Calendars 5: Aufgaben und Termine beherrschen

Ich hätte nie gedacht, dass eine App, die Wochentage und Zeiten anzeigt, so bedeutsam sein kann, dass es sich lohnt, darüber große Worte zu verlieren. Ein Kalender ist ein Kalender ist ein Kalender?

Nein, ein Kalender ist eine Ballung von Informationseinheiten, deren Wert bereits in grauer Vorzeit geschätzt wurde – und vermutlich ist neben dem Rad und dem Feuer ein Kalender die dritte wichtige Erfindung des Menschen, die ihm bis dato sein Überleben sichern. Bereits in der Steinzeit nutzten Menschen Kalender, um die für den Ackerbau wichtigen Monate und Jahreszeiten im Voraus bestimmen zu können. Aus Beobachtungen und Erfahrung speiste sich die Ordnung der Dinge und der Zeit, die es zu organisieren galt. Der Kalender gehört zur menschlichen Existenz, mit ihm kann man planen und strukturieren.

Und ohne Kalender gäbe es keine Industrie, kein Handwerk – und keine Staaten oder ähnlich große Organisationen.

In der Frühzeit der Industrialisierung – also vor der Erfindung der massentauglichen Computer und ihrer Software – hefteten sich Menschen ganze Blöcke aus Papierfetzen zusammen in der Hoffnung, dass die derartige Bannung der Zeit diese auch beherrschbar macht, und stellten sie auf den Schreibtisch oder pinnten sie an die Wand – und da hängen sie heute noch oft. ((Es gibt die nicht unberechtigte Ansicht, dass Macht einfach nur die Beherrschung des eigenen Terminkalenders ist…))

Dann kamen die Computer und die Software. Und mit ihnen die Anforderungen eines durchgetakteten Organisationsablaufs, denn Prozesse und Projekte hängen sich an die solcherart organisierte Zeit: „Wenn A bis zum Termin X erledigt ist, können wir am Termin Y mit B weitermachen.“ Seit wenigen Jahrzehnten genügt es aber nicht mehr, Termine im Wochenrhythmus festzulegen („Können Sie bis zur KW 23 liefern?“), sondern eine immer engere Taktung verlangt, dass in post- und spätindustriellen Regionen die Festlegung auf Kalendertage oder gar Stunden erfolgt („Die Maschine wird am 30.6. um 9:00 Uhr abgebaut!“ – „Der Bus geht am Montag um 7:06 h.“). Engere Taktung bedeutet nicht nur mehr Stress, es bedeutet auch mehr Informationseinheiten, die es zu berücksichtigen gilt. Und mehr Zeit und Aufwand, diese zu koordinieren.

Auch das muss man sich geben können: es bleibt immer weniger Zeit dafür, die Zeit zu verwalten.

Auftritt: Software

Was Wunder, dass die Software, mit der sich Zeit überwachen lässt, nicht nur zu den ersten Programmen gehörte, die entwickelt und mit jedem Computer ausgeliefert wurden, auch auf Smartphones und anderen Mobilgeräten wie Tablets und Smartwatches zählt eine Uhr und eine Datumsanzeige zur Grundausstattung. Neben der Kommunikation ist die zeitliche Durchtaktung des Tages und der (Arbeits-)woche der eigentliche Daseinszweck dieser kleinen Helferlein. So wie jede Mail und jede Nachricht ihren Zeitstempel trägt, gibt es keine Tätigkeit, die „irgendwann“ erledigt werden kann. Irgendwann ist nämlich nur die Langform für „nie“…

Und das gilt nicht nur für den beruflichen Alltag, sondern hat in industrialisierten Ländern beinahe alle Bereiche des Lebens erreicht: Ob ein Termin beim Arzt oder der Busfahrplan, ob Ladenöffnungszeiten oder Schulferien – ohne einen Kalender versackt jeder Termin und endet der Alltag in kürzester Zeit im Chaos.

Nun gibt es beispielsweise auf iOS-Geräten die App „Kalender“, die zunächst einmal recht trivial zumindest die Termine verwaltet und auch Einladungen zu gemeinsamen Terminen im Griff hat. Sie folgt jedoch stur der klassischen Logik, dass es für jede Anforderung eine App gibt. „Kalender“ verwaltet Termine: Anlegen, verschieben, löschen, einladen. Nicht mehr.

