InDesign CC: Modulares Arbeiten

Die Technische Dokumentation ist ein sehr konservatives Gewerbe. Sie benötigt lange, um aufkommende Trends in der Informationsvermittlung anzunehmen und in die alltäglichen Dokumentationsprozesse zu übernehmen. Das hat Vorteile und Nachteile. Der Nachteil ist die Tatsache, dass der Leser meist wesentlich weiter ist als der Redakteur. Wo Letzterer in Papierformaten denkt, haben die Erstgenannten das Smartphone in der Hand. Der Vorteil ist die Beharrlichkeit und Konsistenz der Technischen Dokumentation. Zuverlässigkeit ist ein Qualitätsmerkmal.

Dies gilt nicht nur für die Qualität der Dokumentation, sondern auch für die Ansprüche an die Software, mit der man Technische Dokumente erstellt. Und es gilt auch für die Prozesse, die hinter der Dokumentenproduktion stecken. Die Erstellung von Technischen Dokumentationen ist kein kreativer Akt, bei dem kein Dokument dem anderen gleicht, sondern ein Versuch, effizient Informationen zu vermitteln. Das Zauberwort für diese Effizienz lautet „Standardisierbarkeit“. „Ja!“, werden Sie denken, „Das hat der alte Henry Ford auch gesagt.“ Stimmt. Industriegeschichtlich stellt die Standardisierbarkeit einen der bedeutendsten Schritte dar, die den Unterschied zwischen Manufakturen und Fabriken markieren. – Aber ich schweife ab.

Zusammenschrauben statt neu schnitzen

In der Technischen Dokumentation bedeutet dies, dass Dokumente zu Produktvarianten nicht per Copy & Paste erstellt werden, sondern aus Bausteinen zusammengesetzt sind, die in allen Dokumenten identisch sind (und auch sein sollen). Diese Vorgehensweise hat die Eigenschaft, dass bei Änderungen oder Übersetzungen nur noch wenig Aufwand und damit geringe Kosten anfallen. In 50 unterschiedlichen Dokumenten den gleichen Text per Suchen und Ersetzen zu bearbeiten, ist nämlich wesentlich fehleranfälliger und mühsamer.

Unter diesem Gesichtspunkt ist auch naheliegend, dass sich eine Software wie Adobe FrameMaker gerade im Bereich der Technischen Dokumentation so gut behaupten kann – trotz seiner eklatanten Schwächen im Bereich Konfigurierbarkeit und Usability. Und das ist auch der Grund, warum sich in der technischen Dokumentation mehr und mehr Redaktionssysteme durchzusetzen beginnen, die dem Redakteur die Verwaltungsarbeit erleichtern sollen. (siehe Redaktionssysteme: Leidensdruck oder Knopfdruck? und Redaktionssysteme, Epilog: Anpacken – aber wo?). Es gibt aber Dokumente vor allem im Konsumgüterbereich, die neben der Technischen Informationsvermittlung auch den Ansprüchen der Marketing- und Vertriebsabteilungen folgen sollen. Das ist verständlich, denn auch dort greift man gerne auf die Kombination aus technischem Sachverstand und Didaktik-Kompetenz des technischen Redakteurs zurück: Die Information soll nicht nur korrekt und verständlich sein, sondern auch „appetitlich“ (was man ja von seitenlangen Tabellen nicht immer behaupten kann …).

Nun haben aber Marketingabteilungen andere Ansprüche und Vorkenntnisse an die zu verwendenden Redaktionswerkzeuge als der Redakteur. Eine Vorstellung von Standardisierbarkeit genießt dort keine hohe Priorität, ja sie scheint der Vertriebskreativität geradezu entgegenzustehen. So greift die Marketingabteilung denn gerne auf ein Produkt wie Adobe InDesign zurück, das eine wesentlich niedrigere Lernkurve besitzt als FrameMaker aus dem gleichen Haus – aber auf den ersten Blick auch eine wesentlich geringere Fähigkeit, Dokumente standardisiert zu erstellen. Auf den ersten Blick. Der trügt jedoch: Auf den zweiten funktioniert das nämlich sogar ganz gut.

