PDF Expert: Der Hürdenläufer

Es gibt Soft­ware, da fragt man sich, ob die Pro­gram­mie­rer nur dafür bezahlt wer­den, alte Funk­tio­nen mit neu­en Icons zu ver­se­hen und dann auf den Bild­schirm zu klat­schen. Oder ob es sich um das Abfall­pro­dukt eines unmo­ti­vier­ten Ent­wick­lers im ers­ten Aus­bil­dungs­ab­schnitt han­delt.

Es gibt Soft­ware, da sieht außer dem Pro­gram­mie­rer kein Anwen­der den Nut­zen der Arbeit, geschwei­ge denn, dass man jemals her­aus­fin­den wird, war­um die Ent­wick­ler soviel Zeit in das Pro­dukt gesteckt haben.¹

Und es gibt Soft­ware, bei der man sich fragt, war­um nicht schon längst jemand drauf gekom­men ist. Soft­ware, die ver­rät, dass sich Men­schen wirk­lich die Mühe gemacht haben, ein Pro­blem ganz neu anzu­ge­hen und es ele­gant zu lösen. PDF Expert von Readd­le ist so ein Pro­gramm. Und das Pro­blem hat einen Namen: PDF, „Por­ta­ble Docu­ment For­mat“, von machen frü­her auch „Prin­ta­ble Docu­ment For­mat“ genannt, da es ein Pro­blem lös­te, mit dem sich heu­te kei­ner mehr her­um­schla­gen muss: druck­ba­re Doku­men­te mit einem han­dels­üb­li­chen Com­pu­ter zu erzeu­gen.

Das Pro­blem

„Wie­so Pro­blem? PDF gibts doch über­all im Inter­net – und dru­cken kann ich es auch. Ganz im Gegen­satz zu den doo­fen HTML-Sei­ten!“ – Genau dafür ist PDF da: dru­cken. Das Dru­cken ist im Zeit­al­ter der Netz­wer­ke und des platt­form­un­ab­hän­gi­gen Infor­ma­ti­ons­aus­tauschs aber fast ein Ana­chro­nis­mus, denn sobald eine Infor­ma­ti­on „gedruckt“ ist – ob phy­sisch oder vir­tu­ell – ist sie „abge­na­belt“, sie kann nicht mehr aktua­li­siert wer­den und stirbt. Sobald die Infor­ma­ti­on geän­dert wird, muss ein neu­es PDF-Doku­ment erstellt wer­den, denn das alte bekommt davon nichts mit, ist aber viel­leicht noch drau­ßen bei den Lesern unter­wegs.

Zwar las­sen sich PDF schnel­ler ver­tei­len als phy­sisch gedruck­te Doku­men­te – aber auch sie sind Geschich­te, sobald sie erzeugt wur­den. Für den Leser hat das Fol­gen, denn er weiß nie, ob er auch die aktu­el­le Ver­si­on hat, ob sein PDF-Doku­ment viel­leicht schon die vor­letz­te Aus­ga­be ist und die Infor­ma­tio­nen dar­in sich mög­li­cher­wei­se schon geän­dert haben. In der Bel­le­tris­tik ist es egal, in wis­sen­schaft­li­cher Lite­ra­tur ist das „nur“ ärger­lich, aber in der tech­ni­schen Lite­ra­tur kann das böse Fol­gen haben.

In der tech­ni­schen Redak­ti­on besitzt PDF aber noch einen Stel­len­wert: Kor­rek­tur­läu­fe sind ohne PDF fast nicht effi­zi­ent zu ver­wal­ten. Der gro­ße Vor­teil der PDF im Gegen­satz zu nati­ven For­ma­ten wie DOCX liegt in ihrer Inter­ak­ti­ons­fä­hig­keit: ohne das ursprüng­li­che Lay­out zu „zer­schie­ßen“ kön­nen Kom­men­ta­re, Tex­te und Hand­skiz­zen ein­ge­fügt (bes­ser eigent­lich: „dar­über gelegt“) wer­den, die die Infor­ma­ti­on auf­wer­ten. Statt also nur als dru­cker­un­ab­hän­gi­ges Datei­for­mat das Dasein zu fris­ten, sind PDF-Doku­men­te im Redak­ti­ons­pro­zess ein wich­ti­ger Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal. Dar­über kom­mu­ni­ziert der Redak­teur mit dem SME, sei­nem Beta-Tes­ter.

