Projekte planen und organisieren mit dem Mac

Zu einem Pro­jekt gehö­ren immer zwei Hand­lungs­strän­ge: die Planung/​Organisation und die Durch­füh­rung. Als Frei­be­ruf­ler muss man sich mit bei­den Aspek­ten beschäf­ti­gen, um Pro­jek­te effi­zi­ent und effek­tiv zu erle­di­gen. Mit ande­ren Wor­ten: Wenn einem kein Chef sagt, wann man was zu tun hat, muss man sich selbst drum küm­mern recht­zei­tig fer­tig zu wer­den. Und da gera­de für einen Frei­be­ruf­ler Zeit auch Geld ist, soll­te man sich die meist unge­lieb­te Pro­jekt­pla­nung und Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on nicht unnö­tig erschwe­ren.

Es gibt immer zahl­rei­che Wege zum Ziel, aber allen ist gemein­sam, dass es mit dem Abs­tra­hie­ren und Struk­tu­rie­ren anfängt. Also rut­schen wir erst ein­mal ein Stück zurück und über­le­gen, wie wir dem Pro­blem am bes­ten Herr wer­den kön­nen. Bei mir ent­ste­hen dabei im Kopf Bil­der, Wür­fel oder Eti­ket­ten, die in eine gewis­sen Rei­hen­fol­ge gebracht wer­den müs­sen, damit sie einen Sinn erge­ben. Da wir Men­schen nur über einen begrenz­ten Hori­zont ver­fü­gen, aber in der Lage sind, Erfah­run­gen mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen, grei­fe ich auf ein bewähr­tes Mus­ter zurück, bei­spiels­wei­se den ide­al­ty­pi­schen Auf­bau einer Gebrauchs­an­wei­sung. Dabei gehe ich im Kopf den „Lebens­zy­klus“ eines Geräts, einer Maschi­ne oder eines belie­bi­gen Gegen­stan­des ab, von dem Moment, in dem der Benut­zer das Gerät erhält bis hin zu sei­ner Ent­sor­gung.

Und damit beginnt der Pro­zess der Pla­nung. Am Ende steht eine Über­sicht, was bis wann von mir erle­digt wer­den muss und woher die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen und Kor­rek­tu­ren kom­men sol­len. Und natür­lich muss ich dabei Über­sicht über die Kom­mu­ni­ka­ti­on und die Noti­zen behal­ten, die für das Pro­jekt not­wen­dig sind. Die „Meta­da­ten“ also, auf die ich zurück grei­fen kann, um gezielt nach­zu­fra­gen und den Pro­jekt­fort­schritt zu doku­men­tie­ren.

Da ich es has­se, mei­ne Zet­tel irgend­wo zu ver­le­gen und nie das wie­der zu fin­den, was ich gera­de brau­che, habe ich mir ange­wöhnt, alles digi­tal zu lagern. Dank der schnel­len Suche über „Spot­light“ ist dann das Auf­fin­den auch wäh­rend eines Tele­fo­nats kein Pro­blem.

Kom­men wir nun zu den Werk­zeu­gen und ihren Ein­satz­be­rei­chen.

• Den Anfang macht Omni­Graff­le. Damit visua­li­sie­re ich bei­spiels­wei­se eine Doku­men­ta­ti­on ein­schließ­lich aller Kapi­tel und Abschnit­te in einer Baum­struk­tur. Den Baum baut das Pro­gramm auto­ma­tisch auf. Je nach Erfül­lungs­stand mar­kie­re ich mir wäh­rend der gesam­ten Pro­jekt­lauf­zeit die ein­zel­nen Abschnit­te in unter­schied­li­chen Far­ben (mehr als fünf Far­ben ist unüber­sicht­lich). Da die so ent­stan­de­ne Baum­struk­tur nur die Dar­stel­lung einer ver­schach­tel­ten Lis­te ist, kann ich die Lis­te per Drag & Drop direkt in die nächs­te Soft­ware über­füh­ren.
• Das ist OmniOut­li­ner, der „Infor­ma­ti­ons-Staub­sauger“. Die bereits ver­ge­be­nen Far­ben blei­ben beim Zie­hen und Able­gen erhal­ten und ich sor­tie­re damit die bereits erle­dig­ten Abschnit­te (falls bei­spiels­wei­se bereits ein Deck­blatt oder ein Tem­p­la­te exis­tiert) durch „Abha­ken“. Da das Pro­gramm auch auto­ma­tisch sor­tiert, rut­schen die erle­dig­ten Arbeits­schrit­te (z.B. erstell­te Gra­fi­ken und Tex­te) nach unten. Hier wer­den auch die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen (z.B. zu Vari­an­ten, Beson­der­hei­ten, even­tu­ell auch Gra­fi­ken und Bil­der oder Hyper­links) gesam­melt.
• Jetzt kommt noch ein Werk­zeug, mit dem alle Pro­jekt­in­for­ma­tio­nen an einer Stel­le zusam­men gefasst wer­den. Ben­to. Ben­to ist eine Art Daten­bank für Leu­te wie mich, die kei­ne Daten­bank pro­gram­mie­ren kön­nen, aber trotz­dem ger­ne die Funk­ti­on nut­zen möch­ten. Hier samm­le ich alle rele­van­ten E‑Mails (ver­knüpft aus Apple Mail), alle Doku­men­te und Ord­ner, alle Adress­da­ten (ver­knüpft aus dem sys­tem­ei­ge­nen Adress­buch) und alle Ter­mi­ne (ver­knüpft aus iCal). Und alle „To-Dos“ aus mei­nem GTD-Pro­gramm Omni­Fo­cus, das die Daten mit iCal syn­chro­ni­siert.

