Spark 2.0: Wenn schon E-Mail, dann so

Vor nicht all­zu lan­ger Zeit hat­te ich an die­ser Stel­le den E‑Mail-Cli­ent „Spark“ vor­ge­stellt, der sich durch eini­ge sehr durch­dach­te Funk­tio­nen aus der immer­hin recht ansehn­li­chen Zahl von Apps her­vor­hebt, die auf die eine oder ande­re Wei­se den läs­ti­gen Umgang mit der elek­tro­ni­schen Post ange­neh­mer zu machen ver­spre­chen. Mit Spark in der Ver­si­on 2.0 legt Readd­le die Lat­te ein Stück höher.

Elek­tro­ni­sche Post an sich ist ein Zwit­ter­we­sen: nicht mehr ganz die klas­si­schen Brie­fe mit ihren for­ma­len und förm­li­chen Anfor­de­run­gen, mit ihrem „Sehr geehr­ter Herr/​geehrte Frau„¹ oder einem gera­de­zu klas­si­schen „Mit freund­li­chen Grü­ßen“ am Ende. Da Platz in der E‑Mail im Gegen­satz zur Tot­holz­aus­ga­be kein Geld kos­tet, wird noch der Hin­weis mit­ge­ge­ben, dass man aus Umwelt­schutz­grün­den die E‑Mail nicht aus­dru­cken soll­te – qua­si als digi­ta­les FAX behan­deln. (Wer E‑Mails aus­druckt, soll­te sowie­so mit Keil­schrift und Lehm­ta­feln auf eine ein­sa­me Süd­see-Insel ver­bannt wer­den.)

Auf der ande­ren Sei­te ist E‑Mail ein idea­les Medi­um, um spon­tan Tex­te und Bil­der oder Datei­an­hän­ge aller Art an eine grö­ße­re Grup­pe Teil­neh­mer zu ver­sen­den, um dadurch die inter­na­tio­na­le Kom­mu­ni­ka­ti­on in Echt­zeit zu ermög­li­chen. Eine Art Tele­fon­kon­fe­renz, bei der jeder Teil­neh­mer in einem Grup­pen­chat auch die Mög­lich­keit hat zeit­ver­setzt teil­zu­neh­men. Der dar­aus ent­ste­hen­de „Thread“ (Gesprächs­ver­lauf) steht jedem Teil­neh­mer zur Ver­fü­gung – aller­dings zum Preis eines sehr schnell wach­sen­den E‑Mail-Ver­kehrs. Vie­le Teil­neh­mer an einem sol­chen „Thread“ besit­zen dar­über hin­aus die schlech­te Ange­wohn­heit, immer alle vor­aus­ge­gan­ge­nen Mails in einer Art End­los­schlei­fe zu wie­der­ho­len, statt bei der Ant­wort nur den Teil mit­zu­schi­cken, auf den sie sich in ihrer Ant­wort bezie­hen.

Kurz: E‑Mails mit meh­re­ren Teil­neh­mern oder auch ein län­ge­rer E‑Mail-Aus­tausch mit nur einem Gegen­über führt den Sinn und Zweck der schnel­len Kom­mu­ni­ka­ti­on schnell ad absur­dum.

Team­work

Die Lösung wäre ein Chat­pro­gramm. Die­ses aller­dings hat ande­re Nach­tei­le: Chats las­sen sich oft nicht sor­tie­ren in Threads, kön­nen nur umständ­lich archi­viert wer­den und sind für die geschäft­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on unge­eig­net, da sie ein sehr hohes „Hin­ter­grund­rau­schen“ besit­zen. Wer macht schon für jedes The­ma eine Chat­grup­pe auf, um die Über­sicht zu behal­ten?

