OmniFocus for iPhone: Der flachgeklopfte Sekretär

Ich habe lange darüber nachgedacht, mir eines dieser flachen Smartphones zuzulegen, mit denen man mehr machen kann als nur telefonieren. Vor allem, da ich solchen Geräten aus leidiger Erfahrung nicht so recht über den Weg traue. Ich habe zwei Jahre gebraucht, um festzustellen, dass mein altes Handy auch Telefonnummern speichern kann. Für mich steht der Gebrauchswert vor dem Spielwert. Und Software, die darauf läuft, muss einen praktischen Nutzen erfüllen. So wie OmniFocus for iPhone.

Für mich kam eigentlich auch nur ein Smartphone aus dem Haus mit dem angebissenen Apfel in Betracht, denn rumkonfigurieren, nur um Telefonnummern abzugleichen – das ist für mich der Horror. Ich will nicht telefonieren, ich will kommunizieren: E-Mails schreiben, Informationen verschieben, Notizen sammeln und Gedanken sortieren. Ein Smartphone muss smart genug sein, dass es mir die Arbeit abnimmt, die lästig ist. Den technischen Kram. Dass man damit auch Musik hören oder sich einen Film anschauen kann (im Mäusekinoformat), ist nett, aber nicht notwendig.

Da ich schon eine ausgereifte Aufgabenverwaltung auf dem Mac habe – OmniFocus – war es der entscheidende Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte, dass die Omnigroup dieses Programm auch für das iPhone vorstellte: Aufgabenverwaltung unabhängig vom Rechner. Und zwar mit Synchronisierung ohne Zutun. Denn nichts ist lästiger, als die Zeit durch Datenkonvertieren und -kontrolle wieder herzugeben, die man gewonnen hat, weil der Rechner eben nicht eingeschaltet und das Programm gestartet und die Aufgabe eingetippt werden musste.

Synchron

Diese Aufgabe nimmt einem OmniFocus ab. Der Trick ist einfach: die Aufgabenlisten werden automatisch in kurzen Intervallen auf einem Server im Internet („Cloud“) entweder vom Desktop oder vom iPhone abgeglichen, und das jeweils andere Gerät übernimmt dies. Das funktioniert sogar, wenn man die Aufgaben unterschiedlich abgehakt hat – die Aufgabe, die zuletzt geändert wurde, ist die gültige. Mit anderen Worten: ich lege mir Aufgabe oder ganze Gruppen an (was auf dem Mac wesentlich bequemer ist als auf dem iPhone) und warte. Nach kurzer Zeit hat das Programm die geänderten Daten auf den Server kopiert. Das andere Gerät geöffnet und kurze Zeit später ist alles wieder gleich. Kein Admin, kein Exchange-Server, kein Gefrickel.

Bin ich unterwegs, merkt sich OmniFocus sogar den Kontext (also die ortsbezogenen) Informationen und zeigt mir nur diese an. Dazu hat die App eine Verknüpfung mit GoogleMaps und den Ortungsdiensten des iPhone. Ist die Aufgabe erledigt, hake ich ihn ab und kann sicher sein, dass alle Aufgaben auf dem neuesten Stand sind, wenn ich den Rechner starte.

Lastabgleich

Ein besonders Feature, das die Desktop-Version nicht bietet, ist der „Forecast“-Modus. Hier ist die App in der Lage, die Anzahl der anstehenden Aufgaben für die nächsten Tagen übersichtlich anzuzeigen, so dass auf einen Blick ersichtlich ist, wann besonders viele Aufgaben anstehen. Dadurch kann man sich Maßnahmen überlegen, dies eventuell zu entzerren. Einfach eine Aufgabe oder eine Aufgabengruppe angeklickt, das Datum auf einen beliebigen anderen Zeitpunkt verschoben, und schon sieht es weniger bedrohlich aus. Praktischerweise bietet die App auch gleich die Optionen an, die Aufgabe um einen Tag, eine Woche oder einen Monat zu verschieben.

Ist ein Termin fällig, nutzt die App das Benachrichtigungssystem des iOS und warnt mit Ton und Meldung. Antippen der Meldung genügt und man landet direkt im richtigen Menü.

Kalender

Seit der Version 1.1 hat die App auch einen Zugriff auf den Kalender des iPhone, der natürlich seine Stärke erst dann ausspielt, wenn er mit Hilfe eines MobileMe-Accounts (oder bald „iCloud“-Accounts) auch genutzt und gepflegt wird. Dann lässt sich nämlich bei der Aufgabenerstellung schon sehen, ob es überhaupt Sinn macht, eine bestimmte Aufgabe auf den gewünschten Zeitpunkt zu setzen, denn vielleicht ist der Kollege, der seinen Kalender freigegeben hat, dann gar nicht da, wenn man ihn anrufen sollte.

Wehmutstropfen

Soviel Funktionserweiterung der Desktop-Applikation ist nicht umsonst. OmniFocus für das iPhone steht im App Store für 16,99 Euro in zahlreichen Sprachen zur Verfügung und belegt knapp 14 MB. Wirtschaftlich rechnet sich das für die Besitzer der Desktop-Applikation aber schon nach kurzer Zeit.

Und für die anderen ist es vielleicht ausreichend, sich einen Stapel Post-Its mitzunehmen – wenn man nicht gerade wieder seinen Kuli verlegt hat …