Im Geschäftsalltag ist das allerdings ein bisschen wenig, denn so wie zu jeder Tätigkeit ein Termin gehört (der „Zeitstempel“), so gehört zu jedem Termin auch mindestens eine Tätigkeit. Ein Geburtstagstermin beispielsweise löst bei vielen Menschen eine Kaskade an Tätigkeiten aus, die vom Planen einer Feier über das Schreiben von Einladungen und dem Schmücken bis hin zum Kuchenbacken reichen. Und in Deutschland käme niemand auf die Idee, einen Behördentermin auf einen Sonntag zu legen.

Calendars 5

Auch wenn es sicher zahlreiche Gründe gibt, im Alltag die Tätigkeiten und die Termine zu trennen (die Verknüpfung muss man halt im Kopf machen), kann es ab einer gewissen Menge an Tätigkeiten und Terminen ungeheuer praktisch sein, wenn man die Informationen aus Erinnerungen und Terminen unterschiedlicher Accounts zusammenführt. Das macht „Calendars“ von Readdle.
Readdle, das sind die Jungs aus Odessa, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, mit Hilfe pfiffiger Programme den alltäglichen Bürokram erträglicher zu gestalten. Mit Scanner Pro, mit PDF Expert, mit Spark – und eben auch mit Calendar. Und im Grunde genommen ist es ja auch nichts revolutionär Neues, zwei bereits vorhandene „Informationssilos“ miteinander zu kombinieren, ohne dabei wieder eine neue Datenablage zu erstellen. ((Die Erzeugung eigener Dateiformate wird Microsoft mit Outlook zu recht vorgeworfen.))

Bei Calendars geht das anders:

Die App zieht sich die vorhandenen Aufgaben aus den „Erinnerungen“ (und legt sie auch dort wieder ab) und dem lokalen Kalender (meist der iCloud-Kalender). Zusätzlich lassen sich derzeit noch Google-Kalender und die Aufgaben aus Google einbinden (bei den Aufgaben allerdings nur entweder-oder: Google oder Apple). Alle zusammen werden dann in unterschiedlichen Formen auf dem iOS-Gerät angezeigt, wobei besonders die Listen-Ansicht äußerst praktisch ist (im Screenshot links).

Beim Anlegen von Terminen und Aufgaben nutzt die App die smarte Erkennung von Textbausteinen, so dass bereits die Angabe einer Zahl beim Schreiben der Aufgabe dazu führt, dass die App die entsprechende Uhrzeit anzeigt: aus „14“ wird der nächste Zeitpunkt in der Zukunft, an dem es 14:00 Uhr ist. Aus „Treffen mit XX um 14 am mon“ macht Calendars: „Treffen mit XX“ und schlägt Montag um 14 Uhr vor. Smart.

Spielen wir das an einem Beispiel durch: 

1. In der App auf „+“ tippen und den Titel eingeben.
2. Datum festlegen und Uhrzeit eingeben oder auswählen. Möglicherweise soll es aber auch ein ganztätiger Termin sein?
3. Die Kalendergruppe auswählen und vielleicht noch – falls die Gruppe keine bestimmte Farbe hat, eine eigene Farbe eintragen.
4. Die Hinweisfunktion aktivieren und die Intervalle festlegen, wie lange vorher man erinnert werden möchte.
5. Eventuell bestimmen, ob der Termin wiederholt werden soll.
6. Falls eine spezielle Website (beispielsweise ein Sharepoint-Server) erforderlich ist, kann man das eintragen, damit die Mitglieder nur auf den Link klicken müssen.
7. Den Ort festlegen (die App greift auf die Kartenfunktion des Systems zu) und die Teilnehmer auswählen – hier benutzt die App die Kontaktliste.
8. Und hier kommt das Covid-Special: Den Termin gleich auf Web-Meeting oder Zoom einstellen. Dazu muss allerdings der entsprechende Videodienst die App zulassen, da man damit in die Terminplanung der Videosoftware eingreift.
9. Jetzt muss man nur noch die Agenda in den Notizen einfügen und speichern. Fertig.

Fazit

Geschenkt ist die App nicht (ca. 8 € im App Store), allerdings ist sie jeden Cent wert. Denn ein Chaos in der Zeitplanung ist dagegen richtig teuer…