Akademische Dokumente zeichnen sich im allgemeinen dadurch aus, dass sie gelesen werden müssen – entweder als zu korrigierende Texte oder für Prüfungen und Arbeiten. Die Absicht des Benutzers, also des Lesers, wird stillschweigend vorausgesetzt, denn er kann ja nicht anders, als sich durch das gesamte Dokument hindurchzuarbeiten…
Das Kriterium der Leserlichkeit nimmt dabei einen hohen Stellenwert ein: wichtig ist die korrekte Orthografie und die Beachtung aller vorgegebenen Normen. Es muss in erster Linie leserlich sein. Es wird nicht gefragt, ob ein Dokument auch lesbar ist.
Leserlichkeit und Lesbarkeit. Während Leserlichkeit sich an der Einhaltung von Rechtschreibregeln und Layoutvorgaben orientiert, geht die Lesbarkeit weiter. Lesbar ist ein Dokument dann, wenn es gelesen werden will, nicht wenn es gelesen werden muss. Dies hat mitunter zur Folge, dass die Regeln der Lesbarkeit, also die Übersichtlichkeit und visuellen Strukturierung, zugunsten der Regeln der Leserlichkeit zurückgestellt werden und eine sogenannte Bleiwüste entsteht. Sie verlangt dem Leser eine erhebliche Selbstdisziplin ab, bis zum Ende zu lesen. Lesen wird dadurch zur Arbeit.
Anspruch. Nicht alle Dokumente jedoch haben einen akademischen Anspruch, nicht alle dürfen vom Leser verlangen, dass er viel Zeit aufwendet, um eine Seite zu lesen. Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise technische Dokumente. Bei ihnen muss der Leser schnell die relevanten Informationen finden. Eine übersichtliche Struktur und eine erfassbare Typografie haben Vorrang vor ausführlichen Schilderungen. Deren Funktion muss ein Bild oder eine Grafik übernehmen.
Typografie. Um so bedauerlicher ist es daher, wenn auch in technischen Dokumenten, deren Struktur und Übersichtlichkeit für die Verständlichkeit wichtig sind, Typografie und Layout leiden. Dazu zählen beispielsweise Bandwurmnummerierungen nach dem Muster „1.1.2.3.4.1“ (oft folgt darauf dann kein Abschnitt „1.1.2.3.4.2“), bei denen der Leser spätestens nach der dritten Zahl die erste vergessen hat. Dazu zählen typografische Auszeichnungen des Schreibmaschinenzeitalters, die nur deswegen verwendet werden, weil die Software sie auch anbietet. Unterstreichungen sind da ein beliebtes Mittel, die Lesbarkeit zu reduzieren.
Die doppelte Negation. Für ein akademisches Dokument mag die Negation der Lesbarkeit ein trauriges (weil nicht notwendiges) Kapitel der Lesbarkeit sein. Die Lesbarkeit darf aber in Dokumenten nicht verleugnet werden, deren oberste Prämisse gerade die Erfassung der Inhalte sein sollte.