Zoom: Videokonferenzen mit Licht und Schatten

Zur Zeit erle­ben wir eine von man­chen Mit­men­schen lan­ge befürch­te­te und von ande­ren lan­ge her­bei­ge­sehn­te Revo­lu­ti­on: Video­chats erle­ben eine unge­ahn­te Ver­brei­tung. Aller­dings nicht aus erfreu­li­chem Anlass. Und nicht immer ohne Pro­ble­me.

In einem der letz­ten Bei­trä­ge ging es um die Soft­ware „Teams“ aus dem Hau­se Micro­soft. Dar­in hat­te ich auch kurz die her­vor­ra­gen­de Audio- und Video­qua­li­tät ange­spro­chen, die dazu führt, dass „Teams“ in Unter­neh­men zuneh­mend ange­wen­det wird. Bei­spiels­wei­se um Sky­pe for Busi­ness oder ande­re Soft­ware zu erset­zen und damit räum­lich getrenn­te Mee­tings zu ermög­li­chen, ohne dass die Teil­neh­mer umständ­li­che (und oft auch kli­ma­schäd­li­che) Wege zurück­le­gen müs­sen oder einen inef­fi­zi­en­ten Medi­en­bruch erle­ben.¹ Der Nach­teil ist aller­dings, dass Teams eine Micro­soft Office 365-Lizenz erfor­dert, also Unter­neh­men vor­be­hal­ten ist, die dadurch ein „Rund­um-Sorg­los-Paket“ erhal­ten, das sowohl ihre Office-Pro­gram­me, Daten­ab­la­ge, Pla­nung, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Ver­wal­tung unter einem Dach zusam­men­fasst und durch die Cloud-Anbin­dung ein rela­tiv siche­res Arbeits­um­feld ermög­licht.

Es gibt aller­dings Orga­ni­sa­tio­nen, die kei­ne Unter­neh­men sind, die sich kei­ne „Busi­ness-Lösun­gen“ leis­ten wol­len oder kön­nen – weil sie zu klein sind oder weil sie es finan­zi­ell ein­fach nicht „im Kreuz“ haben. Schu­len bei­spiels­wei­se. Oder Uni­ver­si­tä­ten. Oder Selbst­stän­di­ge. Oder Frei­be­ruf­ler. Oder Ver­ei­ne. Sie wis­sen schon: all die Orga­ni­sa­tio­nen, die nicht aus­schließ­lich von betriebs­wirt­schaft­li­chen Über­le­gun­gen bestimmt wer­den, son­dern oft mehr von der Moti­va­ti­on und dem sozia­lem Ein­satz der Teil­neh­mer.

Auch die­se Orga­ni­sa­tio­nen haben einen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­darf, auch sie sit­zen nicht unbe­dingt an einem rea­len Tisch, son­dern tref­fen sich vor allem in Zei­ten welt­wei­ter Aus­gangs­be­schrän­kun­gen in vir­tu­el­len Mee­tings. Auch hier müs­sen Mei­nun­gen und Ideen abge­stimmt, Wis­sen aus­ge­tauscht und Ent­schei­dun­gen getrof­fen wer­den. Ob es um die Abstim­mung einer Pla­kat­ak­ti­on oder die Bera­tung beim Aus­fül­len von For­mu­la­ren geht: hier stößt das Tele­fo­nie­ren an sei­ne Gren­zen. Die­se Orga­ni­sa­tio­nen benö­ti­gen eine Soft­ware, mit der sich vir­tu­el­le Mee­tings und Bespre­chun­gen jeder Art durch­füh­ren las­sen – und zwar ohne dazu erst eine eige­ne IT-Abtei­lung zu unter­hal­ten oder ein kom­plet­tes Office 365-Paket zu bezah­len.

In der Tat gibt es zahl­rei­che Pro­duk­te, mit denen sich Video­chats durch­füh­ren las­sen, die meis­ten davon aber erfor­dern eine Soft­ware ein­schließ­lich einer Regis­trie­rung (Whats­app, Sky­pe, Face­book) oder sind an eine bestimm­te Hard­ware gebun­den (Face­Time).

Hier kommt Zoom ins Spiel.

Zu den daten­schutz­recht­li­chen Beden­ken folgt am Schluss des Arti­kels ein klei­ner Exkurs.

Zoom, die Son­nen­sei­te

Zoom basiert auf einem Modell, bei dem ein Teil­neh­mer ande­re Teil­neh­mer zu einem bestimm­ten Mee­ting zu einem bestimm­ten Zeit­punkt ein­lädt. Ein Teil­neh­mer muss die vir­tu­el­le Sit­zung ver­an­las­sen und kann ein­zel­nen Teil­neh­mern dann eine gewis­se Kon­trol­le für den Ver­lauf des Mee­tings über­las­sen.

