Das Evernote-Scannable-Team: Davon träumen Smartphones

Mal wieder Zeit für eine Aktualisierung aus der Projektverwaltung: Evernote gibt es ja nicht nur für Computer (faltbare und eher sperrige), sondern auch für Smartphones – also dort, wo es darauf ankommt, schnell Informationen aufzunehmen.

Das Team von Evernote arbeitet nun schon seit geraumer Zeit daran, allen Benutzern unabhängig von der gewählten Plattform (Windows, Android, iOS und macOS) die gleiche Nutzbarkeit des digitalen Notizblocks zu bieten.

Smartphones haben hier einen entscheidenden Nachteil: sie haben weniger Platz auf dem Bildschirm, die Navigation und die Information müssen sich den wenigen Raum teilen. Was auf einer Internetseite problemlos geht und bei Chats mit ihrem geringen Funktionsumfang bei der Eingabe noch keine Mühe bereitet, stellt Programme wie Evernote vor gewisse Probleme.

Andererseits besitzen Smartphones einen großen Vorteil gegenüber ihren stationären Kollegen: mit Hilfe der Kamera und der Verknüpfung mit anderen Apps (als Beispiel nehme ich nachfolgend Scannable) stellt sich ein echter Mehrwert bei der Nutzung ein.

Szenario, klassisch

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Meeting zu einem laufenden Projekt, in dem die Teilnehmer Notizen machen und Szenarien auf einem Whiteboard oder Papier visualisieren. Alle Teilnehmer stehen um einen Tisch herum und ständig geht jemand zum Whiteboard, um eine Grafik zu ändern oder zu ergänzen.

Parallel dazu macht sich zumindest der Redakteur Notizen in seiner Kladde und auf dem Ausdruck, den er vorbereitend mitgebracht hat.

Ein Computer oder Laptop, auf dem dann manche Teilnehmer während einer Besprechung herumtippen, ist kontraproduktiv: Während man tippt, bekommt man das Gespräch nicht mit, und sobald gemalt wird, ist man mit der Textverarbeitung verloren. Hier geht Geschwindigkeit vor Schönheit und Ordnung: „Brainstorming“. Wer sich einbringen will, macht das nicht mit der Tastatur.

Nach einer halben Stunde ist der Sachverhalt geklärt und der Status Quo wird festgehalten.1 Dummerweise verteilen sich die Stichpunkte und Notizen auf mehrere Medien: manche sind auf dem Ausdruck, manche in der Kladde und manche auf dem Whiteboard. Zum Abmalen des Whiteboards haben Sie keine Zeit, denn das nächste Meeting steht an und die Tafel muss gewischt werden. Also schnell abfotografien? Ja-in. Bilder mit der eingebauten Kamera werden normalerweise im Foto-Ordner abgelegt, wo sie schnell unauffindbar sind. Ich nehme in diesem Fall Scannable. Die App erkennt das Whiteboard automatisch, stellt die Kontraste passend ein und macht ein Foto, dass sie als PDF ablegen will – in Evernote.  Passendes Notizbuch in Evernote gewählt und das Bild wird dort abgelegt und mit dem Account synchronisiert. Es steht danach auf allen an den Account gekoppelten Geräte zu Verfügung.

Das Gleiche passiert mit den Notizen in der Kladde und auf dem Ausdruck. Alle haben nämlich die unangenehme Eigenschaft, aus dem Gedächtnis zu verschwinden, sobald der Tag vorbei ist. Selbst wenn die Notizen also in einer Kladde sicher aufbewahrt sind, findet man sie nur schlecht wieder.

Auch hier gilt: Einscannen (siehe auch Wenn die Muse küsst).

Wieder Scannable draufhalten: Die App erkennt den Papierumriss, entzerrt die möglicherweise verschobene Perspektive und korrigiert den Kontrast. Das Bild wird wieder als PDF gespeichert und in das gleiche Notizbuch in Evernote abgelegt. Verteilen sich die Informationen auf mehrere Seiten, entsteht vor der Ablage eine mehrseitige PDF.

Zusammengepackt

Erinnerung setzen

Während man sich zum Schluss noch einen Kaffee einschenkt, fragt man beiläufig nach dem nächsten Besprechungstermin, öffnet Evernote und trägt ihn dort als Erinnerung ein. Evernote wird dann zum gegebenen Termin rechtzeitig eine Erinnerung per E-Mail verschicken.

Action

Zum Schluss bleibt noch die Zusammenfasssung der Notizen zu einem kohärenten Text (am besten eine Liste), der dann das eigentliche Protokoll darstellt. Dieser Text ist in Evernote und auch im Betriebssystem (macOS) durchsuchbar.

Ach ja: Scannable ist kostenlos. Und Evernote kostet in der Basic-Version nichts. Demgegenüber kann Chaos richtig teuer werden…


  1. Große Bitte des Projektmanagers: schreiben Sie in Besprechungen IMMER mit, auch wenn Sie nicht darum gebeten werden. Dergestalt festgehaltene Information sind pure Macht. 

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