InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Prozessoptimierung

Nun zum ange­kün­dig­ten Part: die Opti­mie­rung (und damit Zeit­er­spar­nis) im Arbeits­ab­lauf. Ohne ein CMS oder Redak­ti­ons­sys­tem, wie es nor­ma­ler­wei­se im »Öko­sys­tem« des InDe­sign-Publi­shings bei den grö­ße­ren Agen­tu­ren zum Ein­satz kommt, müs­sen wir uns auf eine ver­bes­ser­te Orga­ni­sa­ti­on und Daten-Vor­be­rei­tung ein­las­sen.

Das beginnt bei der Vor­be­rei­tung der Word-Doku­men­te, die im Kor­rek­tur­lauf und für die haus­in­ter­ne Daten­ab­la­ge ein­ge­setzt wer­den, und führt über die PDF-Datei­en der Vor­ab­ex­em­pla­re bis hin zur Ver­wen­dung von InDe­sign-Plug-Ins und Scripts, die den fina­len Erstel­lungs­pro­zess ver­ein­fa­chen. Um Inde­sign nicht als kos­ten- und zeit­in­ten­si­ves Tool ein­zu­set­zen, das zwar toll aus­se­hen­de Ergeb­nis­se bringt, aber – vor allem im tech­ni­schen Umfeld – als kos­ten­trei­bend gese­hen wird, müs­sen wir die Kan­ten abrun­den. Das ist eigent­lich der sprin­gen­de Punkt in der Pro­duk­ti­on: »Design ist not about how it looks, but how it works« (S.P. Jobs)

Fas­sen wir also die Stol­per­stei­ne zusam­men, die im Pro­zess zu den berüch­tig­ten Zeit­fal­len wer­den kön­nen (neu­deutsch: wir betrach­ten den »cri­ti­cal path«).

Bil­der und Gra­fi­ken

Nicht in jeder Ver­si­on von Word kön­nen Vek­tor­gra­fi­ken ein­ge­setzt wer­den, oft kom­men ein­ge­bet­te­te oder ver­knüpf­te (refe­ren­zier­te) Pixel­gra­fi­ken zum Zuge, die zwar auf dem Moni­tor pas­sa­bel aus­se­hen, aber in der PDF bzw. im Druck zu Farb­ver­schie­bun­gen (z.B. bei Warn­sym­bo­len oder Logos) oder gro­ber Ras­te­rung füh­ren. Hier hoch auf­lö­sen­de Tiff-Bil­der ein­zu­set­zen, ver­lang­samt den Erstel­lungs­pro­zess in Word und erschwert Ände­run­gen (bei­spiels­wei­se in der Num­me­rie­rung).

Neh­men wir in Word also ein­fach PNGs, wo wir in einem DTP-Pro­gramm wie Frame­Ma­ker, Quark oder InDe­sign EPS oder PDF näh­men. Dazu wer­den die Vek­tor­gra­fi­ken mit einem Gra­fik­pro­gramm (Corel­Draw, Illus­tra­tor et al.) erstellt und abge­legt, dann expor­tiert als PNG ins sel­be Ver­zeich­nis. Bei einer Ände­rung erfolgt die­se im Gra­fik­pro­gramm und wird erneut expor­tiert. Das geht flott. Die PNGs wer­den ein­ge­bet­tet und ver­knüpft (dann fin­den wir sie spä­ter leich­ter).

Wenn die Word-Datei dann per vor­de­fi­nier­tem Sty­le­map­ping in InDe­sign impor­tiert wird, kom­men auch die Refe­renz­pfa­de mit. Dann öff­nen wir das Link-Fens­ter und ver­knüp­fen neu, dies­mal auf die kor­rek­ten Vek­tor­for­ma­te. Dies ver­rin­gert dar­über hin­aus auch die PDF-Grö­ße.

Bil­der hin­ge­gen (Screen­dumps etwa) las­sen wir ein­fach drin. Solan­ge die Auf­lö­sung stimmt, kön­nen sie per Sta­pel­ver­ar­bei­tung aus Pho­to­shop zu TIFFs kon­ver­tiert und mit einem Farb­pro­fil ver­se­hen wer­den (damit das Win­dows-Blau auf dem ers­ten Bild­schirm­fo­to auch genau­so blau ist wie auf dem zwei­ten). Die müs­sen in InDe­sign dann nicht mehr ange­fasst wer­den.

