InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Praxis und Anwendungsfall

In den beiden vorhergehenden Teilen hatte ich mich konzeptionell mit den Möglichkeiten beschäftigt, wie man mit InDesign relativ effizient technische Dokumentationen aufbauen bzw. erstellen kann. Nun kommt der praktische Teil.

Zur Vorgeschichte: Wenn man als Redakteur die Möglichkeit hat, bislang nur theoretische Prozesse in die Praxis umsetzen zu dürfen, ist das nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Freude. Das Glück hatte ich, als wenige Wochen nach meinen Überlegungen ein Kunde auf mich zukam und mal wieder eine neue Dokumentation wollte. Nun sollte man alte Kunden nicht verprellen und mit Dingen zuschütten, die sie eigentlich nicht wollen – vor allem, wenn die bisherigen Ergebnisse schon recht gut waren. Nun hatten sich in der Zwischenzeit für ihn einige Rahmenbedingungen verändert: statt bislang ein kleines relativ unabhängiges Unternehmen zu sein, war die Firma in den Mutterkonzern aufgenommen worden.

Als Resultat musste ein neues Firmenlogo her, und ein neues Corporate Design wurde vorgegeben. Wie es jedoch mit solchen CD-Vorgaben ist, hatten die Designer zwar mit der Marketing-Abteilung des Konzerns zusammen gearbeitet und die Konzernfarben mundgerecht sogar von CMYK-Schmuckfarben zu RGB konvertiert, damit auch die letzten Word-Dokumente angepasst werden konnten – allein an die technische Dokumentation hatte keiner gedacht. FAX-Vorlagen ja (wer benutzt sowas heutzutage?), aber Formatvorgaben für die Handbücher? Fehlanzeige!

Eine Rückfrage bei den CD-Verantwortlichen nach einer entsprechenden Vorgabe wurde mir bis heute nicht beantwortet; also wurde ich selbst tätig (Wortspiel ist beabsichtigt). Da der Kunde sich darüber beschwerte, dass das Konzernlogo in den Word-Dokumenten immer mit falschen Farben wiedergegeben wurde, schlug ich den angedachten Prozess vor: Basis bilden nach wie vor die Word-Dokumente, auf denen alle Änderungen und Freigabeversionen beruhen. Die ausgelieferten Handbücher aber werden mit InDesign erstellt. Der zusätzliche Aufwand sollte unter 5% bleiben.

Templates

Word. Zunächst mussten die Word-Templates angepasst werden an die Farben und das neue Logo (zumindest in Ansätzen) damit auch die Konstrukteure und Programmierer, die die Dokumente zur Kontrolle erhalten, eine Anpassung sehen können. Die Dokumente dienen gleichzeitig für die hausinterne Kommunikation. Da ich dafür aber keinen großen Aufwand treiben wollte, wurde beispielsweise die Hintergrundfarbe der Tabellenzellen, die die Warnhinweise enthalten, nicht an die neuen Farben angepasst. Ich hatte ursprünglich per Copy&Paste mit einer einmal erstellten Tabellenzeile gearbeitet, in der in der linken Tabellenzelle die Symbole und in der rechten der Text untergebracht war. Da die Verwendung von Tabellen bei der Einbettung von Grafiken/Bildern in Word nach meiner Erfahrung die stabilste Vorgehensweise ist, habe ich dies auch beibehalten. Die Anpassung sollte erst in Indesign erfolgen. Auch die Grafiken/Bilder liegen in Tabellen (einzellig), da dies der sicherste Weg ist, die Verankerung und den Textfluss zu steuern.

InDesign. Da InDesign (noch?) nicht über lebende Kopf-/Fußzeilen verfügt, habe ich für jedes Kapitel im Template eine Vorlagenseite angelegt. Die Vorlagen sind allerdings kaskadierend, d.h. das Basislayout für das gesamte Buch einschließlich Seitenzahlenvariablen liegt auf einer Musterseite „A“, für die einzelnen Kapitel „A.1“ bis „A.x“ liegt der Kapitelname („Transport“ etc.) auf einer darauf aufbauenden Musterseite. Diese Vorgehensweise der logischen Strukturierung der Seitenformate erlaubt eine schnelle Änderung über das gesamte Buch hinweg.

Im nächsten Schritt habe ich die Formatvorlagen erstellt, indem ich das Word-Dokument probeweise importierte. Da alle Formate dabei mitgenommen werden (und auch Tabellen inklusive Formatierung), hatte ich recht schnell eine brauchbare Formatliste zusammen. Jetzt war die Importkatalog an der Reihe: welche Formate in Word werden in welche Formate in InDesign umgesetzt? Dieser Katalog lässt sich speichern, so dass es für jedes Word-Template theoretisch beliebig viele Importmöglichkeiten gibt.

Eine 1:1-Übernahme ist wohl mit keinem Programm möglich, vor allem, wenn aus einem Allzweck-Bürosoftware-Dokument ein High-End-Layout-Dokument werden soll. Die Nacharbeit zu reduzieren, war schon das Ziel bei der Definition des Importkatalogs. Wie man sich die Arbeit aber erleichtern kann, folgt in Kürze.