OmniPlan 1.6: Projektverwaltung für Freiberufler 04.03.201007.05.2021 Technische Redakteure (und vermutlich artverwandte Berufe ebenso) scheuen sich im Allgemeinen, eine Projektverwaltung anzugehen, zu sehr sind sie in die Terminierung und Auftragsabarbeitung verwickelt. Projekte, das ist das, was der Kunde beschließt – der Dienstleister führt nur aus. Wenn es so einfach wäre! Gerade bei den „nachgelagerten“ Aufträgen wie Technischer Dokumentation liegt oft beim Auftraggeber gar kein klares Konzept vor, was er denn nun braucht, wie lange das dauert, wer daran beteiligt ist und wann er damit am Besten anfängt. Mit anderen Worten: der Auftraggeber hängt oft meistens genauso „in der Luft“ bei Dokumentationsprojekten wie der Auftragnehmer. Das ist ein ungute Situation, weil jeder auf den Anderen zählt, die Planung zu machen, die eigentlich notwendig ist, bevor die Arbeit anfängt. Oft erstreckt sich ein Dienstleistungsvertrag darauf, wie lange man braucht und wie viel es kosten wird. Mehr will der Auftraggeber nicht wissen. Leider beschäftigen sich zu wenig selbstständige Dienstleister mit diesem Bereich und treffen daher Entscheidungen für oder gegen ein Projekt „aus dem Bauch“. Es werden Abschätzungen aus Erfahrungswerten getroffen, die der Kunde übernimmt oder zu feilschen beginnt. Da man aber selbst nur „gefühlte“ Werte hat, stehen die meisten Projekte auf sehr schwachen Füßen. Was ist Projektverwaltung? Das ist die Stunde der Projektverwaltung. Aber was ist das eigentlich? Prinzipiell geht es um die Zuordnung von so genannten „Ressourcen“ (Verfügbarkeit, Material usw.) zu Produkten (beispielsweise Dokumenten) und Tätigkeiten. Oder bildlich gesprochen: Der Verteilung von einem Stapel Tätigkeiten, einem Stapel Kisten und einer Gruppe Menschen. Wie das dann funktioniert und wie man das angeht, wird in teuren Kursen oder billigeren Büchern erklärt (siehe auch rechts). Für Ersteres braucht man Geld, für Letzteres Zeit. Man kommt aber nicht darum herum, eine Projektplanungssoftware zu benutzen, die einem zwar nicht das Denken abnimmt, aber doch sehr unterstützt. So wie OmniPlan. Tätigkeitsfenster und Ressourcenfenster in OmniPlan 1.6 OmniPlan ist wie schon die ähnlich lautenden Produkte der Omnigroup aus Seattle, eine Software, die nur für den Mac zur Verfügung steht und den Anspruch erhebt, die Verwaltung auch für Laien ausgesprochen einfach zu machen. OmniPlan 1.6, 150 $ (Download, als „Family Pack 225 $), Systemvoraussetzungen: Mac OS X ab 10.4.8, mehrsprachig), die testversion ist 2 Wochen uneingeschränkt lauffähig Buchempfehlung: „Projektmanagement für Dummies“ (Stanley E. Portny), ca. 25 Euro Einleitungstutorials gibt es auch direkt bei der OmniGroup Das Konzept dabei ist einfach: Es gibt Tätigkeiten, Ressourcen und Zeiten. Da sie sich aufeinander beziehen, müssen sie zunächst angelegt werden. Dabei kann man natürlich auch Daten importieren – sogar ganze Projekte aus MS Project, dem wesentlich teureren Platzhirschen, der für viele Benutzer aber ein Buch mit sieben Siegeln zu sein scheint. Aber es geht auch mit einer Liste der Tätigkeiten, die man sich vorher mit OmniOutliner erstellt hat. Tätigkeiten Direkt hineinschreiben ist natürlich das Einfachste. Dabei werden die Tätigkeiten gegliedert und können zu Gruppen zusammen gefasst werden. Sie erhalten bis auf Weiteres eine Dauer von einem Tag. Hat man die Tätigkeiten vorläufig erfasst, legt man fest, wie lange sie denn nun wirklich im Einzelnen dauern. dabei wird aus jeder Tätigkeit als Balken dargestellt, dessen Länge von der Dauer bestimmt wird. Ressourcen und Verfügbarkeit Jetzt kommt der Wechsel ins Ressourcenfenster und die Ressourcen werden eingetragen. Bei Personen kann man auch den Stundensatz angeben, um später die Gesamtpersonalkosten zu ermitteln. Dann wird im Terminfenster die Verfügbarkeit festgelegt. Zunächst legt OmniPlan eine 40-Stunden-Woche zu Grunde, aber auch diese lässt sich generell ändern und dann nochmals personen- und wochenbezogen anpassen, um Urlaubszeiten oder Feiertage abzufangen Zurück zum Tätigkeitsfenster werden jetzt allen Tätigkeiten die Ressourcen zugewiesen (auch mehrere). Nun werden die Tätigkeitsbalken im Gantt-Diagramm länger oder kürzer, denn nicht jede Ressource steht auch die ganze Zeit zur Verfügung oder kann mit voller Auslastung an dem Projekt arbeiten. Abhängigkeiten Und dann kommt der spannende Teil: die Abhängigkeiten. Jetzt wird aus der Liste ein Netzplan: Welche Tätigkeit setzt welche voraus, welche Aufgabe muss gleichzeitig mit einer anderen fertig sein? Um das festzulegen, kann man entweder die beiden zu vernetzenden Tätigkeiten mit gedrückter CMD-Taste auswählen und auf der Symbolleiste auf das „Abhängigkeiten“-Symbol klicken und dort festlegen. Mausschubser können sich auch einfach die Pfeile auf beiden Seiten des Tätigkeitsbalkens fassen und auf eine andere Tätigkeit ziehen. Abgleichen Und nun – Hokuspokus! – kommt der Klick auf „Abgleichen“ und das Programm versucht, die Tätigkeiten anhand ihrer Abhängigkeiten möglichst so auf alle Ressourcen zu verteilen, dass keine Überlast entsteht. Und damit ist der berühmte Projektplan auch schon erstellt. Sobald es zu Inkonsistenzen kommt, warnt das Programm und schlägt eigenständig Lösungsmöglichkeiten vor: Termine verschieben oder Ressourcen anpassen. Die komplette Auslastung lässt sich auf einen Blick im Ressourcenfenster erkennen. In der Statuszeile im unteren Fensterrand sind die komplette Dauer und – bei erneutem Klick auf die Zeile – die Kosten für das Projekt ablesbar. Der Zustand lässt sich „einfrieren“, damit bei Terminverschiebungen die Abweichungen sofort sichtbar sind. Fazit Jetzt macht es richtig Spass, mal den Manager raushängen zu lassen und die notwendige Planung der Ressourcen nicht nur dem „Bauchgefühl“ zu überlassen, sondern mit richtigen Zahlen und Terminen zu hantieren, die sich nämlich auch wesentlich leichter beim Auftraggeber vermitteln lassen. Der bislang größte Nachteil des vergleichsweise günstigen und einfach zu bedienenden Programms ist die fehlende Mehrfachprojektierung in einem Fenster, so dass die eigenen Ressourcenverteilung besser ersichtlich ist. dazu muss man in der Version 1.6 noch auf ein kleines Script zurück greifen, dass die einzelnen Projekte in einem neuen Fenster zusammen führt. Teilen mit:MastodonWhatsAppE‑MailBlueskyMehrDruckenLinkedInTelegramPinterestGefällt mir:Gefällt mir Wird geladen … appseits OmnigroupOmniplan
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