Es hat 16 Monate gedauert und über 500 Entwicklerversionen. Jetzt aber ist es draußen und wird einer der wichtigsten Kandidaten bei der Wahl zur Software des Jahres 2008 werden: OmniFocus.
| Das Wichtigste ist, der Software vertrauen zu können, denn die Aufgaben sollen ja NUR dort sein, und nicht parallel in meinem Kopf, den brauche ich nämlich zum Arbeiten. Von den über 500 Alphas und Betas, die ich bislang verwendete, sind insgesamt drei (!!) abgestürzt – die ersten 50 Alphas hatten nämlich noch eine Fehlersuche (Debugging) mitlaufen, die zum Absturz führen konnte… Links:
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OmniFocus ist die beste Umsetzung des Organisationskonzepts »Getting Things Done« von David Allen (siehe auch hier). Mit anderen Worten: OmniFocus hilft bei der Organisation und dem Überblick über alle anfallenden Aufgaben. Wer seine Projekte und Aufgaben bisher auf Zetteln verwaltete oder in unterschiedlichen Listen (zum Beispiel mit OmniOutliner) der kann das alles jetzt beiseite legen. Ein Fenster, eine Übersicht, ein Alarmsystem, eine Anbindung an das Mac-eigene iCal (und Mail 3.0). Alles an Bord.
Kurz zur Vorgeschichte: Ich war irgendwann im Sommer als Alphatester eingestiegen, nachdem mir vor einem Jahr bereits die Scriptsammlung von Ethan Schoonover angesehen hatte, mit der man den OmniOutliner um die Organisationsverwaltung erweitern konnte. Es war mir zu kompliziert. Das dachte sich vermutlich Ken Case, Chef von Omni, auch. Kurzerhand stellte er Schoonover ein und begann mit der Entwicklung einer komplett eigenständigen Lösung, von der es in der Zwischenzeit mehrere gibt, allen voran »iGTD«.
Nun aber zum Programm. Ausgangspunkt ist das Problem vieler leitender Angestellter und Freiberufler, dass sie den täglich anfallenden Aufgaben (»Dingen«, wie D. Allen es nennt, »things«) Prioritäten zuweisen müssen: Womit fange ich an, wie lange dauert es, was kann warten, was muss in welcher Reihenfolge erledigt werden, was muss wann fertig sein, … Damit einem dabei nichts entgeht und man nicht die Zeit damit vergeudet, ständig neu zu ordnen, zu sichten und die Hälfte dabei zu übersehen, gibt es das Konzept des »GTD«. In Software umgesetzt, bedeutet das, nicht in 22 geöffneten Dokumente oder gar Excel-Listen (das ist Missbrauch) hin und her zu stöbern, sondern alle anfallenden Aufgaben anhand von voreingestellten und mitgelieferten Filtern jederzeit voll im Blick zu haben.
Zunächst müssen die Dinge aber in die Software hinein. Das ist der Teil, der die meiste Disziplin verlangt. Dazu kann man entweder das Eingabefenster aufrufen und die Aufgabe kurz beschreiben, oder aber das Fenster im Planungsmodus öffnen und seine Aufgaben hineinwerfen. Als dritte Option bietet sich auch die Integration ins Dienste-Menü der Programme an: Textpassage in einem beliebigen Programm auswählen (z.B. Mail), Dienste-Menü aufrufen und die ausgewählte Passage einschließlich Quellenverweis in die »Inbox« aufnehmen.
Als Nächstes müssen wir die Aufgaben organisieren, ihnen ein Projekt zuweisen oder sie dazu machen. Dazu schieben wir sie einfach ineinander oder ziehen sie auf die Projektleiste am linken Rand. Jetzt bekommen die Aufgaben noch einen Kontext, in dem sie erledigt werden sollen. Dieser dient uns später als Orientierung.
Eigentlich war’s das schon. Wenn wir jetzt auf den Kontextmodus umschalten, werden alle eingetragenen Kontexte angezeigt. Ein Klick auf einen Kontext (z.B. »Büro«) zeigt dann nur noch die Aufgaben an, die im Büro erledigt werden sollen.
Es folgt die Kür. Sofern den Aufgaben und Projekte Anfangs- und Endtermine zugewiesen sind, sortiert das Programm auch diesen Aufgaben und präsentiert sie projektbezogen, terminbezogen oder beides. Abgeschlossene Projekte oder Projekte in der Warteschleife können ausgeblendet werden.
Und nun zu den Sahnehäubchen
- Demnächst fällige Aufgaben werden in der Menüleiste des Finders angezeigt. Die Aufgaben werden dabei auch farblich unterschieden. Ein Klick auf das Symbol zeigt den Kontext an, in dem die fälligen Aufgaben erledigt werden sollen. Ein Klick auf den Kontext wiederum öffnet ein neues Fenster, in dem alle Aufgaben dieses Kontext angezeigt werden. Alles aus der Menüleiste.
- Jeder Aufgabe können Notizen hinzugefügt werden, auch als Hyperlink auf die Originaldatei. Das gilt auch für Einträge aus dem Adressbuch.
- Alle Aufgaben lassen sich auch über Spotlight erreichen. Der Klick auf das Suchresultat öffnet ein neues Fenster in OmniFocus und zeigt nur das gefundene Projekt an.
- OmniFocus unterstützt bei der Eingabe der Daten durch »SmartMatch«. Bereits eingegebene Kontexte oder Projekte werden in einem Auswahlmenü angezeigt, selbst wenn die Eingabe nicht mit dem korrekte Anfangsbuchstaben beginnt, ist das Programm anhand einer Fuzzylogic den passenden Ausdruck zu finden. Damit wird eine Mehrfacheingabe verhindert, bei dem beispielsweise »Büro« neben »Boür« landet. – Eine Aufgabe, die morgen erledigt werden muss, schreibe ich so auch: »tomorrow«. Das Programm macht daraus das richtige Datum. Das ist cool.
Fazit: Mir hat die konsequente Verwendung von OmniFocus eine Effizienzsteigerung von ca. 20% gebracht. Es geht eigentlich nicht mehr ohne, will man nicht im Datenchaos versinken.