Calendars 5: Aufgaben und Termine beherrschen

Ich hät­te nie gedacht, dass eine App, die Wochen­ta­ge und Zei­ten anzeigt, so bedeut­sam sein kann, dass es sich lohnt, dar­über gro­ße Wor­te zu ver­lie­ren. Ein Kalen­der ist ein Kalen­der ist ein Kalen­der?

Nein, ein Kalen­der ist eine Bal­lung von Infor­ma­ti­ons­ein­hei­ten, deren Wert bereits in grau­er Vor­zeit geschätzt wur­de – und ver­mut­lich ist neben dem Rad und dem Feu­er ein Kalen­der die drit­te wich­ti­ge Erfin­dung des Men­schen, die ihm bis dato sein Über­le­ben sichern. Bereits in der Stein­zeit nutz­ten Men­schen Kalen­der, um die für den Acker­bau wich­ti­gen Mona­te und Jah­res­zei­ten im Vor­aus bestim­men zu kön­nen. Aus Beob­ach­tun­gen und Erfah­rung speis­te sich die Ord­nung der Din­ge und der Zeit, die es zu orga­ni­sie­ren galt. Der Kalen­der gehört zur mensch­li­chen Exis­tenz, mit ihm kann man pla­nen und struk­tu­rie­ren.

Und ohne Kalen­der gäbe es kei­ne Indus­trie, kein Hand­werk – und kei­ne Staa­ten oder ähn­lich gro­ße Orga­ni­sa­tio­nen.

In der Früh­zeit der Indus­tria­li­sie­rung – also vor der Erfin­dung der mas­sen­taug­li­chen Com­pu­ter und ihrer Soft­ware – hef­te­ten sich Men­schen gan­ze Blö­cke aus Papier­fet­zen zusam­men in der Hoff­nung, dass die der­ar­ti­ge Ban­nung der Zeit die­se auch beherrsch­bar macht, und stell­ten sie auf den Schreib­tisch oder pinn­ten sie an die Wand – und da hän­gen sie heu­te noch oft.¹

Dann kamen die Com­pu­ter und die Soft­ware. Und mit ihnen die Anfor­de­run­gen eines durch­ge­tak­te­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ab­laufs, denn Pro­zes­se und Pro­jek­te hän­gen sich an die sol­cher­art orga­ni­sier­te Zeit: „Wenn A bis zum Ter­min X erle­digt ist, kön­nen wir am Ter­min Y mit B wei­ter­ma­chen.“ Seit weni­gen Jahr­zehn­ten genügt es aber nicht mehr, Ter­mi­ne im Wochen­rhyth­mus fest­zu­le­gen („Kön­nen Sie bis zur KW 23 lie­fern?“), son­dern eine immer enge­re Tak­tung ver­langt, dass in post- und spät­in­dus­tri­el­len Regio­nen die Fest­le­gung auf Kalen­der­ta­ge oder gar Stun­den erfolgt („Die Maschi­ne wird am 30.6. um 9:00 Uhr abge­baut!“ – „Der Bus geht am Mon­tag um 7:06 h.“). Enge­re Tak­tung bedeu­tet nicht nur mehr Stress, es bedeu­tet auch mehr Infor­ma­ti­ons­ein­hei­ten, die es zu berück­sich­ti­gen gilt. Und mehr Zeit und Auf­wand, die­se zu koor­di­nie­ren.

Auch das muss man sich geben kön­nen: es bleibt immer weni­ger Zeit dafür, die Zeit zu ver­wal­ten.

Auf­tritt: Soft­ware

Was Wun­der, dass die Soft­ware, mit der sich Zeit über­wa­chen lässt, nicht nur zu den ers­ten Pro­gram­men gehör­te, die ent­wi­ckelt und mit jedem Com­pu­ter aus­ge­lie­fert wur­den, auch auf Smart­phones und ande­ren Mobil­ge­rä­ten wie Tablets und Smart­wat­ches zählt eine Uhr und eine Datumsan­zei­ge zur Grund­aus­stat­tung. Neben der Kom­mu­ni­ka­ti­on ist die zeit­li­che Durch­tak­tung des Tages und der (Arbeits-)woche der eigent­li­che Daseins­zweck die­ser klei­nen Hel­fer­lein. So wie jede Mail und jede Nach­richt ihren Zeit­stem­pel trägt, gibt es kei­ne Tätig­keit, die „irgend­wann“ erle­digt wer­den kann. Irgend­wann ist näm­lich nur die Lang­form für „nie“…

Und das gilt nicht nur für den beruf­li­chen All­tag, son­dern hat in indus­tria­li­sier­ten Län­dern bei­na­he alle Berei­che des Lebens erreicht: Ob ein Ter­min beim Arzt oder der Bus­fahr­plan, ob Laden­öff­nungs­zei­ten oder Schul­fe­ri­en – ohne einen Kalen­der ver­sackt jeder Ter­min und endet der All­tag in kür­zes­ter Zeit im Cha­os.

Nun gibt es bei­spiels­wei­se auf iOS-Gerä­ten die App „Kalen­der“, die zunächst ein­mal recht tri­vi­al zumin­dest die Ter­mi­ne ver­wal­tet und auch Ein­la­dun­gen zu gemein­sa­men Ter­mi­nen im Griff hat. Sie folgt jedoch stur der klas­si­schen Logik, dass es für jede Anfor­de­rung eine App gibt. „Kalen­der“ ver­wal­tet Ter­mi­ne: Anle­gen, ver­schie­ben, löschen, ein­la­den. Nicht mehr.

