Dokumentations-Springer (II)

Ein­ein­halb Jah­re ist es her, dass ich den Ein­satz frei­be­ruf­li­cher (also selbst­stän­di­ger) Tech­ni­scher Redak­teu­re in Unter­neh­men mit den Sprin­gern im Schach ver­gli­chen habe (sie­he hier). Deren Eigen­schaft ist die viel­sei­ti­ge Ver­wend­bar­keit als Arbeits­kräf­te zur Abde­ckung von Kapa­zi­täts­eng­päs­sen und der dahin­ter ste­hen­den Mög­lich­keit, sie nach Ende des Pro­jekts auch wie­der „abzu­schal­ten“. Da sie ihr eige­nes Werk­zeug mit­brin­gen, muss das Unter­neh­men, das einen sol­chen Dienst­leis­ter beschäf­tigt, noch nicht ein­mal einen Arbeits­platz bereit stel­len. Das ist der Vor­teil. Und den wer­den auch die betrof­fe­nen Tech­ni­schen Redak­teu­re nicht müde zu beto­nen. Aber: Ist das auch die gan­ze Wahr­heit?

Um den Blick­win­kel zu ver­grö­ßern, gehen wir einen gro­ßen Schritt zurück und betrach­ten ein Sze­na­rio, wie es in der Rea­li­tät häu­fi­ger vor­kommt und nicht unbe­dingt mit dem Pro­jek­ten­de abge­schlos­sen ist. Als denn:

Aus­gangs­la­ge

Neh­men wir das Bei­spiel eines mit­tel­stän­di­schen Maschi­nen­bau-Unter­neh­mens, das bis­lang mehr schlecht als recht sei­ne eige­ne Doku­men­ta­ti­on „zusam­men­ge­zim­mert“ hat, wobei der Pro­jekt­lei­ter der Pro­dukt­li­nie, die bis­lang den Löwen­an­teil am Unter­neh­mens­ge­winn trägt, sei­ne Mit­ar­bei­ter aus den Berei­chen Fer­ti­gung, Pro­gram­mie­rung und Kon­struk­ti­on soweit betreu­en kann, dass sie ihm die jewei­li­gen Unter­la­gen zwar recht­zei­tig lie­fern, er die­se aber „as is“ aus­ge­ben muss. Das heißt, er kann zwar die fach­li­che Kor­rekt­heit über­prü­fen, hat aber kei­ne kon­sis­ten­te Doku­men­ta­ti­on, die auch redak­tio­nell-fach­lich bear­bei­tet wur­de. Daher beschließt er eines Tages, einen Tech­ni­schen Redak­teur zu Rate zu zie­hen, der ihm in der ers­ten Bespre­chung die ein­schlä­gi­gen Nor­men vor­hält, die bis­lang nicht erfüllt wur­den. („Natür­lich!“, wer­den Sie den­ken, „der Mensch will ja ins Geschäft kom­men.“ Da haben Sie recht.) Und wenn der Redak­teur nicht gera­de mit Hor­ror­sze­na­ri­en ins Haus fällt oder unrea­lis­ti­sche For­de­run­gen und Vor­stel­lun­gen hat („Für die­se Mon­ta­ge­zeich­nung brau­chen Sie ein Redak­ti­ons­sys­tem!“), sieht es auch ganz gut aus für ihn, zu einem Abschluss zu kom­men. Für den Tech­ni­schen Redak­teur ist näm­lich nicht die Bedro­hung durch bil­li­ge­re Anbie­ter die eigent­li­che Gefahr, son­dern die Ent­schei­dung des Pro­jekt­lei­ters, die Unter­la­gen wei­ter­hin im Haus „zusam­men­zim­mern“ zu las­sen. Mit ande­ren Wor­ten: der Redak­teur wird ver­su­chen, den oder die Gesprächs­part­ner davon zu über­zeu­gen, dass es für das Unter­neh­men weit­aus güns­ti­ger (nicht bil­li­ger) ist, die Doku­men­ta­ti­on von ihm als Doku­men­ta­ti­ons­spe­zia­lis­ten anfer­ti­gen zu las­sen. Solan­ge das Ergeb­nis den Erwar­tun­gen ent­spricht und der Preis dafür nach­voll­zieh­bar bleibt, ist die Bil­ligo­p­ti­on aus dem Spiel.

Aber das ist nur der Anfang.

Gehen wir davon aus, dass der Redak­teur den Auf­trag bekommt. Er arbei­tet sich in die The­ma­tik ein, orga­ni­siert die Unter­la­gen, weist auf mög­li­che Schwach­stel­len hin (Stich­wort „Risi­ko­ana­ly­se?“) und erstellt – wenn alles klappt – ter­min­ge­recht die Doku­men­ta­ti­on. Viel­leicht ver­mit­telt er sogar einen kom­pe­ten­ten Über­set­zungs­dienst­leis­ter, der die Fremd­spra­chen­aus­ga­be und das Ter­mi­no­lo­gie­ma­nage­ment betreut. So weit, so gut. Die Maschi­ne wird aus­ge­lie­fert, die Doku­men­ta­ti­on ist dabei und das Pro­jekt ist been­det. Fer­tig!

