Prozesse visualisieren: Malen und Zahlen

Nicht immer haben wir den Über­blick über die Abläu­fe und den beruf­li­chen All­tag. Manch­mal kön­nen wir uns auch im täg­li­chen Klein-klein ver­lie­ren und sehen den Wald vor lau­ter Bäu­men nicht. Das ist kein Grund zur Sor­ge, das ist nor­mal. Das geht jedem so, auch dem Chef oder dem Auf­trag­ge­ber.

Oft wird dann zu Zah­len­ko­lon­nen in der Tabel­len­kal­ku­la­ti­on gegrif­fen, wild im Kalen­der oder den E‑Mails gesucht, um irgend­wo einen Gedächt­nis­an­ker zu fin­den, um sich dar­an wie auf einer Land­kar­te zu ori­en­tie­ren.

Dann beginnt das Her­um­te­le­fo­nie­ren: „Hat­ten wir die Über­set­zung schon für Eng­lisch bestellt?“ – „Wie? Die Doku­men­ta­ti­on ist noch nicht frei­ge­ge­ben?“ – „Wann hät­te der Pro­gram­mie­rer denn fer­tig sein sol­len?“ – Sie ken­nen das? Das klingt nach Stress und Ärger, weil kein Betei­lig­ter über­blickt, wann das Pro­jekt begon­nen hat und wie die erfor­der­li­chen Schrit­te aus­se­hen, um das Ziel zu errei­chen. Es wer­den ein­fach Ter­mi­ne ein­ge­streut, die von jedem Betei­lig­ten ange­passt wer­den, ohne dass die übri­gen Betei­lig­ten dies mit­be­kom­men.

Das ist der Moment, in dem die pro­fes­sio­nel­len Pro­jekt­ma­na­ger schrei­en und sich ein­mi­schen. Dabei wird dann mit Fach­ter­mi­ni um sich gewor­fen, damit alle auch mer­ken, dass der PM sich auch aus­kennt. Nun ist das für gro­ße Pro­jek­te auch eine gute Sache. Aber bei einem Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt für ein paar Tau­send Euro? Mal ehr­lich: wenn es nicht fünf­stel­lig ist, lohnt es eigent­lich nicht, einen eige­nen Pro­jekt­ma­na­ger damit zu betreu­en. Das kann man auch selbst. Vor allem, wenn es nur dar­um geht, sich auf einen gemein­sa­men Weg zu ver­stän­di­gen. Das ist kein Hexen­werk, das ist Hand­werk.

Immer der Rei­he nach

Mit Pro­jek­ten ist es eigent­lich wie beim Lau­fen­ler­nen: Wer den zwei­ten Schritt vor dem ers­ten macht, fällt auf die Nase. Wie also fängt man an?

Im Fal­le einer Doku­men­ta­ti­on ist es auf den ers­ten Blick recht sim­pel; es gilt näm­lich ein paar Punk­te abzu­klop­fen und zu pro­to­kol­lie­ren:

1. Was soll bis wann von wem gemacht wer­den? Dazu gibt es ein Ziel­da­tum und die Namen der Ansprech­part­ner (SME, Über­set­zung, Redak­teur, usw.). Die­se Per­so­nen müs­sen unbe­dingt mit am Tisch sit­zen, sonst steht ihre Koope­ra­ti­on auf wack­li­gen Füßen.
2. Was pas­siert nach Abschluss mit dem Pro­jekt? Es kann ja durch­aus sein, dass nach Lie­fe­rung der Doku­men­ta­ti­on plötz­lich noch Vari­an­ten ver­langt wer­den, die man hät­te vor­her berück­sich­ti­gen müs­sen.
3. Wie kom­mu­ni­ziert man? Es ist natür­lich selbst­ver­ständ­lich, dass eine kur­ze Text­nach­richt zwi­schen zwei Betei­lig­ten nicht unbe­dingt das gel­be vom Ei ist. Immer­hin muss man sich ja spä­ter auch dar­auf bezie­hen kön­nen und die Mög­lich­keit von Miss­ver­ständ­nis­sen aus­schlie­ßen.
4. Wie wer­den Zwi­schen­stän­de gespei­chert, so dass bei Bedarf jeder Betei­lig­te eine Ein­sicht in den aktu­el­len Bear­bei­tungs­sta­tus erhält? Das unkon­trol­lier­te Ver­schi­cken von E‑Mail-Anhän­gen ver­bie­tet sich da eigent­lich von selbst.

Wer schreibt, der bleibt

Die­se Punk­te zu pro­to­kol­lie­ren und allen Betei­lig­ten zur Ver­fü­gung zu stel­len ist – Sie wuss­ten es – die Auf­ga­be des Redak­teurs. Wer jetzt meint, das sei eine Stra­fe, der soll­te noch­mals dar­über nach­den­ken: Pro­to­kol­le sind nicht läs­tig, sie sind ein Macht­in­stru­ment. Jede Wet­te, dass sich etwa einen Tag nach einer Bespre­chung jeder Betei­lig­te nur noch an maxi­mal die Hälf­te des Gesag­ten erin­nert. Der Redak­teur aber hat sie alle in der Hand.

