Freiberufliche Technische Redakteure: Dokumentations-Springer

Von außen betrachtet, ähnelt die Hierarchie eines Unternehmens mehr oder weniger einem Schachspiel – oder vielmehr dessen Aufstellung: Es gibt den König (der Geschäftsführer) die Königin (das obere Management), die Bauern (Angestellte), Läufer (die Abteilungsleiter), Türme (das untere Management) – und es gibt die Springer. Springer, das sind die, die urplötzlich von links nach rechts gezogen werden können, sich über andere Figuren hinwegsetzen und immer da auftauchen, wo es etwas abzuschirmen oder zu tun gibt, das man nicht gleich sehen soll. Kurz, ein undankbarer Job für Protagonisten, deren Einsatz man in Unternehmen wie auf dem Schachbrett ein paar Züge vorher überlegen muss.

In Unternehmen überlässt man solche Aufgaben vorzugsweise externen Zuarbeitern, also im Dokumentationsumfeld den Dienstleistern. Ob Übersetzung oder Datenmigration, die Überarbeitung oder die komplette Neuerstellung der Dokumente – es sind Tätigkeiten, die mit absehbarem Ende gerne als „Projekt“ bezeichnet werden (obwohl zu einem Projekt mehr gehört als der Lieferzeitpunkt). Für diese holt man sich gerne Kompetenz von außen hinzu, meist in Form von so genannten Dienstleistern, die mit einem ganzen Stab von Experten und Beratern aufwarten können. Was aber, wenn man diesen Stab gar nicht benötigt? Wenn die Projekte und die eigenen Bedarfslücken klar definiert sind? Dies ist die Stunde der freiberuflichen Dienstleister, der „Einzelkämpfer“. (Nachfolgend wird immer die maskuline Form benutzt, was nicht einschränkend gemeint ist, sondern selbstverständlich auch alle Kollegen weiblichen Geschlechts einschließt.)

Der Einzelkämpfer und die Einsatztruppe

Worin besteht denn der Unterschied zwischen einem so genannten „Einzelkämpfer“, dem freiberuflichen Technischen Redakteur, und einem Dienstleister, dem Unternehmen? Fangen wir mit Letzterem an: Dienstleister heißen nicht nur so, weil sie ein Spektrum an Diensten anbieten, sondern sich auch leisten können. Wie in jedem Unternehmen sind auch Dienstleister mit einer Vielzahl unterschiedlicher Spezialisten versehen, die im Technischen Dokumentationsumfeld von der Einrichtung eines Redaktionssystems bis zur Aussteuerung in alle gängigen Weltsprachen so gut wie alles abdecken. Außerdem besitzen sie eine eigene Auftragsabwicklung und Rechnungsstelle, eine Personalverwaltung und eine Unternehmensleitung. Selbst wenn der Kunde am Ende in erster Linie mit dem Redakteur und höchstens einem Übersetzer zu tun hat, steht hinter diesen doch ein Stab an Mitarbeitern, die alle anderen Aufgaben erledigen, um die sich der Redakteur nicht zu kümmern braucht. Allerdings steigt bei einem Dienstleister dadurch der administrative Aufwand, so dass sich für ihn Aufträge bzw. Projekte erst ab einer gewissen Größe wirklich lohnen, denn dort kann er die administrativen Kosten leichter verrechnen. Durch seine Vielzahl an Spezialisierungen kann er darüber hinaus auch bei Bedarf auch Aufträge abdecken, die zwar zunächst nicht Teil des Projekts sind, aber im Verlauf wichtig werden. Dazu zählt beispielsweise die Verwaltung der Ersatzteilkataloge oder der Dokumente zugekaufter Bauteile. Oder auch die Umstrukturierung einer Dokumentationsabteilung.

Die Lücke

Einzelkämpfer können das nicht alles abdecken. Sie haben sich auf Ausschnitte des Leistungsspektrums spezialisiert, meist das Erstellen der Dokumente. Da dieser Teil des Dokumentationsprozesses am einfachsten auszulagern erscheint (was allerdings nicht unbedingt der Fall sein muss), gibt es hier für Externe am meisten zu tun. Alle anderen Prozesse greifen entweder tief in die Unternehmensstruktur des Auftraggebers ein (Ersatzteilwesen) oder erfordern einen hohen finanziellen und technischen Aufwand (Übersetzungsdatenbanken), auf den sich schon Dienstleister spezialisiert haben. Auch haben die Einzelkämpfer keinen administrativen Überbau, sie machen alles selbst – oder eben gar nicht.

Cui bono?

Wem nutzt der Einzelkämpfer? Kommen wir wieder auf das anfangs beschreibene Beispiel zurück: der Einzelkämpfer ist der Springer in der Redaktion. Sobald es in einem Projekt wirklich „nur“ um redaktionelle Hilfestellung geht, weil gerade zu wenig interne Ressourcen vorhanden sind, sind die freiberuflichen Redakteure die bessere Wahl. Wenn es um Arbeitspakete innerhalb des Dokumentationsprojekts geht, die in einen schon festgezurrten Prozess eingebunden werden, sind sie im Vorteil, denn sie müssen keinen administrativen Aufwand betreiben, sind flexibel in der Zeitplanung und kennen keinen Urlaub.

Solange Sie als Auftraggeber also die Aufgaben klar beschreiben können, oder aber der Projektumfang so gering ist, dass sich höhere Administrationskosten sofort bemerkbar machen würden, macht so ein freiberuflicher Redakteur Sinn.

Schwieriger wird es, wenn – was leider oft der Fall ist – die Arbeitspakete gar nicht klar definiert werden können, weil es an Expertise beim Auftraggeber mangelt. Dann sollten die Dienstleister ran. Und ein zuverlässiger Springer wird auch nicht davor zurückschrecken, diese Option zu empfehlen, denn für seine Berufsauffassung und seinen Ethos gibt es fast nichts Schlimmeres, als einen Auftrag in den Sand zu setzen, bei dem er hätte erkennen können, dass er ihn nicht im Griff hat.

Freiberufliche Technische Redakteure zehren nämlich von ihrem Ruf und ihrem Ethos. Das unterscheidet sie dann doch von den Springern im Schach.