InDe­sign CS2 in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on: Snip­pets, Libra­ry und Styles

Im ers­ten Teil haben wir uns damit beschäf­tigt, einen prak­ti­ka­blen Pro­zess zu umrei­ßen, mit dem es mög­lich ist, ein anspruchs­vol­les Werk­zeug wie InDe­sign auch abseits der Anwen­der­ziel­grup­pe ein­zu­set­zen. Um aber damit pro­duk­tiv sein zu kön­nen, und zwar auch über meh­re­re Ände­rungs­läu­fe hin­weg, müs­sen wir ein paar Vor­be­rei­tun­gen treffen.

Der nor­ma­le Ein­satz von InDe­sign in Redak­tio­nen liegt in der Zusam­men­stel­lung von Inhal­ten für Maga­zi­ne und Fly­er. Der Inhalt dazu kommt in Arbeits­grup­pen vom Redak­teur, der sei­ne Tex­te in InCo­py schreibt und redi­giert. Das bedeu­tet, dass Nach­ar­beit in InDe­sign auf ein Mini­mum redu­ziert wer­den kann, da die Tex­te bereits frei­ge­ge­ben sind, bevor sie den Lay­ou­ter erreichen.

In der tech­ni­schen Redak­ti­on ist dies so – bedau­er­li­cher­wei­se – nicht mög­lich, da die Kor­rek­tu­ren nur im Gesamt­zu­sam­men­hang der Anlei­tung vor­ge­nom­men wer­den kön­nen. Das bedeu­tet, dass die Abschnit­te zweck­mä­ßi­ger­wei­se als »Topics« erfasst, zuerst in InDe­sign plat­ziert (und dabei mit dem Ori­gi­nal ver­knüpft), gesetzt, und dann als PDF zur ers­ten Kor­rek­tur abge­ge­ben wer­den. Der Kor­rek­tor fügt dann sei­ne Ände­run­gen ein, die im Ori­gi­nal (Word-Doku­ment) vor­ge­nom­men wer­den. Danach wird InDe­sign wie­der aktua­li­siert, um die Ände­run­gen zu übernehmen.

Somit müs­sen wir dar­auf ach­ten, dass die Ände­run­gen, die in InDe­sign vor­ge­nom­men wur­den (For­ma­te etc.), nicht durch die Aktua­li­sie­rung über­schrie­ben wer­den. Wich­tig: Die Word-Doku­men­te sind ein­heit­lich for­ma­tiert (Über­schrift­for­ma­te, Text­for­ma­te etc.). Die­ser Punkt – in der tech­ni­sche Redak­ti­on eigent­lich selbst­ver­ständ­lich – kann bei der Über­nah­me fremd­ver­fass­ter Doku­men­te natür­lich nicht garan­tiert wer­den. In einem sol­chen Fall müs­sen die Word-Doku­men­te nach­be­ar­bei­tet werden.

Das InDe­sign-Doku­ment ver­fügt über eige­ne For­ma­te, deren Namen belie­big sein kön­nen. Wich­tig beim ers­ten Import in InDe­sign ist jetzt, ein »Style-Map­ping« vor­zu­neh­men. Dabei wer­den den For­ma­ten des Word-Doku­ments beim Import auto­ma­tisch die ent­spre­chen­den InDe­sign-For­ma­te zuge­wie­sen. Das Resul­tat: fix und fer­tig for­ma­tier­te Tex­te. Bei Tabel­len aus Excel funk­tio­niert das ent­spre­chend, da InDe­sign beim Import nach der zu impor­tie­ren­den Tabel­le des Doku­ments fragt und des­sen For­ma­tie­rung über­nimmt oder verwirft.

Lei­der ver­fügt InDe­sign stan­dard­mä­ßig nicht über eine kon­sis­ten­te Vor­la­ge für Tabel­len­for­ma­te. Dazu muss man ein (kos­ten­pflich­ti­ges) Plug-In bemü­hen (z.B. Smart Styles von Woodwing), dass die­sem Defi­zit beikommt.

Exkurs: InDe­sign ist von Ado­be so kon­zi­piert, dass sei­ne Funk­tio­nen durch belie­big vie­le Plug-Ins und Scripts erwei­tert wer­den kön­nen. Die­se sind meist kos­ten­pflich­tig, machen sich in der Pro­duk­ti­on jedoch schnell bezahlt. InDe­sign ist in die­ser Hin­sicht sogar noch fle­xi­bler als FrameMaker.

Um den Import zu ver­ein­fa­chen, las­sen sich die Import­op­tio­nen als eige­nes Set spei­chern, so dass sie nicht stän­dig neu defi­niert wer­den müs­sen. Bei dem hier vor­ge­stell­ten Arbeits­pro­zess ist das ein nicht zu unter­schät­zen­der Vorteil.

Und jetzt der letz­te Teil der Vor­be­rei­tung: Die abschnitts­un­ab­hän­gi­gen Über­schrif­ten (»War­tungs­in­ter­val­le«, »Funk­ti­ons­wei­se«, etc.) kom­men jeweils in einen eige­nen Text­rah­men, der in der Biblio­thek abge­legt wird. Dazu lässt sich für jeden Kun­den oder Doku­men­ta­ti­ons­typ eine eige­ne Biblio­thek anle­gen, von denen belie­big vie­le gleich­zei­tig genutzt wer­den kön­nen. Ein­zi­ge Ein­schrän­kung: es darf immer nur ein Redak­teur gleich­zei­tig eine Biblio­thek nut­zen. Die dort abge­leg­ten Text­ab­schnit­te sind fer­tig for­ma­tiert und müs­sen nur noch auf die Sei­te gezo­gen wer­den. Wie zweck­mä­ßig es ist, die­se Text­rah­men zu plat­zie­ren statt sie direkt in Word zu erstel­len, ist Ermes­sens­sa­che. Ich zie­he es vor, mit der ähn­li­chen Funk­ti­on in Word (Office 2004 für Mac­in­tosh: »Scrap­book«) zu arbei­ten. Wer einen ande­ren Edi­tor benutzt (z.B. Nisus­Wri­ter, kann mit etwas Geschick­lich­keit schnell eine hohe Kon­sis­tenz errei­chen, ohne sich die For­mu­lie­run­gen jedes Mal per Kopieren&Einfügen zusam­men­schus­tern zu müssen.

Und noch ein Wort zum Abschluss: Wenn die For­ma­te in InDe­sign grund­li­ni­en­hal­tig gesetzt sind, las­sen sich auch ein­heit­li­che Abstän­de und Regis­ter­hal­tig­keit erzielen.