Was macht denn der so den ganzen Tag?

Als frei­be­ruf­li­cher Tech­ni­scher Redak­teur kom­me ich häu­fi­ger in die Situa­ti­on, einem Per­so­na­ler oder sons­ti­gen fach­frem­den Men­schen in abhän­gi­ger Beschäf­ti­gung zu erklä­ren, was ein frei­be­ruf­li­cher Tech­ni­scher Redak­teur macht. Häu­fig geht es dabei gar nicht so sehr um die Job-Beschrei­bung, denn die Anfor­de­rungs­pro­fi­le sind eigent­lich banal („Office-Kennt­nis­se, Deutsch­kennt­nis­se, Com­pu­ter­be­herr­schung etc.) und wür­den auf ver­mut­lich 80% aller Berufs­tä­ti­gen in Deutsch­land zutref­fen. Häu­fig geht es um ein grund­le­gen­des Ver­ständ­nis für die Auf­trags­ab­wick­lung in der Tech­ni­schen Redak­ti­on im All­ge­mei­nen und der frei­be­ruf­lich-selbst­stän­di­gen Tätig­keit im Beson­de­ren.

Zunächst ein Blick auf die Arbeit des Tech­ni­schen Redak­teurs (TR) im All­ge­mei­nen. Der frei­be­ruf­li­che TR bekommt dann die erschwer­ten Bedin­gun­gen (s.u.).

Der Jon­gleur

Im Gegen­satz zur Pro­duk­ti­on einer Maschi­ne sind Doku­men­ta­ti­ons­pro­jek­te für den TR nicht gleich­för­mig, son­dern in Pha­sen unter­teilt, die inein­an­der­lau­fen kön­nen:

• Recher­che. Hier beschafft sich der TR die Kennt­nis­se über das zu doku­men­tie­ren­de Pro­dukt. Das kann abhän­gig vom Pro­dukt unter­schied­li­che For­men anneh­men (Orts­ter­mi­ne, Mus­ter­ex­em­pla­re, Demo­soft­ware, Design­mee­tings, Plä­ne, Zeich­nun­gen, CAD-Daten, etc.), ist aber immer not­wen­dig, da der TR meist nicht das Pro­dukt kennt, aber Erfah­rung in der Infor­ma­ti­ons­ver­mitt­lung hat (sein eigent­li­ches Auf­ga­ben­feld). Dazu zählt auch, den gesam­ten Pro­zess zu eru­ie­ren: „Was pas­siert nach der Erstel­lung und Frei­ga­be? Wird über­setzt? In wel­cher Form wer­den die Doku­men­te publi­ziert?„¹
• Kon­zep­ti­on. Um die vor­han­de­ne Infor­ma­ti­on ziel­grup­pen­ge­recht auf­zu­be­rei­ten, fil­tert und sor­tiert der TR die Infor­ma­tio­nen nach Rele­vanz und Rela­ti­on zu ande­ren Infor­ma­tio­nen („In wel­cher Situa­ti­on wird die­se Infor­ma­ti­on benö­tigt?“). Die Erstel­lungs­pha­se schließt meist direkt an die Recher­che­pha­se an und über­lappt sie, da feh­len­de Infor­ma­tio­nen nach­ge­for­dert wer­den.²

An die­ser Stel­le bereits läuft die Arbeit nicht glatt durch, da die kon­zep­tio­nel­len Fra­ge­stel­lun­gen nicht ohne Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Pro­dukt­ver­ant­wort­li­chen beant­wor­tet wer­den kön­nen. Es tre­ten Pau­sen ein.

