Vergraben Sie Ihre Information

Es wird Zeit, sich damit anzu­freun­den: Infor­ma­ti­on als sol­che gibt es nicht. Infor­ma­ti­on ist ein Bestand­teil der Kom­mu­ni­ka­ti­on und damit nur ein Teil einer Inter­ak­ti­on. Zusam­men mit dem Trans­fer des­sen, was eigent­lich gesagt wer­den soll, ent­schei­det auch die Art und Wei­se der Kom­mu­ni­ka­ti­on und ihr Zeit­punkt sowie die Erwar­tun­gen der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­teil­neh­mer über den Erfolg.

Je kom­ple­xer die Kom­mu­ni­ka­ti­on wird, des­to kom­ple­xer wird auch die Infor­ma­ti­on und ihre Ver­flech­tung mit der Art und Wei­se, wie sie prä­sen­tiert wird. Dies gilt gera­de und beson­ders im Bereich der tech­ni­schen Kom­mu­ni­ka­ti­on, wo vom Benut­zer erwar­tet wird, dass selbst kom­ple­xes­te Maschi­nen und Gerä­te so ein­fach erklärt wer­den, dass es auch der „DAB“ (dümms­te anzu­neh­men­de Benut­zer) noch ver­steht und sicher bedie­nen kann. Eigen­ar­ti­ger­wei­se sind ja gera­de die Benut­zer immer die­je­ni­gen, die sich mit den Maschi­nen, die für sie gebaut wer­den, am wenigs­ten aus­ken­nen.

Es wird nicht hoch gehängt, aber der Ein­druck ist im Bereich tech­ni­scher Doku­men­ta­ti­on am deut­lichs­ten spür­bar: seit Beginn der Indus­tria­li­sie­rung (zumin­dest seit Tay­lor und der Fließ­band­ar­beit) sind zwar die Maschi­nen immer anspruchs­vol­ler gewor­den, die Intel­li­genz der Benut­zer aber nicht. Es steht uns nicht zu, an die­ser Stel­le über die mög­li­chen poli­ti­schen und wirt­schaft­li­chen Hin­ter­grün­de zu spe­ku­lie­ren – nur: am Redak­teur bleibt es hän­gen.

Tech­ni­sche Redak­teu­re sol­len kom­ple­xe Infor­ma­tio­nen, die zur Bedie­nung und Pfle­ge einer Maschi­ne not­wen­dig sind, leicht ver­ständ­lich erklä­ren. Das ist ihr Job. Und dafür wer­den sie bezahlt. Das bedeu­tet aber auch, dass sie selbst die Infor­ma­ti­on, die sie wei­ter­ge­ben (und ver­pa­cken) sol­len, soweit „im Griff“ haben, dass sie das Wesent­li­che vom Unwe­sent­li­chen tren­nen und an der rich­ti­gen Stel­le „ein­bau­en“ kön­nen. Eine Anga­be über die Ober­flä­chen­be­schaf­fen­heit einer Trans­port­schne­cke ist sicher für den Bedie­ner unwe­sent­lich, für die Instand­set­zung aber mög­li­cher­wei­se not­wen­dig – auch wenn der Kon­struk­teur in berech­tig­tem Stolz ande­rer Mei­nung ist.

Klas­si­scher­wei­se benut­zen Redak­teu­re für die Ver­mitt­lung die­ser Infor­ma­tio­nen druck­ba­re Doku­men­te im wei­tes­ten Sinn. Erst in den letz­ten Jah­ren hat sich die Erkennt­nis durch­ge­setzt, dass eine Infor­ma­ti­on über ver­schie­de­ne Medi­en anders wahr­ge­nom­men wird. Man­che Infor­ma­tio­nen sind in visua­li­sier­ter Form (Gra­fi­ken oder Fil­me) erheb­lich leich­ter zu trans­por­tie­ren als in der tra­di­tio­nel­len Form „schwarz-auf-weiß“.