Natür­lich kann sich jeder­zeit im Ver­lauf etwas ändern, aber dann gibt es eine Grund­la­ge, auf der alle argu­men­tie­ren müs­sen. Abge­se­hen davon ver­sach­licht ein Pro­to­koll eine Bespre­chung auch sehr rasch …

Malen und Zah­len

Nach Herr­schaft über das Wort kommt der nächs­te Schritt: Die Herr­schaft über das Bild. Scheu­en Sie sich nicht, das bespro­che­ne Pro­jekt in Form einer Mind-Map oder einer ein­fa­chen Flow­chart (Pro­gramm­ab­lauf­plan) dar­zu­stel­len und damit auch leich­ter ver­ständ­lich zu machen. Es ist ja nicht so, dass die Betei­lig­ten end­los Zeit haben und sich sei­ten­wei­se Tex­te durch­le­sen möch­ten, um eine Ent­schei­dung zu einem bestimm­ten Aspekt (bei­spiels­wei­se einer Ter­min­ver­schie­bung) tref­fen zu kön­nen.

So wie Sie als Redak­teur dafür prä­de­sti­niert sind, dem Kon­su­men­ten Ihrer Doku­men­ta­ti­on den Umgang mit dem Pro­dukt näher zu brin­gen und ihm zu hel­fen, bes­ser damit zurecht zu kom­men, kön­nen Sie die­se Fer­tig­kei­ten auch „nach innen“, also für die Pro­duk­ti­on der Doku­men­ta­ti­on ein­set­zen.

Visua­li­sie­rungs­pro­gram­me Micro­soft Visio. Viel­leicht für den hier skiz­zier­ten Anwen­dungs­be­reich etwas über­di­men­sio­niert, aber sehr viel­sei­tig ein­satz­bar. Mind­jet Mind­ma­na­ger. Ein ent­spre­chend viel­sei­ti­ges Tool, nicht bil­lig, aber sehr gut in die Office-Umge­bung inte­griert. Omni­Graff­le. Das Schwei­zer Taschen­mes­ser der Visua­li­sie­rung auf OS X. Wur­de hier schon aus­führ­lich dar­ge­stellt: Omni­Graff­le 6: Damit die Ideen nicht aus­ge­hen Gliffy. Es muss nicht immer teu­er sein. Gliffy ist ein ein­fa­ches Brow­ser-basier­tes Zei­chen­pro­gramm zur Dar­stel­lung von Visua­li­sie­run­gen aller Art. Das kos­ten­pflich­ti­ge Abo bie­tet zusätz­li­che Optio­nen zu Import und Export sowie Spei­cher­platz

Dabei kön­nen Sie in einem der Visua­li­sie­rungs­pro­gram­me (sie­he rechts) ein­fach damit begin­nen, die wich­ti­gen Pro­zess-Schrit­te (Recher­che, Eva­lua­ti­on, Erfas­sung, Kor­rek­tu­ren, Frei­ga­be, Über­set­zung, Dis­tri­bu­ti­on) als ein­zel­ne Blö­cke zu zeich­nen. Zu jedem Block fügen Sie hin­zu, wer dafür ver­ant­wort­lich ist. Dann ergän­zen Sie die­sen ein­fa­chen Rah­men mit zusätz­li­chen Hand­lungs­blö­cken wie Kor­rek­tur­schlei­fen und wei­te­rem Input (Schalt­plä­ne etc.) – und schon haben Sie einen Ablauf dar­ge­stellt, wie er grund­sätz­lich für das Pro­jekt gül­tig ist. Bei Pro­gram­men wie Mind­ma­na­ger kön­nen Sie die­sen Schrit­ten auch jeweils Auf­wands- und damit Kos­ten­ab­schät­zun­gen hin­zu­fü­gen – oder zumin­dest in eine ent­spre­chen­de Kal­ku­la­ti­on über­füh­ren. Und schon haben Sie die Pla­nungs­grund­la­ge für Ihr Pro­jekt.

Abseg­nen las­sen

Als letz­ten Schritt vor der Umset­zung soll­ten Sie die­se bei­den Resul­ta­te (Ablauf­dia­gramm und Auf­wands­ab­schät­zung) den Betei­lig­ten vor­le­gen und mit ihnen bespre­chen. Mög­li­cher­wei­se haben Sie einen Schritt über­se­hen oder den übri­gen Betei­lig­ten ist nicht klar, wel­che Schrit­te in einem Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt not­wen­dig sind. Dar­aus kön­nen sich dann ganz ande­re Ter­mi­ne erge­ben („Ach, die Über­set­zung geht nicht in 24 Stun­den?“).

Fazit

Gera­de in der Pla­nung von Doku­men­ta­ti­ons­pro­jek­ten ist eine Visua­li­sie­rung der Pro­zes­se unge­mein hilf­reich, um rasch einen Über­blick zu gewin­nen und kom­pe­ten­te Ent­schei­dun­gen zu fäl­len. Es füh­ren zwar vie­le Wege nach Rom, man muss sich aber recht­zei­tig für einen Weg ent­schei­den.