OmniFocus for iPhone: Der flachgeklopfte Sekretär

Ich habe lan­ge dar­über nach­ge­dacht, mir eines die­ser fla­chen Smart­phones zuzu­le­gen, mit denen man mehr machen kann als nur tele­fo­nie­ren. Vor allem, da ich sol­chen Gerä­ten aus lei­di­ger Erfah­rung nicht so recht über den Weg traue. Ich habe zwei Jah­re gebraucht, um fest­zu­stel­len, dass mein altes Han­dy auch Tele­fon­num­mern spei­chern kann. Für mich steht der Gebrauchs­wert vor dem Spiel­wert. Und Soft­ware, die dar­auf läuft, muss einen prak­ti­schen Nut­zen erfül­len. So wie Omni­Fo­cus for iPho­ne.

Für mich kam eigent­lich auch nur ein Smart­phone aus dem Haus mit dem ange­bis­se­nen Apfel in Betracht, denn rum­kon­fi­gu­rie­ren, nur um Tele­fon­num­mern abzu­glei­chen – das ist für mich der Hor­ror. Ich will nicht tele­fo­nie­ren, ich will kom­mu­ni­zie­ren: E‑Mails schrei­ben, Infor­ma­tio­nen ver­schie­ben, Noti­zen sam­meln und Gedan­ken sor­tie­ren. Ein Smart­phone muss smart genug sein, dass es mir die Arbeit abnimmt, die läs­tig ist. Den tech­ni­schen Kram. Dass man damit auch Musik hören oder sich einen Film anschau­en kann (im Mäu­se­ki­no­for­mat), ist nett, aber nicht not­wen­dig.

Da ich schon eine aus­ge­reif­te Auf­ga­ben­ver­wal­tung auf dem Mac habe – Omni­Fo­cus – war es der ent­schei­den­de Trop­fen, der das Fass zum Über­lau­fen brach­te, dass die Omnigroup die­ses Pro­gramm auch für das iPho­ne vor­stell­te: Auf­ga­ben­ver­wal­tung unab­hän­gig vom Rech­ner. Und zwar mit Syn­chro­ni­sie­rung ohne Zutun. Denn nichts ist läs­ti­ger, als die Zeit durch Daten­kon­ver­tie­ren und ‑kon­trol­le wie­der her­zu­ge­ben, die man gewon­nen hat, weil der Rech­ner eben nicht ein­ge­schal­tet und das Pro­gramm gestar­tet und die Auf­ga­be ein­ge­tippt wer­den muss­te.

Syn­chron

Die­se Auf­ga­be nimmt einem Omni­Fo­cus ab. Der Trick ist ein­fach: die Auf­ga­ben­lis­ten wer­den auto­ma­tisch in kur­zen Inter­val­len auf einem Ser­ver im Inter­net („Cloud“) ent­we­der vom Desk­top oder vom iPho­ne abge­gli­chen, und das jeweils ande­re Gerät über­nimmt dies. Das funk­tio­niert sogar, wenn man die Auf­ga­ben unter­schied­lich abge­hakt hat – die Auf­ga­be, die zuletzt geän­dert wur­de, ist die gül­ti­ge. Mit ande­ren Wor­ten: ich lege mir Auf­ga­be oder gan­ze Grup­pen an (was auf dem Mac wesent­lich beque­mer ist als auf dem iPho­ne) und war­te. Nach kur­zer Zeit hat das Pro­gramm die geän­der­ten Daten auf den Ser­ver kopiert. Das ande­re Gerät geöff­net und kur­ze Zeit spä­ter ist alles wie­der gleich. Kein Admin, kein Exch­an­ge-Ser­ver, kein Gef­ri­ckel.

Bin ich unter­wegs, merkt sich Omni­Fo­cus sogar den Kon­text (also die orts­be­zo­ge­nen) Infor­ma­tio­nen und zeigt mir nur die­se an. Dazu hat die App eine Ver­knüp­fung mit Goo­gle­Maps und den Ortungs­diens­ten des iPho­ne. Ist die Auf­ga­be erle­digt, hake ich ihn ab und kann sicher sein, dass alle Auf­ga­ben auf dem neu­es­ten Stand sind, wenn ich den Rech­ner star­te.

Last­ab­gleich

Ein beson­ders Fea­ture, das die Desk­top-Ver­si­on nicht bie­tet, ist der „Forecast“-Modus. Hier ist die App in der Lage, die Anzahl der anste­hen­den Auf­ga­ben für die nächs­ten Tagen über­sicht­lich anzu­zei­gen, so dass auf einen Blick ersicht­lich ist, wann beson­ders vie­le Auf­ga­ben anste­hen. Dadurch kann man sich Maß­nah­men über­le­gen, dies even­tu­ell zu ent­zer­ren. Ein­fach eine Auf­ga­be oder eine Auf­ga­ben­grup­pe ange­klickt, das Datum auf einen belie­bi­gen ande­ren Zeit­punkt ver­scho­ben, und schon sieht es weni­ger bedroh­lich aus. Prak­ti­scher­wei­se bie­tet die App auch gleich die Optio­nen an, die Auf­ga­be um einen Tag, eine Woche oder einen Monat zu ver­schie­ben.

Ist ein Ter­min fäl­lig, nutzt die App das Benach­rich­ti­gungs­sys­tem des iOS und warnt mit Ton und Mel­dung. Antip­pen der Mel­dung genügt und man lan­det direkt im rich­ti­gen Menü.

Kalen­der

Seit der Ver­si­on 1.1 hat die App auch einen Zugriff auf den Kalen­der des iPho­ne, der natür­lich sei­ne Stär­ke erst dann aus­spielt, wenn er mit Hil­fe eines Mobi­le­Me-Accounts (oder bald „iCloud“-Accounts) auch genutzt und gepflegt wird. Dann lässt sich näm­lich bei der Auf­ga­ben­er­stel­lung schon sehen, ob es über­haupt Sinn macht, eine bestimm­te Auf­ga­be auf den gewünsch­ten Zeit­punkt zu set­zen, denn viel­leicht ist der Kol­le­ge, der sei­nen Kalen­der frei­ge­ge­ben hat, dann gar nicht da, wenn man ihn anru­fen soll­te.

Weh­muts­trop­fen

Soviel Funk­ti­ons­er­wei­te­rung der Desk­top-Appli­ka­ti­on ist nicht umsonst. Omni­Fo­cus für das iPho­ne steht im App Store für 16,99 Euro in zahl­rei­chen Spra­chen zur Ver­fü­gung und belegt knapp 14 MB. Wirt­schaft­lich rech­net sich das für die Besit­zer der Desk­top-Appli­ka­ti­on aber schon nach kur­zer Zeit.

Und für die ande­ren ist es viel­leicht aus­rei­chend, sich einen Sta­pel Post-Its mit­zu­neh­men – wenn man nicht gera­de wie­der sei­nen Kuli ver­legt hat …