OmniFocus 2: Der Review-Modus

Um mir eine lan­ge Vor­re­de zu erspa­ren über die Vor­zü­ge und den Pro­duk­ti­vi­täts­ge­winn (und damit auch Zeit­ge­winn) des Auf­ga­ben­ma­nage­ments, ver­wei­se ich ein­fach auf den Bei­trag Omni­Fo­cus 2: Form folgt Funk­ti­on vom Mai 2014, als Omni­Fo­cus 2 in den vir­tu­el­len Rega­len stand. Sie dür­fen ihn ruhig zuerst lesen. Ich war­te solan­ge.

Hier geht es um eine Funk­ti­on, die ger­ne im Auf­ga­ben­ma­nage­ment ver­nach­läs­sigt wird: die Wie­der­vor­la­ge, eng­lisch „Review“. OK. Sie den­ken jetzt mit Sicher­heit an die­se gräss­li­chen Papier­sta­pel, wie sie bei­spiels­wei­se in Ämtern vor­kom­men mit so klei­nen gel­ben Zet­tel­chen dazwi­schen. Und die Sekre­tä­rin­nen, die dazu ver­don­nert wer­den, dem Chef alle paar Tage mit alten Brie­fen und dicken Ord­nern auf die Ner­ven zu gehen. Nein, das ist nicht der Review-Modus (höchs­tens noch in Ämtern). Wir leben schließ­lich im 3. Jahr­tau­send.

Der Review-Modus ist eine Eigen­schaft von Omni­Fo­cus, die es erlaubt, Auf­ga­ben oder gan­ze Auf­ga­ben­pa­ke­te in einer eige­nen Ansicht dar­zu­stel­len in Abhän­gig­keit vom ein­ge­stell­ten Review-Inter­vall. Klingt kom­pli­ziert? Ist es aber nicht.

Pro­zes­se

Neh­men wir ein Bei­spiel aus der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on (da set­ze ich es bevor­zugt ein). Sie haben einen Auf­trag bekom­men, das Doku­ment A zu einem bestimm­ten Zeit­punkt in der deut­schen und eng­li­schen Fas­sung zu lie­fern. Die Arbeits­schrit­te, die dazu not­wen­dig sind (Recher­che, Kor­rek­tur­läu­fe, Über­set­zung, Lie­fe­rung etc.) erfas­sen Sie in Omni­Fo­cus und geben dem gesam­ten Paket das Lie­fer­da­tum. Alle Arbeits­schrit­te erhal­ten dadurch zunächst das Lie­fer­da­tum. Im zwei­ten Schritt ver­pas­sen Sie die­sen Auf­ga­ben ihre jeweils sinn­vol­len Fäl­lig­keits­zeit­punk­te.

Dar­un­ter sind aber eini­ge Auf­ga­ben, deren Beginn und Ende gar nicht von Ihnen abhängt (im Auf­ga­ben­ma­nage­ment erfas­sen Sie ja nur die eige­nen Tätig­kei­ten). Um im Bei­spiel zu blei­ben: Sie kön­nen kei­ne Kor­rek­tu­ren ein­ar­bei­ten, wenn der Kun­de die Unter­la­gen noch gar nicht gesich­tet und zurück geschickt hat. Also rech­nen Sie einen Puf­fer ein: Lie­fe­rung der Kor­rek­tur­fas­sung zum Zeit­punkt „X“, Ein­ar­bei­tung der Kor­rek­tu­ren zum Zeit­punkt „X plus zwei Wochen“.

Sie haben aber meist ande­re Pro­jek­te und Auf­ga­ben in der Zwi­schen­zeit zu erle­di­gen, so dass Ihnen viel­leicht erst zum Zeit­punkt „X plus zwei Wochen“ auf­fällt, dass die Rück­läu­fe noch gar nicht da sind. Jetzt wird die Zeit knapp, noch recht­zei­tig mit den Kor­rek­tu­ren fer­tig zu wer­den. Es droht der gesam­te Pro­zess umzu­fal­len und der Lie­fer­zeit­punkt kann nicht gehal­ten wer­den.

