Smarter mailen mit Spark

Wer ein neueres Gerät mit iOS und macOS besitzt und sich vor allem bei iOS über den doch arg minimalistischen Funktionsumfang des hauseigenen Mailprogramms ärgert, kann durchatmen. Die Lösung lautet Spark. Im Unterschied zu vielen Apps, die ebenfalls kostenlos sind, kommt Spark ohne Werbeeinblendungen aus. Das mag daran liegen, dass die Entwickler aus der Softwareschmiede Readdle bereits über eine recht ansehnliche Produktpalette verfügen, deren Zugpferd die App „PDF Expert“ ist.

Wie jeder vernünftige Mail-Client verträgt sich auch Spark mit zahlreichen Accounts und Servern, allen voran natürlich Apple, Google und Outlook, aber auch Exchange und KerioServer. Das ist mittlerweile Standard in einer Zeit, in der zunehmend in Unternehmen auch die Byod-Regel („Bring your own device“) gilt und demzufolge sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Smartphones, Tablets und Computern in ihre Accounts im Unternehmen „einhängen“.

Kommunizieren oder kapitulieren?

Das größte Problem der E-Mails ist jedoch die ungerichtete Flut der Informationshappen, die täglich in den Benutzer-Account schwappt (siehe auch E-Mail stinkt, aber …). Unter der Masse der Mails befinden sich manche, die eine direkte Aktion erfordern, manche sind einfach Werbemüll, manche möchte man später lesen und bearbeiten, manche sind Teil eines Prozesses und müssen als Aufgaben abgelegt werden, manche werden einfach nur archiviert oder in ihren entsprechenden Ordner gelegt – und manche sind irrelevant, weil man als Mitglied im Mailverteiler natürlich auch die Korrespondenz der Kollegen mitbekommt, obwohl sie einen nicht betrifft.

Handelsübliche Mailprogramme überlassen dies dem Benutzer, der sich dazu entweder Regeln bastelt oder aber kaffeeschlürfend und pflichtbewusst jeden Tag seinen Mailverkehr durchwühlt in der verzweifelten Vorahnung, er könne eine wichtige Mail übersehen haben und dadurch dem Arbeitsmarkt schon bald in vollem Umfang zur Verfügung stehen ((Keine Furcht, wegen einer übersehenen Mail wird nicht gekündigt. Dazu muss man sich schon größere Ausrutscher leisten.)). Auch wenn eine übersehene Mail in der Realität keine weiteren Folgen hat, so verbringt jeder Angestellte im Jahr alleine mit dem Sortieren und Auswerten sehr viel Zeit, die er den Kunden oder das Unternehmen kostet. Abgesehen davon, dass er dadurch auch mehr Zeit im Büro verbringt als es der Job eigentlich verlangt…

Mehraufwand aber ist nicht nur die Quelle für Frustration, sondern auch für Fehler. Ein Mailprogramm sollte daher vor allem die folgenden Funktionen erfüllen:

• Gleiche Benutzererfahrung auf allen Plattformen (eine App die auf dem Smartphone anders zu bedienen ist als auf dem Computer, verursacht Kopfzerbrechen und Fehler)
• Intelligentes Vorsortieren des Eingangskorbs
• Intelligente Suchfunktion für E-Mails einschließlich Attachments (Wer weiß nach halben Jahr noch, ob die Tabelle in einem angehängten Word-Dokument oder direkt in der E-Mail war?)
• Anbindung an den Kalender einschließlich intelligenter Erkennung von Terminen und Zeitangaben in einer E-Mail
• Anbindung an eine Aufgabenverwaltung
• „Threading“ einer E-Mail-Konversation. Oft gehen nämlich zu einem Thema mehrere Mails hin und her, bei denen die Benutzer ihren Teil einfach anhängen und damit die ganze E-Mail unnötig verlängern – bis hin zur vollkommenen Unlesbarkeit. Mailprogramme können per Threading den gesamten Verlauf über mehrere Ein- und Ausgangskörbe hinweg verfolgen und die Mail als Teil des gesamten Informationsflusses darstellen. ((Diese Eigenschaft besitzen zwar die meisten Programme, oft kennen Benutzer dies aber nicht oder schalten es aus Unkenntnis aus. Die Folge sind lange Suchläufe im Mailprogramm.))

