Das Evernote-Scannable-Team: Davon träumen Smartphones

Mal wie­der Zeit für eine Aktua­li­sie­rung aus der Pro­jekt­ver­wal­tung: Ever­no­te gibt es ja nicht nur für Com­pu­ter (falt­ba­re und eher sper­ri­ge), son­dern auch für Smart­phones – also dort, wo es dar­auf ankommt, schnell Infor­ma­tio­nen auf­zu­neh­men.

Das Team von Ever­no­te arbei­tet nun schon seit gerau­mer Zeit dar­an, allen Benut­zern unab­hän­gig von der gewähl­ten Platt­form (Win­dows, Android, iOS und macOS) die glei­che Nutz­bar­keit des digi­ta­len Notiz­blocks zu bie­ten.

Smart­phones haben hier einen ent­schei­den­den Nach­teil: sie haben weni­ger Platz auf dem Bild­schirm, die Navi­ga­ti­on und die Infor­ma­ti­on müs­sen sich den weni­gen Raum tei­len. Was auf einer Inter­net­sei­te pro­blem­los geht und bei Chats mit ihrem gerin­gen Funk­ti­ons­um­fang bei der Ein­ga­be noch kei­ne Mühe berei­tet, stellt Pro­gram­me wie Ever­no­te vor gewis­se Pro­ble­me.

Ande­rer­seits besit­zen Smart­phones einen gro­ßen Vor­teil gegen­über ihren sta­tio­nä­ren Kol­le­gen: mit Hil­fe der Kame­ra und der Ver­knüp­fung mit ande­ren Apps (als Bei­spiel neh­me ich nach­fol­gend Scan­nable) stellt sich ein ech­ter Mehr­wert bei der Nut­zung ein.

Sze­na­rio, klas­sisch

Neh­men wir ein Bei­spiel: Ein Mee­ting zu einem lau­fen­den Pro­jekt, in dem die Teil­neh­mer Noti­zen machen und Sze­na­ri­en auf einem White­board oder Papier visua­li­sie­ren. Alle Teil­neh­mer ste­hen um einen Tisch her­um und stän­dig geht jemand zum White­board, um eine Gra­fik zu ändern oder zu ergän­zen.

Par­al­lel dazu macht sich zumin­dest der Redak­teur Noti­zen in sei­ner Klad­de und auf dem Aus­druck, den er vor­be­rei­tend mit­ge­bracht hat.

Ein Com­pu­ter oder Lap­top, auf dem dann man­che Teil­neh­mer wäh­rend einer Bespre­chung her­um­tip­pen, ist kon­tra­pro­duk­tiv: Wäh­rend man tippt, bekommt man das Gespräch nicht mit, und sobald gemalt wird, ist man mit der Text­ver­ar­bei­tung ver­lo­ren. Hier geht Geschwin­dig­keit vor Schön­heit und Ord­nung: „Brain­stor­ming“. Wer sich ein­brin­gen will, macht das nicht mit der Tas­ta­tur.

Nach einer hal­ben Stun­de ist der Sach­ver­halt geklärt und der Sta­tus Quo wird fest­ge­hal­ten.¹ Dum­mer­wei­se ver­tei­len sich die Stich­punk­te und Noti­zen auf meh­re­re Medi­en: man­che sind auf dem Aus­druck, man­che in der Klad­de und man­che auf dem White­board. Zum Abma­len des White­boards haben Sie kei­ne Zeit, denn das nächs­te Mee­ting steht an und die Tafel muss gewischt wer­den. Also schnell abfo­to­gra­fien? Ja-in. Bil­der mit der ein­ge­bau­ten Kame­ra wer­den nor­ma­ler­wei­se im Foto-Ord­ner abge­legt, wo sie schnell unauf­find­bar sind. Ich neh­me in die­sem Fall Scan­nable. Die App erkennt das White­board auto­ma­tisch, stellt die Kon­tras­te pas­send ein und macht ein Foto, dass sie als PDF able­gen will – in Ever­no­te. Pas­sen­des Notiz­buch in Ever­no­te gewählt und das Bild wird dort abge­legt und mit dem Account syn­chro­ni­siert. Es steht danach auf allen an den Account gekop­pel­ten Gerä­te zu Ver­fü­gung.

Das Glei­che pas­siert mit den Noti­zen in der Klad­de und auf dem Aus­druck. Alle haben näm­lich die unan­ge­neh­me Eigen­schaft, aus dem Gedächt­nis zu ver­schwin­den, sobald der Tag vor­bei ist. Selbst wenn die Noti­zen also in einer Klad­de sicher auf­be­wahrt sind, fin­det man sie nur schlecht wie­der.

Auch hier gilt: Ein­scan­nen (sie­he auch Wenn die Muse küsst).

Wie­der Scan­nable drauf­hal­ten: Die App erkennt den Papier­um­riss, ent­zerrt die mög­li­cher­wei­se ver­scho­be­ne Per­spek­ti­ve und kor­ri­giert den Kon­trast. Das Bild wird wie­der als PDF gespei­chert und in das glei­che Notiz­buch in Ever­no­te abge­legt. Ver­tei­len sich die Infor­ma­tio­nen auf meh­re­re Sei­ten, ent­steht vor der Abla­ge eine mehr­sei­ti­ge PDF.

Zusam­men­ge­packt

Wäh­rend man sich zum Schluss noch einen Kaf­fee ein­schenkt, fragt man bei­läu­fig nach dem nächs­ten Bespre­chungs­ter­min, öff­net Ever­no­te und trägt ihn dort als Erin­ne­rung ein. Ever­no­te wird dann zum gege­be­nen Ter­min recht­zei­tig eine Erin­ne­rung per E‑Mail ver­schi­cken.

Action

Zum Schluss bleibt noch die Zusam­men­fass­sung der Noti­zen zu einem kohä­ren­ten Text (am bes­ten eine Lis­te), der dann das eigent­li­che Pro­to­koll dar­stellt. Die­ser Text ist in Ever­no­te und auch im Betriebs­sys­tem (macOS) durch­such­bar.

Ach ja: Scan­nable ist kos­ten­los. Und Ever­no­te kos­tet in der Basic-Ver­si­on nichts. Dem­ge­gen­über kann Cha­os rich­tig teu­er wer­den…

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1. Gro­ße Bit­te des Pro­jekt­ma­na­gers: schrei­ben Sie in Bespre­chun­gen IMMER mit, auch wenn Sie nicht dar­um gebe­ten wer­den. Der­ge­stalt fest­ge­hal­te­ne Infor­ma­ti­on sind pure Macht. ↩