Smarter mailen mit Spark

Wer ein neue­res Gerät mit iOS und macOS besitzt und sich vor allem bei iOS über den doch arg mini­ma­lis­ti­schen Funk­ti­ons­um­fang des haus­ei­ge­nen Mail­pro­gramms ärgert, kann durch­at­men. Die Lösung lau­tet Spark. Im Unter­schied zu vie­len Apps, die eben­falls kos­ten­los sind, kommt Spark ohne Wer­be­ein­blen­dun­gen aus. Das mag dar­an lie­gen, dass die Ent­wick­ler aus der Soft­ware­schmie­de Readd­le bereits über eine recht ansehn­li­che Pro­dukt­pa­let­te ver­fü­gen, deren Zug­pferd die App „PDF Expert“ ist.

Wie jeder ver­nünf­ti­ge Mail-Cli­ent ver­trägt sich auch Spark mit zahl­rei­chen Accounts und Ser­vern, allen vor­an natür­lich Apple, Goog­le und Out­look, aber auch Exch­an­ge und Kerio­Ser­ver. Das ist mitt­ler­wei­le Stan­dard in einer Zeit, in der zuneh­mend in Unter­neh­men auch die Byod-Regel („Bring your own device“) gilt und dem­zu­fol­ge sich Mit­ar­bei­ter mit ihren eige­nen Smart­phones, Tablets und Com­pu­tern in ihre Accounts im Unter­neh­men „ein­hän­gen“.

Kom­mu­ni­zie­ren oder kapi­tu­lie­ren?

Das größ­te Pro­blem der E‑Mails ist jedoch die unge­rich­te­te Flut der Infor­ma­ti­ons­hap­pen, die täg­lich in den Benut­zer-Account schwappt (sie­he auch E‑Mail stinkt, aber …). Unter der Mas­se der Mails befin­den sich man­che, die eine direk­te Akti­on erfor­dern, man­che sind ein­fach Wer­be­müll, man­che möch­te man spä­ter lesen und bear­bei­ten, man­che sind Teil eines Pro­zes­ses und müs­sen als Auf­ga­ben abge­legt wer­den, man­che wer­den ein­fach nur archi­viert oder in ihren ent­spre­chen­den Ord­ner gelegt – und man­che sind irrele­vant, weil man als Mit­glied im Mail­ver­tei­ler natür­lich auch die Kor­re­spon­denz der Kol­le­gen mit­be­kommt, obwohl sie einen nicht betrifft.

Han­dels­üb­li­che Mail­pro­gram­me über­las­sen dies dem Benut­zer, der sich dazu ent­we­der Regeln bas­telt oder aber kaf­fee­schlür­fend und pflicht­be­wusst jeden Tag sei­nen Mail­ver­kehr durch­wühlt in der ver­zwei­fel­ten Vor­ah­nung, er kön­ne eine wich­ti­ge Mail über­se­hen haben und dadurch dem Arbeits­markt schon bald in vol­lem Umfang zur Ver­fü­gung ste­hen¹. Auch wenn eine über­se­he­ne Mail in der Rea­li­tät kei­ne wei­te­ren Fol­gen hat, so ver­bringt jeder Ange­stell­te im Jahr allei­ne mit dem Sor­tie­ren und Aus­wer­ten sehr viel Zeit, die er den Kun­den oder das Unter­neh­men kos­tet. Abge­se­hen davon, dass er dadurch auch mehr Zeit im Büro ver­bringt als es der Job eigent­lich ver­langt…

Mehr­auf­wand aber ist nicht nur die Quel­le für Frus­tra­ti­on, son­dern auch für Feh­ler. Ein Mail­pro­gramm soll­te daher vor allem die fol­gen­den Funk­tio­nen erfül­len:

• Glei­che Benut­zer­er­fah­rung auf allen Platt­for­men (eine App die auf dem Smart­phone anders zu bedie­nen ist als auf dem Com­pu­ter, ver­ur­sacht Kopf­zer­bre­chen und Feh­ler)
• Intel­li­gen­tes Vor­sor­tie­ren des Ein­gangs­korbs
• Intel­li­gen­te Such­funk­ti­on für E‑Mails ein­schließ­lich Attach­ments (Wer weiß nach hal­ben Jahr noch, ob die Tabel­le in einem ange­häng­ten Word-Doku­ment oder direkt in der E‑Mail war?)
• Anbin­dung an den Kalen­der ein­schließ­lich intel­li­gen­ter Erken­nung von Ter­mi­nen und Zeit­an­ga­ben in einer E‑Mail
• Anbin­dung an eine Auf­ga­ben­ver­wal­tung
• „Thre­a­ding“ einer E‑Mail-Kon­ver­sa­ti­on. Oft gehen näm­lich zu einem The­ma meh­re­re Mails hin und her, bei denen die Benut­zer ihren Teil ein­fach anhän­gen und damit die gan­ze E‑Mail unnö­tig ver­län­gern – bis hin zur voll­kom­me­nen Unles­bar­keit. Mail­pro­gram­me kön­nen per Thre­a­ding den gesam­ten Ver­lauf über meh­re­re Ein- und Aus­gangs­kör­be hin­weg ver­fol­gen und die Mail als Teil des gesam­ten Infor­ma­ti­ons­flus­ses dar­stel­len.²

E‑Mails wur­den nicht erfun­den, um lan­ge Brie­fe digi­tal und schnel­ler schi­cken zu kön­nen, son­dern um Infor­ma­tio­nen zuver­läs­sig und schnell aus­tau­schen zu kön­nen. Gera­de für einen E‑Mail-Cli­ent ist die Benutz­bar­keit (Usa­bi­li­ty) daher von größ­tem Inter­es­se.