• Erstel­lung. Jetzt trägt der TR das Wis­sen zusam­men und rei­chert es mit sei­nen Kennt­nis­sen über Lese­ver­hal­ten und Publi­ka­ti­ons­ka­nä­le an (zehn­spal­ti­ge Tabel­len bei­spiels­wei­se kön­nen auf einem Tablet nicht sinn­voll gele­sen wer­den.). Er erstellt die erfor­der­li­chen visu­el­len Infor­ma­tio­nen oder lässt sie sich erstel­len (Gra­fi­ken, Bil­der, Logos, etc.) und setzt alles in ein vor­han­de­nes Gerüst ein, das er sich wäh­rend der Struk­tu­rie­rungs­pha­se erar­bei­tet hat.
  Auch hier tre­ten mit­un­ter Pau­sen ein, da noch Ergän­zun­gen oder Ände­run­gen auf­tre­ten, die vor­her nicht erkenn­bar waren.
• Kor­rek­tur­läu­fe. Die nächs­te Stel­le, an der mit­un­ter gro­ße zeit­li­che Löcher auf­tre­ten, ist die Pha­se der Kor­rek­tur­läu­fe: der TR hat alle Infor­ma­tio­nen zusam­men­ge­tra­gen und schickt sie dem Auftraggeber/​Produktverantwortlichen zur fach­li­chen Begut­ach­tung. Der hat aber meist sehr vie­le Tätig­kei­ten und kommt nicht dazu, umge­hend zu ant­wor­ten – abge­se­hen davon, dass auch das Kor­rek­tur­le­sen selbst natür­lich Zeit in Anspruch nimmt. Meist sind die Kor­rek­tur­läu­fe auch wie­der von inhalt­lich-fach­li­chen Fra­gen beglei­tet, die beant­wor­tet wer­den müs­sen („Wie schwer ist das Ersatz­teil?“) oder deren Ant­wor­ten wider­sprüch­lich sind, weil sie von ande­ren Pro­dukt­be­tei­lig­ten unter­schied­lich beant­wor­tet wer­den.
• Frei­ga­be. Ist nun alles fer­tig, benö­tigt der TR die Frei­ga­be: ent­we­der um das Doku­ment zu publi­zie­ren oder – was häu­fi­ger vor­kommt – den Über­set­zungs­pro­zess anzu­sto­ßen. Die Über­set­zer sind Fach­leu­te auf ihrem Gebiet. Was sie nicht kön­nen, sind Ände­run­gen in der Doku­men­ta­ti­on durch­zu­füh­ren („Wir haben da noch eine zusätz­li­che Tas­te ein­ge­baut.“), da die Über­set­zung durch ein so genann­tes Trans­la­ti­on Memo­ry Sys­tem (TMS) abge­wi­ckelt wird, die den Über­set­zer dabei unter­stützt, glei­che Phra­sen oder Sät­ze („Matches“) auch gleich zu über­set­zen. Die Doku­men­ta­ti­on muss fer­tig sein – oder der Pro­zess beginnt von vor­ne.
  In der Zwi­schen­zeit war­tet der TR. Meist Wochen.
• Publi­ka­ti­on. Das geht am schnells­ten: ist die Doku­men­ta­ti­on frei­ge­ge­ben und der Pro­zess sta­bil (z.B. Tem­pla­tes mit Varia­blen und auto­ma­ti­schem Inhalts­ver­zeich­nis), fällt die Doku­men­ta­ti­on fast auf Knopf­druck her­aus. An die­ser Stel­le macht sich die Arbeit bezahlt, die der TR wäh­rend der Kon­zep­ti­ons­pha­se hin­ein­ge­steckt hat.

Die hier umris­se­nen sechs Blö­cke lie­gen zeit­lich mehr oder weni­ger eng bei­sam­men, sie kön­nen aber schon aus pro­zess­tech­ni­schen Grün­den nicht direkt auf­ein­an­der fol­gen. Es bil­den sich also zwi­schen den Blö­cken Lücken, die der TR füllt: Er küm­mert sich um das nächs­te Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt. In einem Unter­neh­men sind das ja meist ähn­li­che Pro­duk­te, für die eine Recher­che kurz aus­fällt, weil „nur“ die Unter­schie­de zum vor­an­ge­hen­den Pro­dukt ermit­telt wer­den müs­sen. Die­se Unter­schie­de bewer­tet der TR dann wie­der auf ihre Rele­vanz und legt fest, wel­che Tei­le der vor­han­de­nen Doku­men­ta­ti­on ange­passt oder ergänzt wer­den müs­sen.³

Da auch das zwei­te Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt Lücken besitzt, denn es besteht ja aus den glei­chen sechs Blö­cken – wenn auch in ande­rer Län­ge – ver­sucht der TR, die Blö­cke eines Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­ses mit den Lücken des ande­ren aus­zu­glei­chen: Er jon­gliert.

Dies setzt sich dann bei wei­te­ren Pro­jek­ten fort, die je nach Umfang oder auch Dring­lich­keit par­al­lel bear­bei­tet wer­den oder pha­sen­ver­setzt dazwi­schen­ge­scho­ben wer­den.

