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Wahl der Waffen

Jedes verwendete Werkzeug ist nur so effektiv wie der Zweck. Das gilt für das DTP (Desk Top Publishing) genauso wie für einen Handwerker.

Kompatibilität
Die höchste Priorität bei der Entscheidung hat die Frage der Kompatibilität: Alle Daten und Informationen müssen langfristig ereichbar sein.

Der Funktionsumfang der Software täuscht oft über deren eingeschränkte Einsatzfähigkeit hinweg.

Je langfristiger Upgrade-Zirkel trotz einer häufigen Veränderung des Betriebssystems stattfinden, desto größer sind ihre Chancen, dass Sie die Informationen noch in zehn Jahren greifbar haben.

Kein vernünftiger Redakteur käme beispielsweise auf die Idee, eine technische Dokumentation, die aus mehreren hundert Seiten besteht, mit einem Office-Programm durchführen zu wollen. Das bedeutet nicht, dass es nicht möglich wäre; der Aufwand jedoch, der zu treiben ist für ein ordentliches Ergebnis, übersteigt jedes vertretbare Maß. Das liegt nicht unbedingt nur an der Software, auch nicht an den Kenntnissen des Anwenders, sondern an dem Zusammenspiel aus Zweckmäßigkeit, Kenntnissen, Möglichkeiten und finanzierbarem Aufwand.

Vor der Wahl, welches Werkzeug für welchen Zweck genommen werden soll, oder ob vielleicht das erhoffte Ergebnis überhaupt mit vertretbarem Aufwand zu realisieren ist, steht die Überlegung, was denn das erhoffte Ergebnis überhaupt ist. So banal es klingt: die wenigsten Anwender wissen, was sie mit einem Dokument bewirken wollen. Und da es keine Software gibt, die allen Ansprüchen genügt, sind vor der Entscheidung und Investition in Software, Hardware und Schulung eine Handvoll Fragen zu beantworten:

  • Welche Dokumentation will ich erstellen? Strukturierte (z.B. Betriebsanleitungen) oder unstrukturierte (z.B. Flyer, Marketingbroschüren) Dokumente?
  • Welche Zielgruppe will ich mit der Dokumentation erreichen? Über welche Mittel und Kenntnisse verfügt sie?
  • Wer soll die Software/Hardware benutzen und pflegen? Kenne ich mich ausreichend damit aus, um das beantworten zu können?
  • Welche Unternehmensbereiche oder benachbarten Abteilungen können noch davon betroffen sein? Benötigen diese ein ähnliches Werkzeug?
  • Welche Mittel habe ich bereits, um meine Vorstellungen umzusetzen? Gibt es Möglichkeiten, das vorhandene weiterhin zu nutzen oder gar einzubinden?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lohnt sich eine reelle finanzielle, organisatorische und zeitliche Planung. Aber auch dafür gibt es Profis, die in kurzer Zeit gute und vor allem günstige Optionen erarbeiten können.

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