InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Workflow und Links

Ogot­to­gott! Wie kann man nur auf die Idee kom­men, ein Lay­out­pro­gramm wie InDe­sign in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on zu ver­wen­den? Das ist ein Spiel­zeug für die Mar­ke­ting­leu­te, nichts für die ernst­haf­te Pro­duk­ti­on. Wenn ich pro­duk­tiv sein will, neh­me ich Frame­Ma­ker, wenn ich arbei­ten muss, neh­me ich Word, wenn ich spie­len darf, neh­me ich InDe­sign.

Auf unge­fähr die­sen Nen­ner kann man sich unter tech­ni­schen Redak­teu­ren und den damit ver­wand­ten Dienst­leis­tern schnell eini­gen. Aber ist das auch wirk­lich so? Es gibt tat­säch­lich Redak­teu­re, die arbei­ten noch mit Page­Ma­ker, weil sie es immer gemacht haben und die Zuver­läs­sig­keit und Aus­ga­be­si­cher­heit schät­zen, für die ist Frame­Ma­ker ein Buch mit sie­ben Sie­geln – die muss man von InDe­sign nicht über­zeu­gen, die sind sofort dabei.

Was aber macht der Rest? Nun, die einen sind die Word-Pro­fis, die leben mit den Unzu­läng­lich­kei­ten von Word und sei­ner auto­ma­ti­schen For­ma­tie­rung sowie den nicht funk­tio­nie­ren­den For­mat­über­tra­gun­gen bei Fili­al­do­ku­men­ten. Lay­out endet an der Absatz­for­ma­tie­rung. Kopf- und Fuß­zei­len­än­de­run­gen bei Abschnitt­wech­seln sind ein Grund, das gesam­te Doku­ment noch­mals gaaa­anz vor­sich­tig zu durch­blät­tern und von hin­ten nach vor­ne auf Abwei­chun­gen zu kon­trol­lie­ren. Und so ver­bringt dann der Word-Redak­teur wis­sent­lich oder unwis­sent­lich vie­le Stun­den damit, sich in Word zu bewe­gen wie in einem Minen­feld und sich nur auf das zu beschrän­ken, was in Word vor­aus­sicht­lich sta­bil läuft. Mit ande­ren Wor­ten: die Unzu­ver­läs­sig­keit des Pro­dukts zwingt zu sub­op­ti­ma­ler Aus­nut­zung.

Die ande­ren, die sich für bes­ser hal­ten, sind die Frame­Ma­ker-Benut­zer, die sich jeder Woche ein­mal Sor­gen dar­über machen, ob das Pro­dukt nicht viel­leicht doch von Ado­be aufs Abstell­gleis gescho­ben wird, nach­dem man den Anwen­dern noch ordent­lich Geld für längst selbst­ver­ständ­li­che Funk­tio­nen abge­knöpft hat, die ande­re Pro­duk­te aus dem eige­nen Haus längst haben.

Tja, da schie­len dann Man­che – nicht nur die »Krea­ti­ven« aus den Agen­tu­ren – auf InDe­sign und fra­gen sich ob es denn nicht auch mög­lich ist, damit zu pro­du­zie­ren und nicht nur mal ein paar hüb­sche Sei­ten anzu­rich­ten.

Ich habe daher den punk­tu­el­len Lob­ge­sän­gen auf InDe­sign in der tech­ni­schen Redak­ti­on einen klei­nen Pra­xis­test vor­ge­zo­gen. Aus­gangs­punkt war die Neu­erstel­lung einer tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on, nicht die Daten­über­nah­me. Ein ganz ent­schei­den­der Unter­schied zu der Arbeit mit Word oder Frame­Ma­ker ist die Tat­sa­che, dass InDe­sign ein Lay­out­pro­gramm ist. Sei­ne Stär­ke spielt es dann aus, wenn es um die Aus­ga­be geht, nicht um die Erfas­sung der Inhal­te.

Das bedeu­tet, um mit InDe­sign zu arbei­ten, muss man sich an einen mehr­stu­fi­gen Arbeits­pro­zess gewöh­nen. Das macht in grö­ße­ren Abtei­lun­gen auch durch­aus Sinn, denn da wird der Inhalt nicht vom Lay­ou­ter gemacht, son­dern vom Redak­teur (Text) und vom Illus­tra­tor (Gra­fik).

Für den tech­ni­schen Redak­teur bedeu­tet das: Inhal­te erfas­sen mit Word (InDe­sign besitzt einen sehr guten Word-Import), wobei die Gra­fi­ken nur ver­knüpft abge­legt wer­den (InDe­sign kann die Ver­knüp­fun­gen her­aus­pi­cken, damit sie im wei­te­ren Ablauf nicht mehr mit Word ange­fasst wer­den können/​müssen.

Auf­ge­merkt: InDe­sign soll­te so ein­ge­stellt wer­den, dass alle Text­im­por­te ver­knüpft sind, dann las­sen sich spä­ter inhalt­li­che Ände­run­gen leich­ter durch­füh­ren. Nun ste­hen zwei Vor­ge­hens­wei­sen zur Aus­wahl: kapi­tel­wei­se oder abschnitts­wei­se Erfas­sung.

Die kapi­tel­wei­se Erfas­sung bie­tet den Vor­teil, die auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung der Über­schrif­ten durch­zie­hen zu kön­nen. InDe­sign kann in der Ver­si­on 4 immer noch kei­ne unter­bro­chen­de Abschnitts­num­me­rie­rung (»inse­quen­ti­al num­be­ring«), was bedeu­tet, dass Über­schrif­ten nicht auto­ma­tisch num­me­riert wer­den. Dies muss vor dem Import gesche­hen.

Exkurs: Wer einen Mac hat, kann das Tem­p­la­te mit den Absatz­for­ma­ten auch in Nis­us­Wri­ter erstel­len, dann funk­tio­niert spä­ter die auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung der Über­schrif­ten und Lis­ten in Word zuver­läs­si­ger).

Die abschnitts­wei­se Erfas­sung bie­tet dage­gen den Vor­teil, dass das Doku­ment in InDe­sign modu­lar auf­ge­baut wer­den kann. Dies ent­sprich ent­fernt den Text­ein­schü­ben von Frame­Ma­ker, ohne jedoch alle Ein­schü­be hin­ter­ein­an­der ein­zu­hän­gen. Dazu ist es am zweck­mä­ßigs­ten, in Word für jedes The­ma (Topic) ein eige­nes Doku­ment auf der Basis des Tem­pla­tes anzu­le­gen.

Unab­hän­gig von der Erfas­sung müs­sen anschlie­ßend die Inhal­te in InDe­sign plat­ziert wer­den, wobei die Absatz­for­ma­te bei­be­hal­ten wer­den soll­ten. So kön­nen iden­ti­sche For­mat­na­men in InDe­sign defi­niert wer­den. Nach dem Import las­sen sich die Absatz­for­ma­te dann belie­big ver­än­dern und an das Lay­out anpas­sen. Bei einer Ände­rung des Ori­gi­nals wer­den die­se Ände­run­gen in InDe­sign zwar zunächst über­schrie­ben, mit einem ein­zi­gen Maus­klick wie­der an die InDe­sign-Defi­ni­tio­nen ange­passt.

Jetzt ist der Inhalt kom­plett in InDe­sign. Um aber die beson­de­ren Stär­ken des Pro­gramms zu nut­zen, ist etwas Nach­ar­beit erfor­der­lich. Dazu jedoch spä­ter mehr.