E-Mails wurden nicht erfunden, um lange Briefe digital und schneller schicken zu können, sondern um Informationen zuverlässig und schnell austauschen zu können. Gerade für einen E-Mail-Client ist die Benutzbarkeit (Usability) daher von größtem Interesse.

Spark

Die Firma „Readdle“ aus Odessa hat sich schon länger der Vereinfachung von Abläufen im Büro und seiner „Digitalisierung“ verschrieben. Dies bedeutet auch, dass sich ein E-Mail-Client in die möglicherweise vorhandenen Prozesse eingliedern können muss, um möglichst wenig Reibungsverluste während der alltäglichen Tätigkeiten zu erzeugen. Das Zauberwort lautet „intuitive Benutzbarkeit“.

Smart Inbox

Gleichzeitig soll er aber auch die Möglichkeiten und Funktionen bieten, die von der Benutzeroberfläche und dem Betriebssystem angeboten werden. Ein Spagat, den Readdle sehr gut geschafft hat.

Dank der „Smart Inbox“ werden die eintreffenden E-Mails vorsortiert (die Einstellungen lassen sich anpassen) und können per „Wischen“ gelöscht, „gepinnt“ (als „wichtig“ markiert), archiviert oder in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Wer wie ich zahlreiche Ordner besitzt, tut sich bei Spark sehr leicht, denn die App schlägt zwar mit einer unheimlichen Genauigkeit den passenden Ordner vor, er lässt sich aber auch schnell suchen und finden – ohne zu scrollen.

Verwaltung mit dem Daumen

Eine weitere Besonderheit ist der Button rechts unten (nur auf iPhones), mit dem man Funktionen (Widgets) direkt starten kann, beispielsweise den Kalender oder das E-Mail-Archiv oder – ganz elegant – die zuletzt gelesenen Mails, selbst wenn sie schon in den Tiefen der Ablage verschwunden sind. ((Auch diese Funktionen sind konfigurierbar, es dürfen allerdings nur maximal vier sein.)) Auf einem iPad, das mehr Platz hat, sind diese Widgets am linken Rand zu finden, also da, wo der Leser seinen Daumen hat. Sobald man auf dem iPad aber in den „Split view“-Modus wechselt (und die Darstellung dadurch enger wird), wird der Button wieder angezeigt.

Hier wird Usability wirklich groß geschrieben.

Aufgaben und Büroschlaf

Wer zufälligerweise auch eine Aufgabenplanung wie OmniFocus benutzt, der kann die Mail nicht nur dahin weiterleiten, sondern auch gleich mit weiteren Informationen versehen: Kontext, Aufgabenblock und Notizen lassen sich definieren, bevor man die E-Mail als Aufgabe abgibt.

Hinter den kleinen und stark vereinfachten Piktogrammen rund um den Bildschirmrand verbirgt sich oben rechts eine weitere Funktion, die stark an den Outlook-Client erinnert: „Snooze“ (Nickerchen). Damit werden E-Mails auf Wiedervorlage gelegt und verschwinden vorübergehend aus dem Eingangskorb. Sobald das Nickerchen dann vorüber ist, melden die E-Mails sich wieder im Posteingang: Hauptsache, erst mal raus aus dem Eingangskorb.

Fazit

Die App verfügt über sehr viele Funktionen, von denen sich viele bis zu einem gewissen Grad konfigurieren lassen, um einen möglichst reibungslosen Büroalltag und E-Mail-Austausch zu gewährleisten. Dennoch ist die Benutzeroberfläche  – im Gegensatz zu manch anderen Programmen – sehr intuitiv und klar gehalten.

Prädikat: Absolut empfehlenswert.