Evernote – der Überallnotizblock

Wer heutzutage noch Notizzettel verwendet – womöglich noch an seinem Arbeitsplatz –, der sollte sich ernsthaft fragen, ob er nicht aus einer Generation stammt, für die ein Computer eine große Kiste mit Magnetbändern ist. „Notizzettel?“ werden die Jüngeren fragen, „das sind doch die kleinen beschmierten Papierchen, die nie dann da sind, wenn man sie braucht. Und immer schon weggeworfen, wenn man ihren Inhalt entziffern will?“. Richtig. Sowas ist das. Man benötigte dazu auch noch einen Stift, der nicht funktioniert oder den man erst suchen muss. Schön, wenn man daran seine Freude haben kann …

Wer keine Freude daran hatte, für den gibt es Apps wie Evernote.

Ich sollte jetzt nicht so blasiert tun, denn auch ich habe einen ganzen Stapel Schmierpapier mit sehr geringer Halbwertszeit neben meinem Schreibtisch stehen. Schon alleine, weil es manchmal wirklich schneller geht, drei Zeilen hinzuwerfen statt einzutippen. Letzteres allerdings folgt dem Aufschreiben fast unweigerlich. Denn nichts ist ärgerlicher (oder auch peinlicher), als mehrmals nachfragen zu müssen, bloß weil man seine Notizen verschludert hat oder auf die Schnelle nicht findet. Die digitale Welt bietet auch uns Älteren noch einige Annehmlichkeiten, die wir auch wegen unserer nachlassender Merkleistung nutzen dürfen.

Merkfähigkeit

Unser Gehirn (und das hat jetzt wenig mit dem Alter oder der Intelligenz zu tun) ist ein sehr schlechter Speicher. Es ist ein unglaublich effizienter Prozessor und kann eine Vielzahl von Informationen und Eindrücken miteinander kombinieren und verarbeiten. Aber zum schieren Vollstopfen ist es nicht geeignet: „Die Vorwahl von Bergisch-Gladbach? Na?“ Ich habe sie schon oft gesehen, aber kann sie mir nicht merken. Warum auch. Es ist viel wichtiger, zu wissen, welche Informationen verarbeitet werden müssen und welche Informationen wir außerhalb unserer Gehirnzellen lagern dürfen, damit Raum bleibt fürs Denken. Und organisieren.

Aber nochmal zurück zu den physischen Notizzetteln: Sie verlagern leider dieses Problem nur, denn um die darauf gespeicherte Information zu finden, ist es wichtig zu wissen, auf welchem Zettel sie denn geschrieben ist. Wir benötigen also zur eigentlichen Ablage der Information noch ein System, um die abgelegten Informationen auch wieder zu finden. Dafür schreiben wir uns aber keinen Zettel, sondern merken uns das: „Telefonnummern lege ich immer in die oberste Schublade.“ Aber damit stopfen wir natürlich erneut unser Gehirn voll. Dieses Mal nicht mit den Informationen, sondern ihren Meta-Informationen. Das verlagert das Problem nur, es löst es nicht.

Computergehirn

Computer dagegen sind unglaublich dumm. Sie können nicht denken, sie können speichern. Das können sie aber sehr gut und sehr schnell. Sie legen auch automatisch Meta-Informationen an, wann von wem welche Informationen wo abgelegt worden sind. Und sobald eine Information gelöscht wird, merken sie sich auch das. Dabei sind diese Informationen nicht bloß unbeholfene Kritzeleien auf einem Altpapierzettelchen, sondern ganze Bilder, Filme, Tonaufnahmen, was auch immer man so speichern kann. Ein Computer ist quasi ein Wissensspeicher all unserer Tätigkeiten, zu denen wir ihn heranziehen. Ein gigantisches Lager mit der Merkfähigkeit eines Elefanten.

Dann sollten wir das auch nutzen.

In der Tat gibt es schon lange Programme, die das Wissen des Benutzers aufzeichnen und speichern können, damit er es bei Bedarf abrufen kann. Diese Programme sind quasi schon in der Ursuppe der Betriebssysteme herum geschwommen als „Notizzettel“ oder einfache Texteditoren, die von den Herstellern kostenlos mitgeliefert wurden. Ihnen allen war vor der weltweiten Verbreitung der Smartphones allerdings nur ein Schattendasein beschieden, denn für die meisten Ansprüche hatten sie zu wenig Möglichkeiten. Ihre enthaltenen Informationen waren nie dort, wo man sie benötigte. So haben sich die meisten Benutzer damit abgefunden, ihr Wissen und ihre Notizen in dazu völlig überqualifizierten Programmen anzulegen, ohne die Möglichkeiten nutzen zu können, diese Informationen automatisch auf allen Geräten zur Verfügung stellen zu können oder sie gar zu synchronisieren oder miteinander zu verknüpfen.

