Wozu Probleme, wenn es Lösungen gibt?

Im Prozess sind Schwierigkeiten oder – neutraler – „Störungen“ ja an sich nicht unbedingt etwas Schlechtes. Sie können negative und positive Auswirkungen haben. Sie zwingen aber zum Nachdenken.

Störungen werden meist als unbequem wahrgenommen, weil sie Vertrautes in Frage stellen: „Ist das so richtig, wie es bisher war, und warum tritt jetzt eine Störung auf?“ Da ein dauernder Schwebezustand allerdings nicht gerade förderlich für den Prozess ist (man wird einfach nicht fertig, wenn man jeden Schrit hinterfragt), ist man fast immer geneigt, diesen Zustand möglichst schnell hinter sich zu lassen und die Störung zu beseitigen

Störungsbeseitigung

Die Störungsbeseitigung muss jedoch nicht unbedingt gut sein, denn eine Störung kann einen durchaus gewünschten Effekt haben, indem sie als Erneuerung  („Innovation“) den Ablauf verbessert ((Die Verwendung von Formatvorlagen in einer Dokumentation oder das Hinzuziehen eines Grafikers für technische Illustrationen hat ja gewisse Vorteile …)). Das Festhalten an umständlichen Abläufen beseitigt nämlich die Störung, führt aber nicht langfristig zur Verbesserung, sondern verschiebt eine Störung nur.

Prozesskritisch?

Daher sollte man zunächst unterscheiden, ob eine Störung überhaupt prozesskritisch ist: wenn kurz vor Abgabe der Rechner aktualisiert wird, ist das eher ungeschickt. Macht man das ohne anstehende Termine, ist das eher sinnvoll.

Merke: Erst wenn die Störung prozesskritisch ist, wird sie zu einem Problem.

Oft reduziert sich durch diese Unterscheidung nämlich die Anzahl der Probleme erheblich: sie sind plötzlich keine mehr und beanspruchen dadurch auch nur noch wenig geistige Ressourcen.

Entscheidungen, Entscheidungen

Ist das Problem aber tatsächlich eines, kommt der Teil, der vielen Zeitgenossen Kopfzerbrechen bereitet: Vor dem Ärmelaufkrempeln kommt das Nachdenken.

Probleme sind nämlich keine Nägel.

Um ein Problem anzugehen, müssen erst ein paar Fragen geklärt werden:

1. Habe ich jetzt überhaupt die Zeit für eine Lösung? Schlimmstenfalls muss man auf eine „Quick & Dirty“-Lösung zurückgreifen ((Solche Schnellschüsse haben die Eigenschaft, besonders hartnäckig zu sein, man muss also rechtzeitig sich darum kümmern, dass solche Aktionen kein Eigenleben entwickeln, indem man zeitnah wieder auf eine prozesstaugliche Lösung einschwenkt.))
2. Habe ich überhaupt die Kenntnisse, das Problem zu lösen? Oder verursacht meine unsachgemäße Herangehensweise eher noch mehr Probleme? Benötige ich Zeit, um die Kenntnisse zu erwerben? Habe ich die Zeit oder sprengt das meine Termine (siehe Punkt 1)?
3. Habe ich das richtige Werkzeug? So wie sich Excel nicht für die Terminplanung eignet, kann ich mit PowerPoint oder FrameMaker keine vernünftigen Grafiken erstellen oder am Telefon Konstruktionszeichnungen besprechen. Wenn ich das Werkzeug nicht habe, wie lange dauert es, es zu beschaffen und mir die notwendigen Kenntnisse anzueignen (siehe Punkt 2)?

Erst wenn alle drei Punkte geklärt sind, kann man sich Gedanken über eine Lösung machen.

Und zu guter Letzt: was für den einen eine Lösung ist, stellt für den Nächsten ein Problem dar. Selbst wenn wir also ein Problem vom Tisch haben, ist es möglicherweise nicht gelöst. Und – je größer das Problem, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass uns die Lösung später wieder auf die Füße fällt, weil der Nächste es genauso macht wie wir.

Um das zu vermeiden, müssen wir uns neben den Überlegungen zum Lösungsweg auch in die Situation des Nächsten hineinversetzen und entsprechend vorausdenkend handeln. ((Kann der Empfänger meiner Mail überhaupt verstehen, was ich meine? Sind die Informationen zu meiner Problemlösung so verständlich, dass nicht noch mehr Probleme entstehen?))

Ganz trivial ist es also nicht. Und etwas Toleranz wird immer notwendig sein. Aber das kann ja auch eine positive Störung sein.