OmniFocus, der Platzhirsch unter den Programmen für das Aufgabenmanagement, ist nach über einem Jahr Wartezeit nun doch in der Version 2 erschienen. Und das Warten hat sich gelohnt. Wer mit „Getting Things Done“ noch nichts anfangen kann und seine beruflichen Dinge im Griff haben möchte, sollte sich das Programm unbedingt anschauen. Wer bereits die Version 1 besitzt, sollte es nicht beim Anschauen belassen.
Vorlauf
Sie haben es sich bei der Omnigroup nun wirklich nicht leicht gemacht: Schon vor fast anderthalb Jahren stand ein dringend benötigtes Update sowohl in der Funktion wie auch der Form an. Im Januar letzten Jahres ging man sogar in die öffentliche Beta-Phase, nachdem man das Programm auf einem Event richtig groß angekündigt hatte. Dann aber zog man den Stöpsel und alle Beta-Fassungen zurück.
Warum? Der ersten Fassung des Programms, dem man trotz zahlreicher Aktualisierungen die Herkunft aus OmniOutliner immer noch ansah, war in mehrfacher Hinsicht in die Jahre gekommen. Eine einfaches „Facelifting“ hätte nicht mehr genügt. Mit der Ankündigung von iOS 7 aber wurde klar, dass auch OS X vor allem auch der Benutzerführung aktualisiert würde. Und so begann man in Seattle nochmals von vorne: Was benötigen Benutzer, die ihren Tagesablauf nicht dem Zufall überlassen wollen? Wie sortieren und organisieren Menschen – selbst wenn sie sich nicht mit „Getting Things Done“ (GTD) auskennen – ihr Leben, und zwar nicht nur im Beruf?
Vernetztes Leben
Die Vernetzung – nicht nur technologisch – unseres Lebens hat ja mittlerweile ein sehr großes Maß erreicht. Immer enger fließen in vielen Lebensbereichen Alltag, Freizeit und Beruf ineinander. Ob einem eine griffige Formulierung für die Präsentation in der kommenden Woche am Frühstückstisch einfällt, noch schnell der Einkauf auf dem Nachhauseweg getätigt werden soll oder der Wetterbericht eine Verabredung im Biergarten verspricht: in unserem Alltag läuft alles zusammen. Wir chatten in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit und aktualisieren Apps beim Zähneputzen.
Zunehmend schlechter lässt sich zwischen Arbeit und Freizeit unterscheiden. Dabei geht es nicht um telefonische Erreichbarkeit, sondern um die Ordnung des Alltags. Warum sollte eine App dann an der Schreibtischkante haltmachen? Wir können meistens in unserem Gehirn nicht vom Arbeits- in den Freizeitmodus umschalten; Tätigkeiten, in denen das möglich ist, gibt es immer seltener (falls es sie überhaupt je gab). Ideen und Gedanken sind sehr flüchtig, denn unser Gehirn hat keine Vorratskammer, in der man sich alle Ideen und Gedankensplitter aufheben kann, um sie am Wochenende nochmals abzurufen. Dazu ist der Alltag zu komplex. Ideen und Gedanken wollen gesammelt und ausgewertet werden.
Sammeln und Sortieren
Wer sich schon etwas mit GTD beschäftigt hat, weiß, dass dies der erste Schritt ist: alle Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern und nicht sofort erledigt werden können (also dass, was wir nicht in unser Ultrakurzzeitgedächtnis speichern können), landen als Aufgabe in der Aufgabenverwaltung wie in einem großen Container.