Für Fami­li­en­chats unge­eig­net, ist es für Bespre­chun­gen in Grup­pen mit einer kla­ren Auf­ga­ben­ver­tei­lung (bei­spiels­wei­se in einer Klas­sen­raum­si­tua­ti­on) wie geschaf­fen: das Pro­gramm erfor­dert nur eine umfäng­li­che Soft­ware-Instal­la­ti­on und Regis­trie­rung auf der Sei­te des Gast­ge­bers (des „Host“), die Teil­neh­mer kön­nen per Brow­ser teil­neh­men.²

Mit dem Brow­ser teil­neh­men

Das funk­tio­niert dann so:

1. Kli­cken Sie auf den Link, den Sie in der Ein­la­dung bekom­men haben. Der Stan­dard-Brow­ser wird geöff­net und Sie wer­den gefragt, ob Sie das Pro­gramm instal­lie­ren möch­ten.
2. Wäh­len Sie statt­des­sen „Mit Brow­ser teil­neh­men“. Es wird eine tem­po­rä­re Datei in die Cache des Brow­sers gela­den.
3. Geben Sie die Num­mer des Mee­tings ein, die Sie in der Ein­la­dung erhal­ten haben.
4. Akti­vie­ren Sie gege­be­nen­falls die Video­ka­me­ra des Rech­ners und tes­ten Sie Laut­spre­cher und Mikro­fon.
5. War­ten Sie, bis der Gast­ge­ber „öff­net“ und Sie teil­neh­men lässt.

Als Teil­neh­mer besit­zen Sie natür­lich nur ein­ge­schränk­te Kon­trol­le über die Inhal­te, Sie „sehen“ aller­dings die ande­ren Tei­leh­mer (sofern die­se die Kame­ra ein­ge­schal­tet haben) und kön­nen auch erken­nen, wer gera­de spricht, da die „Kachel“ des Teil­neh­mers mar­kiert ist. Falls Sie als Teil­neh­mer das Mikro­fon deak­ti­viert haben (oder der Host es stumm­ge­schal­tet hat), kön­nen Sie auch die Chat­funk­ti­on benut­zen, um einem Teil­neh­mer oder allen Teil­neh­mern etwas mit­zu­tei­len.

Außer­dem – das ist gera­de in Lern­si­tua­tio­nen wich­tig – haben die Teil­neh­mer die Mög­lich­keit zu „Reak­tio­nen“, um Zustim­mung oder Ableh­nung zu signa­li­sie­ren, und kön­nen eige­ne Inhal­te prä­sen­tie­ren sowie die Bild­schirm­steue­rung frei­ge­ben oder vom Host anfor­dern.

Die Last als Host

Ganz so ein­fach ist es als Host nicht. Der Gast­ge­ber hat die Mög­lich­kei­ten und Befug­nis­se, die sei­ner Rol­le eigen sind: er kann Teil­neh­mer ein­la­den und auch aus einem Mee­ting wer­fen, er kann Teil­neh­mer stumm­schal­ten und die Bild­schirm­an­zei­ge unter­bin­den.

Vor allem die Bild­schirm­an­zei­ge ist aller­dings ein „Schman­kerl“, denn neben der Anzei­ge des Bild­schirms kann natür­lich auch nur ein Fens­ter eines geöff­ne­ten Pro­gramms gezeigt wer­den – oder sogar der Bild­schirm eines Tablets oder Smart­phones – sofern es sich im glei­chen Netz­werk befin­det.

Alle Mee­tings las­sen sich auf­zeich­nen und auf der eige­nen Fest­plat­te oder auf den Cloud-Ser­vern von Zoom spei­chern. Dadurch kön­nen die Mee­tings nach Been­di­gung als MPE­G4-Datei­en zur Ver­fü­gung gestellt wer­den – in her­vor­ra­gen­der Ton- und Bild­qua­li­tät. Für Schu­lun­gen ein abso­lu­tes Muss…

Zoom, die Schat­ten­sei­te

Zoom ist dafür bekannt, etwas „nach­läs­sig“ mit der euro­päi­schen Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) unzu­ge­hen und bei­spiels­wei­se zwar eine Ver­schlüs­se­lung auf den Ser­vern zuzu­si­chern, aber selbst noch einen Zweit­schlüs­sel zu den Inhal­ten zu besit­zen, solan­ge die Daten auf den Zoom-Ser­vern lagern. Außer­dem wur­den im letz­ten Jahr Benut­zer­da­ten an Face­book wei­ter­ge­lei­tet, obwohl die Benut­zer dem nicht expli­zit zuge­stimmt hat­ten. Drit­tens – und das dürf­te für den nor­ma­len Benut­zer am unan­ge­nehms­ten sein – kön­nen sich unge­be­te­ne Gäs­te in das Mee­ting ein­la­den („Zoom­bom­bing“), wenn der Zugang zum Mee­ting nicht per Pass­wort gesi­chert wur­de oder wenn der Link auf das Mee­ting öffent­lich zugäng­lich gemacht wur­de.

