Gemeinsame Festplattennutzung mit der Dropbox: Let’s work together!

Um es gleich vorweg zu schicken: dieser Artikel befasst sich trotz seiner inhaltlichen Nähe nicht mit den großen Web-Applikationen in der „Cloud“ wie beispielsweise Microsoft „SkyDrive“ oder Google „Text&Tabellen“. Die haben wir schon an anderer Stelle beschrieben. Nein, diesmal geht es viel einfacher um einen alten Bekannten aus der Zeit des Filesharings: die „Dropbox“.

Dropbox ist eigentlich nichts Neues: Die Idee ist nämlich so einfach wie sie genial ist. Man nehme eine Internetfestplatte, teile sie in Ordner auf, die einem Benutzer zugewiesen werden. Dieser kann sich per Internet-Zugriff eine Kopie auf seine lokale Festplatte legen und dorthinein Daten schreiben. Diese Daten werden dann automatisch auf den Internet-Server kopiert. Wie früher, aber viel eleganter und benutzerfreundlicher.

Für den Benutzer kommt daher auf seiner Festplatte nur ein zusätzlicher Ordner dazu, in den er weitere Ordner legen kann. Diesen Ordner kann er als Berechtigter auf mehreren Rechnern (aka Festplatten) gleichzeitig benutzen, da jedes Mal nur eine Kopie der Daten im Internet abgelegt wird. Das ist der erste Teil der Idee.

Der zweite Teil ist aber spannender: Jedem Ordner kann der Benutzer nun weitere Benutzer zuweisen, auch solchen, die selbst über keinen eigenen Dropbox-Ordner verfügen. Nehmen wir ein Beispiel: Benutzer Müller legt einen Dropbox-Ordner an und darin legt er den Ordner „Austausch mit Meier“. Nur diesem Ordner sagt er, dass auch Kollege Meier darauf zugreifen darf und schickt Meier eine E-Mail samt Einladung. Meier kann nun per Browser oder – sofern er sich einen eigenen Account anlegt – lokal auf seinem Rechner in diesen Ordner hineinschauen. Die anderen Ordner des Kollegen Müller sieht er dabei nicht.

Müller kann dies für alle Kollegen anlegen oder mehreren Kollegen einen einzigen Ordner zuweisen, damit alle darauf schauen dürfen. Ob sie nun nur hineinschauen oder auch selbst Daten darauf kopieren können, entscheidet Müller.

Und nun der dritte Teil: sofern jeder Teilnehmer einen eigenen Account hat, werden die Daten im Hintergrund automatisch abgeglichen. Sobald also Meier eine neue Datei auf seiner Festplatte in diesen Ordner legt oder direkt in diesem Ordner erstellt, wird sie mit dem lokalen Ordner von Müller synchronisiert und Müller sieht sofort, welche Dateien Kollege Meier angelegt hat.

Auf diese Weise lassen sich Daten ohne weiteres Zutun zwar in normaler Geschwindigkeit auf dem Rechner bearbeiten (sie liegen ja als Kopie auf der eigenen Festplatte), aber gleichzeitig mit allen angeschlossenen Rechnern abgleichen.

Der Wert für kleine Arbeitsgruppen ist entsprechend: alle arbeiten an einem Projekt und sind immer auf dem gleichen aktuellen Stand. Die Sicherung der Daten muss allerdings getrennt erfolgen, da jeder entsprechend Zugriffsberechtigte natürlich auch Daten löschen kann. Zwar bietet die Dropbox in der Basis-Version einen bescheidenen Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen, es werden aber nur die Zugriffe (und Dateien) der letzten 30 Tage gespeichert. Bei den kostenpflichtigen Accounts werden jedoch auch ältere Dokumente gelagert, ohne dass dies auf Kosten des Speicherplatzes geht.

Sofern kein Netzwerkanschluss besteht, setzt Dropbox die Synchronisierung aus. Auch findet keine Zugriffssteuerung statt: wenn zwei Benutzer gleichzeitig die selbe Datei bearbeiten, hat der verloren, der als erster speichert. Es handelt sich nicht um eine echte Kollaborationsschnittstelle wie sie „SkyDrive“ vorhält. Dafür ist der Benutzeraccount in der Basisversion auch kostenlos und auf 2 GB beschränkt. Er kann allerdings auf bis zu 8 GB erweitert werden, sofern es einem Benutzer gelingt, genügend Nutzer zu finden, die sich nach der Einladung einen eigenen Account zulegen.

Für größere Projekte ist das also eher ungeeignet (außer man investiert in zusätzlichen Speicherplatz). Für kleine Jobs zwischendurch („Kannst Du mir mal eben die Einladung layouten?“ oder „Korrigier’ mir bitte mal das Schreiben!“) klappt das hervorragend, da man auch per Browser auf die Daten zugreifen kann – also auch, wenn man nicht an seinem eigenen Rechner sitzt.

Als besonderes Schmankerl bietet sich die Dropbox nicht nur an, um Daten zwischen Rechner unterschiedlicher Betriebssysteme (Windows, Mac) zu synchronisieren, sondern auch Smartphones wie dem Blackberry, den Androids oder dem iPhone. Damit lässt sich dann ein Smartphone auch nutzen: Die Daten werden von Kollegen Meier bearbeitet, mit dem Smartphone von Müller synchronisiert und Müller kann die Daten dann auf seinem Smartphone korrigieren (sofern dieses über die geeignete Software verfügt) und wieder mit der Dropbox abgleichen, Meier macht die Änderungen (da nur er an einem Rechner sitzt mit dem richtigen Programm) und Müller hat dann auf seinem Rechner wieder die aktuelle Version. Keine Mails, kein Spam, keine Viren.

Es gibt allerdings einen Wermutstropfen: die reaktionsschnellen Kollegen Müller und Meier kann man nicht laden. Die muss man haben.

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Kosten der Dropbox
Basisaccount 2 bis 8 GB: kostenlos

• Pro 50 (50 GB): 10 $ pro Monat oder 99 $ per annum
• Pro 100 (100 GB): 19,99 $ pro Monat oder 199 $ per annum

Alle Systeme benötigen zur Nutzung ein kleines kostenloses Programm, das das jeweilige Dateisystem um einen Link auf den Server erweitert.

Außerdem eine knappe Beschreibung bei Quora:

Well, let’s take a step back and think about the sync problem and what the ideal solution for it would do:
There would be a folder.
You’d put your stuff in it.
It would sync.
They built that.