OmniPlan: Gebt dem Affen Zucker!

Frü­her dach­te ich, dass Pro­jekt­ver­wal­tung etwas Eli­tä­res ist: Ent­we­der beschäf­ti­gen sich damit hoch bezahl­te Abtei­lungs­lei­ter gro­ßer Unter­neh­men, spe­zia­li­sier­te Con­sul­tants oder über­eif­ri­ge Frei­be­ruf­ler. Leu­te, die bezahlt wer­den, egal ob der Plan klappt oder nicht.

Dann kam die Erkennt­nis, dass Vor­ha­ben nicht des­we­gen schei­tern, weil man vor­her einen Plan gemacht hat und sich dann dar­an hält, son­dern weil man über­haupt kei­nen Plan hat. Oder wenn man einen Plan hat, die­sen nicht der Rea­li­tät anpasst, son­dern die Rea­li­tät dem Plan.
Das muss schei­tern.
Die meis­ten Vor­ha­ben schei­tern näm­lich bereits an der Tat­sa­che, dass sie gar nicht geplant sind – und dadurch auch gar nicht ver­wal­tet wer­den kön­nen. Meist kön­nen sie des­we­gen nicht geplant wer­den, weil sie nur unvoll­stän­dig spe­zi­fi­ziert sind: es feh­len schlicht die Vor­aus­set­zun­gen, sie über­haupt als „Pro­jekt” zu defi­nie­ren.

War­um?

Es gibt zahl­rei­che Grün­de, war­um Pro­jek­te als sol­che nicht erkannt und ent­spre­chend „auf­ge­setzt” wer­den. Ein Grund ist neben der feh­len­den Grund­kennt­nis­se des Pro­jekt­ma­nage­ments auch die feh­len­de Kennt­nis des geeig­ne­ten Werk­zeugs. Denn ehr­lich: eine Tabel­len­kal­ku­la­ti­on ist defi­ni­tiv dazu nicht geeig­net, auch wenn die Her­stel­ler dies ger­ne sug­ge­rie­ren und zahl­rei­che Anwen­der die­ses Pro­gramm für so ziem­lich jeden Text ver­wen­den, in dem auch Zif­fern vor­kom­men.
Das genügt aber nicht.

Was dann?

Was ich dabei nicht bedacht hat­te: auch Ange­stell­ten, die eigent­lich qua Amt dazu bestimmt sind, Pro­jek­te zu ver­wal­ten, feh­len die­se Werk­zeu­ge. Das hat sei­nen Grund, denn selbst wenn die not­wen­di­gen Kom­pe­ten­zen im Bereich Pro­jekt­ma­nage­ment vor­han­den sind, feh­len ihnen die erfor­der­li­chen Mög­lich­kei­ten: Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware ist teu­er. Es gibt Anbie­ter, die die­se Lücke durch intel­li­gen­te Ser­ver-Lösun­gen abde­cken kön­nen, aller­dings hat man als Nut­zer die Wahl zwi­schen Scyl­la und Cha­ryb­dis – die Res­sour­cen, Ter­mi­ne und Kom­mu­ni­ka­ti­on wer­den ent­we­der auf einem eige­nen Ser­ver ver­wal­tet – das kos­tet Geld – oder aber die Daten wer­den auf einem Ser­ver des Anbie­ters abge­legt – das ist güns­tig, kos­tet aber Sicher­heit. Man ver­traut einem Unter­neh­men damit näm­lich vie­le Inter­na an, die mög­li­cher­wei­se auch die Kon­kur­renz inter­es­sie­ren.¹
Also:

• Güns­tig, dann aber in der Cloud. Dies ver­knei­fen sich vie­le KMUs wegen der Daten­schutz­ge­set­ze, nicht wegen der Sicher­heit
• Teu­er, dann aber kom­plett in Eigen­re­gie (und das betrifft auch Pfle­ge und War­tung des Sys­tems). Dies ver­knei­fen sich vie­le KMUs wegen der hohen Grund­kos­ten und feh­len­der IT-Kennt­nis­se

Was bleibt?

Auf der Stre­cke bleibt dabei das eigent­li­che Ziel: Pro­jekt­ver­wal­tung.

Vor ziem­lich genau fünf Jah­ren hat­te ich bereits einen klei­nen Bei­trag zu die­sem The­ma geschrie­ben und dabei die Soft­ware „Omni­Plan” vor­ge­stellt.
Die Soft­ware ist qua­si der Aus­weg aus dem Dilem­ma: Sie benö­tigt zwar auf den ers­ten Blick einen Apple Com­pu­ter mit OS X, läuft aber auch auf einem iOS-Gerät ab iOS 9, also jedem neue­ren iPho­ne und iPad. Das bedeu­tet, es han­delt sich nicht um eine Ser­ver-Lösung, weder lokal noch in der Cloud.
Ele­gant ist die Mög­lich­keit, kom­plet­te Pro­jek­te auf einem Ser­ver abzu­le­gen, um sie mit ande­ren Apps zu syn­chro­ni­sie­ren: Pro­jek­te, die auf dem Mac im Büro auf­ge­setzt wer­den, kön­nen beim Kun­den vor Ort auf dem iPad ergänzt oder ange­passt wer­den, wenn sie über einen iCloud-Account (ohne den ein iOS-Gerät sowie­so nicht zu haben ist) oder einen eige­nen Ser­ver abge­gli­chen wur­den.
Muss nicht, kann.

