Arbeiten mit Evernote 11.02.201503.11.2018 Es wird Zeit für ein Follow-Up zu Evernote. Im Beitrag Evernote – der Überallnotizblock hatte ich dieses erstaunliche digitale Notizbuch bereits vorgestellt. Gute Programme zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie der Arbeit nicht im Weg stehen, sondern in die bestehenden Abläufe integrieren. Vor allem im Hinblick auf Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden spielt Evernote im Arbeitsalltag fast schon in einer eigenen Liga. Zusammenarbeit Für die Unternehmen, die nicht nur mit ihren Kunden oder Auftraggebern, sondern vor allem mit ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten, bietet Evernote den teureren, aber umso mächtigen „Business Account“ an. Dieser kostet zwar 10 € pro Account, bietet aber umfassendere Administrationsmöglichkeiten. Damit lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass dem Unternehmen keine Information verloren geht. „Collaboration“ (Zusammenarbeit) ist die andere Seite der so genannten Cloud-Synchronisation (siehe auch Web-Applikationen: Wo lungern bloß meine Daten rum?). In der Cloud sorgen Server dafür, dass Informationen nicht einer Festplatte auf Gedeih und Verderb ausgeliefert sind. Die Cloud synchronisiert diese Informationen mit allen angeschlossenen Geräten und hält sie unabhängig von der Hardware. Änderungen stehen dadurch allen angeschlossenen Geräten innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Allerdings beschränkt sich dieser Abgleich nur auf einen Benutzer: Er kann mit seinem Account auf diese Informationen zugreifen, ein anderer Benutzer kommt nicht dran. So arbeiten zwar die Geräte zusammen, aber keine Menschen. Das mag praktisch sein für den Einzelkämpfer, für Teams ist es tödlich, denn die Informationen kleben damit am Benutzer: geht er, sind die Informationen weg. Bei der Zusammenarbeit in der Cloud kann der Benutzer jedoch Informationen oder auch Informationssammlungen anderen Benutzern zur Verfügung stellen, so dass diese entweder nur lesen, oder die Informationen verändern können. Diese Informationen werden wiederum auf allen angeschlossenen Geräten aller Teilnehmer synchron gehalten. Der Traum der universellen Verfügbarkeit und Aktualität der Informationen wird damit Realität. Zumindest innerhalb einer definierten Gruppe, die sich – für Unternehmen zwingend notwendig – auch zentral verwalten lässt. Wie aber funktioniert die Zusammenarbeit in der Praxis? Sharing is caring Nach dem Anlegen eines eigenen Accounts bei Evernote erhält der Benutzer automatisch ein digitales Notizbuch, in das er seine Notizen schreiben kann. Dies können Bilder, Listen. Tabelle oder auch Bilder sein, Hyperlinks oder Artikel aus dem Internet. Nichts hält ihn davon ab, weitere Notizbücher anzulegen, in die er vorhandene Notizen kopieren oder verschieben kann. Diese Notizbücher können dann wie singuläre Notizen zum Teilen freigegeben werden. Dabei legt der Benutzer fest, ob die anderen Teilnehmer nur lesen oder auch bearbeiten dürfen. Wendet man dies auf ein Notizbuch an, werden alle Notizen darin automatisch freigegeben. Freigeben der Informationen (hier im Browser) ist ganz einfach und tut gar nicht weh. Wie man das macht? Notiz oder Notizbuch anlegen (bzw. vorhandene Notiz oder das Notizbuch wählen). „Freigeben“ wählen und gegebenenfalls die E‑Mail-Adresse des Teilnehmers oder der Teilnehmer angeben. Festlegen, welche Berechtigungen dem oder den Eingeladenen zustehen (lesen oder lesen und bearbeiten). Senden. Der Eingeladene erhält eine Einladung zu diesem Notizbuch bzw. zu dieser Notiz und kann ablehnen oder annehmen. Der eingeladene Teilnehmer benötigt jedoch zum Bearbeiten und