Tools for fools

Vor ein paar Jah­ren habe ich mich mög­li­cher­wei­se etwas abfäl­lig dar­über geäu­ßert, wie schwer sich Orga­ni­sa­tio­nen mit der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on tun. Im Nach­hin­ein tut es mir etwas leid, mich so gering­schät­zig geäu­ßert zu haben: es ist weit­aus schlim­mer gewor­den.

Das war jetzt Click­bait.

In Wirk­lich­keit ist es nur unüber­sicht­li­cher gewor­den, denn wäh­rend man­che Unter­neh­men schon auf­grund ihrer schie­ren Grö­ße in den letz­ten Jah­ren enor­me Res­sour­cen bereit­stel­len oder dazu­kau­fen konn­ten, die sie auf dem Weg in eine digi­ta­le­re und schlan­ke­re Kom­mu­ni­ka­ti­on beglei­tet haben, ste­hen mit­tel­stän­di­sche und klei­ne Unter­neh­men eher rat­los vor den Anfor­de­run­gen. Dabei geht es mit­nich­ten nur um die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­pas­sun­gen, son­dern meist auch die dahin­ter ste­hen­den Pro­zes­se, die oft gar nicht exis­tie­ren – oder nur in den Köp­fen der Beleg­schaft.

Der Sta­tus Quo

Um zunächst Miss­ver­ständ­nis­se zu ver­mei­den: im fol­gen­den Text geht es spe­zi­ell um Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se und ihre Ein­bin­dung in Unter­neh­mens­pro­zes­se spe­zi­ell bei KMUs. Da sol­che Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se aber auf­grund ihrer Ein­bin­dung gleich­zei­tig auf funk­tio­nie­ren­de Pro­zes­se im Unter­neh­men ange­wie­sen sind, haben deren Män­gel auch Aus­wir­kun­gen auf die Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se. Eine kom­ple­xe Doku­men­ta­ti­ons­land­schaft ent­steht nicht „auf der grü­nen Wie­se“: Auf­trä­ge müs­sen zunächst ein­mal ein­ge­hen, damit sie abge­ar­bei­tet wer­den kön­nen.

Übli­cher­wei­se erhält jeder Auf­trag ein Eti­kett zur Infor­ma­ti­on, in dem die Rand­pa­ra­me­ter ent­hal­ten sind zu Stück­zahl, Lie­fer­da­tum, Lie­fer­um­fang, Pro­dukt­spe­zi­fi­ka­ti­on, gesetz­li­chen Vor­ga­ben und Nor­men. Alles, was so in der Pla­nung, Kon­struk­ti­on, Fer­ti­gung und Rech­nungs­stel­lung erfor­der­lich ist – bis auf die Doku­men­ta­ti­on. Die fällt ger­ne hin­ten run­ter und wird erst dann rele­vant, wenn der Lie­fer­ter­min näher rückt und man bei der Kon­trol­le vor dem Ver­sand fest­stellt, dass noch eine Kun­den­do­ku­men­ta­ti­on fehlt…

Die bis­he­ri­gen Infor­ma­tio­nen genü­gen näm­lich nicht. Sie sind zwar meist aus­rei­chend für die unter­neh­mens­in­ter­ne Pro­zes­steue­rung, aber sie sind nicht deckungs­gleich mit den Infor­ma­tio­nen, die der Kun­de haben darf und benö­tigt. Das ist der Zeit­punkt, an dem eine tech­ni­sche Redak­ti­on den Rie­men auf die Orgel schmeißt und eine ver­zwei­fel­te Auf­hol­jagd bei der Recher­che beginnt: wo lie­gen die Kon­struk­ti­ons­da­tei­en, muss über­setzt wer­den und wenn ja, in wel­che Spra­chen, wer ist zustän­dig für die Kor­rek­tu­ren und Frei­ga­be (SME), sind die Daten­blät­ter aktu­ell, gibt es spe­zi­el­le Anfor­de­run­gen des Kun­den an die Doku­men­ta­ti­on, …?

Eigent­lich muss das gar nicht sein, denn die­se Auf­hol­jagd in der Recher­che gefähr­det mit­un­ter nicht nur die Lie­fer­zeit­punk­te, son­dern ist auch extrem res­sour­cen­in­ten­siv, vor allem per­so­nell. Denn es geht ja meist nicht nur um ein Pro­dukt, son­dern vor allem im Son­der­ma­schi­nen­bau (eine beson­de­re Stär­ke der deut­schen Indus­trie) um eine Viel­zahl unter­schied­li­cher Pro­duk­te, die eng getak­tet aus der Werks­hal­le gefah­ren wer­den müs­sen. Alle benö­ti­gen ihre Doku­men­ta­ti­on ein­schließ­lich der Hand­bü­cher in den gefor­der­ten Spra­chen.

