Zur Zeit erleben wir eine von manchen Mitmenschen lange befürchtete und von anderen lange herbeigesehnte Revolution: Videochats erleben eine ungeahnte Verbreitung. Allerdings nicht aus erfreulichem Anlass. Und nicht immer ohne Probleme.
In einem der letzten Beiträge ging es um die Software „Teams“ aus dem Hause Microsoft. Darin hatte ich auch kurz die hervorragende Audio- und Videoqualität angesprochen, die dazu führt, dass „Teams“ in Unternehmen zunehmend angewendet wird. Beispielsweise um Skype for Business oder andere Software zu ersetzen und damit räumlich getrennte Meetings zu ermöglichen, ohne dass die Teilnehmer umständliche (und oft auch klimaschädliche) Wege zurücklegen müssen oder einen ineffizienten Medienbruch erleben.1 Der Nachteil ist allerdings, dass Teams eine Microsoft Office 365-Lizenz erfordert, also Unternehmen vorbehalten ist, die dadurch ein „Rundum-Sorglos-Paket“ erhalten, das sowohl ihre Office-Programme, Datenablage, Planung, Kommunikation und Verwaltung unter einem Dach zusammenfasst und durch die Cloud-Anbindung ein relativ sicheres Arbeitsumfeld ermöglicht.
Es gibt allerdings Organisationen, die keine Unternehmen sind, die sich keine „Business-Lösungen“ leisten wollen oder können – weil sie zu klein sind oder weil sie es finanziell einfach nicht „im Kreuz“ haben. Schulen beispielsweise. Oder Universitäten. Oder Selbstständige. Oder Freiberufler. Oder Vereine. Sie wissen schon: all die Organisationen, die nicht ausschließlich von betriebswirtschaftlichen Überlegungen bestimmt werden, sondern oft mehr von der Motivation und dem sozialem Einsatz der Teilnehmer.
Auch diese Organisationen haben einen Kommunikationsbedarf, auch sie sitzen nicht unbedingt an einem realen Tisch, sondern treffen sich vor allem in Zeiten weltweiter Ausgangsbeschränkungen in virtuellen Meetings. Auch hier müssen Meinungen und Ideen abgestimmt, Wissen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden. Ob es um die Abstimmung einer Plakataktion oder die Beratung beim Ausfüllen von Formularen geht: hier stößt das Telefonieren an seine Grenzen. Diese Organisationen benötigen eine Software, mit der sich virtuelle Meetings und Besprechungen jeder Art durchführen lassen – und zwar ohne dazu erst eine eigene IT-Abteilung zu unterhalten oder ein komplettes Office 365-Paket zu bezahlen.
In der Tat gibt es zahlreiche Produkte, mit denen sich Videochats durchführen lassen, die meisten davon aber erfordern eine Software einschließlich einer Registrierung (Whatsapp, Skype, Facebook) oder sind an eine bestimmte Hardware gebunden (FaceTime).
Hier kommt Zoom ins Spiel.
Zu den datenschutzrechtlichen Bedenken folgt am Schluss des Artikels ein kleiner Exkurs.
Zoom, die Sonnenseite
Zoom basiert auf einem Modell, bei dem ein Teilnehmer andere Teilnehmer zu einem bestimmten Meeting zu einem bestimmten Zeitpunkt einlädt. Ein Teilnehmer muss die virtuelle Sitzung veranlassen und kann einzelnen Teilnehmern dann eine gewisse Kontrolle für den Verlauf des Meetings überlassen.
Für Familienchats ungeeignet, ist es für Besprechungen in Gruppen mit einer klaren Aufgabenverteilung (beispielsweise in einer Klassenraumsituation) wie geschaffen: das Programm erfordert nur eine umfängliche Software-Installation und Registrierung auf der Seite des Gastgebers (des „Host“), die Teilnehmer können per Browser teilnehmen.2
Mit dem Browser teilnehmen
Das funktioniert dann so:
- Klicken Sie auf den Link, den Sie in der Einladung bekommen haben. Der Standard-Browser wird geöffnet und Sie werden gefragt, ob Sie das Programm installieren möchten.
- Wählen Sie stattdessen „Mit Browser teilnehmen“. Es wird eine temporäre Datei in die Cache des Browsers geladen.
- Geben Sie die Nummer des Meetings ein, die Sie in der Einladung erhalten haben.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls die Videokamera des Rechners und testen Sie Lautsprecher und Mikrofon.
- Warten Sie, bis der Gastgeber „öffnet“ und Sie teilnehmen lässt.
Als Teilnehmer besitzen Sie natürlich nur eingeschränkte Kontrolle über die Inhalte, Sie „sehen“ allerdings die anderen Teilehmer (sofern diese die Kamera eingeschaltet haben) und können auch erkennen, wer gerade spricht, da die „Kachel“ des Teilnehmers markiert ist. Falls Sie als Teilnehmer das Mikrofon deaktiviert haben (oder der Host es stummgeschaltet hat), können Sie auch die Chatfunktion benutzen, um einem Teilnehmer oder allen Teilnehmern etwas mitzuteilen.
Außerdem – das ist gerade in Lernsituationen wichtig – haben die Teilnehmer die Möglichkeit zu „Reaktionen“, um Zustimmung oder Ablehnung zu signalisieren, und können eigene Inhalte präsentieren sowie die Bildschirmsteuerung freigeben oder vom Host anfordern.
