Mal alle Hysterie zu Sicherheitsfragen beiseite: Natürlich kann man Googles Web-Applikationen nicht für brisantes Material zum Thema Waffenexporte oder die Veröffentlichung privater Krankenakten nutzen. Da wäre der Datenkrake aus Mountain View doch zu viel des Guten getan. Aber zum Arbeiten lässt sich „Drive“ ganz gut hernehmen.
Mehr noch als die schon beschriebene Applikation „Acrobat.com“ ist Googles Angebot eine Kampfansage an alle festplattengebundenen Office-Programme wie jenes aus Redmond oder auch OpenOffice. Denn deren großer Vorteile ist zwar, dass die Dokumente mit ihren Programmen lokal gespeichert sind (in Netzwerken werden nur die Lizenzen und Einstellungen auf dem Server verwaltet), aber dafür außer dem Bearbeiter selbst niemand dran kommt, außer man verschickt sie. Das ist aber der projektbezogenen Zusammenarbeit nicht besonders zuträglich, denn die übrigen Mitarbeiter bekommen niemals mit, wenn Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurde, die sie eigentlich auch betreffen.
Wie wir es immer schon gemacht haben …
Der traditionelle Nutzer behilft sich dann damit, allen Mitarbeitern ungefragt eine Kopie zu schicken – eine Kopie pro Mitarbeiter, versteht sich, denn diese kopieren die Nachricht natürlich wieder auf ihre Festplatte, um damit weiter arbeiten zu können. Bei nur drei Mitarbeitern und 8 Dokumenten – ein Fall, der in der Technischen Dokumentation nicht ganz ungewöhnlich ist – entstehen so rein rechnerisch für den ersten Korrekturlauf 24 Kopien. Diese werden jeweils überarbeitet und wieder an die Kollegen geschickt. Jedes Dokument liegt damit bei jedem Mitarbeiter doppelt vor: als Original und als bearbeitete Kopie. Die Kopie wird dann wieder verschickt, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Macht wieder 24 Dokumente, also insgesamt sind wir bei 48 Kopien. Und für jeden Lauf kommen weitere 24 dazu…
Ein Horrorszenario (außer für den Internetprovider vielleicht) für jeden Mitarbeiter, wenn nach einer Änderung im vorigen Versionsstand gefahndet werden soll. Wie einfach aber geht es auch anders mit Googles Angebot: Kein Dokument liegt auf der lokalen Platte herum, sondern in einem Ordner auf einem Server. Damit sie dort liegen bleiben kann, wird sie dort auch bearbeitet. Wie das?
Voraussetzungen
Mit Hilfe der Techniken des modernen Internets („Web 2.0“) ist es nicht nur möglich, in sozialen Netzen Kommentare zu Kommentaren Anderer abzugeben, sondern auch relativ umfangreiche inhaltliche Änderungen an den Dokumenten vorzunehmen. Damit wird vom Benutzer eigentlich nur verlangt, einen relativ aktuellen Browser, der diese Techniken beherrscht, auf seiner Festplatte zu speichern. Alle weiteren Optionen finden auf Google‘s Servern statt. Damit entfällt sowohl die Notwendigkeit, die Dokumente per Virenscanner abzusichern als auch ständige Updates und Aktualisierungen. Denn die Aktualisierung und auch Verbesserung sowie Erweiterung ist nun alleine Sache von Google.
User Interface
Dabei hat Google darauf geachtet, eine dem traditionellen (und damit ist vor allem das Office-Paket von Microsoft gemeint) Programm ähnliche Oberfläche zu schaffen. Dem Benutzer bietet sich nach dem Anmelden auf den Servern also die eigentlich vertraute Programmoberfläche dar: Die Programme wie Text zur Textbearbeitung, Tabellen zur Tabellenkalkulation und Präsentationen für – na? – genau: Folien für Präsentationen entsprechen weitgehend ihren Pendants auf der lokalen Festplatte.
Der größte Unterschied dürfte die Navigation im Dateisystem sein, denn daran arbeitet Google auch noch, um im Zusammenhang mit seinem „Chrome OS“ den Benutzer schneller und vertrauter durch die abgelegten Dokumente blättern zu lassen.
Die Übersicht nämlich besitzt auf der linken Seite die Möglichkeit, mit der „Etikettierung“ (Labels) alle vorhandenen Dokumente zu sortieren und auf virtuelle Ordner zu verteilen. Diesen kann dann eine Berechtigung zugewiesen werden, so dass nur bestimmte Benutzer in der Lage sind, den Ordner und alle drin abgelegten Dokumente zu sehen und zu bearbeiten.
Bearbeitung
Die Bearbeitung der Dokumente gestaltet sich recht einfach, es sind keine eigenen Formatierungen außer den grundlegenden (HTML-) Formaten möglich. Nach der Bearbeitung und dem Speichern der Änderungen wird – falls eingestellt – den Benutzern automatisch eine Nachricht zugeschickt, die ihnen mitteilt, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat. Über einen Link gelangen sie sofort zu dem Dokument und können die Änderungen nachverfolgen. Sobald das Dokument auf die lokale Festplatte kopiert wird, verlässt es den Bereich der gemeinsamen Bearbeitung, die Kommentare werden dabei mitgenommen, so dass sie auch bei lokaler Bearbeitung erhalten bleiben.
Auch in der Tabellenkalkulation sind nur rudimentäre Berechnungen vorhanden, sie dürften für den durchschnittlichen Anwender aber mehr als ausreichend sein. Die Funktionen werden wie aus anderen Kalkulationsprogrammen gewohnt eingegeben, so dass hier kaum Reibungsverluste entstehen.
Use case
Der Anwendungsfall ist eigentlich recht trivial: Es soll beispielsweise ein vierteljährlicher Kirchenbrief herausgegeben werden. Die Beiträge dazu bearbeiten die jeweiligen Verantwortlichen direkt auf dem Server in dem eigens eingerichteten Ordner. Änderungen und Vorschläge der Redaktion fließen sofort wieder in das Dokument ein. Bei Redaktionsschluss werden die Dokumente dann vom Server kopiert und damit „abgenabelt“. Nachträgliche Änderungen sind dann nicht mehr möglich und die Redaktion kann sich sicher sein, den aktuellen Bearbeitungsstand zu benutzen.
Bis zur Publikation wird daher nur an jeweils einem Dokument gearbeitet, ohne dass zahlreiche E-Mails mit Attachments im Datenberg verschwinden und niemand mehr weiß, welche Fassung denn nun eigentlich aktuell ist.
Das spart nicht nur Geld und Zeit, sondern – viel wichtiger – auch Nerven.