Web-Applikationen: Google Drive

Mal alle Hys­te­rie zu Sicher­heits­fra­gen bei­sei­te: Natür­lich kann man Goo­gles Web-Appli­ka­tio­nen nicht für bri­san­tes Mate­ri­al zum The­ma Waf­fen­ex­por­te oder die Ver­öf­fent­li­chung pri­va­ter Kran­ken­ak­ten nut­zen. Da wäre der Daten­kra­ke aus Moun­tain View doch zu viel des Guten getan. Aber zum Arbei­ten lässt sich „Dri­ve“ ganz gut her­neh­men.

Mehr noch als die schon beschrie­be­ne Appli­ka­ti­on „Acro​bat​.com“ ist Goo­gles Ange­bot eine Kampf­an­sa­ge an alle fest­plat­ten­ge­bun­de­nen Office-Pro­gram­me wie jenes aus Red­mond oder auch Open­Of­fice. Denn deren gro­ßer Vor­tei­le ist zwar, dass die Doku­men­te mit ihren Pro­gram­men lokal gespei­chert sind (in Netz­wer­ken wer­den nur die Lizen­zen und Ein­stel­lun­gen auf dem Ser­ver ver­wal­tet), aber dafür außer dem Bear­bei­ter selbst nie­mand dran kommt, außer man ver­schickt sie. Das ist aber der pro­jekt­be­zo­ge­nen Zusam­men­ar­beit nicht beson­ders zuträg­lich, denn die übri­gen Mit­ar­bei­ter bekom­men nie­mals mit, wenn Ände­run­gen an einem Doku­ment vor­ge­nom­men wur­de, die sie eigent­lich auch betref­fen.

Wie wir es immer schon gemacht haben …

Der tra­di­tio­nel­le Nut­zer behilft sich dann damit, allen Mit­ar­bei­tern unge­fragt eine Kopie zu schi­cken – eine Kopie pro Mit­ar­bei­ter, ver­steht sich, denn die­se kopie­ren die Nach­richt natür­lich wie­der auf ihre Fest­plat­te, um damit wei­ter arbei­ten zu kön­nen. Bei nur drei Mit­ar­bei­tern und 8 Doku­men­ten – ein Fall, der in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on nicht ganz unge­wöhn­lich ist – ent­ste­hen so rein rech­ne­risch für den ers­ten Kor­rek­tur­lauf 24 Kopien. Die­se wer­den jeweils über­ar­bei­tet und wie­der an die Kol­le­gen geschickt. Jedes Doku­ment liegt damit bei jedem Mit­ar­bei­ter dop­pelt vor: als Ori­gi­nal und als bear­bei­te­te Kopie. Die Kopie wird dann wie­der ver­schickt, damit alle auf dem glei­chen Stand sind. Macht wie­der 24 Doku­men­te, also ins­ge­samt sind wir bei 48 Kopien. Und für jeden Lauf kom­men wei­te­re 24 dazu…

Ein Hor­ror­sze­na­rio (außer für den Inter­net­pro­vi­der viel­leicht) für jeden Mit­ar­bei­ter, wenn nach einer Ände­rung im vori­gen Ver­si­ons­stand gefahn­det wer­den soll. Wie ein­fach aber geht es auch anders mit Goo­gles Ange­bot: Kein Doku­ment liegt auf der loka­len Plat­te her­um, son­dern in einem Ord­ner auf einem Ser­ver. Damit sie dort lie­gen blei­ben kann, wird sie dort auch bear­bei­tet. Wie das?

Vor­aus­set­zun­gen

Mit Hil­fe der Tech­ni­ken des moder­nen Inter­nets („Web 2.0“) ist es nicht nur mög­lich, in sozia­len Net­zen Kom­men­ta­re zu Kom­men­ta­ren Ande­rer abzu­ge­ben, son­dern auch rela­tiv umfang­rei­che inhalt­li­che Ände­run­gen an den Doku­men­ten vor­zu­neh­men. Damit wird vom Benut­zer eigent­lich nur ver­langt, einen rela­tiv aktu­el­len Brow­ser, der die­se Tech­ni­ken beherrscht, auf sei­ner Fest­plat­te zu spei­chern. Alle wei­te­ren Optio­nen fin­den auf Google‘s Ser­vern statt. Damit ent­fällt sowohl die Not­wen­dig­keit, die Doku­men­te per Viren­scan­ner abzu­si­chern als auch stän­di­ge Updates und Aktua­li­sie­run­gen. Denn die Aktua­li­sie­rung und auch Ver­bes­se­rung sowie Erwei­te­rung ist nun allei­ne Sache von Goog­le.