Nun ist aber auch der Redak­teur ein Benut­zer: auch er steht als Benut­zer einer Soft­ware und Infor­ma­ti­ons­emp­fän­ger am Ende einer „Nah­rungs­ket­te“. Mit den wach­sen­den Ansprü­chen an die tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on und kom­ple­xer wer­den­den Maschi­nen (die er zunächst ja auch nicht kennt), stei­gen die Anfor­de­run­gen an sei­ne Intel­li­genz: Er muss die zu ver­mit­teln­de Tech­nik genau­so beherr­schen wie die Tech­ni­ken, sie zu ver­mit­teln. Er soll die Maschi­ne so ver­ste­hen, dass er sie jeman­dem erklä­ren kann, des­sen Wis­sens­stand er nicht kennt – und gleich­zei­tig die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men ein­set­zen, die die­sem Benut­zer gerecht wer­den.

Was also ist zu tun? Der Zeit­kor­ri­dor für die Erstel­lung einer Doku­men­ta­ti­on wird enger, der Kos­ten­druck steigt, die orga­ni­sa­to­ri­schen Anfor­de­run­gen auch.

Manch­mal hilft in die­sem Fall ein Blick über den Zaun: Was machen Eich­hörn­chen, wenn es Win­ter wird? Sie ver­gra­ben ihr Fut­ter. „Abwe­gig!“ wer­den sie den­ken, „Was hel­fen mir ver­gra­be­ne Hasel­nüs­se?“ Nichts natür­lich. Auf den ers­ten Blick. Auf den zwei­ten Blick sieht es schon anders aus: Ver­gra­ben Sie Ihre Infor­ma­ti­on!

Das soll jetzt nicht hei­ßen, dass Sie sie nicht wie­der fin­den (wie es den Eich­hörn­chen manch­mal geht), son­dern natür­lich so, dass Sie davon pro­fi­tie­ren, wenn Bedarf ent­steht. Neh­men wir ein Bei­spiel: Auch im Son­der­ma­schi­nen­bau mit einem gerin­gen Grad an Stan­dar­di­sie­rung wird nicht mit jeder Maschi­ne das Rad neu erfun­den. Vor allem nicht dort, wo es für den Benut­zer rele­vant ist. Eine Doku­men­ta­ti­on besteht bei nähe­rem Hin­se­hen meist zu 75% aus bekann­ten Tei­len: Sicher­heits­hin­wei­sen, Schmier­ta­bel­len, Steu­er­pul­ten, Sicher­heits­ein­rich­tun­gen usw. Die meis­ten Tei­le einer Doku­men­ta­ti­on las­sen sich unter dem Gesichts­punkt der Wie­der­ver­wend­bar­keit her­vor­ra­gend „ver­gra­ben“, sprich: able­gen, und für die nächs­te Doku­men­ta­ti­on wie­der ver­wen­den. (Nicht per „Kopie­ren & Ein­fü­gen“ natür­lich, denn dadurch blä­hen Sie die Daten­men­ge auf und ver­lie­ren den Über­blick, sobald das Wochen­en­de vor­bei ist.)

Ver­gra­ben Sie gezielt:

• Glie­dern Sie Ihre vor­han­de­nen Doku­men­te unter dem Gesichts­punkt der Wie­der­ver­wend­bar­keit zunächst auf dem Papier.
• Legen Sie Ver­zeich­nis­se an, die Sie wie­der fin­den (das kön­nen die Eich­hörn­chen nicht).
• Ver­wen­den Sie Pro­gram­me, mit denen Sie die Doku­ment­bau­stei­ne schnell zusam­men fügen kön­nen, ohne dass Ihnen dabei dau­ernd die For­ma­tie­rung oder Num­me­rie­rung „über den Jor­dan“ geht.
• Eini­gen Sie sich auf weni­ge Daten­stan­dards für die zusätz­li­chen Datei­en (Bil­der, Gra­fi­ken) und ver­ein­heit­li­chen Sie auch deren Aus­se­hen und Abla­ge­ort.

Wenn Sie das nun in der Rea­li­tät umset­zen, kön­nen Sie sich auch einen Gut­teil der Kom­mu­ni­ka­ti­on über die Abla­ge­struk­tur spa­ren – von dem Geld für ein aus­ge­buff­tes Doku­men­ten- oder Con­tent­ma­nage­ment­sys­tem ganz zu schwei­gen. Und das haben die Eich­hörn­chen ja auch nicht.