Die Hür­de ist aller­dings, dass dies ein eige­nes Pro­gramm erfor­der­lich macht, mit des­sen Umgang vie­le SMEs und auch Tech­ni­k­re­dak­teu­re Schwie­rig­kei­ten haben. Nicht grund­los, denn in der kos­ten­lo­sen Fas­sung „Acro­bat Rea­der“ ist das Pro­gramm nur ein­ge­schränkt nutz­bar und in der kos­ten­pflich­ti­gen Fas­sung mit Docu­ment Cloud und allen Schi­ka­nen nicht nur teu­er, son­dern auch umständ­lich zu benut­zen und extrem schwer­fäl­lig.

Vie­le SMEs haben daher die Ange­wohn­heit, die PDF zu dru­cken, ihre Kom­men­ta­re hand­schrift­lich ein­zu­tra­gen und das Papier dann wie­der ein­zu­span­nen und zurück zu schi­cken…

Der Hor­ror für den Tech­ni­k­re­dak­teur.

Das Pro­gramm

Eine ande­re Her­an­ge­hens­wei­se ver­folgt Readd­le mit dem PDF Expert. Da das PDF-Datei­for­mat grund­sätz­lich frei ver­füg­bar ist, hat­te sich bereits Apple vor zehn Jah­ren aus den Spe­zi­fi­ka­tio­nen bedient und sein Betriebs­sys­tem macOS (vor­mals „OS X“ in Anleh­nung an die Her­kunft aus der Unix-Sys­tem­fa­mi­lie) mit PDF als wesent­li­chem Dar­stel­lungs­ele­ment aus­ge­rüs­tet.²

Daher ver­fügt bereits das sys­tem­ei­ge­ne Pro­gramm „Vor­schau“ („Pre­view“) über zahl­rei­che Funk­tio­nen, mit denen sich PDF-Doku­men­te bear­bei­ten las­sen. Für den Ein­stei­ger sind die­se Funk­tio­nen auch durch­aus aus­rei­chend – wer mehr will, muss Geld in die Hand neh­men. Und sich damit auch die Fra­ge stel­len, wel­che Funk­tio­nen er benö­tigt und wie­viel er dafür zu inves­tie­ren bereit ist.

Inter­ope­ra­bi­li­tät

Eine für den Tech­ni­k­re­dak­teur wich­ti­ge Fra­ge ist die nach der Inter­ope­ra­bi­li­tät: auf wel­chen Sys­te­men und damit Pro­gram­men kön­nen die an eine PDF ange­häng­ten Infor­ma­tio­nen ange­zeigt und bear­bei­tet wer­den? Ist es mög­lich, die PDF eines Hand­buchs mit einem Redak­ti­ons­sys­tem (Win­dows) zu erstel­len, auf dem Mac zu öff­nen und dem iPad zu syn­chro­ni­sie­ren, ohne dass dabei Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren gehen? Kann man – im kon­kre­ten Anwen­dungs­fall – sich das Hand­buch als PDF mit­neh­men auf die Fahrt zum Kun­den, unter­wegs auf dem iPad bear­bei­ten, vor Ort kom­men­tie­ren und nach der Rück­kehr mit dem Quell­do­ku­ment abglei­chen – ohne dafür die IT-Abtei­lung in den Wahn­sinn trei­ben zu müs­sen?

Das kann man mit PDF Expert – sofern man die App auf sei­nem Rech­ner und auf dem iOS-Gerät instal­liert hat. Falls nicht, geht das natür­lich auch, denn alle Anmer­kun­gen, Her­vor­he­bun­gen und Ergän­zun­gen blei­ben in der PDF erhal­ten als Kom­men­ta­re. Das gehört zur PDF-Spe­zi­fi­ka­ti­on. In der Erwei­te­rung (kos­ten­pflich­tig) las­sen sich dann auch Inhal­te anpas­sen (z.B. schwär­zen), Hyper­links und Bil­der rudi­men­tär bear­bei­ten oder aus­tau­schen. Das ange­pass­te PDF-Doku­ment kann danach ent­we­der als „plat­te“ PDF expor­tiert wer­den, bei der alle Kom­men­ta­re in das Doku­ment „ein­ge­ba­cken“ wer­den, oder eben als „nor­ma­le“ PDF mit intak­ten Kom­men­ta­ren.³

„Hand­off“

Ein Fea­ture, das die Betriebs­sys­te­me iOS und macOS seit meh­re­ren Jah­ren besit­zen, ist das so genann­te „Hand­off“: ein Pro­gramm, das bei­spiels­wei­se auf einem iPho­ne im Vor­der­grund ist, kann sei­nen Inhalt direkt auf die ande­ren Gerä­te mit iOS oder macOS „spie­geln“, auf denen das glei­che Pro­gramm instal­liert ist – sofern sich bei­de Gerä­te den glei­chen iCloud-Account tei­len. Hat man eine Inter­net­sei­te oder ein Doku­ment mit einem iPho­ne geöff­net, kann man die Sei­te auf dem iPad oder dem Mac öff­nen.

Die­se Funk­ti­on klappt auch mit PDF Expert, sofern die App auf den Gerä­ten instal­liert ist. Eine geöff­ne­te PDF auf dem Mac mit PDF Expert im Vor­der­grund wird sofort auf dem iPad (oder iPho­ne) ange­zeigt. Antip­pen, das Doku­ment wird auf das iOS-Gerät kopiert und kann dort wei­ter­be­ar­bei­tet wer­den.

Readd­le-Trans­fer

Es geht aber bes­ser, denn ein­mal bear­bei­tet auf dem zwei­ten Gerät kann es nicht auto­ma­tisch mit der Quel­le syn­chro­ni­siert wer­den. Und hier merkt man, dass das Team bei Readd­le wei­ter­ge­dacht hat: der Readd­le-Trans­fer. Statt über die iCloud oder einen ande­ren Cloud-Dienst kön­nen die Doku­men­te direkt per kurz­fris­tig auf­ge­bau­tem („Ad-hoc“) WLAN über­tra­gen wer­den.

Arbei­ten mit iOS

Gleich vor­weg: mit PDF Expert auf dem iPad Pro mit Apple Pen­cil ist die Bear­bei­tung von PDFs ein Kin­der­spiel.⁴

Im Unter­schied zu einem Smart­phone, das im Wesent­li­chen der Kom­mu­ni­ka­ti­on dient, besit­zen Tablets wie das iPad einen Vor­teil im Kon­sum von Inhal­ten und der phy­si­schen Nähe zur Tafel (sie­he Krit­zeln auf Tafeln, Teil 1). Gera­de bei PDF-Doku­men­ten, die ja aus der sei­ten­ori­en­tier­ten (und damit lay­out­las­ti­gen) Dar­stel­lung der Infor­ma­ti­on ihre Daseins­be­rech­ti­gung zie­hen, spie­len Gerä­te wie das iPad in einer ganz ande­ren Usa­bi­li­ty-Liga.

Sie sind gera­de beim Kon­sum und der Bear­bei­tung von PDF-Doku­men­ten sogar noch bes­ser geeig­net als Lap­tops oder sta­tio­nä­re Rech­ner, bei denen ein phy­si­scher Abstand zwi­schen Hand und Doku­ment besteht.

Auf dem Tablet hat man das PDF-Doku­ment wort­wört­lich „in der Hand“.

War­um also nicht dafür nut­zen? Mit einer App wie PDF Expert macht es sogar rich­tig Spaß – vor allem wenn man dazu einen Stift benutzt, der die Arbeit flüs­sig von der Hand gehen lässt.

Und das Bewusst­sein, dass man die „Male­rei­en“ und Her­vor­he­bun­gen nicht spä­ter müh­sam in das Ori­gi­nal auf dem Rech­ner über­tra­gen muss, son­dern ein­fach syn­chro­ni­siert, nimmt der PDF als Hür­de im Redak­ti­ons­lauf den Schre­cken.

Statt sich also mit einem auf­wen­di­gen (und teil­wei­se insta­bi­len) Pro­gramm her­um­zu­quä­len, soll­te sich der effi­zi­enz­ori­en­tier­te Nut­zer von PDF-Doku­men­ten das Leben lie­ber leich­ter machen. Zum Bei­spiel mit PDF Expert…

Bild­quel­le: Wiki­pe­dia, Olym­pi­sche Spie­le 2012, Lon­don

1. Viel­leicht ist es auch nur Rache an der Mar­ke­ting­ab­tei­lung, die sich nun damit her­um­pla­gen muss, ein Pro­dukt unters Volk zu brin­gen, von dem nie­mand wirk­lich über­zeugt ist. ↩

2. Die­se Her­kunft merkt man noch dar­an, dass sich jedes Doku­ment auch als PDF aus­ge­ben lässt, ohne dass dazu eine spe­zi­el­le Soft­ware (Plug­in oder Trei­ber) instal­liert wer­den muss. ↩

3. Die erst­ge­nann­te Funk­ti­on ist eher für Rechts­ab­tei­lun­gen inter­es­sant, da die Text­schwär­zun­gen sonst nach­träg­lich ent­fernt wer­den kön­nen. ↩

4. Mit dem iPho­ne weni­ger, was aber mehr an PDF liegt, denn hier kommt das Pro­blem der PDF zum Tra­gen: die Sei­ten­ori­en­tie­rung ist auf dem iPho­ne völ­lig fehl am Platz. ↩