Kommunikation kanalisieren

Das Pro­blem ist nicht neu – und dass ich dar­über schrei­be eigent­lich auch nicht. Aller­dings hat seit der Pan­de­mie nicht nur ein Umden­ken bei Unter­neh­men statt­ge­fun­den, das Behar­rungs­ver­mö­gen ist auch gewach­sen. Lei­der. Dabei wäre es recht ein­fach zu lösen.

Hin­ter­grund

Zu Beginn der Pan­de­mie haben Unter­neh­men damit begon­nen, die Arbeits­plät­ze ins Home­Of­fice zu ver­la­gern, die kei­ne phy­si­sche Prä­senz vor­aus­set­zen. Auch wenn das schwach­brüs­ti­ge deut­sche Inter­net dabei extrem bean­sprucht wur­de, hat die­se Ver­la­ge­rung dazu geführt, dass in den meis­ten Unter­neh­men „der Laden“ wei­ter­lief. Per­so­nal­ver­wal­tung, Abrech­nun­gen, Pla­nun­gen, Ver­trieb und Ein­kauf, Mee­tings, Lager­hal­tung, Bestell­we­sen und vie­le ähn­li­che Tätig­kei­ten, zu denen sich bis­lang die Mitarbeiter:innen mor­gens an ihren Fir­men­schreib­ti­schen ein­fan­den, muss­ten nun vom Küchen- oder Wohn­zim­mer­tisch aus erle­digt wer­den. Das stell­te nicht nur die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gie vor gro­ße Her­aus­for­de­run­gen, son­dern auch die Abläu­fe, die bis dato nach dem „Ehda“-Prinzip funk­tio­nier­ten.¹

Damit waren sowohl die Mitarbeiter:innen ge- und manch­mal auch über­for­dert, als auch die Vor­ge­setz­ten, die die­se Pro­zes­se eta­blie­ren und kon­trol­lie­ren müs­sen. Vor allem im Bereich Kom­mu­ni­ka­ti­on taten sich Lücken auf: das schnel­le „Kannst du mal kurz drauf­schau­en?“ bis zum Flur­funk ent­fiel plötz­lich und sorg­te man­gels vor­han­de­ner Tech­no­lo­gie­kennt­nis­se für Ver­wir­rung. Ent­schei­dungs­pro­zes­se, die nor­ma­ler­wei­se „auf dem kur­zen Dienst­weg“ ablie­fen, indem man die Vor­ge­setz­ten zwi­schen Tür und Angel abfing, waren nicht mög­lich. Dabei stand die ent­spre­chen­de Tech­no­lo­gie eigent­lich zur Ver­fü­gung – nur der Umgang damit und der zweck­vol­le Ein­satz waren bis­lang igno­riert wor­den.

Pro­blem

Dum­mer­wei­se hat sich dar­an auch nach der Pan­de­mie nur sehr wenig geän­dert: statt zum Tele­fon greift man jetzt zum Mail­pro­gramm – und flu­tet die unter­neh­mens­in­ter­nen Mail­ser­ver mit Nach­rich­ten und ellen­lan­gen „AW: AW: AW: AW: AW:…“. Damit kann man zwar min­des­tens eine Stun­de am Tag die Mitabeiter:innen beschäf­ti­gen, aller­dings ist das nur wenig pro­duk­tiv.

Das Ziel muss es sein, nicht die Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­zu­schrän­ken (das wäre kon­tra­pro­duk­tiv), son­dern sie zu kana­li­sie­ren und in Bah­nen zu len­ken, die ein pro­duk­ti­ve­res und damit ent­spann­te­res Arbei­ten ermög­li­chen.² Die Tech­no­lo­gie dazu ist bereits vor­han­den, sie muss nur genutzt wer­den:

