Acrobat Document Cloud: Die Cloud ruft

Mit der mitt­ler­wei­le zwölf­ten Inkar­na­ti­on sei­ner PDF-Bear­bei­tungs-Soft­ware hat Ado­be end­gül­tig den Schritt in die Cloud gemacht. Nicht nur für die Crea­ti­ve Cloud, die unter teils hef­ti­gem Mur­ren der Nut­zer als Abo-Sys­tem und mit enger Cloud-Anbin­dung (sie­he auch hier) auf­war­tet, auch Acro­bat ist jetzt dort ange­kom­men.

Nun muss man über den Platz­hir­schen der PDF-Bear­bei­tung kei­ne wei­te­ren Wor­ten ver­lie­ren: Was immer man mit PDF machen kann – Acro­bat kann es auch. Aller­dings hat sich das Pro­gramm dabei von einer schnel­len klei­nen Anwen­dung (kön­nen Sie sich noch an Acro­bat 3 erin­nern?) zu einem Gigan­ten gemau­sert, der nicht nur ein knap­pes Giga­byte auf der Fest­plat­te belegt – das braucht Illus­tra­tor auch –, son­dern auch immer trä­ger wur­de. Gera­de zum Arbei­ten mit PDF als Tech­ni­scher Redak­teur ist man aber dar­auf ange­wie­sen, dass das Pro­gramm mal eben einen Sta­pel Sei­ten pas­send dreht oder einen Kom­men­tar als „erle­digt“ abhakt, ohne dabei abzu­stür­zen.

Zu allem Unglück für das Pro­gramm haben sich die Mobil­ge­rä­te explo­si­ons­ar­tig in den let­zen Jah­ren ver­mehrt. Mit die­sen grei­fen Nut­zer auch von unter­wegs auf PDF zu, um Infor­ma­tio­nen zu fin­den, die sie nicht auf Papier mit­schlep­pen möch­ten. Dabei geht es größ­ten­teils dar­um, dass sich auch PDF her­vor­ra­gend dafür eig­nen, sich eine klei­nen Hand­ap­pa­rat aus Nor­men und Richt­li­ni­en, Vor­schrif­ten und Pro­to­kol­len anzu­le­gen, auf den man gege­be­nen­falls noch wäh­rend einer Bespre­chung zurück­grei­fen muss. Auch ohne Com­pu­ter. Wohin legt man in einem sol­chen Fall sei­ne PDF? Rich­tig: in die Cloud. Bei Ado­be ist das die „Docu­ment Cloud“, kurz DC, auf die Acro­bat zugreift.¹

Das Ziel ist die durch­gän­gi­ge Erreich­bar­keit der PDF-Doku­men­te von jedem Gerät aus, das inter­net­fä­hig ist.

Um das mit dem neu­en Acro­bat zu errei­chen, hat Ado­be die kom­plet­te Benut­zer­ober­flä­che (erneut) umge­räumt und fit gemacht für die kon­sis­ten­te Nut­zung auch auf Mobil­ge­rä­ten. Die Ober­flä­che wirkt auf den ers­ten Blick zwar ver­wir­rend, ist aber nach kur­zer Ein­ge­wöh­nungs­zeit wesent­lich zweck­mä­ßi­ger als die Men­ge an Icons und Menüs, die sich in älte­ren Pro­gramm­ver­sio­nen breit­ge­macht hat­te.

Anwen­dungs­fall

Aber schau­en wir uns einen Arbeits­ab­lauf in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on an, in dem die neu­en Funk­tio­nen zum Tra­gen kom­men: Sie haben für Kun­den A die Kor­rek­tur­fas­sung einer Betriebs­an­lei­tung erstellt und als PDF zur Kor­rek­tur geschickt. Der ver­ant­wort­li­che SME ist der­zeit auf Mon­ta­ge in Indo­ne­si­en. Nach dem Abschi­cken set­zen Sie sich in die Bahn und fah­ren zu Kun­den B für eine Bespre­chung. Auf der Fahrt erhal­ten Sie eine E‑Mail des SMEs des Kun­den A, der für sei­nen Kol­le­gen in der Haupt­nie­der­las­sung in Han­no­ver das Daten­blatt aus der Betriebs­an­lei­tung benö­tigt. Sie sind unter­wegs und haben Netz, aber nur Ihr Smart­phone oder Tablet. Sie kom­men erst in vier Tagen wie­der an Ihren Arbeits­platz, denn nach Ihrer Rück­kehr von Kun­den B ist Wochen­en­de. Dann ist es aber zu spät für die Über­set­zung. Was tun?

