Evernote – der Überallnotizblock

Wer heut­zu­ta­ge noch Notiz­zet­tel ver­wen­det – womög­lich noch an sei­nem Arbeits­platz –, der soll­te sich ernst­haft fra­gen, ob er nicht aus einer Gene­ra­ti­on stammt, für die ein Com­pu­ter eine gro­ße Kis­te mit Magnet­bän­dern ist. „Notiz­zet­tel?“ wer­den die Jün­ge­ren fra­gen, „das sind doch die klei­nen beschmier­ten Papier­chen, die nie dann da sind, wenn man sie braucht. Und immer schon weg­ge­wor­fen, wenn man ihren Inhalt ent­zif­fern will?“. Rich­tig. Sowas ist das. Man benö­tig­te dazu auch noch einen Stift, der nicht funk­tio­niert oder den man erst suchen muss. Schön, wenn man dar­an sei­ne Freu­de haben kann …

Wer kei­ne Freu­de dar­an hat­te, für den gibt es Apps wie Ever­no­te.

Ich soll­te jetzt nicht so bla­siert tun, denn auch ich habe einen gan­zen Sta­pel Schmier­pa­pier mit sehr gerin­ger Halb­werts­zeit neben mei­nem Schreib­tisch ste­hen. Schon allei­ne, weil es manch­mal wirk­lich schnel­ler geht, drei Zei­len hin­zu­wer­fen statt ein­zu­tip­pen. Letz­te­res aller­dings folgt dem Auf­schrei­ben fast unwei­ger­lich. Denn nichts ist ärger­li­cher (oder auch pein­li­cher), als mehr­mals nach­fra­gen zu müs­sen, bloß weil man sei­ne Noti­zen ver­schlu­dert hat oder auf die Schnel­le nicht fin­det. Die digi­ta­le Welt bie­tet auch uns Älte­ren noch eini­ge Annehm­lich­kei­ten, die wir auch wegen unse­rer nach­las­sen­der Mer­kleis­tung nut­zen dür­fen.

Merk­fä­hig­keit

Unser Gehirn (und das hat jetzt wenig mit dem Alter oder der Intel­li­genz zu tun) ist ein sehr schlech­ter Spei­cher. Es ist ein unglaub­lich effi­zi­en­ter Pro­zes­sor und kann eine Viel­zahl von Infor­ma­tio­nen und Ein­drü­cken mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren und ver­ar­bei­ten. Aber zum schie­ren Voll­stop­fen ist es nicht geeig­net: „Die Vor­wahl von Ber­gisch-Glad­bach? Na?“ Ich habe sie schon oft gese­hen, aber kann sie mir nicht mer­ken. War­um auch. Es ist viel wich­ti­ger, zu wis­sen, wel­che Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­tet wer­den müs­sen und wel­che Infor­ma­tio­nen wir außer­halb unse­rer Gehirn­zel­len lagern dür­fen, damit Raum bleibt fürs Den­ken. Und orga­ni­sie­ren.

Aber noch­mal zurück zu den phy­si­schen Notiz­zet­teln: Sie ver­la­gern lei­der die­ses Pro­blem nur, denn um die dar­auf gespei­cher­te Infor­ma­ti­on zu fin­den, ist es wich­tig zu wis­sen, auf wel­chem Zet­tel sie denn geschrie­ben ist. Wir benö­ti­gen also zur eigent­li­chen Abla­ge der Infor­ma­ti­on noch ein Sys­tem, um die abge­leg­ten Infor­ma­tio­nen auch wie­der zu fin­den. Dafür schrei­ben wir uns aber kei­nen Zet­tel, son­dern mer­ken uns das: „Tele­fon­num­mern lege ich immer in die obers­te Schub­la­de.“ Aber damit stop­fen wir natür­lich erneut unser Gehirn voll. Die­ses Mal nicht mit den Infor­ma­tio­nen, son­dern ihren Meta-Infor­ma­tio­nen. Das ver­la­gert das Pro­blem nur, es löst es nicht.

Com­pu­ter­ge­hirn

Com­pu­ter dage­gen sind unglaub­lich dumm. Sie kön­nen nicht den­ken, sie kön­nen spei­chern. Das kön­nen sie aber sehr gut und sehr schnell. Sie legen auch auto­ma­tisch Meta-Infor­ma­tio­nen an, wann von wem wel­che Infor­ma­tio­nen wo abge­legt wor­den sind. Und sobald eine Infor­ma­ti­on gelöscht wird, mer­ken sie sich auch das. Dabei sind die­se Infor­ma­tio­nen nicht bloß unbe­hol­fe­ne Krit­ze­lei­en auf einem Alt­pa­pier­zet­tel­chen, son­dern gan­ze Bil­der, Fil­me, Ton­auf­nah­men, was auch immer man so spei­chern kann. Ein Com­pu­ter ist qua­si ein Wis­sens­spei­cher all unse­rer Tätig­kei­ten, zu denen wir ihn her­an­zie­hen. Ein gigan­ti­sches Lager mit der Merk­fä­hig­keit eines Ele­fan­ten.

