Ab in die Vergangenheit

Auch wenn der Titel es vielleicht nahelegt: das Folgende hat nichts mit Politik zu tun. Soviel vorab.

Stattdessen geht es um ein wesentlich profaneres Thema: die Verwendung von E-Mails in der Unternehmenskommunikation. An dieser Stelle kann man den Riss durch die Generationen hören: Es gibt Mitarbeiter, die haben sich gerade daran gewöhnt, nicht wegen jeder Frage anzurufen und den Gegenüber zu unterbrechen, sondern eine Mail zu schreiben und sich auf diesem Weg die Informationen zu besorgen.
Das hat folgende Vorteile:

• Der Kollege ((ich verwende jetzt den männlichen Titel nicht als Bevorzugung, sondern aus Platzgründen, meine verehrten Gemainstreamten.)) wird nicht bei der Arbeit unterbrochen.
• Die Antwort muss man nicht aufschreiben und sich dabei möglicherweise verhören, sondern der Kollege schreibt sie auf. Bei Unklarheiten hat man sofort eine Gesprächsbasis.
• Die Antwort (und die Frage sind archivierbar. Auch Monate später kann man sich darauf berufen (im Gegensatz zu einer Telefonnotiz).

Aber

Gerade der letzte Punkt hat es in sich: Die Funktion des Aufhebens macht nur dann Sinn, wenn auch Monate später eben jene beiden Kollegen auf diese E-Mails Zugriff haben. Kommt ein dritter Kollege (oder eine Kollegin) dazu, sieht es zappenduster aus, denn sie darf ja keinen Zugriff auf die E-Mails der Kollegen erhalten. E-Mail-Kommunikation ist bidirektional.
Das ist archaisch.
So lässt sich kein Informationsprozess aufbauen, an dem mehr als zwei Personen teilnehmen. Das mag vor zehn Jahren noch funktioniert haben, als aufgrund der vertikalen Strukturen in Organisationen sowieso nur die Chefs miteinander kommuniziert haben – heute ist das Vergangenheit.

Flach

Zunehmend wird aufgrund der hohen Spezialisierung in Organisationen eine Gruppenkommunikation notwendig: alle im Team müssen automatisch informiert werden, sobald sie dem Team beitreten. Die flacheren Hierarchien machen es nötig, dass sich Teams auch räumlich entfernt bilden und neu zusammensetzen können – je nach Anforderung.
In der Dokumentation muss der Übersetzer nicht bei der Recherche dabei sein, aber er muss die Festlegungen in der Terminologie kennen, die die Redakteure getroffen haben. Auch wenn er später dazu kommt, muss er den gesamten Informationsfluss einsehen können. Dies geht aber nur mit Werkzeugen, die nicht bidirektional, sondern multidirektional angelegt sind.
Glücklicherweise gibt es diese Werkzeuge und sie werden auch von der jüngeren Generation gerne genutzt, da sie die Arbeit effizienter machen.
Die Vergangenheit liegt hinter uns. Und E-Mails gehören dazu.