Exkurs: Image kaputt?

Ja ich weiß, das pas­siert vie­len Kol­le­gen und wird lei­der auch so hin­ge­nom­men – ein­schließ­lich der mög­li­chen Ver­zö­ge­run­gen bei der Lie­fe­rung, den Recht­fer­ti­gun­gen beim Auf­trag­ge­ber, dem Image der Unpro­fes­sio­na­li­tät und der ent­spre­chend spä­te­ren Rech­nungs­stel­lung. („Die Doku mal wie­der – kriegt nix hin!“) Aber eigent­lich sind wir selbst schuld. Wir haben näm­lich wirk­lich unpro­fes­sio­nell gear­bei­tet und uns dar­auf ver­las­sen, dass die SMEs ihre Arbeit im Griff haben. Das tun sie aber meist auch nicht, son­dern sind genau­so getrie­ben von spon­ta­nen Ein­fäl­len ihrer Chefs, unvor­her­seh­ba­ren Ver­zö­ge­run­gen in der Pro­duk­ti­on, Krank­heit und wei­te­ren Din­gen, die bei der Pla­nung nor­ma­ler­wei­se nicht mit­ge­rech­net wer­den („Wie­so kön­nen Sie am 25.12. nicht lie­fern?“).

Wie­der vor­le­gen las­sen

Kom­men wir wie­der zurück auf den Wie­der­vor­la­ge-Pro­zess. Nach­dem Sie die Auf­ga­ben erfasst und für man­che Schrit­te ein Fäl­lig­keits­da­tum ein­ge­tra­gen haben, rut­schen die­se Auf­ga­ben aus dem Blick und machen ihn frei für die Auf­ga­ben, die zu einem frü­he­ren Zeit­punkt erle­digt wer­den müs­sen. Bei­spiels­wei­se für ein ande­res Pro­jekt. Das soll auch so sein. Ein­mal in der Woche aber wäre es schon gut, mal wie­der eine Über­sicht über alle anste­hen­den Auf­ga­ben und Ter­mi­ne zu erhal­ten. Das ist die Wie­der­vor­la­ge.

Omni­Fo­cus bie­tet dafür eine eige­ne Funk­ti­on, die als Fil­ter durch alle noch offe­nen Pro­jek­te pflügt und in regel­mä­ßi­gen Abstän­den (Stan­dard ist eine Woche) prä­sen­tiert.

Meist genügt ein Blick auf das Fäl­lig­keits­da­tum, um zu erken­nen, wo ein Nach­ha­ken erfor­der­lich ist. Dann wird aus dem Nach­ha­ken wie­der eine eige­ne Auf­ga­be mit Fäl­lig­keits­da­tum in die­sem Pro­jekt („Mei­er anru­fen wegen Sta­tus Kor­rek­tur“). Soll­te sich am Fäl­lig­keits­da­tum etwas geän­dert haben – es wur­de nach hin­ten ver­scho­ben, so dass eine Wie­der­vor­la­ge erst in einem Monat not­wen­dig ist –, kön­nen Sie das ein­fach anpas­sen und Omni­Fo­cus mel­det sich erst spä­ter mit die­sen Auf­ga­ben wie­der.

Fazit

Selbst bei zahl­rei­chen Pro­jek­ten ist der Review-Lauf in weni­gen Minu­ten erle­digt und gibt das siche­re Gefühl, dass kei­ne Ter­mi­ne und Auf­ga­ben weg­rut­schen kön­nen. Und die­sen Lauf selbst lege ich mir als Auf­ga­be an, die wöchent­lich zu erle­di­gen ist. Heu­te bei­spiels­wei­se.

PS: Es gibt zahl­rei­che Pro­gram­me zur Auf­ga­ben­ver­wal­tung, die die­se Funk­ti­on bie­ten – nur muss man sie auch nut­zen.