Und jetzt unter erschwer­ten Bedin­gun­gen

Ist es ab einer gewis­sen Men­ge an Doku­men­ta­ti­ons­pro­jek­ten für den „nor­ma­len“ TR zuneh­mend schwie­ri­ger, die ein­zel­nen Pro­jek­te ter­min­lich syn­chron zu hal­ten – die Doku­men­ta­ti­on hat ja meist einen Lie­fer­zeit­punkt, kom­men für den frei­en TR erschwer­te Bedin­gun­gen dazu. Da der frei­be­ruf­li­che Tech­ni­sche Redak­teur für meh­re­re Auf­trag­ge­ber tätig ist, die sehr unter­schied­li­che Pro­duk­te her­stel­len und auch deren Pro­zes­se sich unter­schei­den, hat es der freie TR mit fol­gen­den zusätz­li­chen Aspek­ten zu tun:

• Soft­ware. Nicht jede Redak­ti­on setzt (glück­li­cher­wei­se) ein Office-Pro­dukt ein. Der freie TR muss sich also nicht nur auf einer Viel­zahl unter­schied­li­cher Soft­ware­pro­duk­te aus­ken­nen, son­dern auch deren spe­zi­fi­schen Ein­satz beim Auf­trag­ge­ber ken­nen.
• Pro­duk­te. Die Pro­dukt­va­ri­anz ist wesent­lich grö­ßer. Dies beein­flusst vor allem die Recher­che­pha­se, ein Foto­ap­pa­rat setzt ein ande­res tech­ni­sches Ver­ständ­nis vor­aus als eine Blech­bie­ge­ma­schi­ne.
• Pro­zes­se. Zwar folgt die Doku­men­ti­ons­er­stel­lung grund­sätz­lich immer den oben beschrie­be­nen sechs Schrit­ten, aber jeder Block kann völ­lig unter­schied­lich sein: Wäh­rend inner­halb eines Unter­neh­men in die glei­chen Spra­chen über­setzt und mit dem (hof­fent­lich) glei­chen sprach­li­chen Duk­tus geschrie­ben wird (dafür wer­den die sel­ten anzu­tref­fen­den Redak­ti­ons­leit­fä­den benö­tigt), hat ein ande­rer Auf­trag­ge­ber einen ande­ren Sprach­stil, an den sich der TR anpas­sen muss.
• Kom­mu­ni­ka­ti­on. Jeder Auf­trag­ge­ber hat eige­ne Wege zur Kom­mu­ni­ka­ti­on und zur Datei­über­tra­gung. Man­che set­zen Video­soft­ware ein, ande­re schi­cken E‑Mails oder erlau­ben den Zugriff auf ein inter­nes Kom­mu­ni­ka­ti­ons­sys­tem. Und man­che wol­len Ände­run­gen tele­fo­nisch durch­füh­ren…
• Abwick­lung. Doku­men­ta­ti­ons­auf­trä­ge wer­den nicht allei­ne mit dem Pro­dukt­ver­ant­wort­li­chen koor­di­niert, son­dern müs­sen beim Auf­trag­ge­ber ver­schie­de­ne Berei­chen durch­lau­fen, die für die Ver­wal­tung not­wen­dig sind (Ange­bo­te, Abschät­zun­gen, Rech­nun­gen, IT-Richt­li­ni­en und ‑admi­nis­tra­ti­on). Die­se Pro­zes­se rah­men den Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess ein und kön­nen Aus­wir­kun­gen auf wei­te­re Auf­trä­ge haben („Wie­so kos­tet fast genau­so­viel wie beim letz­ten Mal? Das ist doch fast die glei­che Doku­men­ta­ti­on?“).

Un‘ nu‘?

Wie man unschwer erkennt, ist die Tätig­keit eines Tech­ni­schen Redak­teurs in ers­ter Linie nur zu einem Bruch­teil das Ver­fas­sen von Doku­men­ten – im Gegen­teil, das macht viel­leicht 40% eines Pro­jekts aus -, son­dern hat sehr viel mit Pla­nung und Kom­mu­ni­ka­ti­on zu tun.

Das macht den Job aber auch so inter­es­sant und span­nend.

Bild­quel­le: Ado­be Stock

1. Die zuneh­men­de Glo­ba­li­sie­rung und Diver­si­fi­ka­ti­on der Medi­en zwingt den TR regel­recht, hier bereits mit­zu­den­ken, denn die schöns­ten Pro­dukt­fo­tos wer­den obso­let, wenn die Doku­men­ta­ti­on spä­ter auf einem Smart­phone kon­su­miert wer­den soll. ↩

2. Es kann vor­kom­men, dass es hier bereits zu zeit­li­chen Ver­zö­ge­run­gen kommt, da es Rück­fra­gen zur Struk­tur gibt oder die­se erst „abge­seg­net“ wer­den muss. ↩

3. Ein guter Redak­ti­ons­pro­zess hat immer auch die Modu­la­ri­tät im Blick, so dass eine Ände­rung am Pro­dukt nicht dazu führt, dass die gesam­te Doku­men­ta­ti­on neu geschrie­ben wer­den muss. Dabei unter­stüt­zen auch Con­tent Manage­ment Sys­te­me, CMS. ↩