FrameMaker 9: Die Buchfunktion

Für das Arbeiten mit strukturierten Dokumenten wie auch herkömmlich unstrukturierten Arbeiten stellt die eingeschränkte Funktionalität der Bucherstellung ein großes Hindernis dar – bisher. Mit FrameMaker 9 hat sich Adobe endlich der Problematik angenommen, dass beispielsweise die Verwaltung von Querverweisen bisher nicht vernünftig lösbar war außer mit zusätzlichen Skripts und Tricks.

In der Technischen Dokumentation, wo FrameMaker immer noch seinen Schwerpunkt hat und Adobe ihn auch sehen möchte, kommt die Erstellung umfangreicher Dokumentationen für Druck und/oder Online nicht gerade selten vor. Besonders im Anlagenbau werden gedruckte Dokumentationen ausgeliefert, die man in Regalmetern misst, nicht in Seiten: 40 dicke Ordner sind da keine Seltenheit. Da müssen die einzelnen Komponenten einer Anlage beschrieben werden über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg einschließlich Wartungsplänen und Zulieferdokumentation. Viel Stoff, den der FrameMaker eigentlich spielend bewältigt, wenn da nicht die geradezu inkunabulöse Buchfunktion wäre.

Denn um solche Mengen an Informationen zu verarbeiten, werden sie in einzelne Bände oder Bücher aufgeteilt, je nach Nutzergruppe oder Einsatzzweck unterschieden. Es gibt Handbücher für die Steuerung, die Bedienung, die Instandhaltung, die Inbetriebnahme und die Anlagensicherheit.

Nun ist so manche Information nicht nur in einer Situation wichtig, wie beispielsweise die Betriebsarten einer Anlage oder die Position der Not-Aus-Taster. Ganz zu schweigen von der Übersicht der Betriebsstörungen und ihrer Beseitigung. Diese stehen aber meist in unterschiedlichen Büchern.

„Pech gehabt!“ sagt da der Redakteur, „entweder nehmen wir die Information mehrmals auf, also für jedes Buch, oder aber wir machen einen Textverweis wie ‚siehe Handbuch Inbetriebnahme‘“. Tja. Beides ist nun nicht gerade das, was man „das Gelbe vom Ei“ nennen kann, denn entweder ist die Information redundant vorhanden – auch wenn sie per Texteinschub leicht auf gleichem Stand gehalten werden kann – oder man brummt dem Leser mühsames Suchen im Handbuch zu.

In einem kleinen Handbuch mag das durchgehen, bei Hunderten von Verweisen und Tausenden von Seiten ist das ein gedruckter Anachronismus.

Endlich Schluss damit. FrameMaker 9 bietet mit seinen neuen Buchfunktionen eine Vielzahl von Verbesserungen, von denen ich hier nur ein paar erwähne.

Hierarchische Bücher mit Ordnern und Gruppen. Bereits im neuen Buchfenster fallen die Änderungen auf, die mit der Kapitelorganisation zu tun haben: Innerhalb eines „Buchs“ – der Name ist mittlerweile irreführend, denn es handelt sich mehr um eine Verweisliste oder Organisationstabelle – können einzelne Kapitel in „Ordnern“ zusammengefasst werden, um sie beispielsweise bei der Kapitelnummerierung oder Formatierung anders zu behandeln. Der „Ordner“ ist dabei nur ein logisches Element innerhalb des Buchs und nicht in der tatsächlichen Verzeichnisstruktur.

Etwas weniger Funktionen bietet die „Gruppe“ an. Auch mit ihr können Dokumente zusammengefasst werden, allerdings nur zu organisatorischen Zwecken, beispielsweise um die Gruppe zu drucken oder von der Buchaktualisierung auszuschließen.

Ausschließen einzelner Kapitel. Das ist meines Erachtens eine recht zweckmäßige Funktion besonders während der Erstellung, denn mit der Funktion „Ausschließen“ bietet FrameMaker eine gelungene Möglichkeit, Informationen und noch nicht relevante Kapitel bereits anzulegen und zu bearbeiten, ohne sie explizit bei einer zwischenzeitlichen Bucherstellung wieder löschen zu müssen. Kapitel mit der Kennzeichnung „Ausschließen“ (erkennbar an einem roten Rähmchen um das Dokumentsymbol) werden bei der Generierung von Inhaltsverzeichnissen und Büchern einfach übersprungen. So kann das Korrekturexemplar auch ein Kapitel zum Transport und Lagerung erhalten, das erst in einer kommenden Version benötigt wird.

„Buch im Buch“. Und – damit kommen wir zu der eingangs erwähnten Querverweisfunktionalität zurück – auch Bücher können in ein Buch aufgenommen werden, das damit als „Elternteil“ (von Adobe mit „parent book“ bezeichnet) fungiert. Die aufgenommenen Bücher sind zwar reine Platzhalter, können also nicht vom übergeordneten Buch aus bearbeitet werden, sie sind damit aber zentral zu verwalten.

In unserem Fall könnte also von einer Anlage ein Buch angelegt werden, das neben den allgemeinen Kapiteln wie Impressum und rechtlichen Hinweisen auch die Bücher zu Funktion, Sicherheit, Bedienung und Instandhaltung beinhaltet. Danach werden alle untergeordneten Bücher und die Kapitel des übergeordneten Buchs geöffnet und aktualisiert. Danach können die einzelnen untergeordneten Bücher gespeichert und gedruckt werden. Wichtig ist dabei nur, die Hierarchie zu beachten, bei der „Frauen und Kinder“, als untergeordnete Bücher zuerst gespeichert werden müssen.

Natürlich kann jedes untergeordnete Buch ein eigenes Inhaltsverzeichnis besitzen. Seine Kapitel werden trotzdem in das Inhaltsverzeichnis des übergeordneten Buchs aufgenommen.

Fazit. Auch wenn es noch viele Bugs gibt, weist gerade die Buchfunktion die richtige Richtung für kommende Versionen von FrameMaker. So komfortabel und schnell war die Verwaltung wirklich langer Dokumente noch nie.