Acrobat Document Cloud: Die Cloud ruft

Mit der mittlerweile zwölften Inkarnation seiner PDF-Bearbeitungs-Software hat Adobe endgültig den Schritt in die Cloud gemacht. Nicht nur für die Creative Cloud, die unter teils heftigem Murren der Nutzer als Abo-System und mit enger Cloud-Anbindung (siehe auch hier) aufwartet, auch Acrobat ist jetzt dort angekommen.

Kommentieren geht immer.
Kommentieren geht immer.

Nun muss man über den Platzhirschen der PDF-Bearbeitung keine weiteren Worten verlieren: Was immer man mit PDF machen kann – Acrobat kann es auch. Allerdings hat sich das Programm dabei von einer schnellen kleinen Anwendung (können Sie sich noch an Acrobat 3 erinnern?) zu einem Giganten gemausert, der nicht nur ein knappes Gigabyte auf der Festplatte belegt – das braucht Illustrator auch –, sondern auch immer träger wurde. Gerade zum Arbeiten mit PDF als Technischer Redakteur ist man aber darauf angewiesen, dass das Programm mal eben einen Stapel Seiten passend dreht oder einen Kommentar als „erledigt“ abhakt, ohne dabei abzustürzen.

Zu allem Unglück für das Programm haben sich die Mobilgeräte explosionsartig in den letzen Jahren vermehrt. Mit diesen greifen Nutzer auch von unterwegs auf PDF zu, um Informationen zu finden, die sie nicht auf Papier mitschleppen möchten. Dabei geht es größtenteils darum, dass sich auch PDF hervorragend dafür eignen, sich eine kleinen Handapparat aus Normen und Richtlinien, Vorschriften und Protokollen anzulegen, auf den man gegebenenfalls noch während einer Besprechung zurückgreifen muss. Auch ohne Computer. Wohin legt man in einem solchen Fall seine PDF? Richtig: in die Cloud. Bei Adobe ist das die „Document Cloud“, kurz DC, auf die Acrobat zugreift.1

Das Ziel ist die durchgängige Erreichbarkeit der PDF-Dokumente von jedem Gerät aus, das internetfähig ist.

Um das mit dem neuen Acrobat zu erreichen, hat Adobe die komplette Benutzeroberfläche (erneut) umgeräumt und fit gemacht für die konsistente Nutzung auch auf Mobilgeräten. Die Oberfläche wirkt auf den ersten Blick zwar verwirrend, ist aber nach kurzer Eingewöhnungszeit wesentlich zweckmäßiger als die Menge an Icons und Menüs, die sich in älteren Programmversionen breitgemacht hatte.

Anwendungsfall

Aber schauen wir uns einen Arbeitsablauf in der Technischen Dokumentation an, in dem die neuen Funktionen zum Tragen kommen: Sie haben für Kunden A die Korrekturfassung einer Betriebsanleitung erstellt und als PDF zur Korrektur geschickt. Der verantwortliche SME ist derzeit auf Montage in Indonesien. Nach dem Abschicken setzen Sie sich in die Bahn und fahren zu Kunden B für eine Besprechung. Auf der Fahrt erhalten Sie eine E-Mail des SMEs des Kunden A, der für seinen Kollegen in der Hauptniederlassung in Hannover das Datenblatt aus der Betriebsanleitung benötigt. Sie sind unterwegs und haben Netz, aber nur Ihr Smartphone oder Tablet. Sie kommen erst in vier Tagen wieder an Ihren Arbeitsplatz, denn nach Ihrer Rückkehr von Kunden B ist Wochenende. Dann ist es aber zu spät für die Übersetzung. Was tun?