Das Programm mit dem Elefanten

Relativ bald nachdem abzusehen war, dass das erste iPhone nicht bloß ein belächeltes Nischendasein führen würde, haben sich die Entwickler der Firma Evernote zusammengesetzt und das Thema „Wissensspeicher“ komplett neu überdacht: statt vom Computer eines Benutzers auszugehen, den er und alle Berechtigen mit ihren Smartphones und anderen Mobilgeräten anzapfen können, hat man das Konzept des Informationsspeichers als webbasierten Dienst aufgefasst: Alle Informationen liegen in der Cloud auf einem Konto, auf das nur der Benutzer Zugriff hat, und alle Geräte mit der entsprechenden Berechtigung können darauf zugreifen.

Notizbücher und Tags

Und zwar nicht nur per Browser, sondern mit Programmen, die für das jeweilige Betriebssystem optimiert sind. Ähnlich dem Konzept der Aufgabenverwaltung „OmniFocus“ kommunizieren die Programme regelmäßig mit dem Server und können damit die Informationen auf dem neuesten Stand halten. Sie werden also auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert, sind aber nicht unabhängig. Sobald eine Netzwerkverbindung über das Internet hergestellt wird, werden die Daten synchronisiert.

Welche Informationen im Speicher abgelegt werden, ist Sache des Benutzers: Texte, Tabellen (allerdings nicht auf dem Smartphone), Hyperlinks, Bilder, Audiodaten, Internetseiten, … Sobald eine Information im System landet, wird sie mit einem Datum versehen und in ein Notizbuch (einen Ordner) verschoben. Die Anzahl und Benennung der Notizbücher ist dem Benutzer überlassen. Notizbücher können mit anderen Benutzern geteilt werden, so dass auch innerhalb von Arbeitsgruppen beispielsweise alle Beteiligten immer auf die aktuelle Information zugreifen können. Evernote funktioniert damit zunächst wie ein digitaler Pappkarton, in den man einfach alle Notizzettel hineinwirft, um dem Programm die elementaren Sortierfunktionen zu überlassen.

In einem zweiten Schritt lassen sich diese Notizen dann mit Schlagwörtern („Tags“) versehen, um eine zusätzliche Möglichkeit zu haben, in dem Durcheinander des Schuhkartons relevante Informationen wieder zu finden und miteinander zu verknüpfen. Die tags funktionieren dann wie Filter, die quer durch die Notizbücher alle entsprechend „getaggten“ Informationen heraussuchen können. Aber wem auch das nicht genügt, der kann die intelligente Suchfunktion bemühen und zusätzliche Optionen dazuschalten (nur Bilder, nur Geodaten, nur Internetseiten usw.).

Beispiel Visitenkarte

Diese Funktionen mögen nun alle recht praktisch klingen, wie aber setzt man das Programm ein?

Nehmen wir an, Sie waren in einer Besprechung mit einem neuen Geschäftspartner und haben dessen Visitenkarte erhalten. Aus Angst, diese Visitenkarten in den anderen 120 Karten zu verlieren, greifen Sie zum Smartphone, tippen auf Evernote und aktivieren die Kamera. Nun wählen Sie „Visitenkarte“ aus, Evernote fordert Sie auf, die Karte auf einen kontrastierenden Untergrund zu legen, begrenzt den Textausschnitt entsprechend und macht ein Foto. Sofort beginnt Evernote mit der Texterkennung und holt sich – sofern Sie einen LinkedIn-Account besitzen – aus diesem auch gleich die Daten zu der Person (sofern vorhanden) und notiert sich den Ort, an dem Sie das Bild aufgenommen haben. Alles zusammen wird dann unter „Visitenkarten“ automatisch abgelegt.

Dann öffnen Sie die Visitenkarte und kopieren Sie in Ihr digitales Adressbuch. Viermal getippt und keinen einzigen Buchstaben geschrieben. Cool oder?

Web Clipper

Es geht aber auch für die Internet-Recherche: Sofern das „Web Clipper“-Plugin installiert ist (gibt es für mehrere Browser), erscheint in der Browserleiste auf dem Computer das Evernote-Symbol. Wenn Sie nun im Internet einen Artikel finden, den sie gerne aufheben möchten oder für eine Recherche benötigen, klicken Sie auf das Symbol und Evernote „fotografiert“ den Artikel in seiner Gänze oder ohne das lästige Beiwerk wie Werbung und legt dies einschließlich Link auf die Originaldatei in einem Notizbuch ab. Jetzt können Sie den Text wie jeden selbstgeschriebenen Text weiter bearbeiten und kommentieren. Das funktioniert auf dem Desktop sogar mit Bildern, in die Sie hineinzeichnen können. Auch cool, oder?

Fazit

In diesem Programmpaket steckt noch viel Potenzial, das auch von Anwendungen genutzt wird, die sich an Evernote „andocken“, wie beispielsweise „Expensify“ zur schnellen Erfassung und Berechnung von Quittungen. Die Möglichkeiten – auch zur schnellen Digitalisierung von Postit-Notizzetteln (das sind die Dinger aus dem letzen Jahrtausend, die immer wieder herunterfallen) – sind schier unbegrenzt und werden ständig erweitert. Wer das Programm nicht häufig nutzt, kann sich mit einem kostenlosen Account begnügen. Sollten die Anforderungen steigen, ist der Premium-Account immer noch ein Schnäppchen.

Bildnachweis: Evernote