Besonders wer eigenständig arbeitet und seine Aufgaben selbst einteilen, zuordnen und weiterverfolgen muss (beispielsweise weil er selbstständig ist), kommt irgendwann an seine Grenzen: Berufliches und Privates vermischen sich, die Merkfähigkeit lässt nach, die Hälfte geht im täglichen Betrieb unter, der Stress nimmt zu.
Bekannt? Glücklich, wer eine eigene Sekretärin (oder einen eigenen Sekretär) hat, die ihn an wichtige Termine erinnert, die Terminplanung und Aufgabenverwaltung übernimmt und rechtzeitig Bescheid gibt, wenn sich etwas geändert hat. Allein: So etwas kostet Geld und Zeit, denn auch Sekretärinnen (und Sekretäre) müssen mit Informationen gefüttert werde. Also stehen die meisten Menschen damit alleine da. Das betrifft ja nicht nur Selbstständige, sondern Manager allenthalben, die über volle Terminplaner verfügen, den Schreibtisch mit Unter- und Vorlagen zugestellt haben und den entscheidenden Zettel gerade nicht finden. Am Abend dann hat man das Gefühl, eigentlich die meiste Zeit nicht mit der Bewältigung der Aufgaben zugebracht zu haben, sondern mit ihrer Ordnung und Struktur. Kenne ich.
An dieser Stelle kam mir vor ein paar Monaten ein schon etwas älteres Buch in die Finger, das mir – soviel sei vorab schon verraten – geholfen hat, nicht nur produktiver, sondern auch entspannter zu arbeiten. Es handelt von der persönlichen Strukturierung des Lebens und der Bewältigung der Aufgabenflut und heißt »Getting Things Done« (die deutsche Übersetzung ist vielleicht nicht ganz so glücklich gelungen mit »Wie ich die Dinge geregelt kriege«) von David Allen.
Wohlgemerkt, es handelt sich nicht um eine Anleitung zum Glücklichsein, sondern um eine Sammlung aus Erfahrungen und Seminaren, die der Autor während seiner Tätigkeit als Berater machte:
Hier geht es schlicht um den »Nahkampf im Detail«, nämlich wie ich die tägliche Arbeit so organisiere, dass ich leistungsfähig und effizient bin, ohne mich dabei kaputt zu machen, ja, dabei sogar noch Spaß habe. […] Die vordringliche Aufgabe ist die Steuerung des Handelns.«
Und das ist im Grunde genommen auch gar nicht so schwer. Das Prinzip ist sogar regelrecht simpel (und die meiste werden sagen: »Mach‘ ich doch sowieso!«). Man stelle sich einfach vor, dass die Merkfähigkeit des Gehirns endlich ist, da es mehrere Funktionen gleichzeitig übernehmen muss: die täglichen Abläufe zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Gleichzeitig soll es aber auf Änderungen sehr schnell reagieren können, ohne gleich in Panik zu verfallen. Diese pausenlose Kontrollfunktion des Gehirns funktioniert ganz hervorragend; Je mehr aber an Planungsaufgaben hinzu kommt, desto weniger Zeit und Raum bleibt für die Änderung und die Planungsspielräume. Mit anderen Worten: das Gehirn ist wie der Arbeitsspeicher eines Computers. Je mehr Programme gleichzeitig ablaufen, desto voller wird der Speicher und desto größer wird die Gefahr des Absturzes.
Während das menschliche Gehirn sehr flexibel reagieren kann auf Änderungen, sind die reine Ablage von beschlossenen und standardisierten Abläufen einschließlich ihrer Überwachung eine mögliche, aber belastende Funktion. Sie verstopfen das Gehirn. Also müssen sie raus. Und zwar so, dass man jederzeit wieder darauf zugreifen kann, sie aber nicht die eigentliche Tätigkeit beeinträchtigen.
Allen gibt nun in seinem Buch zahlreiche Hinweise und Vorschläge, wie man sich dieser Belastungen entledigen kann. Ihnen allen ist gemein, dass sie zunächst eine rigorose Selbstdisziplin verlangen, denn jede Ausnahme reißt die Systematik auseinander und führt zu Chaos im gesamten Ablauf.
Prozesse
Arbeitsabläufe sollen nach Vorschlag Allens in fünf »Stufen« unterteit werden:
- Erfassen. Alles, was erledigt werden muss, wird erfasst. Konsequent. Ob es sich um die Besorgung eines neuen Telefonbuchs handelt oder einen neuen Auftrag.
- Durcharbeiten. Jetzt geht es darum, die eingegangenen Dinge zu sichten. Betrifft mich das überhaupt? Muss ich etwas tun? Könnte es mich betreffen?
- Organisieren. Jetzt wird das gesichtete Zeug sortiert in die unterschiedlichen Kategorien, die man sich anlegt. Dinge, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können (so der Vorschlag von Allen) kommen auf eine gesonderte Liste, alles andere sind Projekte. Kunden aquirieren? Ist ein Projekt. Rechnungen schreiben? Ist ein Projekt. Verträge aufsetzen? Ist ein – na? – natürlich: Projekt.
Wenn wir die Dinge Projekten zugeordnet haben, beginnt die eigentliche Organisation: Was wird noch benötigt, wer muss kontaktiert oder informiert werden, und wann? Das Projekt wird in Handlungsschritte zerlegt, die in einer zeitlichen Abfolge stehen können, oder parallel nebeneinander. - Durchsehen. Eigentlich selbstverständlich: Aufgeschrieben ist noch nicht erledigt. Die Aufgaben müssen auch regelmäßig durchgesehen werden, Änderungen im Ablauf eingetragen und notiert. Das sollte man abhängig von der Projektgröße mindestens einmal täglich machen.
- Durchführen. OK. Dazu muss nichts gesagt werden. Was erledigt ist, wird abgehakt. Das ist eigentlich der Teil, der die Kontrolle darstellt: Habe ich alles abgearbeitet, was ich sollte/wollte? Waren die Handlungsschritte klar definiert und richtig geplant, oder muss ich beim nächsten Mal anders organisieren?
Allen schlägt vor, diese Prozesse auf Listen (Papier!) aufzusetzen. Ich finde, dass das einen erheblichen Papierwust gibt, der letztendlich die Informationsflut widerspiegelt, in der ich zu ertrinken drohe. Die Listen – ich mache das digital, das ist einfacher zu pflegen – sind der Rettungsring. Allerdings: man muss sie konsequent pflegen und ihnen vertrauen können, sonst ist die Gefahr groß, dass man sich wieder einen großen Teil des Gehirns zumüllt und permanent mit einem schlechten Gewissen herumläuft, etwas übersehen zu haben.
Fazit
Es ist nicht die Absicht des Buchs, den Leser mit abstrakten Thesen und bahnbrechenden Erkenntnissen der Organisationspsychologie zu konfrontieren, sondern ihm zu zeigen, wie er sich mit einfachen »Hausmitteln« in die Lage versetzen kann, den alltäglich anfallenden Kram einfacher und effektiver zu erledigen. Und das ohne komplizierte Schulungen und Seminare.