Klar geht das auch mit InDesign

InDesign bietet schon länger die Möglichkeit, ganze Abschnitte mehrfach zu verwenden, um sie dann im Zieldokument an der richtigen Stelle zu platzieren. Dazu muss man sich nur ein Dokument anlegen und alle Text- und Grafikrahmen außerhalb des Druckbogens („Spread“) ablegen. Beim Druck werden diese Container nicht berücksichtigt und können nach Bedarf verschoben werden. Das klingt zunächst brauchbar, macht aber wenig Sinn, wenn es darum geht, beispielsweise Faltblätter zu erstellen, die für zahlreiche Produktvarianten benötigt werden. Denn zwar sind auf diese Weise mal schnell ein paar Dokumente zusammengesetzt, bei Änderungen aber fällt dieses System auseinander: da nur ein Druckbogen für alle Dokumente herhalten muss, müssen alle Objekte darauf neu gesetzt werden. Das ist die klassische Vorgehensweise, wie sie seit dem Drucksatz unter Gutenberg gültig war. Das ist allerdings antiquiert und umständlich. Es geht nämlich schneller.

„Textabschnitt platzieren und verknüpfen“

Wir benötigen dazu mindestens ein Quelldokument und ein Zieldokument. Letzteres ist beispielsweise eines jener Vielzahl von Faltblättern, die alle eine identische Einleitung haben sollen.

Wir legen das Zieldokument entsprechend der Vorlage an (zum Beispiel durch Import der Stilbibliotheken). Im Zieldokument bleibt der Platz frei, den unsere Einleitung beansprucht.

1. Wir legen ein leeres Quelldokument für unsere Einleitung an und importieren nur die Absatz- und Zeichenstile.
2. Im Quelldokument sehen wir einen Textrahmen vor, der in etwa der maximalen Höhe unsere Platzes im Zieldokument entspricht und schreiben unsere Einleitung hinein (man kann sie auch aus einem Textdokument importieren).
3. Diese Einleitung wird passend formatiert und steht so für die Korrektur und Freigabe zur Verfügung.
4. Sofern der gesamte Inhalt benötigt wird (optional geht es auch mit Text-Bild-Abschnitten), markieren wir den Rahmen im Quelldokument und wählen Im Menü „Bearbeiten“ den Punkt „Textabschnitt platzieren und verknüpfen“.
5. Jetzt wechseln wir in das Zieldokument und platzieren den Rahmen. Fertig. Halt: Speichern nicht vergessen.

Sollte jetzt die Marketingabteilung auf die Idee kommen, die Einleitung mit einem kleinen Bildchen oder einer sprachlichen Änderungen doch noch mal ändern zu wollen, öffnen wir das Quelldokument und passen den Inhalt an. Sobald wir nämlich jetzt das Zieldokument öffnen (es könnten ja auch zahlreiche Zieldokumente sein, denn das Platzieren und Verknüpfen lässt sich sehr schnell nacheinander auf mehrere Zieldokumente anwenden), möchte InDesign wissen, ob wir eben diese Verknüpfung aktualisieren wollen. Selbst falls wir ablehnen, lässt sich das in der Link-Palette („Verknüpfungsbedienfeld“) schnell nachholen – auch für alle verknüpften Objekte gleichzeitig.

Fazit

Der Prozess des Verknüpfens ist etwas umständlicher als man dies von FrameMaker gewohnt ist (dort lassen sich verknüpfte Objekte nur im Quelldokument anpassen), stellt er doch in der technischen Doumentation einen eleganten Weg dar, die Vorteile der Standardisierung und der modularen Dokumentenproduktion mit der Flexibilität der Layoutsoftware zu verbinden, um auch optisch ansprechende Technische Dokumente zu erstellen.