Drop­box Paper: Mal ohne Zettelwirtschaft

Und wie­der mal zum The­ma „papier­lo­ses Büro“: Wie­so kämp­fen Büros seit Jah­ren dar­um, von der Zet­tel­wirt­schaft weg­zu­kom­men, wenn sie sie über die Hin­ter­tür wie­der ein­füh­ren? Es soll ja Zeit­ge­nos­sen geben, die schrei­ben alles auf (was rich­tig ist), um es dann zu dru­cken (was falsch ist). Muss doch nicht sein.

Man muss auch nicht immer gleich ein Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm star­ten, nur um ein kur­zes Memo oder ein Pro­to­koll eines Mee­tings zu schrei­ben. Für die­sen Zweck gab es schon brauch­ba­re Lösun­gen wie OneNote oder Ever­no­te – der Über­all­no­tiz­blo­ck.

Seit ein paar Tagen gibt es auch Drop­box Paper, das eben­je­nes ver­spricht: schnell ein paar Infor­ma­tio­nen zusam­men­stel­len und gleich im Inter­net zur Ver­fü­gung stel­len, damit alle Betei­lig­ten Bescheid wis­sen und sofort dar­auf reagie­ren kön­nen.¹

Nun haben die oben genann­ten Pro­gram­me den Vor- und den Nach­teil, dass es eben Pro­gram­me sind:

• Sie wer­den lokal auf einem Rech­ner instal­liert (und/​oder auf einem Smart­pho­ne) und sind damit sowohl von der Pro­gram­mie­rung, als auch von der Pfle­ge für die Betriebs­sys­te­me abhän­gig. Das bedeu­tet für die Her­stel­ler einen enor­men Auf­wand für einen kur­zen Inhalt.
• Ande­rer­seits aber haben Pro­gram­me auch Vor­tei­le, denn die Inhal­te wer­den meist lokal bear­bei­tet und dann mit den Fas­sun­gen im Inter­net syn­chro­ni­siert. Man benö­tigt also zum Schrei­ben kei­nen offe­nen Draht ins Web, zu Kol­la­bo­ra­ti­on aber schon.

Anders­rum wird ein Schuh draus

Dafür, dass man ohne Inter­net­an­schluss sei­ne Noti­zen schreibt muss man aber einen Preis bezah­len: Es exis­tie­ren zumin­dest kurz­zei­tig doch wie­der min­des­tens zwei Ver­sio­nen der Soft­ware. Umge­kehrt wer­den natür­lich auch Ant­wor­ten und Kom­men­ta­re der Betei­lig­ten nur dann allen ande­ren zur Ver­fü­gung gestellt, sobald alle wie­der online gewe­sen sind.

Kurz: es ist nicht das Gel­be vom Ei, vor allem wenn man bedenkt, dass die Netz­ab­de­ckung immer bes­ser und der Inter­net­zu­gang immer schnel­ler wird.²

Drop­box „Paper“ ist den umge­kehr­ten Weg gegan­gen: Mit der Erfah­rung des Daten­spei­chers kam der Bedarf, die in der Cloud gela­ger­ten Doku­men­te auch zu kom­men­tie­ren und dann gge­be­nen­falls zu bear­bei­ten. Zu die­sem Zweck hat Drop­box vor Jah­ren eine Koope­ra­ti­on mit Micro­soft geschlos­sen, die es erlaubt, alle in der Cloud abge­leg­ten Office-Doku­men­te direkt zu bear­bei­ten oder mit einer loka­len Kopie der Pro­gram­me zu laden, zu bear­bei­ten und dann zu syn­chro­ni­sie­ren (sofern man über eine gül­ti­ge Lizenz für Office 365 verfügt).

Was aber ist mit die­sen ein­fa­chen klei­nen Noti­zen, für die man nor­ma­ler­wei­se nicht gleich ein gan­zes Office-Pro­gramm star­tet und sich teil­wei­se durch drei Menü-Ebe­nen klickt, nur um eine Check­lis­te oder eine Tabel­le anzulegen?

Con­tent is King

Für ein Memo oder eine Notiz spielt das Aus­se­hen nur eine klei­ne Rol­le, denn eigent­lich kommt es auf den Inhalt an. Paper ver­zich­tet daher auf alles, was irgend­wie nach „Auf­hüb­schen“ aus­sieht und bie­tet fol­gen­de Struk­tur­ele­men­te an:

• Über­schrif­ten (HTML, also 6 Ebenen)
• Text
• Lis­ten (num­me­riert, unn­mum­me­riert und Checklisten)
• Tabel­len
• Bil­der
• Kom­men­ta­re
• Ter­mi­ne und Aufgaben

Mit ande­ren Wor­ten: Es gibt nichts, was einen vom Erfas­sen der Infor­ma­tio­nen abhal­ten könn­te.³

Zusätz­lich gibt es noch die Optio­nen, das Doku­ment frei­zu­ge­ben zum Bear­bei­ten oder nur zum Kom­men­tie­ren, es zu dru­cken, in den Prä­sen­ta­ti­ons­mo­dus zu schal­ten und das Doku­ment – wenn es denn unbe­dingt sein muss – auch auf den Rech­ner zu laden. Damit ist es dann aller­dings von der wei­te­ren Kol­la­bo­ra­ti­on abgenabelt.

Außer­dem bie­tet Paper eine kur­ze Sta­tis­tik über die Zahl der Wör­ter und eine Ver­sio­nie­rung an, sowie eine Benach­rich­ti­gung, sobald ein ande­rer Teil­neh­mer das Doku­ment kom­men­tiert hat. Nur das wirk­lich Essen­zi­el­le also.

Im Unter­schied zu einer Zet­tel­wirt­schaft kön­nen natür­lich alle Doku­men­te zen­tral nach Titel und Inhalt durch­sucht wer­den, so dass auch für den etwas – sagen wir mal: groß­zü­gi­ge­ren – Zeit­ge­nos­sen die Wahr­schein­lich­keit sehr hoch ist, sei­ne Inhal­te auch wiederzufinden.

Fazit

Wer pro­duk­tiv sein möch­te, soll­te sich Paper mal anschau­en. Für die, die geld für ihre Anwe­sen­heit bekom­men, ist das eher nichts.

Nach­trag

Für iOS und Android ist eine eige­ne App erfor­der­lich, die man in den ent­spre­chen­den Stores laden kann. Auf dem Rech­ner erfolgt die Bear­bei­tung direkt im Browser.

1. Frü­her haben Men­schen dazu E‑Mails mit Anhän­gen ver­teilt – bei mehr als fünf Teil­neh­mern einer Bespre­chung sind dann schnell mehr als fünf Fas­sun­gen eines Doku­ment gewor­den. Bei Rück­fra­gen und Anmer­kun­gen wur­den es dann gleich dop­pelt und drei­mal sovie­le Doku­men­te einer ein­zi­gen Bespre­chung (!) – Aber glück­li­cher­wei­se gibt es das nicht mehr… ↩

2. Das Sze­na­rio, auch auf dem Land kein Netz zu haben, wird von Jahr zu jahr unwahr­schein­li­cher. ↩

3. Nicht ganz zufäl­lig ori­en­tiert sich auch Paper an der zuneh­mend belieb­ter wer­den­den Aus­zeich­nungs­spra­che „Mark­down“. ↩