Grundsätzlich gibt es immer mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu strukturieren, um möglichst effizient das angestrebte Ziel zu erreichen.
Da ist zum einen die Anpassung der vorhandenen Möglichkeiten an das gewünschte Resultat. Das beinhaltet oft die Neuanschaffung von Software, meist sogar auch Hardware – und vor allem neue und kostspielige Lernprozesse und Anpassungsschwierigkeiten derjenigen, die mit den neuen Herausforderungen umgehen sollen.
| Am Anfang der Strukturierung der Dokumentation steht nicht nur die Frage nach der Zielgruppe und den Leseerwartungen, sondern auch nach der zweckmäßigsten Lastverteilung. Erst wenn jedes Element im Dokumentationsprozess die Rolle übernimmt, die seinen Möglichkeiten entspricht, kann optimal und damit auch effizient produziert werden. |
Dieser Weg wird oft beschritten, da er sich buchhaltungstechnisch leicht darstellen lässt: Investitionen, Schulungen, Weiterbildungen, Umschulungen oder Neueinstellungen sind leicht zu erfassen. Diese Maßnahmen erfordern jedoch Geld, werden dementsprechend gerne gegen die zu erwartenden Vorteile aufgerechnet. Naturgemäß können dabei keine indirekten Vorteile erfasst oder gar einbezogen werden, die nur mittelbar zum Erfolg beitragen. Vertrauen, Service, Zuverlässigkeit, Imagepflege und Kompatibilität sind Faktoren, die bei den Überlegungen kaum eine Rolle spielen.
Zum anderen verläuft die Anpassung den umgekehrten Weg: Das Ziel wird den vorhandenen Möglichkeiten angepasst, die Anforderungen werden auf das Mindestmaß des Machbaren zurückgeschraubt. Was die Software, der Rechner oder der Kenntnisstand nicht hergibt, das kann eben auch nicht gemacht werden.
Dieser Weg ist der billigere, denn er verlangt keine kostspieligen Investitionen oder Überbrückungszeiten und keine aufwendigen Lernprozesse. Er kann aber zu einer Stagnation führen, die letztendlich den Erfolg in Frage stellt: Stagnation führt zu Resignation und fehlender Innovationsbereitschaft. Wegen fortschreitender und veränderter Anforderungen durch den Leser wird zunehmend am Markt vorbeiproduziert. Frustration und zunehmender Misserfolg stellen sich ein.
Die Innovationsfalle lässt sich umgehen, wenn bereits frühzeitig die Kombination aus Vorhandenem und Gewünschten optimiert wird. Oft werden nämlich selbst die Möglichkeiten außer Acht gelassen, die in dem bereits Vorhandenen stecken.
An diesem Punkt greift die Strukturierung. Eigentlich sollte besser von einer „Dokumentationsorganisation“ gesprochen werden, denn es handelt sich um den frühzeitig angepassten Einsatz der Möglichkeiten und Kenntnisse.
Entsprechend verhält es sich mit den Kenntnissen und Fähigkeiten. Die Kosten und der Zeitaufwand, der für einen suboptimalen Einsatz benötigt wird, übersteigen langfristig die Kosten bei weitem, die für den Aufwand anfallen, eine optimierte Aufgabenverteilung zu erarbeiten.