen Bruder Betriebsanleitung.
Hierzu lässt sich die Buchfunktion des „Ausschaltens“ ganz bequem nutzen:
- Für alle Anleitungen einer Sprache ein Buch anlegen.
- Alle Anleitungen mit Texteinschüben und integriertem Inhaltsverzeichnis hineinlegen (zum integrierten Inhaltsverzeichnis, siehe FrameMaker: Inhaltsverzeichnis im Dokument).
- Inhaltsverzeichnis für das Buch hinzufügen und Buch einmal generieren. FrameMaker legt nun das Inhaltsverzeichnis an.
- Das Inhaltsverzeichnis des Buchs in jede Kurzanleitung referenzieren.
- Seitennummerierung aller Buchdateien so einstellen, dass sie jedes Mal bei „1“ beginnt.
- Alle Buchdateien bis auf das Inhaltsverzeichnis und die gewünschte Anleitung „ausschalten“.
- Inhaltsverzeichnis im Buch neu generieren. Jetzt stehen nur noch die Überschriften der gewünschten Kurzanleitung darin.
- Kurzanleitung öffnen und den Texteinschub des Inhaltsverzeichnisses aktualisieren.
- Inhaltsverzeichnis „ausschalten“ und Buch ausgeben.
Fertig. Für die nächste Kurzanleitung beginnen wir dann mit Schritt 6…