Ich bin ja seit einem guten Jahr ein Anhänger des GTD (Getting Things Done — siehe auch hier). Ohne dazu jetzt große Probleme auf die Technik zu verlagern, die eigentlich das Hirn lösen sollte, lässt sich mit einem bisschen Disziplin und einer gut strukturierten Mailbox recht schnell Übersicht in das Kommunikationschaos bringen: Den Eingangskorb aufräumen, so dass nur noch 10 bis 12 E-Mails darin herumlungern — nämlich die, die sich nicht in einen vorhandenen Prozess (Zusammenhang) einordnen lassen.
Simpel? Schon. Kann ich aber nur empfehlen. Statt Mails automatisch mit Regeln in den Tiefen des Postfachs verschwinden zu lassen, eingehende Nachrichten (an)lesen, bearbeiten und dann manuell verschieben. Und wenn man oft Mails bekommt, sollte man eben öfter nachschauen.