InDesign CS2 in der technischen Dokumentation: Praxis und Anwendungsfall

In den bei­den vor­her­ge­hen­den Tei­len hat­te ich mich kon­zep­tio­nell mit den Mög­lich­kei­ten beschäf­tigt, wie man mit InDe­sign rela­tiv effi­zi­ent tech­ni­sche Doku­men­ta­tio­nen auf­bau­en bzw. erstel­len kann. Nun kommt der prak­ti­sche Teil.

Zur Vor­ge­schich­te: Wenn man als Redak­teur die Mög­lich­keit hat, bis­lang nur theo­re­ti­sche Pro­zes­se in die Pra­xis umset­zen zu dür­fen, ist das nicht nur eine Her­aus­for­de­rung, son­dern auch eine Freu­de. Das Glück hat­te ich, als weni­ge Wochen nach mei­nen Über­le­gun­gen ein Kun­de auf mich zukam und mal wie­der eine neue Doku­men­ta­ti­on woll­te. Nun soll­te man alte Kun­den nicht ver­prel­len und mit Din­gen zuschüt­ten, die sie eigent­lich nicht wol­len – vor allem, wenn die bis­he­ri­gen Ergeb­nis­se schon recht gut waren. Nun hat­ten sich in der Zwi­schen­zeit für ihn eini­ge Rah­men­be­din­gun­gen ver­än­dert: statt bis­lang ein klei­nes rela­tiv unab­hän­gi­ges Unter­neh­men zu sein, war die Fir­ma in den Mut­ter­kon­zern auf­ge­nom­men wor­den.

Als Resul­tat muss­te ein neu­es Fir­men­lo­go her, und ein neu­es Cor­po­ra­te Design wur­de vor­ge­ge­ben. Wie es jedoch mit sol­chen CD-Vor­ga­ben ist, hat­ten die Desi­gner zwar mit der Mar­ke­ting-Abtei­lung des Kon­zerns zusam­men gear­bei­tet und die Kon­zern­far­ben mund­ge­recht sogar von CMYK-Schmuck­far­ben zu RGB kon­ver­tiert, damit auch die letz­ten Word-Doku­men­te ange­passt wer­den konn­ten – allein an die tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on hat­te kei­ner gedacht. FAX-Vor­la­gen ja (wer benutzt sowas heut­zu­ta­ge?), aber For­mat­vor­ga­ben für die Hand­bü­cher? Fehl­an­zei­ge!

Eine Rück­fra­ge bei den CD-Ver­ant­wort­li­chen nach einer ent­spre­chen­den Vor­ga­be wur­de mir bis heu­te nicht beant­wor­tet; also wur­de ich selbst tätig (Wort­spiel ist beab­sich­tigt). Da der Kun­de sich dar­über beschwer­te, dass das Kon­zern­lo­go in den Word-Doku­men­ten immer mit fal­schen Far­ben wie­der­ge­ge­ben wur­de, schlug ich den ange­dach­ten Pro­zess vor: Basis bil­den nach wie vor die Word-Doku­men­te, auf denen alle Ände­run­gen und Frei­ga­be­ver­sio­nen beru­hen. Die aus­ge­lie­fer­ten Hand­bü­cher aber wer­den mit InDe­sign erstellt. Der zusätz­li­che Auf­wand soll­te unter 5% blei­ben.

Tem­pla­tes

Word. Zunächst muss­ten die Word-Tem­pla­tes ange­passt wer­den an die Far­ben und das neue Logo (zumin­dest in Ansät­zen) damit auch die Kon­struk­teu­re und Pro­gram­mie­rer, die die Doku­men­te zur Kon­trol­le erhal­ten, eine Anpas­sung sehen kön­nen. Die Doku­men­te die­nen gleich­zei­tig für die haus­in­ter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on. Da ich dafür aber kei­nen gro­ßen Auf­wand trei­ben woll­te, wur­de bei­spiels­wei­se die Hin­ter­grund­far­be der Tabel­len­zel­len, die die Warn­hin­wei­se ent­hal­ten, nicht an die neu­en Far­ben ange­passt. Ich hat­te ursprüng­lich per Copy&Paste mit einer ein­mal erstell­ten Tabel­len­zei­le gear­bei­tet, in der in der lin­ken Tabel­len­zel­le die Sym­bo­le und in der rech­ten der Text unter­ge­bracht war. Da die Ver­wen­dung von Tabel­len bei der Ein­bet­tung von Grafiken/​Bildern in Word nach mei­ner Erfah­rung die sta­bils­te Vor­ge­hens­wei­se ist, habe ich dies auch bei­be­hal­ten. Die Anpas­sung soll­te erst in Inde­sign erfol­gen. Auch die Grafiken/​Bilder lie­gen in Tabel­len (ein­zellig), da dies der sichers­te Weg ist, die Ver­an­ke­rung und den Text­fluss zu steu­ern.

InDe­sign. Da InDe­sign (noch?) nicht über leben­de Kopf-/Fuß­zei­len ver­fügt, habe ich für jedes Kapi­tel im Tem­p­la­te eine Vor­la­gen­sei­te ange­legt. Die Vor­la­gen sind aller­dings kas­ka­die­rend, d.h. das Basis­lay­out für das gesam­te Buch ein­schließ­lich Sei­ten­zah­len­va­ria­blen liegt auf einer Mus­ter­sei­te „A“, für die ein­zel­nen Kapi­tel „A.1“ bis „A.x“ liegt der Kapi­tel­na­me („Trans­port“ etc.) auf einer dar­auf auf­bau­en­den Mus­ter­sei­te. Die­se Vor­ge­hens­wei­se der logi­schen Struk­tu­rie­rung der Sei­ten­for­ma­te erlaubt eine schnel­le Ände­rung über das gesam­te Buch hin­weg.

Im nächs­ten Schritt habe ich die For­mat­vor­la­gen erstellt, indem ich das Word-Doku­ment pro­be­wei­se impor­tier­te. Da alle For­ma­te dabei mit­ge­nom­men wer­den (und auch Tabel­len inklu­si­ve For­ma­tie­rung), hat­te ich recht schnell eine brauch­ba­re For­mat­lis­te zusam­men. Jetzt war die Import­ka­ta­log an der Rei­he: wel­che For­ma­te in Word wer­den in wel­che For­ma­te in InDe­sign umge­setzt? Die­ser Kata­log lässt sich spei­chern, so dass es für jedes Word-Tem­p­la­te theo­re­tisch belie­big vie­le Import­mög­lich­kei­ten gibt.

Eine 1:1‑Übernahme ist wohl mit kei­nem Pro­gramm mög­lich, vor allem, wenn aus einem All­zweck-Büro­soft­ware-Doku­ment ein High-End-Lay­out-Doku­ment wer­den soll. Die Nach­ar­beit zu redu­zie­ren, war schon das Ziel bei der Defi­ni­ti­on des Import­ka­ta­logs. Wie man sich die Arbeit aber erleich­tern kann, folgt in Kür­ze.