Wenn wir in InDe­sign nach dem Plat­zie­ren die Link-Palet­te öff­nen, erhal­ten wir eine Lis­te aller im Doku­ment plat­zier­ten und ver­knüpf­ten bzw. ein­ge­bet­te­ten Bil­der und Gra­fi­ken. Nun sor­tie­ren wir nach Sei­te und ver­knüp­fen alle ver­pi­xel­ten Gra­fi­ken auf ihre kor­rek­ten Vek­tor­zeich­nun­gen.

For­mat­über­schrei­bun­gen (irre­gu­lä­re For­ma­te)

Das geht flott: den gesam­ten Text mar­kie­ren (am bes­ten im »Sto­ry Edi­tor«) und in der For­mat­pa­let­te die Opti­on »For­mat­über­schrei­bun­gen löschen« wäh­len. Schwupps, weg sind sie. Falls also wäh­rend des Pro­duk­ti­ons­pro­zes­ses »manu­el­le Nach­ar­beit« in Form von Sei­ten­um­brü­chen oder Zei­chen­for­ma­tie­run­gen statt­ge­fun­den hat­te (das soll ja auch vor­kom­men, wenn man aus ver­schie­de­nen Unter­la­gen einen Abschnitt per Kopie­ren über­nimmt) – jetzt isse wech.

Und das ist auch gut so, denn die manu­el­len For­ma­te (ande­rer Zei­chen­satz etc.) macht erfah­rungs­ge­mäß gewal­ti­gen Ärger spä­ter bei der PDF-Erstel­lung.

Quer­ver­wei­se

Das ist eine Schwach­stel­le in InDe­sign, ins­be­son­de­re wenn man die her­vor­ra­gen­de Quer­ver­weis-Imple­men­tie­rung aus Frame­Ma­ker kennt. InDe­sign kennt kei­ne Quer­ver­wei­se. Es gibt (zumin­dest bis Ver­si­on 4) nur Hyper­links. Die Hyper­links kön­nen – wie in Word – sowohl auf eine Intern­s­tei­te als auch auf ein Sprung­ziel inner­halb des Doku­ments ver­wei­sen. Und natür­lich auch auf ein ande­res Doku­ment im Buch. Da sie nicht aus dem Word-Doku­ment über­nom­men wer­den, ist hier Hand­ar­beit ange­sagt.

Zunächst aber soll­te man – schon um die nicht immer funk­tio­nie­ren­den Quer­ver­wei­se in Word zu redu­zie­ren – die redak­tio­nel­len Mus­keln spie­len las­sen und die Inhal­te bereits bei der Erfas­sung sinn­voll struk­tu­rie­ren. Damit redu­ziert sich näm­lich nicht nur die Anzahl der Quer­ver­wei­se, son­dern auch die stän­di­ge Hin- und Her­blät­te­rei, die sonst dem Leser zuge­mu­tet wird. Schnel­le Erfas­sung des Inhalts zu ermög­li­chen statt Sei­ten­wüh­len zuzu­mu­ten gehört schließ­lich zum Hand­werks­zeug des Redak­teurs.

Wo sich das nicht umge­hen lässt, kann man auf ein kos­ten­pflich­ti­ges Plug-In (Sonar Boo­kends InX­ref) zurück­grei­fen, oder aber die Hyper­links manu­ell anle­gen mit Hil­fe einer stan­dar­di­sier­ten Text­for­mu­lie­rung und dem kos­ten­lo­sen Java­Script »InCrossRef.js«, erhält­lich über Ado­be Exch­an­ge. Das Script über­nimmt die auto­ma­ti­sche Aktua­li­sie­rung der Hyper­links vor der end­gül­ti­gen Aus­ga­be.

Und eigent­lich wars das auch schon. Jetzt müs­sen wir das Gan­ze nur noch als PDF expor­tie­ren und dabei die erfor­der­li­chen Job­op­ti­ons ein­stel­len. Fer­tig. War doch nicht schwer, oder? Und das Ergeb­nis? Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on muss nicht immer aus eng gequetsch­ten Buch­sta­ben auf vor­mals wei­ßem Papier bestehen, vor dem sich der poten­zi­el­le Leser mit Grau­sen wen­det. Es geht auch mit klei­nem Mehr­auf­wand wesent­lich anspre­chen­der. Und ver­mit­telt allei­ne dadurch die hohe Pro­dukt­qua­li­tät. Das Auge isst schließ­lich mit.