Lesen der Notizen einen (kostenlosen) Account bei Evernote, auf den er über einen Browser oder eine App bzw. das entsprechende PC-Programm zugreifen kann. Alle Änderungen, die er vornimmt, werden allen anderen Teilnehmern dann wieder zur Verfügung gestellt. Eine erneute Benachrichtigung über aktuelle Notizen ist nicht mehr erforderlich, da die Informationen automatisch synchronisiert werden. Auf diese Weise lassen sich auch Hintergrundinformationen zu einem Projekt sehr schnell und einfach mitteilen. Gerade bei Mitarbeitern, die nicht im gleichen Gebäude sitzen oder auf das gleiche Unternehmensnetzwerk Zugriff haben, stellt dies sicher, dass alle Beteiligten immer den gleichen Informationsstand haben. Darüber hinaus gibt es natürlich auch die Möglichkeit, den Inhalt der Notiz als E‑Mail über über die einschlägigen sozialen Netzwerke (facebook, Twitter, LinkedIn) zu verteilen. Damit „nabelt“ man allerdings die Notiz von der Quelle ab und der Empfänger wird von einer Aktualisierung nicht mehr erreicht. Der Informationsaustausch ist damit nicht mehr vom E‑Mail-Verkehr und endlosen „Threads“ abhängig, sondern bleibt übersichtlich und für alle erreichbar. Work Chat Die zweite Besonderheit einer solchen Arbeitsweise ist der „Work Chat“. Von Erwachsenen fortgeschrittenen Alters meist argwöhnisch beäugt, hat sich der Chat mittlerweile als durchaus respektables Kommunikationswerkzeug etabliert. Es sind nicht nur picklige Teens, die in der U‑Bahn chatten, sondern dank Skype und ähnlicher Programme auch gestandene Berufstätige, die die Geschwindigkeit des kurzen Chats der eher tranigen und langatmigen E‑Mail vorziehen. Gibt es eine kurze Frage, muss nur die Frage eingetippt werden. Der Chat dreht sich im Berufsleben vor allem um konkrete Themen der Arbeitswelt. Hier setzt der Work Chat von Evernote an. Entspannter Informationsaustausch mit Evernote. Da wird die Arbeit zum Vergnügen Statt ein eigenes Chatprogramm zu starten (das der Empfänger vielleicht nicht besitzt), öffnet man direkt den integrierten Chat. Sollte der Empfänger auch einen Evernote-Account besitzen, wird er benachrichtigt und kann sofort antworten. Evernote starten. „Work Chat“ wählen. Empfänger wählen. Text eingeben und senden. Arbeiten Programme wie Evernote, deren Existenzberechtigung vor allem darin liegt, dass sie auf geradezu geniale Weise dem Benutzer helfen, Informationen zu sammeln, zu verwalten, zu sortieren und zu kommunizieren, sind aus dem modernen Büro nicht mehr wegzudenken. Das Praktische dabei: Es ist für den Hausgebrauch kostenlos und lässt sich damit beliebig lange testen. Welcome to New Work! Bildnachweis: Evernote Teilen mit:MastodonWhatsAppE‑MailMehrDruckenLinkedInTelegramPinterestGefällt mir:Gefällt mir Wird geladen … software CloudEvernote
appseits InDesign: Grafikumschalten leicht gemacht 05.11.201608.01.2022 In Dokumentationen mit zahlreichen Grafiken und Bildern kann es vorkommen, dass eine Grafik in unterschiedlichen Dateiformaten… Teilen mit:MastodonWhatsAppE‑MailMehrDruckenLinkedInTelegramPinterestGefällt mir:Gefällt mir Wird geladen … Read More
software FrameMaker 9: Die Buchfunktion 18.09.200927.02.2019 Für das Arbeiten mit strukturierten Dokumenten wie auch herkömmlich unstrukturierten Arbeiten stellt die eingeschränkte Funktionalität… Teilen mit:MastodonWhatsAppE‑MailMehrDruckenLinkedInTelegramPinterestGefällt mir:Gefällt mir Wird geladen … Read More
Installationswehen 29.03.201307.04.2019 Bin gerade dabei, ein komplettes Programmpaket auf meiner Windows 7 Maschine zu installieren. Außerdem muss die… Teilen mit:MastodonWhatsAppE‑MailMehrDruckenLinkedInTelegramPinterestGefällt mir:Gefällt mir Wird geladen … Read More