Um die Vor­tei­le bei­der Platt­for­men – E‑Mail und Chat – nut­zen zu kön­nen, haben sich die Ent­wick­ler bei Readd­le etwas Beson­de­res ein­fal­len las­sen: Spark erhält als E‑Mail-Pro­gramm eine Chat­funk­ti­on. Das klingt zunächst kom­pli­zier­ter als es ist: war­um soll­te man zu einer Mail auch noch chat­ten, wenn man so schön (und oft gedan­ken­los) auf „Ant­wor­ten“ tip­pen kann?

Eben: weil jeder Klick auf „Ant­wor­ten“ ein wei­te­rer Sarg­na­gel für die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit E‑Mails bedeu­tet.² Zuneh­mend wer­den Mails näm­lich nur noch aus den oben genann­ten Grün­den in der beruf­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­ge­setzt.

Bei­des mit­ein­an­der zu kom­bi­nie­ren, ist eigent­lich so ein­fach wie geni­al: man hängt eine defi­nier­te Chat­grup­pe an eine vor­han­de­ne E‑Mail. Das setzt zunächst zwei Din­ge vor­aus:

1. Bei allen Teil­neh­mern ist Spark 2.0 instal­liert und kon­fi­gu­riert (Spark ist kos­ten­los). Der Account ist belie­big.³ (Dadurch kön­nen aller­dings nur Benut­zer von iOS- und macOS-Gerä­ten an einem Chat teil­neh­men. Auf ande­ren Gerä­ten und Pro­gram­men sieht der Emp­fän­ger nichts.) Ein­schrän­kung: pro Chat kön­nen maxi­mal 2 zusätz­li­che Per­so­nen teil­neh­men. Wenn es mehr wer­den, muss man sich „Spark Pre­mi­um“ für ca. 8$ pro Monat zule­gen.
2. Die Teil­neh­mer sind Mit­glie­der einer Chat­grup­pe, die der eigent­li­che E‑Mail-Emp­fän­ger oder ‑Sen­der ein­rich­tet und dazu ein­lädt. Die­se Grup­pe wird als „Team“ in Spark ange­legt oder kann ad hoc zusam­men­ge­stellt wer­den.

Los geht’s: Wer eine E‑Mail schreibt und sich nicht ganz sicher ist, ob die Infor­ma­ti­on oder die Wort­wahl (bei­spiels­wei­se bei einer Sup­port­an­fra­ge) kor­rekt ist, lädt die oder den Kol­le­gen ein, sich den Text anzu­schau­en und zu ergän­zen. Statt als Mit­ar­bei­ter dem Pro­dukt­lei­ter und dem Ser­vice­tech­ni­ker gleich­zei­tig die ent­wor­fe­ne E‑Mail zu schi­cken, die die­se dann mit unter­schied­li­chen Ant­wor­ten wie­der zurück­sen­den (was mög­li­cher­wei­se erneut Rück­fra­gen ver­ur­sacht), chat­tet man live inner­halb der E‑Mail.

Das hat Vor­tei­le, denn einer­seits flie­gen nicht meh­re­re Ver­sio­nen einer E‑Mail (mög­li­cher­wei­se mit Datei­an­hang) durch das inter­ne Ser­ver­sys­tem, und ande­rer­seits sind alle auf dem aktu­el­len Stand und müs­sen nicht mit zwi­schen­zeit­lich viel­leicht schon ver­al­te­ten Inhal­ten arbei­ten. 

Zur Tech­nik dahin­ter

Unter sicher­heits­tech­ni­schen Aspek­ten muss man sich natür­lich immer klar­ma­chen, dass E‑Mails kein idea­les Werk­zeug sind, um ver­trau­li­che Daten zu kom­mu­ni­zie­ren. Das liegt in der Natur der Sache. Nor­ma­ler­wei­se zäh­len aber 99% aller E‑Mails nicht zur Kate­go­rie „beson­ders schüt­zens­wert“. 