Das war‘s auch schon. Das Wich­tigs­te ist jetzt die „Brain­wa­re“, näm­lich mög­lichst schnell und umfas­send die Infor­ma­tio­nen zu sich­ten und ein­zu­tei­len. Das Ziel soll sein, mög­lichst effi­zi­ent zu arbei­ten und ach zu doku­men­tie­ren, also den glei­chen Schritt nicht zwei­mal zu machen. Das gilt sowohl für die pro­jekt­be­glei­ten­den Meta­da­ten als auch für die Doku­men­ta­ti­on bzw. das Pro­jekt selbst.

Das bedeu­tet, dass es unab­hän­gig von der letzt­end­lich ver­wen­de­ten Doku­men­ta­ti­ons­soft­ware (die ja maß­geb­lich vom gewünsch­ten Out­put defi­niert ist) eine inne­re Logik und Abhän­gig­kei­ten in den „Infor­ma­ti­ons­häpp­chen“ auf­zu­de­cken gilt, die dann in die Doku­men­ta­ti­on ein­fließt: Gibt es Vari­an­ten? Wie beein­flus­sen sie sich? Gibt es modu­la­re Über­ein­stim­mun­gen, die es erlau­ben, die Doku­men­ta­ti­on wie einen Bau­kas­ten auf­zu­set­zen?

Das ist der redak­tio­nel­le Teil, bei dem es beson­ders dar­auf ankommt, die Ver­net­zung der Infor­ma­ti­on fest zu hal­ten. Dazu lässt sich das oben erwähn­te Omni­Graff­le her­vor­ra­gend ein­set­zen. Nach mei­ner Erfah­rung genügt ein Blatt Papier mit den dar­ge­stell­ten Abhän­gig­kei­ten (als Käst­chen und Lini­en), um mit den Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen gemein­sam bereits im Vor­feld die Ver­knüp­fun­gen fest zu schrei­ben und even­tu­ell damit die Kom­ple­xi­tät zu redu­zie­ren.

Die Reduk­ti­on hat zwei Vor­tei­le: die Doku­men­ta­ti­on wird leich­ter les­bar, weil über­sicht­li­cher – und bes­ser ver­ständ­lich, weil pro­dukt­spe­zi­fi­scher.

Hier greift das Infor­ma­ti­ons­de­sign, bei dem es dar­um geht, Infor­ma­tio­nen so auf­zu­be­rei­ten, dass sie von Men­schen effi­zi­ent und effek­tiv auf­ge­nom­men wer­den kann (sie­he auch wiki­pe­dia). Dass dies für die eigent­li­che Doku­men­ta­ti­ons­ar­beit gilt, ist unter Tech­ni­schen Redak­teu­ren unum­strit­ten. Man kann es aber auch als eine Art „Pro­duk­ti­ons­de­sign“ für die eige­ne Arbeits­wei­se ein­set­zen – ohne dass dazu eine kom­ple­xe IT-Land­schaft auf­ge­baut und gepflegt wer­den muss.

Ein Pro­jekt auf­zu­set­zen und zu beglei­ten muss für mich schließ­lich ein­fach und über­sicht­lich sein, damit ich mich auf das Doku­ment kon­zen­trie­ren kann.