Fer­tig?

Nun, jetzt ste­hen wir eigent­lich mit­ten in der Rea­li­tät, denn DIESES Pro­jekt ist fer­tig und der Redak­teur stellt sei­ne Schluss­rech­nung, aber das Unter­neh­men fer­tigt ja wei­ter­hin Maschi­nen. Sofern es sich um einen durch­schnitt­li­chen Mit­tel­ständ­ler in Deutsch­land han­delt, ent­wi­ckelt er das Pro­dukt wei­ter oder stellt – weil der Kun­de es so wünscht – Vari­an­ten die­ser Maschi­ne her. Ja, wer doku­men­tiert die denn? Vor zehn Jah­ren noch brüs­te­ten sich die Unter­neh­men damit, dass sie nach der ers­ten Doku­men­ta­ti­on durch einen exter­nen Dienst­leis­ter die­sen bezahlt und dann „abge­schal­tet“ haben, denn den „Rest machen wir dann selbst“. Das klingt heu­te nicht mehr ganz so, denn der Per­so­nal­man­gel las­tet die fach­lich kom­pe­ten­ten Mit­ar­bei­ter so aus, dass sie kei­ne Zeit mehr haben, sich in die Vor­ar­beit des Redak­teurs ein­zu­ar­bei­ten und die Doku­men­ta­ti­on eigen­stän­dig wei­ter­zu­füh­ren. Die­se „das-machen-wir-dann-selbst“ Her­an­ge­hens­wei­se funk­tio­niert eine Zeit sogar mög­li­cher­wei­se ganz gut, weil nur Daten­blät­ter ergänzt oder ange­passt und ein paar Mon­ta­ge­zeich­nun­gen aus­ge­tauscht wer­den müs­sen. Irgend­wann wird die Dis­kre­panz zwi­schen dem Pro­dukt und der Doku­men­ta­ti­on aber so groß, dass ein Fach­mann ran muss. Woher neh­men?

Die Mög­lich­kei­ten

Es ist jetzt nahe­lie­gend, auf den bewähr­ten Tech­ni­schen Redak­teur zurück­zu­grei­fen, der die Doku­men­ta­ti­on schon ein­mal betreut hat­te, denn er muss nicht mehr fach­lich ein­ge­ar­bei­tet wer­den, er kennt die Unter­la­gen und die Doku­men­ta­ti­on und er kennt die Abläu­fe. Da es aber ein frei­er Mit­ar­bei­ter ist, ist er in der Zwi­schen­zeit in ganz ande­re Pro­jek­te ein­ge­bun­den und even­tu­ell schon für die nächs­te Zeit aus­ge­las­tet. Was tun? Es gibt zwei Mög­lich­kei­ten:

Zurück auf Start und den gan­zen Pro­zess von vor­ne mit einem kom­plett neu­en exter­nen Mit­ar­bei­ter. Das ist zeit­auf­wän­dig und feh­ler­träch­tig, denn es muss der gesam­te Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess auf­ge­rollt und ange­passt wer­den. Wenn der ehe­ma­li­ge Mit­ar­bei­ter nicht mehr zur Ver­fü­gung steht, ist das auch die ein­zi­ge Mög­lich­keit.

Oder dem ehe­ma­li­gen Mit­ar­bei­ter recht­zei­tig Bescheid geben und die inter­ne Pla­nung dahin­ge­hend anpas­sen, dass einem neu­en Ver­trag kei­ne orga­ni­sa­to­ri­schen Hür­den ent­ge­gen­ste­hen (dass bei­spiels­wei­se die Per­so­nal­ver­wal­tung oder die Buch­hal­tung sich quer­stel­len). Dann hat auch der exter­ne Mit­ar­bei­ter genü­gend Spiel­raum, sei­ne eige­nen Kapa­zi­tä­ten anzu­pas­sen und wie­der ein­zu­sprin­gen.

Fazit

Beach­ten Sie als Unter­neh­men, dass die exter­nen Mit­ar­bei­ter selbst­stän­di­ge Unter­neh­mer sind, die nicht von heu­te auf mor­gen zu- und abschalt­bar sind, weil sie eine eige­ne Pla­nung besit­zen. Und wer­te Kol­le­gen: Den­ken Sie bit­te dar­an, dass Sie Ihre eige­nen Pro­duk­te gege­be­nen­falls noch öfter auf den Tisch bekom­men. Scheu­en sie sich daher nicht, auch mal nach­zu­fra­gen, wie es mit Fol­ge­auf­trä­gen aus­sieht. Tech­ni­sche Redak­ti­on ist kein „Hit & Run“.