OmniFocus: Alles im Blick

Es hat 16 Mona­te gedau­ert und über 500 Ent­wick­ler­ver­sio­nen. Jetzt aber ist es drau­ßen und wird einer der wich­tigs­ten Kan­di­da­ten bei der Wahl zur Soft­ware des Jah­res 2008 wer­den: Omni­Fo­cus.

Das Wich­tigs­te ist, der Soft­ware ver­trau­en zu kön­nen, denn die Auf­ga­ben sol­len ja NUR dort sein, und nicht par­al­lel in mei­nem Kopf, den brau­che ich näm­lich zum Arbei­ten. Von den über 500 Alphas und Betas, die ich bis­lang ver­wen­de­te, sind ins­ge­samt drei (!!) abge­stürzt – die ers­ten 50 Alphas hat­ten näm­lich noch eine Feh­ler­su­che (Debug­ging) mit­lau­fen, die zum Absturz füh­ren konn­te… Links: Omni­Fo­cus. Zum Tes­ten gibt es die zeit­lich unbe­schränk­te, aber funk­ti­ons­re­du­zier­te »Demo« oder die voll funk­ti­ons­fä­hi­ge, aber zeit­lich begrenz­te »Test«-Version. Außer­dem bie­tet Omni Preis­nach­läs­se für Besit­zer vonOmniOut­li­ner Pro.

Omni­Fo­cus ist die bes­te Umset­zung des Orga­ni­sa­ti­ons­kon­zepts »Get­ting Things Done« von David Allen (sie­he auch hier). Mit ande­ren Wor­ten: Omni­Fo­cus hilft bei der Orga­ni­sa­ti­on und dem Über­blick über alle anfal­len­den Auf­ga­ben. Wer sei­ne Pro­jek­te und Auf­ga­ben bis­her auf Zet­teln ver­wal­te­te oder in unter­schied­li­chen Lis­ten (zum Bei­spiel mit OmniOut­li­ner) der kann das alles jetzt bei­sei­te legen. Ein Fens­ter, eine Über­sicht, ein Alarm­sys­tem, eine Anbin­dung an das Mac-eige­ne iCal (und Mail 3.0). Alles an Bord.

Kurz zur Vor­ge­schich­te: Ich war irgend­wann im Som­mer als Alpha­tes­ter ein­ge­stie­gen, nach­dem mir vor einem Jahr bereits die Script­samm­lung von Ethan Scho­o­no­ver ange­se­hen hat­te, mit der man den OmniOut­li­ner um die Orga­ni­sa­ti­ons­ver­wal­tung erwei­tern konn­te. Es war mir zu kom­pli­ziert. Das dach­te sich ver­mut­lich Ken Case, Chef von Omni, auch. Kur­zer­hand stell­te er Scho­o­no­ver ein und begann mit der Ent­wick­lung einer kom­plett eigen­stän­di­gen Lösung, von der es in der Zwi­schen­zeit meh­re­re gibt, allen vor­an »iGTD«.

Nun aber zum Pro­gramm. Aus­gangs­punkt ist das Pro­blem vie­ler lei­ten­der Ange­stell­ter und Frei­be­ruf­ler, dass sie den täg­lich anfal­len­den Auf­ga­ben (»Din­gen«, wie D. Allen es nennt, »things«) Prio­ri­tä­ten zuwei­sen müs­sen: Womit fan­ge ich an, wie lan­ge dau­ert es, was kann war­ten, was muss in wel­cher Rei­hen­fol­ge erle­digt wer­den, was muss wann fer­tig sein, … Damit einem dabei nichts ent­geht und man nicht die Zeit damit ver­geu­det, stän­dig neu zu ord­nen, zu sich­ten und die Hälf­te dabei zu über­se­hen, gibt es das Kon­zept des »GTD«. In Soft­ware umge­setzt, bedeu­tet das, nicht in 22 geöff­ne­ten Doku­men­te oder gar Excel-Lis­ten (das ist Miss­brauch) hin und her zu stö­bern, son­dern alle anfal­len­den Auf­ga­ben anhand von vor­ein­ge­stell­ten und mit­ge­lie­fer­ten Fil­tern jeder­zeit voll im Blick zu haben.