| Geofencing
Sollte ein Kontext mit einem bestimmten geografischen Ort verbunden sein, ist die iOS App nach der Synchronisation dadurch in der Lage, die Aufgaben auch ihrer geografischen Lage zuzuordnen. In der iOS-App tippt man auf „In der Nähe“ und schon werden alle Aufgaben angezeigt, die wir in der Nähe des Ortes erledigen wollten, an dem wir uns laut GPS gerade befinden. Klingt erschreckend? Dann mal ein Beispiel: Sie haben sich ein Buch ausgeliehen von einem Bekannten, den sie zweimal im Jahr sehen. Ein paar Wochen, bevor sie ihn besuchen, fällt ihnen plötzlich ein, ihm das Buch zurückzugeben. Damit sie es nicht vergessen, packen sie es gleich ein. In den folgenden zwei Wochen aber passiert so viel, dass sie das Buch glatt vergessen (und das sollen sie auch). Sie fahren zu Ihrem Bekannten – und immer noch denken Sie nicht an das Buch. Sie klingeln an der Tür und plötzlich meldet sich Ihr Smartphone und erinnert Sie an das Buch. Das ist schon nicht schlecht, oder? |
Diese Aufgaben stehen damit zunächst wie in jeder einfachen Erinnerungsliste ohne Zusammenhang zueinander und Kontext im Eingangskorb („Inbox“). Nun können Sie den Aufgaben jeweils einen Zeitpunkt und einen Kontext zuweisen, der die Aufgaben in einen bestimmten Zusammenhang stellt (siehe auch rechts). Um Aufgaben auch in einen Sinnzusammenhang zu stellen, können Sie sie gruppieren und Projekte zuweisen, die Ihnen dabei helfen, die Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten.
Diese Eigentümlichkeit des GTD hat sich in der Version 2 erhalten. Das ist auch gut so, denn der Produktivitätszuwachs soll ja nicht durch den Verwaltungsaufwand wieder zunichte gemacht werden.
Der große Vorteil des GTD besteht ja darin, dass es das Aufgabenmanagement nicht komplizierter, sondern einfacher macht.
Wo sind denn nun die Unterschiede?
Sowohl Projekte wie auch Kontexte sind nun im Unterschied zur Version 1 auf der gleichen Seite erreichbar, so dass die Aufgaben immer im Mittelpunkt bleiben. Im Gegensatz zur Version 1 hat man bei OmniFocus 2 allerdings keine Möglichkeiten mehr, die Schriften und die Farben anzupassen. Der Text ist klein, mittelgroß oder groß. Mehr nicht. Erfahrungsgemäß hatten die zahlreichen Einstellmöglichkeiten die Benutzbarkeit eher verschlechtert als verbessert.
In der linken Spalte hat sich allerdings eine Besonderheit eingeschlichen, die vorher nur in der iOS-App zu finden war: OmniFocus 2 greift wie auch die iOS-App auf die Kalenderdaten des Betriebssystems zurück. Dadurch gibt es im neuen „Forecast“-Modus die Möglichkeit, alle anstehenden Tätigkeiten nicht nur als stumpfe Liste, sondern als Aussicht für die kommenden vier Wochen überblicken zu können. (Die iOS-App hat nur Platz für eine Woche auf dem iPad beziehungsweise 5 Tage auf dem iPhone.) Damit ist es sehr leicht, Häufungen zu einem bestimmten Termin zu erkennen und gegebenenfalls einzugreifen. Darüber hinaus zeigt die App unter jedem Tag die Ereignisse des Tages in Form von Balken an. Über diesen Balken schwebt die Zeitlinie, die die aktuelle Zeit andeutet. So lässt sich schnell erkennen, ob und welche Ereignisse anstehen und eventuell eine Auswirkung auf die Aufgaben haben. (Um ein Ereignis zu bearbeiten, kann man es in OmniFocus doppelklicken und im Kalender öffnen.)
Wirklich nur in der OS X-Version enthalten ist allerdings der „Quick Open“-Zugriff, der per Tastenkürzel den schnellsten Zugriff auf eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt erlaubt: [CMD]-O (Öffnen) drücken, ein paar Buchstaben tippen, die Teil des Aufgabennamens oder des Projekts bzw. Kontexts sind, und schon zeigt OmniFocus alle in Frage kommenden Projekte an, unabhängig davon, in welcher Ansicht man sich gerade befindet.
Fazit
Neben der Vereinheitlichung der Benutzeroberfläche und der besseren Erreichbarkeit der großen „Kontrollkästchen“ (in Wirklichkeit sind es Ringe mit bestimmten Farbcodes wie in der iOS-App) sind es vor allem der „Forecast“-Modus und die „Quick Open“-Funktion, die besonders im beruflichen Alltag eine große Hilfe sind, alle Aufgaben besser im Blick zu behalten – unabhängig davon, ob es sich um berufliche oder private Aufgaben handelt. Hier folgt die Form der Funktion.
„Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.“ (Steve Jobs)
Nachtrag vom 28.11.2015
Ein hervorragendes Video hat die Omnigroup auf Ihrer Seite gepostet: