PDF-Dokumente abdichten

Es ist seit langem bekannt, dass es keine „sicheren“ PDF-Dokumente gibt. Selbst wenn der Zugriff auf solche verschlüsselten PDF-Dateien gesperrt ist, lassen sie sich mit der geeigneten Software schneller entsperren als man die Maustaste loslassen kann. Wozu aber dient dann eine Verschlüsselung, wenn sie komplett unbrauchbar ist?

Sprechen wir also über eine Eigenschaft der PDF-Dateien, die den meisten Benutzern als überflüssig erscheint und die daher nie zur Anwendung kommt: die Möglichkeit, digitale Dokumente fälschungssicher zu machen, sie gegen Veränderungen „abzudichten“. Mit einem Passwort alleine funktioniert das nicht. Das ist auch gar nicht der Sinn des Passwortschutzes, auch wenn das gemeinhin angenommen wird. Der Passwortschutz, also die Verschlüsselung der Dokumente ist nur die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist die „digitale Signatur“.

Wie das funktioniert, lässt sich an einem Beispiel erklären:Nehmen wir an, Sie sitzen in der Technischen Redaktion eines Unternehmens und liefern dem Kunden ein Datenblatt zu einer Maschine aus. In diesem Datenblatt sind auch die Anschlusswerte der Maschine enthalten und die Umgebungsbedingungen. Zwei Monate später erhalten Sie eine Mail des Vertriebs, die Maschine sei vollkommen unbrauchbar, weil die zulässige Höchsttemperatur überschritten worden ist. Diese sei in den Technischen Daten falsch angegeben. Der Kunde verlangt Schadensersatz in Höhe von einer Viertelmillion. Schlimm genug, aber sie wissen, dass die Technischen Angaben stimmen. Der Kunde hat also etwas nicht gelesen oder aber die Angaben manipuliert. Wie weisen Sie ihm das nach – vor allem, wenn Sie ihm nur eine PDF geschickt haben?

Wer auf die Passwortverschlüsselung gesetzt hatte, hat jetzt verloren, denn es ist eine Kleinigkeit, den Passwortschutz auszuhebeln, mit der Pro-Version des Acrobat ein paar Angaben zu ändern und die Datei wieder zu speichern. Wie wollen Sie ihm nachweisen, dass er eine verschlüsselte Version überhaupt bekommen hat? Vor einem Gericht haben Sie da keine Chance.

Dazu benötigen Sie die digitale Signatur. Die digitale Signatur erhält einen eigenen Passwortschutz, der zwar auch auszuhebeln ist, aber – das darf er auch. Die Signatur enthält nämlich sichtbar oder unsichtbar Einstellungen zum Datum und der freigebenden Person. Jede Änderung daran wird protokolliert. Das bedeutet, selbst wenn der Kunde den Passwortschutz gegen Veränderung des Dokuments umgehen kann, fehlt die Signatur danach vollständig oder aber wird als „geändert“ ausgewiesen. Nun können sie jederzeit nachweisen, dass eine nachträgliche Manipulation stattgefunden hat und die Echtheit des Dokuments nicht mehr gegeben ist. Damit bleibt der Kunde auf seinen Forderungen sitzen.

Und wie unterschreibt man?

Zunächst müssen Sie sich eine digitale Signatur mit Acrobat Professional erstellen. Die erstellte Signatur wird gespeichert und sie können Sie später weiter verwenden.

1. Wählen Sie „Mit sichtbarer Unterschrift zertifizieren“ im Menü „“Erweitert“ > „Unterschreiben und zertifizieren“. (Sie können auch eine unsichtbare Unterschrift wählen. Die Signatur wird dann lediglich im Karteireiter „Unterschriften“ angezeigt.)
2. Falls Sie noch keine Signatur haben, können sie jetzt eine anlegen. Um dazu weitere Informationen zu erhalten, rufen Sie am Besten die Acrobat-Hilfe auf (Schalter oben rechts)
3. Legen Sie die Signatur an. Jetzt kommt nur noch das Unterschreiben.
4. Bestätigen Sie den Zertifizierungshinweis mit „OK“.
5. Bestätigen Sie den Unterschriftsfeldhinweis mit „OK“.
6. Ziehen Sie mit der Maus einen Bereich auf, in dem die Unterschrift platziert werden soll.
7. Wählen Sie die digitale ID und das vordefinierte Erscheinungsbild aus.
8. Geben Sie den Grund für die Zertifizierung ein und wählen Sie die gewünschten Berechtigungen nach der Zertifizierung.
9. Geben Sie den Ort der Zertifizierung an und klicken Sie auf „Unterschreiben“.
   Die digitale Unterschrift wird eingefügt und das Dokument zertifiziert.
10. Speichern Sie das zertifizierte Dokument unter einem neuen Namen um sicherzugehen, dass Sie selbst später an der PDF Änderungen vornehmen können.

Wenn Ihnen jetzt ein besonders schlauer Kunde mit einer Abweichung kommt, sind Sie auf der sicheren Seite – zumindest was die juristischen Aspekte der Regressforderungen angeht. Falls nachträglich manipuliert wurde, können Sie das problemlos nachweisen.