Igloo: Die Wagenburg im Internet

Eigentlich trivial: kein Mensch ist eine Insel. Irgendwie arbeiten wir beruflich nie alleine, sondern sind immer eingebettet in ein Netzwerk aus horizontalen Verflechtungen (Kollegen) und vertikalen Verflechtungen (Kunden, Vorgesetzte). Das gilt vor allem für Selbstständige, die zwar keine direkten Kollegen haben, aber für den Informationsaustausch sehr häufig auf Mitstreiter angewiesen sind. Sei es, um Projekte gemeinsam bearbeiten zu können, sei es, um schnell Unterstützung zu erhalten.

In einem Unternehmen erledigt dies das Intranet. Und ohne Unternehmen? Igloo.

Was ist Igloo?

Kurz: Igloo ist „Software as a service“ (Saas), eine webgestützte Internet-Plattform, die die Funktion des Intranets übernimmt, ohne dabei auf einem unternehmens-eigenen Server zu laufen. Quasi das Intranet in der Cloud. Und wie es bei mehr oder weniger aufwändigen Netzwerkfunktionen im Intranet der Fall ist, übernimmt auch Igloo mehrere dieser Funktionen, die sonst nur von Microsoft Exchange und Konsorten bekannt sind:

• Nachrichten an einzelne und mehrere Mitglieder.
• Ankündigungen (Microblogs)
• Gruppen (Spaces)
• Datentransfer
• Kalender
• Foren
• Adressbuch

Wie sieht das denn aus?

Igloo stellt sich als eine eigene Website dar, die frei konfigurierbar ist. Das heißt, es wird nach der ersten Anmeldung eine Art Standardansicht angeboten, die vom Administrator nach Belieben angepasst und zusammengestellt werden kann („Whiteboard“). Für den Benutzer bietet sich das Ganze als eine Art Internetportal an, in dem er sich gemäß der ihm zugeteilten Berechtigungen bewegen und die Dienste entsprechend nutzen kann.

Die Ansicht im Browserfenster ist dabei dreigeteilt:

• Ganz oben befindet sich die Schnellzugriffsleiste. Dort kann man sich Lesezeichen anlegen oder alle Nachrichten aufrufen oder auch Ankündigungen verfassen.
• Die Hauptnavigation besteht aus Icons, deren Namen frei einstellbar ist. Sie können nach Belieben ergänzt oder ausgeblendet bzw. gelöscht werden (Administratorrechte vorausgesetzt).
• Der Hauptteil sind die Bereiche, die der Administrator angelegt hat. Sie können vom Benutzer verändert werden, sofern er dazu die Berechtigung besitzt. Hier finden alle Module Platz, die zur Benutzung verleiten sollen: Aktuelle Termine, Suche, Mitglieder der Gruppe, Kommentare, Diskussionen, FAQs, etc.

Alle Mitglieder der „Community“ können vom Teamleiter oder Administrator eingeladen und bestimmten Gruppen mit bestimmten Berechtigungen zugeteilt werden. Hinzu kommt jedoch die Möglichkeit, für jede Gruppe einen eigenen „Space“ einzurichten, also einen Bereich innerhalb der Website, den nur bestimmte Mitglieder einsehen und benutzen dürfen. Darin lässt sich dann wiederum eine eigene Seite mit Terminen, Diskussionen und Dateien etc. anlegen. Auf diese Bereich haben andere Mitglieder, die nicht zu dem Team gehören, natürlich keinen Zugriff, ja, sie sehen den Bereich nicht einmal.

Selbstverständlich können alle Mitglieder des Igloos in verschiedenen Bereichen mit unterschiedlichen Berechtigungen aktiv sein. Für die Mitglieder mag dies teilweise etwas verwirrend sein („Gerade konnte ich noch einen Termin anlegen, jetzt geht das nicht mehr! Ist das Internet kaputt?“), die Bedienlogik ist jedoch völlig transparent und konsistent aufgebaut, sofern man sich mit dem Konzept der Berechtigungen und Rollen kurz auseinandergesetzt hat.

Sicherheit

„Au. Schon wieder ein Wolkendienst!“, werden die eingefleischten Selbermacher unter den Netzwerkadministratoren sagen, „Wieder so ein Einfallstor für Viren und Ungebetene!“ Ja und nein. Jeder Netzwerk, ob im Haus oder außerhalb lebt von der Vertrauenswürdigkeit seiner Benutzer. In dieser Hinsicht sind Netze außerhalb des Unternehmens allerdings im Vorteil, denn die Inhalte laufen abgeschottet von den internen Netzwerken. Sofern man sich nicht selbst einen Virus auf die Festplatte schiebt, kommt auch das externe Intranet nicht an die eigenen Daten.

Nutzen und Preis?

Wem nutzt das Ganze also? Igloo ist eigentlich ideal für kleine Teams, die gleichzeitig an mehreren Projekten in unterschiedlichen Rollen und Gruppen arbeiten. Selbstständige Technische Redakteure beispielsweise. Hier können sie Informationen und Dateien austauschen und kommunizieren – ohne die E-Mail-Briefkästen anderer Mitglieder zu überschwemmen, die mit diesen Informationen gar nichts zu tun haben. Damit behält jedes Mitglied jederzeit die Übersicht über alle Projekte, in denen es tätig ist.

Und der Preis? Nun, für Teams bis zu 10 Personen gibt es das ganze Intranet für umsonst. Darüber werden pro Person 12 US-Dollar pro Monat fällig. Selbst bei zeitlich befristeter Überschreitung der Gruppengröße sind die Kosten also vergleichsweise niedrig und können locker über die Projektkosten verrechnet werden. Ein hauseigener Server und Admin kostet da ein Vielfaches …

Und sonst?

Natürlich gibt es auch eine eigenständige App, die auf das Smartphone geladen werden kann, aber besser und ausgereifter ist die Internetseite selbst, die vollständig als „responsive HTML“ angelegt ist und sich an das kleinere Fenster eines Smartphones oder Tablets anpasst. Mit anderen Worten: auch unterwegs verpasst man keine Informationen. Da der Provider eine 99,5%-Verfügbarkeit garantiert, kann also nichts verloren gehen.

Mit ein paar Handgriffen an der CSS lässt sich sogar das Aussehen in gewissen Maßen an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Darüber hinaus werden die Dienste ständig aktualisiert und verfügen über einen ausgezeichneten Support.