Die Last als Host
Ganz so einfach ist es als Host nicht. Der Gastgeber hat die Möglichkeiten und Befugnisse, die seiner Rolle eigen sind: er kann Teilnehmer einladen und auch aus einem Meeting werfen, er kann Teilnehmer stummschalten und die Bildschirmanzeige unterbinden.
Vor allem die Bildschirmanzeige ist allerdings ein „Schmankerl“, denn neben der Anzeige des Bildschirms kann natürlich auch nur ein Fenster eines geöffneten Programms gezeigt werden – oder sogar der Bildschirm eines Tablets oder Smartphones – sofern es sich im gleichen Netzwerk befindet.
Alle Meetings lassen sich aufzeichnen und auf der eigenen Festplatte oder auf den Cloud-Servern von Zoom speichern. Dadurch können die Meetings nach Beendigung als MPEG4-Dateien zur Verfügung gestellt werden – in hervorragender Ton- und Bildqualität. Für Schulungen ein absolutes Muss…
Zoom, die Schattenseite
Zoom ist dafür bekannt, etwas „nachlässig“ mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unzugehen und beispielsweise zwar eine Verschlüsselung auf den Servern zuzusichern, aber selbst noch einen Zweitschlüssel zu den Inhalten zu besitzen, solange die Daten auf den Zoom-Servern lagern. Außerdem wurden im letzten Jahr Benutzerdaten an Facebook weitergeleitet, obwohl die Benutzer dem nicht explizit zugestimmt hatten. Drittens – und das dürfte für den normalen Benutzer am unangenehmsten sein – können sich ungebetene Gäste in das Meeting einladen („Zoombombing“), wenn der Zugang zum Meeting nicht per Passwort gesichert wurde oder wenn der Link auf das Meeting öffentlich zugänglich gemacht wurde.
Das Problem der mangelhaften Verschlüsselung bedeutet, dass diese Software in der aktuellen Fassung nicht in unternehmens- oder sicherheitskritischen Umgebungen eingesetzt werden sollte. In diesen Umgebungen gelten strenge Regeln, die von anderen Apps weitaus besser abgedeckt werden und von der IT-Sicherheit auch vorgeschrieben sind. Zoom hat dort nichts zu suchen.
Anders verhält es sich in Bereichen, in denen Verschlüsselung und Geheimhaltung keine systemrelevante Rolle besitzt. Unterricht beispielsweise, Vorlesungen oder Vereinssitzungen. Also Einsatzbereiche, in denen man ein Mindestmaß an Vorkehrungen treffen sollte, aber keine Spionage zu erwarten ist. In solchen Bereichen sind die nachfolgend genannten Sicherheitsregeln ausreichend.
Sicherere Meetings
Um ein Mindestmaß an Sicherheit zu gewährleisten, sollten Sie sich als Host an ein paar Maßnahmen orientieren:
- Jedes Meeting muss ein Passwort haben. Nutzen Sie entweder ein selbst gewähltes oder das vom System vorgeschlagene.
- Posten Sie den Link auf das Meeting nicht irgendwo auf einer öffentlich zugänglichen Internetseite, sondern entweder in der (geschlossenen) Gruppe (z.B. moodle) oder schicken Sie jedem Teilnehmer eine Einladung per E-Mail.
- Aktivieren Sie die Einstellung, dass Besucher erst teilnehmen dürfen, wenn Sie das als Host erlauben. Damit behalten Sie die Kontrolle über den „Veranstaltungsort“ und vermeiden unerwünschte Teilnehmer.
- Falls Sie das Meeting aufzeichnen: Stellen Sie die Aufzeichnung nicht öffentlich zur Verfügung, wenn sie nicht öffentlich sein soll. Auch wenn Zoom Ihnen einen Cloud-Speicherplatz anbietet: nutzen Sie einen eigenen Speicherplatz für die Daten, den Sie dauerhaft kontrollieren können, beispielsweise einen eigenen Kanal auf YouTube oder Vimeo, den Sie entsprechend auf „privat“ oder „öffentlich“ stellen können. Den Link dazu können Sie dann weitergeben.
Fazit
Zoom ist eine leicht zu bedienende und vielseitige Software für Meetings oder Schulungen, bei denen man visuelles Material präsentieren kann, per Video einen Live-Chat organisieren und zusätzlich per Text kommunizieren kann. Darin eingeschlossen ist die Bildschirmfreigabe durch die Teilnehmer und die Bildschirmsteuerung nach Freigabe.
Ideal für Online-Schulungen und -Meetings – sofern man keine sicherheitskritischen Daten übermittelt.
Video-Tutorials zu den einzelnen Funktionen gibt es auch auf der Website des Herstellers.
Der Medienbruch entsteht dadurch, dass Unterlagen per Mail-Anhang verschickt, Termine per Chat vereinbart, Teilnehmer per Telefon eingeladen werden und schließlich Treffen in Räumen stattfinden, die vorher gebucht werden müssen, in denen alle Teilnehmer dann entweder mit Laptop oder Papier und Stift sitzen. ↩
Die umfängliche Installation beinhaltet unter anderem auch die Anbindung an die Kalendersoftware des Rechners, wodurch sich das Planen eines Meetings stark vereinfacht. ↩