Im Fal­le von Spark wer­den die E‑Mails über das Ser­ver­sys­tem von Goog­le und Hetz­ner (in Deutsch­land) umge­lei­tet, wo auch die Chats zwi­schen­ge­la­gert wer­den. Sobald man auf „Sen­den“ klickt (oder tippt), wer­den die E‑Mails an die jewei­li­gen Pro­vi­der gelei­tet, der sie dann an den oder die Adres­sa­ten ver­teilt. Da der Adres­sat kein Chat-Teil­neh­mer ist, kann er die Kom­men­ta­re nicht lesen. Die „Zwi­schen­la­ger“ sind per HTTPS gesi­chert und erfor­dern daher von den Betei­lig­ten kei­ne beson­de­ren Maß­nah­men außer einem ver­nünf­ti­gen Pass­wort für die E‑Mail-Accounts.⁴

Oder eben mit Links

Die gera­de erwähn­te Zwi­schen­spei­che­rung der E‑Mails führt aber auch dazu, dass für jede abge­schick­te oder erhal­te­ne E‑Mail ein eige­ner Web­link erzeugt wird in der Form von „https://​app​.smart​mail​cloud​.com/​w​e​b​-​s​h​a​re/.…“. Die­ser Link lässt sich kopie­ren und wei­ter­lei­ten (und ent­spricht der E‑Mail, wie sie der Emp­fän­ger erhält). Die Emp­fän­ger kön­nen dann zwar nicht am Chat teil­neh­men, aber den Inhalt lesen – und zwar im Brow­ser. Hat der Emp­fän­ger auch Spark instal­liert, kann er die Mail in Spark öff­nen und dort dar­auf reagie­ren und die gesam­te Kon­ver­sa­ti­on und den Chat mit­ver­fol­gen.

Der Link lässt sich jedoch noch wei­ter ver­wen­den: Wer ein Abla­ge­sys­tem oder ein digi­ta­les Notiz­buch wie OneN­ote oder Ever­no­te ver­wen­det, kopiert den Link in eine Notiz. Dort öff­net man die E‑Mail wie­der im Brow­ser und – sofern Spark 2.0 instal­liert ist – auch wie­der im Spark. Man muss also nicht jede E‑Mail auf­he­ben, son­dern kann sie – bes­ser noch – gezielt zuord­nen. Einem Kun­den bei­spiels­wei­se oder einer Abtei­lung oder einem Pro­dukt.

Fazit

Ohne gleich mit Kano­nen auf Spat­zen zu schie­ßen kann man sich rela­tiv güns­tig auf die­se Wei­se ein klei­nes „CRM“ („Cus­to­mer rela­ti­onship manage­ment) oder „PIM“ („Pro­duct infor­ma­ti­on manage­ment“) auf­bau­en und hat gleich­zei­tig noch eine sehr leis­tungs- und anpas­sungs­fä­hi­ge Soft­ware für die Kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail.

Wenn schon E‑Mail sein muss, dann so.

1. Auch wenn die­se stei­fe Anre­de mitt­ler­wei­le fast voll­stän­dig durch das salop­pe „Hal­lo“ ersetzt wur­de, kommt es in Behör­den immer noch ger­ne zur Anwen­dung – was auch dar­an liegt, dass dort die digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on zumin­dest in den insti­tu­tio­nel­len Pro­zes­sen noch einen erheb­li­chen Auf­hol­be­darf hat. ↩

2. Ist Ihnen schon auf­ge­fal­len, wie wenig Mil­le­ni­als mai­len? Genau! ↩

3. Am bes­ten eig­net sich ein iCloud-Account. ↩

4. Um mit einem Apple-Account wie icloud​.com zu funk­tio­nie­ren, muss man als Benut­zer mit einer Apple-ID ein appli­ka­ti­ons­spe­zi­fi­sches Pass­wort anle­gen. Spark kommt also an das eigent­li­che Apple-ID-Pass­wort nicht her­an und kann damit auch nichts anfan­gen. ↩