InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Workflow und Links

Ogottogott! Wie kann man nur auf die Idee kommen, ein Layoutprogramm wie InDesign in der technischen Dokumentation zu verwenden? Das ist ein Spielzeug für die Marketingleute, nichts für die ernsthafte Produktion. Wenn ich produktiv sein will, nehme ich FrameMaker, wenn ich arbeiten muss, nehme ich Word, wenn ich spielen darf, nehme ich InDesign.

Auf ungefähr diesen Nenner kann man sich unter technischen Redakteuren und den damit verwandten Dienstleistern schnell einigen. Aber ist das auch wirklich so? Es gibt tatsächlich Redakteure, die arbeiten noch mit PageMaker, weil sie es immer gemacht haben und die Zuverlässigkeit und Ausgabesicherheit schätzen, für die ist FrameMaker ein Buch mit sieben Siegeln – die muss man von InDesign nicht überzeugen, die sind sofort dabei.

Was aber macht der Rest? Nun, die einen sind die Word-Profis, die leben mit den Unzulänglichkeiten von Word und seiner automatischen Formatierung sowie den nicht funktionierenden Formatübertragungen bei Filialdokumenten. Layout endet an der Absatzformatierung. Kopf- und Fußzeilenänderungen bei Abschnittwechseln sind ein Grund, das gesamte Dokument nochmals gaaaanz vorsichtig zu durchblättern und von hinten nach vorne auf Abweichungen zu kontrollieren. Und so verbringt dann der Word-Redakteur wissentlich oder unwissentlich viele Stunden damit, sich in Word zu bewegen wie in einem Minenfeld und sich nur auf das zu beschränken, was in Word voraussichtlich stabil läuft. Mit anderen Worten: die Unzuverlässigkeit des Produkts zwingt zu suboptimaler Ausnutzung.

Die anderen, die sich für besser halten, sind die FrameMaker-Benutzer, die sich jeder Woche einmal Sorgen darüber machen, ob das Produkt nicht vielleicht doch von Adobe aufs Abstellgleis geschoben wird, nachdem man den Anwendern noch ordentlich Geld für längst selbstverständliche Funktionen abgeknöpft hat, die andere Produkte aus dem eigenen Haus längst haben.

Tja, da schielen dann Manche – nicht nur die »Kreativen« aus den Agenturen – auf InDesign und fragen sich ob es denn nicht auch möglich ist, damit zu produzieren und nicht nur mal ein paar hübsche Seiten anzurichten.

Ich habe daher den punktuellen Lobgesängen auf InDesign in der technischen Redaktion einen kleinen Praxistest vorgezogen. Ausgangspunkt war die Neuerstellung einer technischen Dokumentation, nicht die Datenübernahme. Ein ganz entscheidender Unterschied zu der Arbeit mit Word oder FrameMaker ist die Tatsache, dass InDesign ein Layoutprogramm ist. Seine Stärke spielt es dann aus, wenn es um die Ausgabe geht, nicht um die Erfassung der Inhalte.

Das bedeutet, um mit InDesign zu arbeiten, muss man sich an einen mehrstufigen Arbeitsprozess gewöhnen. Das macht in größeren Abteilungen auch durchaus Sinn, denn da wird der Inhalt nicht vom Layouter gemacht, sondern vom Redakteur (Text) und vom Illustrator (Grafik).

Für den technischen Redakteur bedeutet das: Inhalte erfassen mit Word (InDesign besitzt einen sehr guten Word-Import), wobei die Grafiken nur verknüpft abgelegt werden (InDesign kann die Verknüpfungen herauspicken, damit sie im weiteren Ablauf nicht mehr mit Word angefasst werden können/müssen.

Aufgemerkt: InDesign sollte so eingestellt werden, dass alle Textimporte verknüpft sind, dann lassen sich später inhaltliche Änderungen leichter durchführen. Nun stehen zwei Vorgehensweisen zur Auswahl: kapitelweise oder abschnittsweise Erfassung.

Die kapitelweise Erfassung bietet den Vorteil, die automatische Nummerierung der Überschriften durchziehen zu können. InDesign kann in der Version 4 immer noch keine unterbrochende Abschnittsnummerierung (»insequential numbering«), was bedeutet, dass Überschriften nicht automatisch nummeriert werden. Dies muss vor dem Import geschehen.

Exkurs: Wer einen Mac hat, kann das Template mit den Absatzformaten auch in NisusWriter erstellen, dann funktioniert später die automatische Nummerierung der Überschriften und Listen in Word zuverlässiger).

Die abschnittsweise Erfassung bietet dagegen den Vorteil, dass das Dokument in InDesign modular aufgebaut werden kann. Dies entsprich entfernt den Texteinschüben von FrameMaker, ohne jedoch alle Einschübe hintereinander einzuhängen. Dazu ist es am zweckmäßigsten, in Word für jedes Thema (Topic) ein eigenes Dokument auf der Basis des Templates anzulegen.

Unabhängig von der Erfassung müssen anschließend die Inhalte in InDesign platziert werden, wobei die Absatzformate beibehalten werden sollten. So können identische Formatnamen in InDesign definiert werden. Nach dem Import lassen sich die Absatzformate dann beliebig verändern und an das Layout anpassen. Bei einer Änderung des Originals werden diese Änderungen in InDesign zwar zunächst überschrieben, mit einem einzigen Mausklick wieder an die InDesign-Definitionen angepasst.

Jetzt ist der Inhalt komplett in InDesign. Um aber die besonderen Stärken des Programms zu nutzen, ist etwas Nacharbeit erforderlich. Dazu jedoch später mehr.