InDesign CS4 in der Technischen Dokumentation: Die Macht des Eindrucks

Nach­dem unse­re Rei­he über die Mög­lich­kei­ten des Lay­out-Tools InDe­sign in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on vor andert­halb Jah­ren etwas abrupt mit der Vor­vor­gän­ger-Ver­si­on CS 2 ende­te – damals InDe­sign 4 in der inter­nen Zäh­lung – wol­len wir nun den Faden wie­der auf­neh­men. Und wie immer müs­sen auch an die­ser Stel­le eini­ge ein­füh­ren­de Sät­ze vor­aus geschickt wer­den.

Exkurs 1: InDe­sign als Doku­men­ta­ti­ons-Soft­ware

InDe­sign ist und bleibt eine hoch­kom­ple­xe Soft­ware, die auf die Erstel­lung hoch­wer­ti­ger Druck­aus­ga­ben aus­ge­legt ist. Wer also ein Werk­zeug sucht, mit dem sich schnell mal ein klei­ner Text erfas­sen und eini­ger­ma­ßen anspre­chend auf­be­rei­ten lässt, der ist hier falsch. Nicht, dass dies nicht auch mög­lich ist, die Vor­be­rei­tun­gen dazu über­stei­gen aller­dings ein­fach die Anfor­de­run­gen an das Ergeb­nis. Es wäre mit Kano­nen auf Spat­zen geschos­sen. Das gilt auch in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on. Um einem Kun­den „mal schnell“ auf­zu­schrei­ben, wie er eine Schwab­bel­schei­be ein­bau­en soll, und ihm ein paar selbst geschos­se­ne Fotos dazu zu legen, kann man weit­aus ein­fa­cher gestrick­te Soft­ware benut­zen.
Wenn es aber dar­um geht, län­ge­re Doku­men­te aus­zu­ge­ben, die zahl­rei­che Quer­ver­wei­se und Gra­fi­ken ent­hal­ten, und die­se dann auch ohne Qua­li­täts­ver­lust an der rich­ti­gen Stel­le in der spä­te­ren Doku­men­ta­ti­on wie­der zu fin­den, dann ist eine Soft­ware wie InDe­sign durch­aus gerecht­fer­tigt. Wobei InDe­sign dem Platz­hir­schen in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on, „Frame­Ma­ker“ aus dem glei­chen Haus, einen kom­ple­men­tä­ren Kon­kur­renz­kampf lie­fert. Die Schwä­che von Frame­Ma­ker ist die Stär­ke von InDe­sign – und umge­kehrt. Nun soll an die­ser Stel­le kein Ver­gleich statt­fin­den, den haben ande­re Kol­le­gen schon ange­stellt, son­dern eine Beschrei­bung der Mög­lich­kei­ten von InDe­sign auf einem Ter­rain, für das es eigent­lich nicht direkt kon­zi­piert ist und trotz­dem Sinn machen kann.

Exkurs 2: Design im Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess

Ohne einem Kol­le­gen nahe tre­ten zu wol­len, hat die Erstel­lung hoch­wer­ti­ger Druck­aus­ga­ben nicht die obers­te Prio­ri­tät in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on. Dort geht es um die Auf­ar­bei­tung kom­ple­xer Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen über des­sen Lebens­zy­klus hin­weg. Da geht es um Struk­tur, nicht Design, um die Sache, nicht um die Erschei­nung. So wie in fast allen indus­tri­el­len Pro­duk­ten die „Pro­dukt­er­fah­rung“ und der Benut­zer als Mensch in den Hin­ter­grund tre­ten muss zu Guns­ten des unmit­tel­ba­ren Gebrauchs­werts und dem Umgang, so wird auch in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on wenig Wert auf Aspek­te wie „Life­style“ oder Emo­ti­on gelegt, son­dern auf die „hand­fes­te­ren“ Din­ge. Das Cre­do lau­tet „Form fol­lows Funk­ti­on“. Der Benut­zer bekommt auch mit der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on pri­mär ein Werk­zeug an die Hand, kein Kul­tur­gut.