Das Pro­blem der man­gel­haf­ten Ver­schlüs­se­lung bedeu­tet, dass die­se Soft­ware in der aktu­el­len Fas­sung nicht in unter­neh­mens- oder sicher­heits­kri­ti­schen Umge­bun­gen ein­ge­setzt wer­den soll­te. In die­sen Umge­bun­gen gel­ten stren­ge Regeln, die von ande­ren Apps weit­aus bes­ser abge­deckt wer­den und von der IT-Sicher­heit auch vor­ge­schrie­ben sind. Zoom hat dort nichts zu suchen.

Anders ver­hält es sich in Berei­chen, in denen Ver­schlüs­se­lung und Geheim­hal­tung kei­ne sys­tem­re­le­van­te Rol­le besitzt. Unter­richt bei­spiels­wei­se, Vor­le­sun­gen oder Ver­eins­sit­zun­gen. Also Ein­satz­be­rei­che, in denen man ein Min­dest­maß an Vor­keh­run­gen tref­fen soll­te, aber kei­ne Spio­na­ge zu erwar­ten ist. In sol­chen Berei­chen sind die nach­fol­gend genann­ten Sicher­heits­re­geln aus­rei­chend.

Siche­re­re Mee­tings

Um ein Min­dest­maß an Sicher­heit zu gewähr­leis­ten, soll­ten Sie sich als Host an ein paar Maß­nah­men ori­en­tie­ren:

• Jedes Mee­ting muss ein Pass­wort haben. Nut­zen Sie ent­we­der ein selbst gewähl­tes oder das vom Sys­tem vor­ge­schla­ge­ne.
• Pos­ten Sie den Link auf das Mee­ting nicht irgend­wo auf einer öffent­lich zugäng­li­chen Inter­net­sei­te, son­dern ent­we­der in der (geschlos­se­nen) Grup­pe (z.B. mood­le) oder schi­cken Sie jedem Teil­neh­mer eine Ein­la­dung per E‑Mail.
• Akti­vie­ren Sie die Ein­stel­lung, dass Besu­cher erst teil­neh­men dür­fen, wenn Sie das als Host erlau­ben. Damit behal­ten Sie die Kon­trol­le über den „Ver­an­stal­tungs­ort“ und ver­mei­den uner­wünsch­te Teil­neh­mer.
• Falls Sie das Mee­ting auf­zeich­nen: Stel­len Sie die Auf­zeich­nung nicht öffent­lich zur Ver­fü­gung, wenn sie nicht öffent­lich sein soll. Auch wenn Zoom Ihnen einen Cloud-Spei­cher­platz anbie­tet: nut­zen Sie einen eige­nen Spei­cher­platz für die Daten, den Sie dau­er­haft kon­trol­lie­ren kön­nen, bei­spiels­wei­se einen eige­nen Kanal auf You­Tube oder Vimeo, den Sie ent­spre­chend auf „pri­vat“ oder „öffent­lich“ stel­len kön­nen. Den Link dazu kön­nen Sie dann wei­ter­ge­ben.

Fazit

Zoom ist eine leicht zu bedie­nen­de und viel­sei­ti­ge Soft­ware für Mee­tings oder Schu­lun­gen, bei denen man visu­el­les Mate­ri­al prä­sen­tie­ren kann, per Video einen Live-Chat orga­ni­sie­ren und zusätz­lich per Text kom­mu­ni­zie­ren kann. Dar­in ein­ge­schlos­sen ist die Bild­schirm­frei­ga­be durch die Teil­neh­mer und die Bild­schirm­steue­rung nach Frei­ga­be.

Ide­al für Online-Schu­lun­gen und ‑Mee­tings – sofern man kei­ne sicher­heits­kri­ti­schen Daten über­mit­telt.

Video-Tuto­ri­als zu den ein­zel­nen Funk­tio­nen gibt es auch auf der Web­site des Her­stel­lers.

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1. Der Medi­en­bruch ent­steht dadurch, dass Unter­la­gen per Mail-Anhang ver­schickt, Ter­mi­ne per Chat ver­ein­bart, Teil­neh­mer per Tele­fon ein­ge­la­den wer­den und schließ­lich Tref­fen in Räu­men statt­fin­den, die vor­her gebucht wer­den müs­sen, in denen alle Teil­neh­mer dann ent­we­der mit Lap­top oder Papier und Stift sit­zen. ↩

2. Die umfäng­li­che Instal­la­ti­on beinhal­tet unter ande­rem auch die Anbin­dung an die Kalen­der­soft­ware des Rech­ners, wodurch sich das Pla­nen eines Mee­tings stark ver­ein­facht. ↩