Arbeiten mit dem Mobilgerät

Document Cloud: Hier lauern die Dokumente
Document Cloud: Hier lauern die Dokumente

Angenommen, Sie haben Ihr Mobilgerät für die Nutzung Ihrer Document Cloud freigeschaltet, ist es ganz einfach:

  1. Starten Sie die App und tippen Sie auf „Start“ (das ist das Symbol mit dem Häuschen).
  2. Wählen Sie „Zuletzt verwendet“. Die PDF taucht in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien auf. Sollten Sie sie per Acrobat als Link verschickt haben oder per Outlook, liegt die Datei im Ordner „Document Cloud“.
  3. Öffnen Sie das Dokument in der Cloud (erkennbar an dem kleinen Symbol mit der Wolke) und tippen Sie auf „Kommentar“ in der Fußleiste (erkennbar an der Sprechblase mit dem Stift). In der Fußleiste werden die Werkzeuge eingeblendet.
  4. Fügen Sie gegebenenfalls Ihre Kommentare ein.
  5. Tippen Sie auf das Symbol zum Freigeben.
  6. Wählen Sie „Datei freigeben“ und entscheiden Sie, ob das „Originaldokument freigeben“ wollen (dann kann der Empfänger kommentieren) oder nur eine „vereinfachte Kopie freigeben“ wollen (dann kann der Empfänger die Kommentare nur lesen, aber nicht bearbeiten. In diesem Fall soll der Empfänger bearbeiten – er soll die technischen Daten ja ergänzen –, daher wählen Sie die erste Option.
  7. Wählen Sie, welchen Weg die PDF nehmen soll. Meistens sind die Empfänger mit einer Mail zufrieden.2
  8. Geben Sie den Empfänger an und schicken Sie ab. Das war’s dann.

Na ja, fast. Denn angenommen, nach dieser Aktion klingelt etwa fünf Minuten später Ihr Smartphone und der Empfänger hätte gerne ein Word-Dokument davon. No sweat.

Konvertieren in der Cloud

Die Hauptnavigation: übersichtlich und zweckmäßig
Die Hauptnavigation: übersichtlich und zweckmäßig
  1. Öffnen Sie das Dokument.
  2. Wechseln Sie in das Hauptmenü (Tippen Sie dazu auf das Symbol oben links).
  3. Tippen Sie auf „PDF-Datei exportieren“ und wählen Sie das Zielformat (DOCX, DOC, RTF etc.) aus.
  4. Legen Sie sicherheitshalber noch die Sprache an, damit die Texterkennung gegebenenfalls korrekt funktioniert.
  5. Tippen Sie auf „PDF exportieren“. Jetzt wird die PDF bei Adobe auf dem Server in das Zielformat konvertiert.
  6. Wechseln Sie wieder ins Hauptmenü und tippen Sie auf „Start“.
  7. Wählen Sie „Ausgang“ in der Menüleiste. Voilà: Dort liegt das Word-Dokument mit einem kleinen Wolkensymbol.
  8. Tippen Sie auf das Dokument und die Datei wird mit eingeschränkter Formatierung angezeigt. Sogar Ihre Kommentare sind dabei.
  9. Tippen Sie auf das Symbol zum Freigeben. Sie könnten es mit einem passenden Programm nacharbeiten, aber hier geht es um eine schnelle Lösung, also geben Sie die Datei frei wie oben beschrieben: per E-Mail.

Ausbaufähig

In der Mobilversion ist aktuell noch Potenzial: So lassen sich Dokumente nicht in einen eigenen Ordner verschieben, obwohl man einen Ordner anlegen kann. Das funktioniert nur in der Cloud selbst, also via Browser, oder in der „echten“ App für den Rechner. Dort geht auch nur die komplette Bearbeitung wie das Ausschneiden oder Zusammensetzen von Seiten. Aber wer weiß…


  1. Optional kann man natürlich auch die Creative Cloud nutzen, sofern man denn dort ein Abo besitzt. 

  2. Sollte der Empfänger technisch auf der Höhe der Zeit sein, können sie ihm natürlich auch eine SMS mit Anhang – eine MMS – schicken. 

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