User Inter­face

Dabei hat Goog­le dar­auf geach­tet, eine dem tra­di­tio­nel­len (und damit ist vor allem das Office-Paket von Micro­soft gemeint) Pro­gramm ähn­li­che Ober­flä­che zu schaf­fen. Dem Benut­zer bie­tet sich nach dem Anmel­den auf den Ser­vern also die eigent­lich ver­trau­te Pro­gramm­ober­flä­che dar: Die Pro­gram­me wie Text zur Text­be­ar­bei­tung, Tabel­len zur Tabel­len­kal­ku­la­ti­on und Prä­sen­ta­tio­nen für – na? – genau: Foli­en für Prä­sen­ta­tio­nen ent­spre­chen weit­ge­hend ihren Pen­dants auf der loka­len Fest­plat­te.

Der größ­te Unter­schied dürf­te die Navi­ga­ti­on im Datei­sys­tem sein, denn dar­an arbei­tet Goog­le auch noch, um im Zusam­men­hang mit sei­nem „Chro­me OS“ den Benut­zer schnel­ler und ver­trau­ter durch die abge­leg­ten Doku­men­te blät­tern zu las­sen.

Die Über­sicht näm­lich besitzt auf der lin­ken Sei­te die Mög­lich­keit, mit der „Eti­ket­tie­rung“ (Labels) alle vor­han­de­nen Doku­men­te zu sor­tie­ren und auf vir­tu­el­le Ord­ner zu ver­tei­len. Die­sen kann dann eine Berech­ti­gung zuge­wie­sen wer­den, so dass nur bestimm­te Benut­zer in der Lage sind, den Ord­ner und alle drin abge­leg­ten Doku­men­te zu sehen und zu bear­bei­ten.

Bear­bei­tung

Die Bear­bei­tung der Doku­men­te gestal­tet sich recht ein­fach, es sind kei­ne eige­nen For­ma­tie­run­gen außer den grund­le­gen­den (HTML-) For­ma­ten mög­lich. Nach der Bear­bei­tung und dem Spei­chern der Ände­run­gen wird – falls ein­ge­stellt – den Benut­zern auto­ma­tisch eine Nach­richt zuge­schickt, die ihnen mit­teilt, wer das Doku­ment zuletzt bear­bei­tet hat. Über einen Link gelan­gen sie sofort zu dem Doku­ment und kön­nen die Ände­run­gen nach­ver­fol­gen. Sobald das Doku­ment auf die loka­le Fest­plat­te kopiert wird, ver­lässt es den Bereich der gemein­sa­men Bear­bei­tung, die Kom­men­ta­re wer­den dabei mit­ge­nom­men, so dass sie auch bei loka­ler Bear­bei­tung erhal­ten blei­ben.

Auch in der Tabel­len­kal­ku­la­ti­on sind nur rudi­men­tä­re Berech­nun­gen vor­han­den, sie dürf­ten für den durch­schnitt­li­chen Anwen­der aber mehr als aus­rei­chend sein. Die Funk­tio­nen wer­den wie aus ande­ren Kal­ku­la­ti­ons­pro­gram­men gewohnt ein­ge­ge­ben, so dass hier kaum Rei­bungs­ver­lus­te ent­ste­hen.

Use case

Der Anwen­dungs­fall ist eigent­lich recht tri­vi­al: Es soll bei­spiels­wei­se ein vier­tel­jähr­li­cher Kir­chen­brief her­aus­ge­ge­ben wer­den. Die Bei­trä­ge dazu bear­bei­ten die jewei­li­gen Ver­ant­wort­li­chen direkt auf dem Ser­ver in dem eigens ein­ge­rich­te­ten Ord­ner. Ände­run­gen und Vor­schlä­ge der Redak­ti­on flie­ßen sofort wie­der in das Doku­ment ein. Bei Redak­ti­ons­schluss wer­den die Doku­men­te dann vom Ser­ver kopiert und damit „abge­na­belt“. Nach­träg­li­che Ände­run­gen sind dann nicht mehr mög­lich und die Redak­ti­on kann sich sicher sein, den aktu­el­len Bear­bei­tungs­stand zu benut­zen.

Bis zur Publi­ka­ti­on wird daher nur an jeweils einem Doku­ment gear­bei­tet, ohne dass zahl­rei­che E‑Mails mit Attach­ments im Daten­berg ver­schwin­den und nie­mand mehr weiß, wel­che Fas­sung denn nun eigent­lich aktu­ell ist.

Das spart nicht nur Geld und Zeit, son­dern – viel wich­ti­ger – auch Ner­ven.