Dann soll­ten wir das auch nut­zen.

In der Tat gibt es schon lan­ge Pro­gram­me, die das Wis­sen des Benut­zers auf­zeich­nen und spei­chern kön­nen, damit er es bei Bedarf abru­fen kann. Die­se Pro­gram­me sind qua­si schon in der Ursup­pe der Betriebs­sys­te­me her­um geschwom­men als „Notiz­zet­tel“ oder ein­fa­che Text­edi­to­ren, die von den Her­stel­lern kos­ten­los mit­ge­lie­fert wur­den. Ihnen allen war vor der welt­wei­ten Ver­brei­tung der Smart­phones aller­dings nur ein Schat­ten­da­sein beschie­den, denn für die meis­ten Ansprü­che hat­ten sie zu wenig Mög­lich­kei­ten. Ihre ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen waren nie dort, wo man sie benö­tig­te. So haben sich die meis­ten Benut­zer damit abge­fun­den, ihr Wis­sen und ihre Noti­zen in dazu völ­lig über­qua­li­fi­zier­ten Pro­gram­men anzu­le­gen, ohne die Mög­lich­kei­ten nut­zen zu kön­nen, die­se Infor­ma­tio­nen auto­ma­tisch auf allen Gerä­ten zur Ver­fü­gung stel­len zu kön­nen oder sie gar zu syn­chro­ni­sie­ren oder mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen.

Das Pro­gramm mit dem Ele­fan­ten

Rela­tiv bald nach­dem abzu­se­hen war, dass das ers­te iPho­ne nicht bloß ein belä­chel­tes Nischen­da­sein füh­ren wür­de, haben sich die Ent­wick­ler der Fir­ma Ever­no­te zusam­men­ge­setzt und das The­ma „Wis­sens­spei­cher“ kom­plett neu über­dacht: statt vom Com­pu­ter eines Benut­zers aus­zu­ge­hen, den er und alle Berech­ti­gen mit ihren Smart­phones und ande­ren Mobil­ge­rä­ten anzap­fen kön­nen, hat man das Kon­zept des Infor­ma­ti­ons­spei­chers als web­ba­sier­ten Dienst auf­ge­fasst: Alle Infor­ma­tio­nen lie­gen in der Cloud auf einem Kon­to, auf das nur der Benut­zer Zugriff hat, und alle Gerä­te mit der ent­spre­chen­den Berech­ti­gung kön­nen dar­auf zugrei­fen.

Notiz­bü­cher und Tags

Und zwar nicht nur per Brow­ser, son­dern mit Pro­gram­men, die für das jewei­li­ge Betriebs­sys­tem opti­miert sind. Ähn­lich dem Kon­zept der Auf­ga­ben­ver­wal­tung „Omni­Fo­cus“ kom­mu­ni­zie­ren die Pro­gram­me regel­mä­ßig mit dem Ser­ver und kön­nen damit die Infor­ma­tio­nen auf dem neu­es­ten Stand hal­ten. Sie wer­den also auf dem jewei­li­gen End­ge­rät gespei­chert, sind aber nicht unab­hän­gig. Sobald eine Netz­werk­ver­bin­dung über das Inter­net her­ge­stellt wird, wer­den die Daten syn­chro­ni­siert.

Wel­che Infor­ma­tio­nen im Spei­cher abge­legt wer­den, ist Sache des Benut­zers: Tex­te, Tabel­len (aller­dings nicht auf dem Smart­phone), Hyper­links, Bil­der, Audio­da­ten, Inter­net­sei­ten, … Sobald eine Infor­ma­ti­on im Sys­tem lan­det, wird sie mit einem Datum ver­se­hen und in ein Notiz­buch (einen Ord­ner) ver­scho­ben. Die Anzahl und Benen­nung der Notiz­bü­cher ist dem Benut­zer über­las­sen. Notiz­bü­cher kön­nen mit ande­ren Benut­zern geteilt wer­den, so dass auch inner­halb von Arbeits­grup­pen bei­spiels­wei­se alle Betei­lig­ten immer auf die aktu­el­le Infor­ma­ti­on zugrei­fen kön­nen. Ever­no­te funk­tio­niert damit zunächst wie ein digi­ta­ler Papp­kar­ton, in den man ein­fach alle Notiz­zet­tel hin­ein­wirft, um dem Pro­gramm die ele­men­ta­ren Sor­tier­funk­tio­nen zu über­las­sen.