Zunächst müs­sen die Din­ge aber in die Soft­ware hin­ein. Das ist der Teil, der die meis­te Dis­zi­plin ver­langt. Dazu kann man ent­we­der das Ein­ga­be­fens­ter auf­ru­fen und die Auf­ga­be kurz beschrei­ben, oder aber das Fens­ter im Pla­nungs­mo­dus öff­nen und sei­ne Auf­ga­ben hin­ein­wer­fen. Als drit­te Opti­on bie­tet sich auch die Inte­gra­ti­on ins Diens­te-Menü der Pro­gram­me an: Text­pas­sa­ge in einem belie­bi­gen Pro­gramm aus­wäh­len (z.B. Mail), Diens­te-Menü auf­ru­fen und die aus­ge­wähl­te Pas­sa­ge ein­schließ­lich Quel­len­ver­weis in die »Inbox« auf­neh­men.

Als Nächs­tes müs­sen wir die Auf­ga­ben orga­ni­sie­ren, ihnen ein Pro­jekt zuwei­sen oder sie dazu machen. Dazu schie­ben wir sie ein­fach inein­an­der oder zie­hen sie auf die Pro­jekt­leis­te am lin­ken Rand. Jetzt bekom­men die Auf­ga­ben noch einen Kon­text, in dem sie erle­digt wer­den sol­len. Die­ser dient uns spä­ter als Ori­en­tie­rung.

Eigent­lich war’s das schon. Wenn wir jetzt auf den Kon­text­mo­dus umschal­ten, wer­den alle ein­ge­tra­ge­nen Kon­tex­te ange­zeigt. Ein Klick auf einen Kon­text (z.B. »Büro«) zeigt dann nur noch die Auf­ga­ben an, die im Büro erle­digt wer­den sol­len.

Es folgt die Kür. Sofern den Auf­ga­ben und Pro­jek­te Anfangs- und End­ter­mi­ne zuge­wie­sen sind, sor­tiert das Pro­gramm auch die­sen Auf­ga­ben und prä­sen­tiert sie pro­jekt­be­zo­gen, ter­min­be­zo­gen oder bei­des. Abge­schlos­se­ne Pro­jek­te oder Pro­jek­te in der War­te­schlei­fe kön­nen aus­ge­blen­det wer­den.

Und nun zu den Sah­ne­häub­chen

• Dem­nächst fäl­li­ge Auf­ga­ben wer­den in der Menü­leis­te des Fin­ders ange­zeigt. Die Auf­ga­ben wer­den dabei auch farb­lich unter­schie­den. Ein Klick auf das Sym­bol zeigt den Kon­text an, in dem die fäl­li­gen Auf­ga­ben erle­digt wer­den sol­len. Ein Klick auf den Kon­text wie­der­um öff­net ein neu­es Fens­ter, in dem alle Auf­ga­ben die­ses Kon­text ange­zeigt wer­den. Alles aus der Menü­leis­te.
• Jeder Auf­ga­be kön­nen Noti­zen hin­zu­ge­fügt wer­den, auch als Hyper­link auf die Ori­gi­nal­da­tei. Das gilt auch für Ein­trä­ge aus dem Adress­buch.
• Alle Auf­ga­ben las­sen sich auch über Spot­light errei­chen. Der Klick auf das Such­re­sul­tat öff­net ein neu­es Fens­ter in Omni­Fo­cus und zeigt nur das gefun­de­ne Pro­jekt an.
• Omni­Fo­cus unter­stützt bei der Ein­ga­be der Daten durch »Smart­Match«. Bereits ein­ge­ge­be­ne Kon­tex­te oder Pro­jek­te wer­den in einem Aus­wahl­me­nü ange­zeigt, selbst wenn die Ein­ga­be nicht mit dem kor­rek­te Anfangs­buch­sta­ben beginnt, ist das Pro­gramm anhand einer Fuz­zy­lo­gic den pas­sen­den Aus­druck zu fin­den. Damit wird eine Mehr­fach­ein­ga­be ver­hin­dert, bei dem bei­spiels­wei­se »Büro« neben »Boür« lan­det. – Eine Auf­ga­be, die mor­gen erle­digt wer­den muss, schrei­be ich so auch: »tomor­row«. Das Pro­gramm macht dar­aus das rich­ti­ge Datum. Das ist cool.

Fazit: Mir hat die kon­se­quen­te Ver­wen­dung von Omni­Fo­cus eine Effi­zi­enz­stei­ge­rung von ca. 20% gebracht. Es geht eigent­lich nicht mehr ohne, will man nicht im Daten­cha­os ver­sin­ken.