• Mail­pro­gram­me wie das ver­brei­te­te Out­look soll­ten nur der Kom­mu­ni­ka­ti­on nach außen die­nen. Wenn man mit exter­nen Kun­den und Dienst­leis­tern kom­mu­ni­ziert, ist außer einer E‑Mailadresse kei­ne wei­te­re Ein­rich­tung not­wen­dig – außer viel­leicht einer Vor­ga­be zur Fuß­zei­le.
• Doku­men­te soll­ten über einen siche­ren Daten­ser­ver an Exter­ne ver­teilt wer­den (nicht als Mai­l­an­hang).
• Intern soll­te man per Teams oder ähn­li­chen Platt­for­men kom­mu­ni­zie­ren, in denen sich für Pro­jek­te und Auf­trä­ge jeweils Kanä­le und Grup­pen (Teams) anle­gen las­sen, deren Zugriff gesteu­ert wer­den kann.
• Die inter­ne Daten­ab­la­ge soll­te über Share­Point und Kol­le­gen erfol­gen, die eine Schnitt­stel­le zu Teams et a. besit­zen: auch dort kann der Zugriff gesteu­ert wer­den.
• An Teams las­sen sich zusätz­lich Funk­tio­nen wie Pla­nung und Ticket­sys­te­me anbin­den, die dann auch mit Out­look als Mel­de­sys­tem ver­bun­den wer­den kön­nen.

Lösung

Die­se Auf­tei­lung hat meh­re­re Vor­tei­le:

1. Das Mail­post­fach wird nicht mit der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on über­schwemmt, die viel­leicht nur aus einer Ver­ab­re­dung zum Mit­tag­essen besteht oder einer Zustim­mung zu einem Ent­wurf.
2. Ein Platt­form wie Teams kana­li­siert auf­grund sei­ner Chan­nels (duh) und Berech­ti­gun­gen die Kom­mu­ni­ka­ti­on so, dass sie vor­sor­tiert wird: Eine Zustim­mung zu einem Ent­wurf für ein Ange­bot wird nur von den Berech­tig­ten gese­hen, die auf das Kun­den­kon­to, die Ange­bo­te oder das Pro­dukt Zugriff haben, also direkt invol­viert sind. Sobald sie nicht mehr invol­viert sind, kön­nen sie aus dem Team oder Chan­nel ent­fernt wer­den und die Inhal­te nicht mehr lesen bzw. wer­den über Ände­run­gen nicht mehr benach­rich­tigt.
3. Eine Abla­ge auf einem Ser­ver wie Share­Point lässt sich ent­spre­chend mit Zugriffs­rech­ten steu­ern, so dass kei­ne Doku­men­te ver­se­hent­lich gelöscht oder geän­dert wer­den. Außer­dem besit­zen die­se Pro­gram­me eine Ver­si­ons­ver­wal­tung, was beim Über­schrei­ben einer Ver­si­on mit einer neue­ren Fas­sung dazu führt, dass die älte­ren Fas­sun­gen erhal­ten blei­ben und nicht umständ­lich mit Ver­si­ons­num­mern oder Datum im Datei­na­men ver­se­hen wer­den müs­sen. Dar­über hein­aus ver­fü­gen die­se Ser­ver über ein exzel­len­tes Such­sys­tem, dass dem klas­si­schen Win­dows-Explo­rer um Län­gen vor­aus ist – ein­schließ­lich Vor­an­sicht.
4. Die wei­te­ren Kom­po­nen­ten wie Pla­nung oder Noti­zen (für Memos) sind in das Berech­ti­gungs­sys­tem ein­ge­bun­den und kön­nen mit ein­fa­chen Hand­grif­fen Erin­ne­run­gen oder Tätig­kei­ten („To-Dos“) für die Betrof­fe­nen zusam­men­stel­len. Damit ent­fällt die umständ­li­che und feh­ler­an­fäl­li­ge Zet­tel­wirt­schaft und das unge­plan­te „Über-den-Zaun-wer­fen“.

Fazit

„Wenn man weiß, wie es geht, kann man sich viel Freu­de machen“ (Hat tip an Bri­git­te)

1. „Sie sind ja eh‘ da“ (sie­he auch Das „Ehda“-Phänomen) ↩︎
2. Kein:e Mitarbeiter:in ist dar­an inter­es­siert, lan­ge Mails zu lesen um her­aus­zu­fin­den, ob der Inhalt sie über­haupt betrifft. Das blo­ckiert den Work­flow. ↩︎