Das mag man bedau­ern, in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on aber hat dies zur Fol­ge, dass die Farb­kon­sis­tenz eines Doku­ments oder die mit der Aus­wahl von Schrift und Far­be zusam­men­hän­gen­den Fra­gen ein­fach nicht ange­spro­chen wer­den. Die Doku muss rasch geschrie­ben wer­den, dann kom­men noch ein paar Bil­der oder Gra­fi­ken dazu und fer­tig ist die Lau­be. Rand­aus­gleich, Schrift­wahl, Spa­tio­nie­rung und Ver­sal­hö­he sind da nur stö­ren­de Fak­to­ren, die vor allem Zeit kos­ten und kei­nen Bei­trag zur Qua­li­tät lie­fern, denn der Kun­de nimmt sie ja gar nicht wahr.
Ein Irr­tum, wie uns die Usa­bi­li­ty-For­schung immer wie­der zei­gen möch­te. Denn weit mehr als nur die Infor­ma­ti­on nimmt der Leser auch „ver­steck­te“ Eigen­schaf­ten wie Schrift­bild, Weiß­raum und Farb­wahl wahr. Natür­lich lässt sich mit einer geschick­ten Sei­ten­auf­tei­lung kei­ne man­gel­haf­te War­tungs­an­lei­tung kaschie­ren – so blöd ist kein Leser – die „Pro­dukt­er­fah­rung“ jedoch lässt sich damit erheb­lich ver­bes­sern. Auch wenn das den Tech­ni­ker weit­ge­hend kalt lässt, so strahlt eine qua­li­ta­tiv bes­se­re Doku­men­ta­ti­on, die neben der inhalt­li­chen Qua­li­tät auch eine opti­sche bie­tet, auch auf das Pro­dukt zurück. Bei Luxus­ar­ti­keln wird dies still­schwei­gend vor­aus gesetzt, denn kein Käu­fer eines teu­ren Autos wür­de eine bil­lig anmu­ten­de Doku­men­ta­ti­on akzep­tie­ren. Der Rest der Leser aber muss unter der Annah­me lei­den, dass eine Pro­dukt­do­ku­men­ta­ti­on vor allem Eines nicht sein darf: gele­sen wer­den wol­len.
An die­sem Punkt setzt InDe­sign an. Anders als Frame­Ma­ker macht InDe­sign in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on nur dann Sinn, wenn es zusam­men mit ande­ren Pro­duk­ten der Crea­ti­ve Suite in einem umfas­sen­de­ren Pro­zess ein­ge­setzt wird. Dazu zählt die Ver­wen­dung von Text­edi­to­ren unter­schied­li­cher Her­kunft. Das bedeu­tet auch, dass die Erfas­sung der Infor­ma­tio­nen nicht mehr mit der Beherr­schung des Pro­gramms zusam­men­fal­len muss. Die Infor­ma­tio­nen kön­nen mit einem belie­bi­gen Office-Tool erfasst wer­den, das gra­fi­sche Mate­ri­al kann aus den unter­schied­lichs­ten Quel­len stam­men: erst am Schluss des Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­ses wer­den alle Daten für die Aus­ga­be auf­be­rei­tet. Die­se Auf­be­rei­tung ist mit einer her­kömm­li­chen Büro­soft­ware nur mit größ­tem Auf­wand zu bewerk­stel­li­gen, des­halb wird ger­ne dar­auf ver­zich­tet. Sie ist aller­dings schon aus Grün­den der Qua­li­täts­si­che­rung not­wen­dig.
Kon­kret bedeu­tet dies: Quell­do­ku­men­te kom­men direkt vom Inge­nieur oder Pro­gram­mie­rer bezie­hungs­wei­se wer­den in enger Abstim­mung mit ihm erstellt. Sie wer­den gesam­melt und inhalt­lich kon­trol­liert, ohne dass eine Kon­ver­tie­rung in das Aus­ga­be­for­mat not­wen­dig ist. Erst mit der inhalt­li­chen Frei­ga­be wer­den die Infor­ma­tio­nen zusam­men gestellt, ver­knüpft und aus­ge­ge­ben. Der erfor­der­li­che per­so­nel­le Auf­wand dazu ist wesent­lich gerin­ger als bei einer „Über­füh­rung“ der Infor­ma­tio­nen direkt an der Quel­le.
Wenn InDe­sign zur Erfas­sung von Tex­ten ein­ge­setzt wer­den soll, hat es gegen die Geschwin­dig­keit eines „ech­ten“ Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramms kei­ne Chan­ce. Und auch nicht gegen den oben erwähn­ten Frame­Ma­ker. Die­ser erfor­dert aller­dings eine wesent­lich höhe­re Ein­ar­bei­tungs­zeit und damit einen höhe­ren per­so­nel­len Auf­wand. Erst wenn die Inhal­te erfasst und die zusätz­li­chen Infor­ma­tio­nen vor­be­rei­tet und abge­legt sind (eine Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on, wie sie in Agen­tu­ren häu­fi­ger anzu­tref­fen ist als in Tech­ni­schen Redak­tio­nen), dann erst tritt InDe­sign auf den Plan. Dann aller­dings geht es schnell.

Wie und womit es in der neu­en CS 4 noch bes­ser klap­pen kann, beleuch­ten wir in der kom­men­den Fol­ge.