In einem zwei­ten Schritt las­sen sich die­se Noti­zen dann mit Schlag­wör­tern („Tags“) ver­se­hen, um eine zusätz­li­che Mög­lich­keit zu haben, in dem Durch­ein­an­der des Schuh­kar­tons rele­van­te Infor­ma­tio­nen wie­der zu fin­den und mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen. Die tags funk­tio­nie­ren dann wie Fil­ter, die quer durch die Notiz­bü­cher alle ent­spre­chend „getagg­ten“ Infor­ma­tio­nen her­aus­su­chen kön­nen. Aber wem auch das nicht genügt, der kann die intel­li­gen­te Such­funk­ti­on bemü­hen und zusätz­li­che Optio­nen dazu­schal­ten (nur Bil­der, nur Geo­da­ten, nur Inter­net­sei­ten usw.).

Bei­spiel Visi­ten­kar­te

Die­se Funk­tio­nen mögen nun alle recht prak­tisch klin­gen, wie aber setzt man das Pro­gramm ein?

Neh­men wir an, Sie waren in einer Bespre­chung mit einem neu­en Geschäfts­part­ner und haben des­sen Visi­ten­kar­te erhal­ten. Aus Angst, die­se Visi­ten­kar­ten in den ande­ren 120 Kar­ten zu ver­lie­ren, grei­fen Sie zum Smart­phone, tip­pen auf Ever­no­te und akti­vie­ren die Kame­ra. Nun wäh­len Sie „Visi­ten­kar­te“ aus, Ever­no­te for­dert Sie auf, die Kar­te auf einen kon­tras­tie­ren­den Unter­grund zu legen, begrenzt den Text­aus­schnitt ent­spre­chend und macht ein Foto. Sofort beginnt Ever­no­te mit der Tex­terken­nung und holt sich – sofern Sie einen Lin­ke­dIn-Account besit­zen – aus die­sem auch gleich die Daten zu der Per­son (sofern vor­han­den) und notiert sich den Ort, an dem Sie das Bild auf­ge­nom­men haben. Alles zusam­men wird dann unter „Visi­ten­kar­ten“ auto­ma­tisch abge­legt.

Dann öff­nen Sie die Visi­ten­kar­te und kopie­ren Sie in Ihr digi­ta­les Adress­buch. Vier­mal getippt und kei­nen ein­zi­gen Buch­sta­ben geschrie­ben. Cool oder?

Web Clip­per

Es geht aber auch für die Inter­net-Recher­che: Sofern das „Web Clipper“-Plugin instal­liert ist (gibt es für meh­re­re Brow­ser), erscheint in der Brow­ser­leis­te auf dem Com­pu­ter das Ever­no­te-Sym­bol. Wenn Sie nun im Inter­net einen Arti­kel fin­den, den sie ger­ne auf­he­ben möch­ten oder für eine Recher­che benö­ti­gen, kli­cken Sie auf das Sym­bol und Ever­no­te „foto­gra­fiert“ den Arti­kel in sei­ner Gän­ze oder ohne das läs­ti­ge Bei­werk wie Wer­bung und legt dies ein­schließ­lich Link auf die Ori­gi­nal­da­tei in einem Notiz­buch ab. Jetzt kön­nen Sie den Text wie jeden selbst­ge­schrie­be­nen Text wei­ter bear­bei­ten und kom­men­tie­ren. Das funk­tio­niert auf dem Desk­top sogar mit Bil­dern, in die Sie hin­ein­zeich­nen kön­nen. Auch cool, oder?

Fazit

In die­sem Pro­gramm­pa­ket steckt noch viel Poten­zi­al, das auch von Anwen­dun­gen genutzt wird, die sich an Ever­no­te „ando­cken“, wie bei­spiels­wei­se „Expen­si­fy“ zur schnel­len Erfas­sung und Berech­nung von Quit­tun­gen. Die Mög­lich­kei­ten – auch zur schnel­len Digi­ta­li­sie­rung von Pos­tit-Notiz­zet­teln (das sind die Din­ger aus dem let­zen Jahr­tau­send, die immer wie­der her­un­ter­fal­len) – sind schier unbe­grenzt und wer­den stän­dig erwei­tert. Wer das Pro­gramm nicht häu­fig nutzt, kann sich mit einem kos­ten­lo­sen Account begnü­gen. Soll­ten die Anfor­de­run­gen stei­gen, ist der Pre­mi­um-Account immer noch ein Schnäpp­chen.

Bild­nach­weis: Ever­no­te