Im Geschäfts­all­tag ist das aller­dings ein biss­chen wenig, denn so wie zu jeder Tätig­keit ein Ter­min gehört (der „Zeit­stem­pel“), so gehört zu jedem Ter­min auch min­des­tens eine Tätig­keit. Ein Geburts­tags­ter­min bei­spiels­wei­se löst bei vie­len Men­schen eine Kas­ka­de an Tätig­kei­ten aus, die vom Pla­nen einer Fei­er über das Schrei­ben von Ein­la­dun­gen und dem Schmü­cken bis hin zum Kuchen­ba­cken rei­chen. Und in Deutsch­land käme nie­mand auf die Idee, einen Behör­den­ter­min auf einen Sonn­tag zu legen.

Calen­dars 5

Auch wenn es sicher zahl­rei­che Grün­de gibt, im All­tag die Tätig­kei­ten und die Ter­mi­ne zu tren­nen (die Ver­knüp­fung muss man halt im Kopf machen), kann es ab einer gewis­sen Men­ge an Tätig­kei­ten und Ter­mi­nen unge­heu­er prak­tisch sein, wenn man die Infor­ma­tio­nen aus Erin­ne­run­gen und Ter­mi­nen unter­schied­li­cher Accounts zusam­men­führt. Das macht „Calen­dars“ von Readd­le.
Readd­le, das sind die Jungs aus Odes­sa, die es sich zur Auf­ga­be gemacht haben, mit Hil­fe pfif­fi­ger Pro­gram­me den all­täg­li­chen Büro­kram erträg­li­cher zu gestal­ten. Mit Scan­ner Pro, mit PDF Expert, mit Spark – und eben auch mit Calen­dar. Und im Grun­de genom­men ist es ja auch nichts revo­lu­tio­när Neu­es, zwei bereits vor­han­de­ne „Infor­ma­ti­ons­si­los“ mit­ein­an­der zu kom­bi­nie­ren, ohne dabei wie­der eine neue Daten­ab­la­ge zu erstel­len.²

Bei Calen­dars geht das anders:

Die App zieht sich die vor­han­de­nen Auf­ga­ben aus den „Erin­ne­run­gen“ (und legt sie auch dort wie­der ab) und dem loka­len Kalen­der (meist der iCloud-Kalen­der). Zusätz­lich las­sen sich der­zeit noch Goog­le-Kalen­der und die Auf­ga­ben aus Goog­le ein­bin­den (bei den Auf­ga­ben aller­dings nur ent­we­der-oder: Goog­le oder Apple). Alle zusam­men wer­den dann in unter­schied­li­chen For­men auf dem iOS-Gerät ange­zeigt, wobei beson­ders die Lis­ten-Ansicht äußerst prak­tisch ist (im Screen­shot links).

Beim Anle­gen von Ter­mi­nen und Auf­ga­ben nutzt die App die smar­te Erken­nung von Text­bau­stei­nen, so dass bereits die Anga­be einer Zahl beim Schrei­ben der Auf­ga­be dazu führt, dass die App die ent­spre­chen­de Uhr­zeit anzeigt: aus „14“ wird der nächs­te Zeit­punkt in der Zukunft, an dem es 14:00 Uhr ist. Aus „Tref­fen mit XX um 14 am mon“ macht Calen­dars: „Tref­fen mit XX“ und schlägt Mon­tag um 14 Uhr vor. Smart.

Spie­len wir das an einem Bei­spiel durch: 

1. In der App auf „+“ tip­pen und den Titel ein­ge­ben.
2. Datum fest­le­gen und Uhr­zeit ein­ge­ben oder aus­wäh­len. Mög­li­cher­wei­se soll es aber auch ein ganz­tä­ti­ger Ter­min sein?
3. Die Kalen­der­grup­pe aus­wäh­len und viel­leicht noch – falls die Grup­pe kei­ne bestimm­te Far­be hat, eine eige­ne Far­be ein­tra­gen.
4. Die Hin­weis­funk­ti­on akti­vie­ren und die Inter­val­le fest­le­gen, wie lan­ge vor­her man erin­nert wer­den möch­te.
5. Even­tu­ell bestim­men, ob der Ter­min wie­der­holt wer­den soll.
6. Falls eine spe­zi­el­le Web­site (bei­spiels­wei­se ein Share­point-Ser­ver) erfor­der­lich ist, kann man das ein­tra­gen, damit die Mit­glie­der nur auf den Link kli­cken müs­sen.
7. Den Ort fest­le­gen (die App greift auf die Kar­ten­funk­ti­on des Sys­tems zu) und die Teil­neh­mer aus­wäh­len – hier benutzt die App die Kon­takt­lis­te.
8. Und hier kommt das Covid-Spe­cial: Den Ter­min gleich auf Web-Mee­ting oder Zoom ein­stel­len. Dazu muss aller­dings der ent­spre­chen­de Video­dienst die App zulas­sen, da man damit in die Ter­min­pla­nung der Video­soft­ware ein­greift.
9. Jetzt muss man nur noch die Agen­da in den Noti­zen ein­fü­gen und spei­chern. Fer­tig.

Fazit

Geschenkt ist die App nicht (ca. 8 € im App Store), aller­dings ist sie jeden Cent wert. Denn ein Cha­os in der Zeit­pla­nung ist dage­gen rich­tig teu­er…

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1. Es gibt die nicht unbe­rech­tig­te Ansicht, dass Macht ein­fach nur die Beherr­schung des eige­nen Ter­min­ka­len­ders ist… ↩

2. Die Erzeu­gung eige­ner Datei­for­ma­te wird Micro­soft mit Out­look zu recht vor­ge­wor­fen. ↩