Projekte planen und organisieren mit dem Mac

Zu einem Projekt gehören immer zwei Handlungsstränge: die Planung/Organisation und die Durchführung. Als Freiberufler muss man sich mit beiden Aspekten beschäftigen, um Projekte effizient und effektiv zu erledigen. Mit anderen Worten: Wenn einem kein Chef sagt, wann man was zu tun hat, muss man sich selbst drum kümmern rechtzeitig fertig zu werden. Und da gerade für einen Freiberufler Zeit auch Geld ist, sollte man sich die meist ungeliebte Projektplanung und Arbeitsorganisation nicht unnötig erschweren.

Es gibt immer zahlreiche Wege zum Ziel, aber allen ist gemeinsam, dass es mit dem Abstrahieren und Strukturieren anfängt. Also rutschen wir erst einmal ein Stück zurück und überlegen, wie wir dem Problem am besten Herr werden können. Bei mir entstehen dabei im Kopf Bilder, Würfel oder Etiketten, die in eine gewissen Reihenfolge gebracht werden müssen, damit sie einen Sinn ergeben. Da wir Menschen nur über einen begrenzten Horizont verfügen, aber in der Lage sind, Erfahrungen miteinander zu verknüpfen, greife ich auf ein bewährtes Muster zurück, beispielsweise den idealtypischen Aufbau einer Gebrauchsanweisung. Dabei gehe ich im Kopf den „Lebenszyklus“ eines Geräts, einer Maschine oder eines beliebigen Gegenstandes ab, von dem Moment, in dem der Benutzer das Gerät erhält bis hin zu seiner Entsorgung.

Und damit beginnt der Prozess der Planung. Am Ende steht eine Übersicht, was bis wann von mir erledigt werden muss und woher die erforderlichen Informationen und Korrekturen kommen sollen. Und natürlich muss ich dabei Übersicht über die Kommunikation und die Notizen behalten, die für das Projekt notwendig sind. Die „Metadaten“ also, auf die ich zurück greifen kann, um gezielt nachzufragen und den Projektfortschritt zu dokumentieren.

Da ich es hasse, meine Zettel irgendwo zu verlegen und nie das wieder zu finden, was ich gerade brauche, habe ich mir angewöhnt, alles digital zu lagern. Dank der schnellen Suche über „Spotlight“ ist dann das Auffinden auch während eines Telefonats kein Problem.

Kommen wir nun zu den Werkzeugen und ihren Einsatzbereichen.

• Den Anfang macht OmniGraffle. Damit visualisiere ich beispielsweise eine Dokumentation einschließlich aller Kapitel und Abschnitte in einer Baumstruktur. Den Baum baut das Programm automatisch auf. Je nach Erfüllungsstand markiere ich mir während der gesamten Projektlaufzeit die einzelnen Abschnitte in unterschiedlichen Farben (mehr als fünf Farben ist unübersichtlich). Da die so entstandene Baumstruktur nur die Darstellung einer verschachtelten Liste ist, kann ich die Liste per Drag & Drop direkt in die nächste Software überführen.
• Das ist OmniOutliner, der „Informations-Staubsauger“. Die bereits vergebenen Farben bleiben beim Ziehen und Ablegen erhalten und ich sortiere damit die bereits erledigten Abschnitte (falls beispielsweise bereits ein Deckblatt oder ein Template existiert) durch „Abhaken“. Da das Programm auch automatisch sortiert, rutschen die erledigten Arbeitsschritte (z.B. erstellte Grafiken und Texte) nach unten. Hier werden auch die erforderlichen Informationen (z.B. zu Varianten, Besonderheiten, eventuell auch Grafiken und Bilder oder Hyperlinks) gesammelt.
• Jetzt kommt noch ein Werkzeug, mit dem alle Projektinformationen an einer Stelle zusammen gefasst werden. Bento. Bento ist eine Art Datenbank für Leute wie mich, die keine Datenbank programmieren können, aber trotzdem gerne die Funktion nutzen möchten. Hier sammle ich alle relevanten E-Mails (verknüpft aus Apple Mail), alle Dokumente und Ordner, alle Adressdaten (verknüpft aus dem systemeigenen Adressbuch) und alle Termine (verknüpft aus iCal). Und alle „To-Dos“ aus meinem GTD-Programm OmniFocus, das die Daten mit iCal synchronisiert.

Das war‘s auch schon. Das Wichtigste ist jetzt die „Brainware“, nämlich möglichst schnell und umfassend die Informationen zu sichten und einzuteilen. Das Ziel soll sein, möglichst effizient zu arbeiten und ach zu dokumentieren, also den gleichen Schritt nicht zweimal zu machen. Das gilt sowohl für die projektbegleitenden Metadaten als auch für die Dokumentation bzw. das Projekt selbst.

Das bedeutet, dass es unabhängig von der letztendlich verwendeten Dokumentationssoftware (die ja maßgeblich vom gewünschten Output definiert ist) eine innere Logik und Abhängigkeiten in den „Informationshäppchen“ aufzudecken gilt, die dann in die Dokumentation einfließt: Gibt es Varianten? Wie beeinflussen sie sich? Gibt es modulare Übereinstimmungen, die es erlauben, die Dokumentation wie einen Baukasten aufzusetzen?

Das ist der redaktionelle Teil, bei dem es besonders darauf ankommt, die Vernetzung der Information fest zu halten. Dazu lässt sich das oben erwähnte OmniGraffle hervorragend einsetzen. Nach meiner Erfahrung genügt ein Blatt Papier mit den dargestellten Abhängigkeiten (als Kästchen und Linien), um mit den Projektverantwortlichen gemeinsam bereits im Vorfeld die Verknüpfungen fest zu schreiben und eventuell damit die Komplexität zu reduzieren.

Die Reduktion hat zwei Vorteile: die Dokumentation wird leichter lesbar, weil übersichtlicher – und besser verständlich, weil produktspezifischer.

Hier greift das Informationsdesign, bei dem es darum geht, Informationen so aufzubereiten, dass sie von Menschen effizient und effektiv aufgenommen werden kann (siehe auch wikipedia). Dass dies für die eigentliche Dokumentationsarbeit gilt, ist unter Technischen Redakteuren unumstritten. Man kann es aber auch als eine Art „Produktionsdesign“ für die eigene Arbeitsweise einsetzen – ohne dass dazu eine komplexe IT-Landschaft aufgebaut und gepflegt werden muss.

Ein Projekt aufzusetzen und zu begleiten muss für mich schließlich einfach und übersichtlich sein, damit ich mich auf das Dokument konzentrieren kann.