Und wieder mal zum Thema „papierloses Büro“: Wieso kämpfen Büros seit Jahren darum, von der Zettelwirtschaft wegzukommen, wenn sie sie über die Hintertür wieder einführen? Es soll ja Zeitgenossen geben, die schreiben alles auf (was richtig ist), um es dann zu drucken (was falsch ist). Muss doch nicht sein.
Man muss auch nicht immer gleich ein Textverarbeitungsprogramm starten, nur um ein kurzes Memo oder ein Protokoll eines Meetings zu schreiben. Für diesen Zweck gab es schon brauchbare Lösungen wie OneNote oder Evernote – der Überallnotizblock.
Seit ein paar Tagen gibt es auch Dropbox Paper, das ebenjenes verspricht: schnell ein paar Informationen zusammenstellen und gleich im Internet zur Verfügung stellen, damit alle Beteiligten Bescheid wissen und sofort darauf reagieren können.1
Nun haben die oben genannten Programme den Vor- und den Nachteil, dass es eben Programme sind:
- Sie werden lokal auf einem Rechner installiert (und/oder auf einem Smartphone) und sind damit sowohl von der Programmierung, als auch von der Pflege für die Betriebssysteme abhängig. Das bedeutet für die Hersteller einen enormen Aufwand für einen kurzen Inhalt.
- Andererseits aber haben Programme auch Vorteile, denn die Inhalte werden meist lokal bearbeitet und dann mit den Fassungen im Internet synchronisiert. Man benötigt also zum Schreiben keinen offenen Draht ins Web, zu Kollaboration aber schon.
Andersrum wird ein Schuh draus
Dafür, dass man ohne Internetanschluss seine Notizen schreibt muss man aber einen Preis bezahlen: Es existieren zumindest kurzzeitig doch wieder mindestens zwei Versionen der Software. Umgekehrt werden natürlich auch Antworten und Kommentare der Beteiligten nur dann allen anderen zur Verfügung gestellt, sobald alle wieder online gewesen sind.
Kurz: es ist nicht das Gelbe vom Ei, vor allem wenn man bedenkt, dass die Netzabdeckung immer besser und der Internetzugang immer schneller wird.2
Dropbox „Paper“ ist den umgekehrten Weg gegangen: Mit der Erfahrung des Datenspeichers kam der Bedarf, die in der Cloud gelagerten Dokumente auch zu kommentieren und dann ggebenenfalls zu bearbeiten. Zu diesem Zweck hat Dropbox vor Jahren eine Kooperation mit Microsoft geschlossen, die es erlaubt, alle in der Cloud abgelegten Office-Dokumente direkt zu bearbeiten oder mit einer lokalen Kopie der Programme zu laden, zu bearbeiten und dann zu synchronisieren (sofern man über eine gültige Lizenz für Office 365 verfügt).
Was aber ist mit diesen einfachen kleinen Notizen, für die man normalerweise nicht gleich ein ganzes Office-Programm startet und sich teilweise durch drei Menü-Ebenen klickt, nur um eine Checkliste oder eine Tabelle anzulegen?
Content is King
Für ein Memo oder eine Notiz spielt das Aussehen nur eine kleine Rolle, denn eigentlich kommt es auf den Inhalt an. Paper verzichtet daher auf alles, was irgendwie nach „Aufhübschen“ aussieht und bietet folgende Strukturelemente an:
- Überschriften (HTML, also 6 Ebenen)
- Text
- Listen (nummeriert, unnmummeriert und Checklisten)
- Tabellen
- Bilder
- Kommentare
- Termine und Aufgaben
Mit anderen Worten: Es gibt nichts, was einen vom Erfassen der Informationen abhalten könnte.3
Zusätzlich gibt es noch die Optionen, das Dokument freizugeben zum Bearbeiten oder nur zum Kommentieren, es zu drucken, in den Präsentationsmodus zu schalten und das Dokument – wenn es denn unbedingt sein muss – auch auf den Rechner zu laden. Damit ist es dann allerdings von der weiteren Kollaboration abgenabelt.
Außerdem bietet Paper eine kurze Statistik über die Zahl der Wörter und eine Versionierung an, sowie eine Benachrichtigung, sobald ein anderer Teilnehmer das Dokument kommentiert hat. Nur das wirklich Essenzielle also.
Im Unterschied zu einer Zettelwirtschaft können natürlich alle Dokumente zentral nach Titel und Inhalt durchsucht werden, so dass auch für den etwas – sagen wir mal: großzügigeren – Zeitgenossen die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, seine Inhalte auch wiederzufinden.
Fazit
Wer produktiv sein möchte, sollte sich Paper mal anschauen. Für die, die geld für ihre Anwesenheit bekommen, ist das eher nichts.
Nachtrag
Für iOS und Android ist eine eigene App erforderlich, die man in den entsprechenden Stores laden kann. Auf dem Rechner erfolgt die Bearbeitung direkt im Browser.
Früher haben Menschen dazu E-Mails mit Anhängen verteilt – bei mehr als fünf Teilnehmern einer Besprechung sind dann schnell mehr als fünf Fassungen eines Dokument geworden. Bei Rückfragen und Anmerkungen wurden es dann gleich doppelt und dreimal soviele Dokumente einer einzigen Besprechung (!) – Aber glücklicherweise gibt es das nicht mehr… ↩
Das Szenario, auch auf dem Land kein Netz zu haben, wird von Jahr zu jahr unwahrscheinlicher. ↩
Nicht ganz zufällig orientiert sich auch Paper an der zunehmend beliebter werdenden Auszeichnungssprache „Markdown„. ↩