Arbei­ten mit dem Mobil­ge­rät

Ange­nom­men, Sie haben Ihr Mobil­ge­rät für die Nut­zung Ihrer Docu­ment Cloud frei­ge­schal­tet, ist es ganz ein­fach:

1. Star­ten Sie die App und tip­pen Sie auf „Start“ (das ist das Sym­bol mit dem Häus­chen).
2. Wäh­len Sie „Zuletzt ver­wen­det“. Die PDF taucht in der Lis­te der zuletzt geöff­ne­ten Datei­en auf. Soll­ten Sie sie per Acro­bat als Link ver­schickt haben oder per Out­look, liegt die Datei im Ord­ner „Docu­ment Cloud“.
3. Öff­nen Sie das Doku­ment in der Cloud (erkenn­bar an dem klei­nen Sym­bol mit der Wol­ke) und tip­pen Sie auf „Kom­men­tar“ in der Fuß­leis­te (erkenn­bar an der Sprech­bla­se mit dem Stift). In der Fuß­leis­te wer­den die Werk­zeu­ge ein­ge­blen­det.
4. Fügen Sie gege­be­nen­falls Ihre Kom­men­ta­re ein.
5. Tip­pen Sie auf das Sym­bol zum Frei­ge­ben.
6. Wäh­len Sie „Datei frei­ge­ben“ und ent­schei­den Sie, ob das „Ori­gi­nal­do­ku­ment frei­ge­ben“ wol­len (dann kann der Emp­fän­ger kom­men­tie­ren) oder nur eine „ver­ein­fach­te Kopie frei­ge­ben“ wol­len (dann kann der Emp­fän­ger die Kom­men­ta­re nur lesen, aber nicht bear­bei­ten. In die­sem Fall soll der Emp­fän­ger bear­bei­ten – er soll die tech­ni­schen Daten ja ergän­zen –, daher wäh­len Sie die ers­te Opti­on.
7. Wäh­len Sie, wel­chen Weg die PDF neh­men soll. Meis­tens sind die Emp­fän­ger mit einer Mail zufrie­den.²
8. Geben Sie den Emp­fän­ger an und schi­cken Sie ab. Das war’s dann.

Na ja, fast. Denn ange­nom­men, nach die­ser Akti­on klin­gelt etwa fünf Minu­ten spä­ter Ihr Smart­phone und der Emp­fän­ger hät­te ger­ne ein Word-Doku­ment davon. No sweat.

Kon­ver­tie­ren in der Cloud

1. Öff­nen Sie das Doku­ment.
2. Wech­seln Sie in das Haupt­me­nü (Tip­pen Sie dazu auf das Sym­bol oben links).
3. Tip­pen Sie auf „PDF-Datei expor­tie­ren“ und wäh­len Sie das Ziel­for­mat (DOCX, DOC, RTF etc.) aus.
4. Legen Sie sicher­heits­hal­ber noch die Spra­che an, damit die Tex­terken­nung gege­be­nen­falls kor­rekt funk­tio­niert.
5. Tip­pen Sie auf „PDF expor­tie­ren“. Jetzt wird die PDF bei Ado­be auf dem Ser­ver in das Ziel­for­mat kon­ver­tiert.
6. Wech­seln Sie wie­der ins Haupt­me­nü und tip­pen Sie auf „Start“.
7. Wäh­len Sie „Aus­gang“ in der Menü­leis­te. Voi­là: Dort liegt das Word-Doku­ment mit einem klei­nen Wol­ken­sym­bol.
8. Tip­pen Sie auf das Doku­ment und die Datei wird mit ein­ge­schränk­ter For­ma­tie­rung ange­zeigt. Sogar Ihre Kom­men­ta­re sind dabei.
9. Tip­pen Sie auf das Sym­bol zum Frei­ge­ben. Sie könn­ten es mit einem pas­sen­den Pro­gramm nach­ar­bei­ten, aber hier geht es um eine schnel­le Lösung, also geben Sie die Datei frei wie oben beschrie­ben: per E‑Mail.

Aus­bau­fä­hig

In der Mobil­ver­si­on ist aktu­ell noch Poten­zi­al: So las­sen sich Doku­men­te nicht in einen eige­nen Ord­ner ver­schie­ben, obwohl man einen Ord­ner anle­gen kann. Das funk­tio­niert nur in der Cloud selbst, also via Brow­ser, oder in der „ech­ten“ App für den Rech­ner. Dort geht auch nur die kom­plet­te Bear­bei­tung wie das Aus­schnei­den oder Zusam­men­set­zen von Sei­ten. Aber wer weiß…

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1. Optio­nal kann man natür­lich auch die Crea­ti­ve Cloud nut­zen, sofern man denn dort ein Abo besitzt. ↩

2. Soll­te der Emp­fän­ger tech­nisch auf der Höhe der Zeit sein, kön­nen sie ihm natür­lich auch eine SMS mit Anhang – eine MMS – schi­cken. ↩