Zwar hat sich im Ver­gleich zur Ver­si­on 1.6, die ich vor fünf Jah­ren beschrei­ben hat­te, sehr viel geän­dert, wirk­li­che „Kil­ler-Fea­tures” der aktu­el­len Ver­si­on 3 sind aber für mich vor allem der Netz­plan und die „Mon­te-Car­lo-Simu­la­ti­on”.
OMG, was ist das nun wie­der?

Netz­plan

Der Netz­plan ist zu Recht in den letz­ten Jah­ren in den Hin­ter­grund gerückt – auch weil er auf­grund sei­ner Kom­ple­xi­tät nur schwer les­bar und schwer zu pfle­gen ist.²
Dabei ist es gar nicht so kom­pli­ziert, wie es klingt: ein Netz­plan besteht aus zeit­lich mit­ein­an­der ver­knüpf­ten Vor­gän­gen, also Auf­ga­ben oder Auf­ga­ben­grup­pen, die von­ein­an­der abhän­gig sind: Ent­we­der weil sie gleich­zei­tig begin­nen oder enden, oder weil sie nur in einer bestimm­ten Rei­hen­fol­ge abzu­ar­bei­ten sind.
In der Pla­nung drückt man sich ger­ne dar­um und bevor­zugt die Gantt-Dia­gram­me, die alle Vor­gän­ge (oder Arbeits­pa­ke­te) auf einer Zeit­leis­te abbil­den. Der Nach­teil der Gantt-Dia­gram­me ist ihre gerin­ge Infor­ma­ti­ons­tie­fe, denn sie hel­fen dabei, den Über­blick zu behal­ten, nicht das Pro­jekt zu pla­nen und die Ein­zel­schrit­te zu defi­nie­ren.
In Omni­Plan 3 ist bei­des mög­lich: Gantt-Dia­gramm und Netz­plan. Die Pla­nung und Ver­wal­tung eines Pro­jekts wird damit fle­xi­bler.

Mon­te-Car­lo-Simu­la­ti­on

Die Mon­te-Car­lo-Simu­la­ti­on kommt dage­gen aus einer ande­ren Ecke: sie betrifft die Wahr­schein­lich­keit, ein Pro­jekt inner­halb des ange­streb­ten Zeit­rah­mens (ein­schließ­lich defi­nier­ba­rer Tole­ran­zen) zu been­den.
In Pro­jekt­ver­wal­tung wird häu­fig der „kri­ti­sche Pfad” ein­ge­setzt, um aus der Viel­zahl der Vor­gän­ge die­je­ni­gen her­aus­zu­fil­tern, die dar­über bestim­men, ob ein Pro­jekt im Zeit­rah­men bleibt. Durch die Ver­knüp­fung und Abhän­gig­kei­ten der ter­min­be­stim­men­den Vor­gän­ge ergibt sich eine Ket­te aus Vor­gän­gen, die unbe­dingt ein­ge­hal­ten wer­den müs­sen.
Das bedeu­tet aber nicht, dass ande­re Vor­gän­ge außer­halb des „kri­ti­schen Pfads” kei­nen Ein­fluss auf die Fer­tig­stel­lung haben.
Um die Wahr­schein­lich­keit zu gewich­ten, gibt es die „Mon­te-Car­lo-Sim­la­ti­on”.
In Omni­Plan gibt man dazu die Tole­ranz der Ein­tritts­wahr­schein­lich­keit ein und klickt einen But­ton. Schon berech­net die App die Vari­anz der Mei­len­stei­ne (z.B. die Kor­rek­tur­pha­se darf sich um eine Woche ver­schie­ben, ohne die Fer­tig­stel­lung der Doku­men­ta­ti­on zu gefähr­den) und die Wahr­schein­lich­keit, dass das gesam­te Pro­jekt zum geplan­ten Ter­min fer­tig wird. Je näher wir der 100%-Marke kom­men, des­to bes­ser.
Bei Wer­ten unter 90% ist es dann ange­ra­ten, schon zu Beginn des Pro­jekts den gesam­ten Zeit­plan oder die Resour­cen­pla­nung zu über­den­ken. Das schützt vor unlieb­sa­men Über­ra­schun­gen.

Fazit

Auch eine gute Soft­ware ersetzt nicht die Denk­leis­tung der Pla­nung. Und dazu gehört mehr als nur das Ein­tra­gen von Ter­mi­nen. Zu einer guten Pro­jekt­pla­nung gehört auch, recht­zei­tig einen Plan B in der Tasche zu haben, soll­te es Pro­ble­me geben. Und das ist auch der Zeit­punkt, an dem sich eine gute Soft­ware bezahlt macht.

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1. Aller­dings ist das meist nur hypo­the­tisch und gilt nur in eng defi­nier­ten Berei­chen, in denen sich Unter­neh­men tum­meln, die genü­gend Geld haben, die Daten nicht in der Cloud able­gen zu müs­sen. Das Argu­ment greift nicht wirk­lich, wird aber ger­ne im Zuge einer Daten­schutz­richt­li­nie vor­ge­bracht. ↩

2. Der Netz­plan ist ver­mut­lich der Haupt­grund, war­um im All­ge­mei­nen das Pro­jekt­ma­nage­ment für eine Art Geheim­wis­sen­schaft gehal­ten wird. ↩