Das Dilem­ma

Schon vor Jah­ren hat­te ich mich dar­über aus­ge­las­sen, wie sehr der Fach­kräf­te­man­gel auch in der tech­ni­schen Redak­ti­on beißt (teko­ma). Die Lage ist in der Zwi­schen­zeit nicht bes­ser gewor­den, im Gegen­teil…

Und schon aus die­sem Grund ver­bie­ten sich per­so­nal­in­ten­si­ve Pro­zes­se in der Doku­men­ta­ti­on, vor allem wenn die­se Pro­zes­se nicht unmit­tel­bar mit der Erstel­lung der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on zu tun haben, son­dern mit der Ver­wal­tung der Ter­mi­ne, Über­set­zung, Recher­che, Kor­rek­tu­ren, Archi­vie­rung und der Abla­ge. Dabei dar­auf zu ver­trau­en, dass die Mit­ar­bei­ten­den schon wis­sen, wo die Daten lie­gen, birgt das Poten­zi­al für Desas­ter: Doku­men­te wer­den nicht wie­der­ge­fun­den, Infor­ma­tio­nen ver­sa­cken irgend­wo in Datei­ord­nern oder E‑Mails, Kor­rek­tu­ren wer­den mehr­mals am glei­chen Doku­ment durch­ge­führt – und das, wäh­rend der Ter­min­druck den Redakteur:innen ins Genick atmet.

Das Resul­tat: wich­ti­ge Tätig­kei­ten wie die regel­mä­ßi­ge Kon­trol­le der Inhal­te auf Aktua­li­tät und Rich­tig­keit wer­den ver­scho­ben, wer­den ver­ges­sen oder fal­len ein­fach „hin­ten run­ter“, weil halt „gra­de kei­ne Zeit“ ist. Die Mit­ar­bei­ten­den bren­nen aus, haben kei­ne Moti­va­ti­on mehr für die Aktua­li­sie­rung ihres Kennt­nis­stands oder Ver­bes­se­run­gen an der Doku­men­ta­ti­ons­qua­li­tät.

Was kann man dage­gen machen?

Eine Ideen­samm­lung

Zum Glück sind die meis­ten Redak­tio­nen sehr flach orga­ni­siert, man kann und soll­te sich selbst ein­brin­gen. Daher fol­gen ein paar Emp­feh­lun­gen, die natür­lich kei­nen Anspruch auf Voll­stän­dig­keit erhe­ben kön­nen:

• Notie­ren Sie sich alle Unge­reimt­hei­ten und Inkon­sis­ten­zen, die Ihnen wäh­rend der Arbeit auf­fal­len. Nut­zen Sie dazu eine ganz ein­fa­che Text­ver­ar­bei­tung oder ein Notiz­pro­gramm. Noti­zen auf Zet­teln hel­fen wenig, denn die ver­schwin­den schnel­ler als sie geschrie­ben sind. Sie brau­chen sie aber für Bespre­chun­gen und als Argu­men­ta­ti­ons­hil­fe, um ihr Anlie­gen vor- und durch­zu­brin­gen: Wer schreibt, der bleibt.
• Nut­zen Sie Bord­mit­tel der Unter­neh­mens-IT, um Infor­ma­tio­nen zusam­men­zu­hal­ten. Seit der COVID-Pan­de­mie haben vie­le Unter­neh­men die Vor­tei­le von Micro­soft-Teams für die Kom­mu­ni­ka­ti­on erkannt – da kann man aber noch mehr raus­ho­len: Legen Sie gemein­sam mit den Kolleg:innen ein Team an, neh­men Sie alle Zuar­bei­ten­den auf und erstel­len Sie für jedes Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt einen Kanal. Der Vor­teil die­ser Lösung ist, dass alle Mit­glie­der an der Kom­mu­ni­ka­ti­on betei­ligt wer­den kön­nen und auch die rele­van­ten Doku­men­te und Unter­la­gen dort abge­legt sind (und nicht auf obsku­ren Ord­nern tief in der Ord­ner­struk­tur, die nie­mand nach vier Wochen mehr fin­det).
• Die Datei­ab­la­ge in Teams hat den wei­te­ren Vor­teil, dass Sie sich um die Daten­si­cher­heit und die Zugriffs­steue­rung wenig Gedan­ken machen müs­sen: die 2‑Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung ist siche­rer als die selbst­ge­strick­ten Lösun­gen der meis­ten KMUs.
• Zusätz­lich bie­tet Teams die direk­te Abla­ge der Doku­men­te auf einem Share­Point-Ser­ver, über den auch die Ver­sio­nie­rung erfolgt – die Nach­ver­fol­gung, wer wel­che Doku­men­te geän­dert hat, über­nimmt die Soft­ware.
• Als Sah­ne­häub­chen las­sen sich in Teams Zusatz­funk­tio­nen inte­grie­ren wie bei­spiels­wei­se die Auf­ga­ben­pla­nung über den Plan­ner oder die Visua­li­sie­rungs­funk­tio­nen von Visio für Ablauf­dia­gram­me und Pro­zess­dar­stel­lun­gen.

Und damit schließt sich der Kreis, denn die­se Struk­tu­ren ent­ste­hen nicht über Nacht, son­dern sind das Ergeb­nis von Bespre­chun­gen und der Team­ar­beit. Und damit das Team auch wei­ter­hin die ein­mal eta­blier­ten Pro­zes­se nut­zen kann oder sogar wei­ter­ent­wi­ckelt, soll­ten sie schrift­lich fixiert wer­den – am bes­ten als Visua­li­sie­rung (SOP, Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­re). Die liegt dann dort, wo auch jeder dran­kommt. In Teams bei­spiels­wei­se…