InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Snippets, Library und Styles

Im ersten Teil haben wir uns damit beschäftigt, einen praktikablen Prozess zu umreißen, mit dem es möglich ist, ein anspruchsvolles Werkzeug wie InDesign auch abseits der Anwenderzielgruppe einzusetzen. Um aber damit produktiv sein zu können, und zwar auch über mehrere Änderungsläufe hinweg, müssen wir ein paar Vorbereitungen treffen.

Der normale Einsatz von InDesign in Redaktionen liegt in der Zusammenstellung von Inhalten für Magazine und Flyer. Der Inhalt dazu kommt in Arbeitsgruppen vom Redakteur, der seine Texte in InCopy schreibt und redigiert. Das bedeutet, dass Nacharbeit in InDesign auf ein Minimum reduziert werden kann, da die Texte bereits freigegeben sind, bevor sie den Layouter erreichen.

In der technischen Redaktion ist dies so – bedauerlicherweise – nicht möglich, da die Korrekturen nur im Gesamtzusammenhang der Anleitung vorgenommen werden können. Das bedeutet, dass die Abschnitte zweckmäßigerweise als »Topics« erfasst, zuerst in InDesign platziert (und dabei mit dem Original verknüpft), gesetzt, und dann als PDF zur ersten Korrektur abgegeben werden. Der Korrektor fügt dann seine Änderungen ein, die im Original (Word-Dokument) vorgenommen werden. Danach wird InDesign wieder aktualisiert, um die Änderungen zu übernehmen.

Somit müssen wir darauf achten, dass die Änderungen, die in InDesign vorgenommen wurden (Formate etc.), nicht durch die Aktualisierung überschrieben werden. Wichtig: Die Word-Dokumente sind einheitlich formatiert (Überschriftformate, Textformate etc.). Dieser Punkt – in der technische Redaktion eigentlich selbstverständlich – kann bei der Übernahme fremdverfasster Dokumente natürlich nicht garantiert werden. In einem solchen Fall müssen die Word-Dokumente nachbearbeitet werden.

Das InDesign-Dokument verfügt über eigene Formate, deren Namen beliebig sein können. Wichtig beim ersten Import in InDesign ist jetzt, ein »Style-Mapping« vorzunehmen. Dabei werden den Formaten des Word-Dokuments beim Import automatisch die entsprechenden InDesign-Formate zugewiesen. Das Resultat: fix und fertig formatierte Texte. Bei Tabellen aus Excel funktioniert das entsprechend, da InDesign beim Import nach der zu importierenden Tabelle des Dokuments fragt und dessen Formatierung übernimmt oder verwirft.

Leider verfügt InDesign standardmäßig nicht über eine konsistente Vorlage für Tabellenformate. Dazu muss man ein (kostenpflichtiges) Plug-In bemühen (z.B. Smart Styles von Woodwing), dass diesem Defizit beikommt.

Exkurs: InDesign ist von Adobe so konzipiert, dass seine Funktionen durch beliebig viele Plug-Ins und Scripts erweitert werden können. Diese sind meist kostenpflichtig, machen sich in der Produktion jedoch schnell bezahlt. InDesign ist in dieser Hinsicht sogar noch flexibler als FrameMaker.

Um den Import zu vereinfachen, lassen sich die Importoptionen als eigenes Set speichern, so dass sie nicht ständig neu definiert werden müssen. Bei dem hier vorgestellten Arbeitsprozess ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Und jetzt der letzte Teil der Vorbereitung: Die abschnittsunabhängigen Überschriften (»Wartungsintervalle«, »Funktionsweise«, etc.) kommen jeweils in einen eigenen Textrahmen, der in der Bibliothek abgelegt wird. Dazu lässt sich für jeden Kunden oder Dokumentationstyp eine eigene Bibliothek anlegen, von denen beliebig viele gleichzeitig genutzt werden können. Einzige Einschränkung: es darf immer nur ein Redakteur gleichzeitig eine Bibliothek nutzen. Die dort abgelegten Textabschnitte sind fertig formatiert und müssen nur noch auf die Seite gezogen werden. Wie zweckmäßig es ist, diese Textrahmen zu platzieren statt sie direkt in Word zu erstellen, ist Ermessenssache. Ich ziehe es vor, mit der ähnlichen Funktion in Word (Office 2004 für Macintosh: »Scrapbook«) zu arbeiten. Wer einen anderen Editor benutzt (z.B. NisusWriter, kann mit etwas Geschicklichkeit schnell eine hohe Konsistenz erreichen, ohne sich die Formulierungen jedes Mal per Kopieren&Einfügen zusammenschustern zu müssen.

Und noch ein Wort zum Abschluss: Wenn die Formate in InDesign grundlinienhaltig gesetzt sind, lassen sich auch einheitliche Abstände und Registerhaltigkeit erzielen.