Spark

Die Fir­ma „Readd­le“ aus Odes­sa hat sich schon län­ger der Ver­ein­fa­chung von Abläu­fen im Büro und sei­ner „Digi­ta­li­sie­rung“ ver­schrie­ben. Dies bedeu­tet auch, dass sich ein E‑Mail-Cli­ent in die mög­li­cher­wei­se vor­han­de­nen Pro­zes­se ein­glie­dern kön­nen muss, um mög­lichst wenig Rei­bungs­ver­lus­te wäh­rend der all­täg­li­chen Tätig­kei­ten zu erzeu­gen. Das Zau­ber­wort lau­tet „intui­ti­ve Benutz­bar­keit“.

Smart Inbox

Gleich­zei­tig soll er aber auch die Mög­lich­kei­ten und Funk­tio­nen bie­ten, die von der Benut­zer­ober­flä­che und dem Betriebs­sys­tem ange­bo­ten wer­den. Ein Spa­gat, den Readd­le sehr gut geschafft hat.

Dank der „Smart Inbox“ wer­den die ein­tref­fen­den E‑Mails vor­sor­tiert (die Ein­stel­lun­gen las­sen sich anpas­sen) und kön­nen per „Wischen“ gelöscht, „gepinnt“ (als „wich­tig“ mar­kiert), archi­viert oder in einen bestimm­ten Ord­ner ver­scho­ben wer­den. Wer wie ich zahl­rei­che Ord­ner besitzt, tut sich bei Spark sehr leicht, denn die App schlägt zwar mit einer unheim­li­chen Genau­ig­keit den pas­sen­den Ord­ner vor, er lässt sich aber auch schnell suchen und fin­den – ohne zu scrol­len.

Ver­wal­tung mit dem Dau­men

Eine wei­te­re Beson­der­heit ist der But­ton rechts unten (nur auf iPho­nes), mit dem man Funk­tio­nen (Wid­gets) direkt star­ten kann, bei­spiels­wei­se den Kalen­der oder das E‑Mail-Archiv oder – ganz ele­gant – die zuletzt gele­se­nen Mails, selbst wenn sie schon in den Tie­fen der Abla­ge ver­schwun­den sind.³ Auf einem iPad, das mehr Platz hat, sind die­se Wid­gets am lin­ken Rand zu fin­den, also da, wo der Leser sei­nen Dau­men hat. Sobald man auf dem iPad aber in den „Split view“-Modus wech­selt (und die Dar­stel­lung dadurch enger wird), wird der But­ton wie­der ange­zeigt.

Hier wird Usa­bi­li­ty wirk­lich groß geschrie­ben.

Auf­ga­ben und Büro­schlaf

Wer zufäl­li­ger­wei­se auch eine Auf­ga­ben­pla­nung wie Omni­Fo­cus benutzt, der kann die Mail nicht nur dahin wei­ter­lei­ten, son­dern auch gleich mit wei­te­ren Infor­ma­tio­nen ver­se­hen: Kon­text, Auf­ga­ben­block und Noti­zen las­sen sich defi­nie­ren, bevor man die E‑Mail als Auf­ga­be abgibt.

Hin­ter den klei­nen und stark ver­ein­fach­ten Pik­to­gram­men rund um den Bild­schirm­rand ver­birgt sich oben rechts eine wei­te­re Funk­ti­on, die stark an den Out­look-Cli­ent erin­nert: „Snoo­ze“ (Nicker­chen). Damit wer­den E‑Mails auf Wie­der­vor­la­ge gelegt und ver­schwin­den vor­über­ge­hend aus dem Ein­gangs­korb. Sobald das Nicker­chen dann vor­über ist, mel­den die E‑Mails sich wie­der im Post­ein­gang: Haupt­sa­che, erst mal raus aus dem Ein­gangs­korb.

Fazit

Die App ver­fügt über sehr vie­le Funk­tio­nen, von denen sich vie­le bis zu einem gewis­sen Grad kon­fi­gu­rie­ren las­sen, um einen mög­lichst rei­bungs­lo­sen Büro­all­tag und E‑Mail-Aus­tausch zu gewähr­leis­ten. Den­noch ist die Benut­zer­ober­flä­che – im Gegen­satz zu manch ande­ren Pro­gram­men – sehr intui­tiv und klar gehal­ten.

Prä­di­kat: Abso­lut emp­feh­lens­wert.

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1. Kei­ne Furcht, wegen einer über­se­he­nen Mail wird nicht gekün­digt. Dazu muss man sich schon grö­ße­re Aus­rut­scher leis­ten. ↩

2. Die­se Eigen­schaft besit­zen zwar die meis­ten Pro­gram­me, oft ken­nen Benut­zer dies aber nicht oder schal­ten es aus Unkennt­nis aus. Die Fol­ge sind lan­ge Such­läu­fe im Mail­pro­gramm. ↩

3. Auch die­se Funk­tio­nen sind kon­fi­gu­rier­bar, es dür­fen aller­dings nur maxi­mal vier sein. ↩