Dokumentations-Springer (II)

Eineinhalb Jahre ist es her, dass ich den Einsatz freiberuflicher (also selbstständiger) Technischer Redakteure in Unternehmen mit den Springern im Schach verglichen habe (siehe hier). Deren Eigenschaft ist die vielseitige Verwendbarkeit als Arbeitskräfte zur Abdeckung von Kapazitätsengpässen und der dahinter stehenden Möglichkeit, sie nach Ende des Projekts auch wieder „abzuschalten“. Da sie ihr eigenes Werkzeug mitbringen, muss das Unternehmen, das einen solchen Dienstleister beschäftigt, noch nicht einmal einen Arbeitsplatz bereit stellen. Das ist der Vorteil. Und den werden auch die betroffenen Technischen Redakteure nicht müde zu betonen. Aber: Ist das auch die ganze Wahrheit?

Um den Blickwinkel zu vergrößern, gehen wir einen großen Schritt zurück und betrachten ein Szenario, wie es in der Realität häufiger vorkommt und nicht unbedingt mit dem Projektende abgeschlossen ist. Als denn:

Ausgangslage

Nehmen wir das Beispiel eines mittelständischen Maschinenbau-Unternehmens, das bislang mehr schlecht als recht seine eigene Dokumentation „zusammengezimmert“ hat, wobei der Projektleiter der Produktlinie, die bislang den Löwenanteil am Unternehmensgewinn trägt, seine Mitarbeiter aus den Bereichen Fertigung, Programmierung und Konstruktion soweit betreuen kann, dass sie ihm die jeweiligen Unterlagen zwar rechtzeitig liefern, er diese aber „as is“ ausgeben muss. Das heißt, er kann zwar die fachliche Korrektheit überprüfen, hat aber keine konsistente Dokumentation, die auch redaktionell-fachlich bearbeitet wurde. Daher beschließt er eines Tages, einen Technischen Redakteur zu Rate zu ziehen, der ihm in der ersten Besprechung die einschlägigen Normen vorhält, die bislang nicht erfüllt wurden. („Natürlich!“, werden Sie denken, „der Mensch will ja ins Geschäft kommen.“ Da haben Sie recht.) Und wenn der Redakteur nicht gerade mit Horrorszenarien ins Haus fällt oder unrealistische Forderungen und Vorstellungen hat („Für diese Montagezeichnung brauchen Sie ein Redaktionssystem!“), sieht es auch ganz gut aus für ihn, zu einem Abschluss zu kommen. Für den Technischen Redakteur ist nämlich nicht die Bedrohung durch billigere Anbieter die eigentliche Gefahr, sondern die Entscheidung des Projektleiters, die Unterlagen weiterhin im Haus „zusammenzimmern“ zu lassen. Mit anderen Worten: der Redakteur wird versuchen, den oder die Gesprächspartner davon zu überzeugen, dass es für das Unternehmen weitaus günstiger (nicht billiger) ist, die Dokumentation von ihm als Dokumentationsspezialisten anfertigen zu lassen. Solange das Ergebnis den Erwartungen entspricht und der Preis dafür nachvollziehbar bleibt, ist die Billigoption aus dem Spiel.

Aber das ist nur der Anfang.

Gehen wir davon aus, dass der Redakteur den Auftrag bekommt. Er arbeitet sich in die Thematik ein, organisiert die Unterlagen, weist auf mögliche Schwachstellen hin (Stichwort „Risikoanalyse?“) und erstellt – wenn alles klappt – termingerecht die Dokumentation. Vielleicht vermittelt er sogar einen kompetenten Übersetzungsdienstleister, der die Fremdsprachenausgabe und das Terminologiemanagement betreut. So weit, so gut. Die Maschine wird ausgeliefert, die Dokumentation ist dabei und das Projekt ist beendet. Fertig!

Fertig?

Nun, jetzt stehen wir eigentlich mitten in der Realität, denn DIESES Projekt ist fertig und der Redakteur stellt seine Schlussrechnung, aber das Unternehmen fertigt ja weiterhin Maschinen. Sofern es sich um einen durchschnittlichen Mittelständler in Deutschland handelt, entwickelt er das Produkt weiter oder stellt – weil der Kunde es so wünscht – Varianten dieser Maschine her. Ja, wer dokumentiert die denn? Vor zehn Jahren noch brüsteten sich die Unternehmen damit, dass sie nach der ersten Dokumentation durch einen externen Dienstleister diesen bezahlt und dann „abgeschaltet“ haben, denn den „Rest machen wir dann selbst“. Das klingt heute nicht mehr ganz so, denn der Personalmangel lastet die fachlich kompetenten Mitarbeiter so aus, dass sie keine Zeit mehr haben, sich in die Vorarbeit des Redakteurs einzuarbeiten und die Dokumentation eigenständig weiterzuführen. Diese „das-machen-wir-dann-selbst“ Herangehensweise funktioniert eine Zeit sogar möglicherweise ganz gut, weil nur Datenblätter ergänzt oder angepasst und ein paar Montagezeichnungen ausgetauscht werden müssen. Irgendwann wird die Diskrepanz zwischen dem Produkt und der Dokumentation aber so groß, dass ein Fachmann ran muss. Woher nehmen?

Die Möglichkeiten

Es ist jetzt naheliegend, auf den bewährten Technischen Redakteur zurückzugreifen, der die Dokumentation schon einmal betreut hatte, denn er muss nicht mehr fachlich eingearbeitet werden, er kennt die Unterlagen und die Dokumentation und er kennt die Abläufe. Da es aber ein freier Mitarbeiter ist, ist er in der Zwischenzeit in ganz andere Projekte eingebunden und eventuell schon für die nächste Zeit ausgelastet. Was tun? Es gibt zwei Möglichkeiten:

Zurück auf Start und den ganzen Prozess von vorne mit einem komplett neuen externen Mitarbeiter. Das ist zeitaufwändig und fehlerträchtig, denn es muss der gesamte Dokumentationsprozess aufgerollt und angepasst werden. Wenn der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr zur Verfügung steht, ist das auch die einzige Möglichkeit.

Oder dem ehemaligen Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid geben und die interne Planung dahingehend anpassen, dass einem neuen Vertrag keine organisatorischen Hürden entgegenstehen (dass beispielsweise die Personalverwaltung oder die Buchhaltung sich querstellen). Dann hat auch der externe Mitarbeiter genügend Spielraum, seine eigenen Kapazitäten anzupassen und wieder einzuspringen.

Fazit

Beachten Sie als Unternehmen, dass die externen Mitarbeiter selbstständige Unternehmer sind, die nicht von heute auf morgen zu- und abschaltbar sind, weil sie eine eigene Planung besitzen. Und werte Kollegen: Denken Sie bitte daran, dass Sie Ihre eigenen Produkte gegebenenfalls noch öfter auf den Tisch bekommen. Scheuen sie sich daher nicht, auch mal nachzufragen, wie es mit Folgeaufträgen aussieht. Technische Redaktion ist kein „Hit & Run“.