InDesign CS4 in der Technischen Dokumentation: Die Macht des Eindrucks

Nachdem unsere Reihe über die Möglichkeiten des Layout-Tools InDesign in der Technischen Dokumentation vor anderthalb Jahren etwas abrupt mit der Vorvorgänger-Version CS 2 endete – damals InDesign 4 in der internen Zählung – wollen wir nun den Faden wieder aufnehmen. Und wie immer müssen auch an dieser Stelle einige einführende Sätze voraus geschickt werden.

Exkurs 1: InDesign als Dokumentations-Software

InDesign ist und bleibt eine hochkomplexe Software, die auf die Erstellung hochwertiger Druckausgaben ausgelegt ist. Wer also ein Werkzeug sucht, mit dem sich schnell mal ein kleiner Text erfassen und einigermaßen ansprechend aufbereiten lässt, der ist hier falsch. Nicht, dass dies nicht auch möglich ist, die Vorbereitungen dazu übersteigen allerdings einfach die Anforderungen an das Ergebnis. Es wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Das gilt auch in der Technischen Dokumentation. Um einem Kunden „mal schnell“ aufzuschreiben, wie er eine Schwabbelscheibe einbauen soll, und ihm ein paar selbst geschossene Fotos dazu zu legen, kann man weitaus einfacher gestrickte Software benutzen.
Wenn es aber darum geht, längere Dokumente auszugeben, die zahlreiche Querverweise und Grafiken enthalten, und diese dann auch ohne Qualitätsverlust an der richtigen Stelle in der späteren Dokumentation wieder zu finden, dann ist eine Software wie InDesign durchaus gerechtfertigt. Wobei InDesign dem Platzhirschen in der Technischen Dokumentation, „FrameMaker“ aus dem gleichen Haus, einen komplementären Konkurrenzkampf liefert. Die Schwäche von FrameMaker ist die Stärke von InDesign – und umgekehrt. Nun soll an dieser Stelle kein Vergleich stattfinden, den haben andere Kollegen schon angestellt, sondern eine Beschreibung der Möglichkeiten von InDesign auf einem Terrain, für das es eigentlich nicht direkt konzipiert ist und trotzdem Sinn machen kann.

Exkurs 2: Design im Dokumentationsprozess

Ohne einem Kollegen nahe treten zu wollen, hat die Erstellung hochwertiger Druckausgaben nicht die oberste Priorität in der Technischen Dokumentation. Dort geht es um die Aufarbeitung komplexer Produktinformationen über dessen Lebenszyklus hinweg. Da geht es um Struktur, nicht Design, um die Sache, nicht um die Erscheinung. So wie in fast allen industriellen Produkten die „Produkterfahrung“ und der Benutzer als Mensch in den Hintergrund treten muss zu Gunsten des unmittelbaren Gebrauchswerts und dem Umgang, so wird auch in der Technischen Dokumentation wenig Wert auf Aspekte wie „Lifestyle“ oder Emotion gelegt, sondern auf die „handfesteren“ Dinge. Das Credo lautet „Form follows Funktion“. Der Benutzer bekommt auch mit der Technischen Dokumentation primär ein Werkzeug an die Hand, kein Kulturgut.

Das mag man bedauern, in der Technischen Dokumentation aber hat dies zur Folge, dass die Farbkonsistenz eines Dokuments oder die mit der Auswahl von Schrift und Farbe zusammenhängenden Fragen einfach nicht angesprochen werden. Die Doku muss rasch geschrieben werden, dann kommen noch ein paar Bilder oder Grafiken dazu und fertig ist die Laube. Randausgleich, Schriftwahl, Spationierung und Versalhöhe sind da nur störende Faktoren, die vor allem Zeit kosten und keinen Beitrag zur Qualität liefern, denn der Kunde nimmt sie ja gar nicht wahr.
Ein Irrtum, wie uns die Usability-Forschung immer wieder zeigen möchte. Denn weit mehr als nur die Information nimmt der Leser auch „versteckte“ Eigenschaften wie Schriftbild, Weißraum und Farbwahl wahr. Natürlich lässt sich mit einer geschickten Seitenaufteilung keine mangelhafte Wartungsanleitung kaschieren – so blöd ist kein Leser – die „Produkterfahrung“ jedoch lässt sich damit erheblich verbessern. Auch wenn das den Techniker weitgehend kalt lässt, so strahlt eine qualitativ bessere Dokumentation, die neben der inhaltlichen Qualität auch eine optische bietet, auch auf das Produkt zurück. Bei Luxusartikeln wird dies stillschweigend voraus gesetzt, denn kein Käufer eines teuren Autos würde eine billig anmutende Dokumentation akzeptieren. Der Rest der Leser aber muss unter der Annahme leiden, dass eine Produktdokumentation vor allem Eines nicht sein darf: gelesen werden wollen.
An diesem Punkt setzt InDesign an. Anders als FrameMaker macht InDesign in der Technischen Dokumentation nur dann Sinn, wenn es zusammen mit anderen Produkten der Creative Suite in einem umfassenderen Prozess eingesetzt wird. Dazu zählt die Verwendung von Texteditoren unterschiedlicher Herkunft. Das bedeutet auch, dass die Erfassung der Informationen nicht mehr mit der Beherrschung des Programms zusammenfallen muss. Die Informationen können mit einem beliebigen Office-Tool erfasst werden, das grafische Material kann aus den unterschiedlichsten Quellen stammen: erst am Schluss des Dokumentationsprozesses werden alle Daten für die Ausgabe aufbereitet. Diese Aufbereitung ist mit einer herkömmlichen Bürosoftware nur mit größtem Aufwand zu bewerkstelligen, deshalb wird gerne darauf verzichtet. Sie ist allerdings schon aus Gründen der Qualitätssicherung notwendig.
Konkret bedeutet dies: Quelldokumente kommen direkt vom Ingenieur oder Programmierer beziehungsweise werden in enger Abstimmung mit ihm erstellt. Sie werden gesammelt und inhaltlich kontrolliert, ohne dass eine Konvertierung in das Ausgabeformat notwendig ist. Erst mit der inhaltlichen Freigabe werden die Informationen zusammen gestellt, verknüpft und ausgegeben. Der erforderliche personelle Aufwand dazu ist wesentlich geringer als bei einer „Überführung“ der Informationen direkt an der Quelle.
Wenn InDesign zur Erfassung von Texten eingesetzt werden soll, hat es gegen die Geschwindigkeit eines „echten“ Textverarbeitungsprogramms keine Chance. Und auch nicht gegen den oben erwähnten FrameMaker. Dieser erfordert allerdings eine wesentlich höhere Einarbeitungszeit und damit einen höheren personellen Aufwand. Erst wenn die Inhalte erfasst und die zusätzlichen Informationen vorbereitet und abgelegt sind (eine Arbeitsorganisation, wie sie in Agenturen häufiger anzutreffen ist als in Technischen Redaktionen), dann erst tritt InDesign auf den Plan. Dann allerdings geht es schnell.

Wie und womit es in der neuen CS 4 noch besser klappen kann, beleuchten wir in der kommenden Folge.