Evernote: The next level of note taking

Ich habe ein kleines Jubiläum zu feiern in diesem Jahr: ich benutze seit zehn Jahren die App Evernote für meine Notizen und Gedankensammlung, für Protokolle und Prüfungsaufgaben, für Mitschriften und Materialsammlungen, für Recherchen und Aufwandsabschätzungen…

Also eigentlich für alles, was ich mir nicht merken kann oder will. Oder auch nicht vergessen darf. Denn dafür ist mir mein Gehirn zu schade.

Und in der Tat ist das menschliche Gehirn ein ganz außerordentliches Werkzeug: es kann Verknüpfungen und Strukturen erkennen und schaffen, die jeden Hochleistungscomputer vor Neid erblassen lassen würden, gäbe es so etwas wie Neid bei einer seelenlosen Maschine.

Umgekehrt aber ist das menschliche Gehirn entsetzlich schlecht darin, sich Dinge zu merken. ((In einem Experiment, bei dem sie sich den Ablageort von zehn verschiedenen Gegenständen merken sollen, scheitern Menschen meist schon nach drei Gegenständen. Für Schimpansen sind zehn Gegenstände dagegen überhaupt kein Problem.)) Für so etwas sollte man sich nicht das Gehirn aufbohren (das ist bei manchen Leuten auch der Irrglaube, man könne mit Kreuzworträtseln seine Merkfähigkeit verbessern), sondern ein Werkzeug benutzen, das sich das alles merken kann.

Ein Werkzeug, bei dem man die unterschiedlichen Informationen mit Hilfe von Kategorien sortiert und mit Hilfe von Etiketten miteinander verknüpft, um besser danach suchen zu können.

Dieses Werkzeug ist Evernote. In der aktuellen Fassung bietet es neben dem Ablegen von Internetseiten, PDF und Dokumenten jeder Art, Bildern und Mails auch die Möglichkeit, einfache Tabellen anzulegen und vor allem Aufgaben zuzuweisen. Sich oder anderen.

Aufgabenstellung

Wer schon länger hier auf diesem Blog mitliest, weiß auch, dass ich ein großer Verfechter des „Getting Things Done“ (GTD) bin und dazu die App „OmniFocus“ benutze. OmniFocus hat aber ein Problem, denn es eignet sich hervorragend dazu, Aufgaben anzulegen, zu gliedern, zu gruppieren und sichtbar zu machen – also aus Aktionismus Effektivität zu machen. Es eignet sich aber nicht dazu, lange Texte zu erfassen, die den Kontext einer Aufgabe beschreiben („Vorgaben zu rückenschonendem Arbeiten recherchieren“).

Dies ist das Spielfeld von Evernote, denn hier lassen sich sowohl die Zitate, Fundstellen und Quellen zusammenfassen und einem bestimmten Auftrag oder Kontext zuordnen. Seit ein paar Tagen gibt es nun auch die Möglichkeit, hierzu gleich in Evernote eine Aufgabe anzulegen, die dadurch neben ihrem Kontext steht. Zwar lassen sich die Aufgaben nicht ineinander verschachteln oder wahlweise als sequentiell oder parallel anlegen, dafür aber sind Aufgaben als eigenständige Informationskategorie herausgehoben und damit leicht auffindbar.

Selbstverständlich kann man auch weiterhin einen App-Link in Evernote erzeugen und diesen in OmniFocus (oder einem beliebigen anderen Programm) einfügen, aber diese Technik stößt schnell an ihre Grenzen, wenn man Evernote parallel auf mehreren Endgeräten benutzt, die unterschiedliche Betriebssysteme besitzen. Normalerweise bewirkt nämlich der Aufruf des App-Links, dass Evernote startet und die entsprechende Seite aufruft. Dieser Link ist aber bei unterschiedlichen Betriebssystemen unterschiedlich, so dass Evernote zwar startet, aber ins Leere greift. Ärgerlich.

Besser ist da, die Aufgabenübersicht direkt in Evernote aufzurufen und von dort zu starten. Je nach Komplexität lassen sich beide Prozesse kombinieren: in OmniFocus die allgemeine Planung vornehmen („Recherche durchführen“), dann auf Evernote verweisen und hier in der Aufgabenliste sowohl die einzelnen Rechercheschritte als auch die Ergebnisse festhalten.

Dadurch kann man das Gehirn wirklich dazu nutzen, vernünftig zu recherchieren statt darüber zu grübeln, was man recherchieren wollte…